Dzienniki Urzędowe - rok 2013 poz. 368

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 i art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171, poz. 1016) zarządza się, co następuje:

1) zasady i tryb postępowania z dokumentacją;

2) zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania;

3) zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów;

4) wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2013 r. poz. 235).

2. Zasady i tryb postępowania z dokumentacją, w tym zasady jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasady i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów wyodrębnionych Służby Kontrwywiadu Wojskowego i Służby Wywiadu Wojskowego regulują odrębne przepisy.

3. Zasady i tryb postępowania z dokumentacją stanowiącą materiał kryptograficzny w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych regulują odrębne przepisy.

4. Zasady i tryb postępowania z dokumentem w postaci elektronicznej w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych regulują odrębne przepisy.

1) akta sprawy – zbiór dokumentów zgromadzonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, zawierający informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlający przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

2) archiwum – jednostkę organizacyjną powołaną do gromadzenia, ewidencjonowania, przechowywania i udostępniania akt, sprawującą nadzór nad kształtowaniem zasobu archiwalnego w jednostkach organizacyjnych objętych jej zasięgiem działania, jak również komórkę wewnętrzną jednostki organizacyjnej, realizującą te zadania w stosunku do własnej jednostki, zwaną „archiwum wyodrębnionym jednostki organizacyjnej”;

3) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej – proces, podczas którego po przeprowadzeniu oceny dokumentacji i uzyskaniu zezwolenia, następuje fizyczne zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej;

4) ekspertyza archiwalna – ocenę wartości historycznej dokumentacji, w celu ustalenia jej ostatecznej kwalifikacji archiwalnej;

5) informatyczny nośnik danych – nośnik pozwalający na utrwalenie materiałów archiwalnych, spełniający wymogi określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

6) jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) – wykaz tytułów, haseł i symboli klasyfikacyjnych, stanowiący podstawę oznaczania i łączenia dokumentacji w akta spraw, a także grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw oraz jej kwalifikacji archiwalnej; istotą JRWA jest jednolitość klasyfikacji polegająca na jej niezależności od struktury organizacyjnej i podziału kompetencji wewnątrz jednostki organizacyjnej;

7) jednostka organizacyjna – Ministerstwo Obrony Narodowej lub jednostkę organizacyjną podległą Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowaną;

8) klasyfikacja rzeczowa – system podziału i układu dokumentów według tytułów i haseł klasyfikacyjnych, ustalonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt jednostki organizacyjnej;

9) kwalifikacja archiwalna – przyporządkowanie dokumentacji do odpowiedniej kategorii archiwalnej określającej okres jej przechowywania; przeprowadzana jest na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt;

10) materiały archiwalne – wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, bez względu na sposób wytworzenia, mające znaczenie jako źródło informacji – powstałe w przeszłości i powstające współcześnie, które ze względu na swoją wartość historyczną kwalifikują się do wieczystego przechowywania w archiwum.

1) materiały archiwalne – przekazywane do właściwego archiwum;

2) dokumentację niearchiwalną – nie stanowiącą materiałów archiwalnych, podlegającą brakowaniu.

2. Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji, ze względu na okresy jej przechowywania, określa załącznik Nr 2 do zarządzenia.

2. JRWA w jednostkach organizacyjnych stanowią podstawę gromadzenia dokumentacji w akta spraw, a także grupowania dokumentacji nietworzącej akt sprawy.

3. JRWA w jednostkach organizacyjnych wprowadzają kierownicy tych jednostek po uzyskaniu pozytywnej opinii dyrektora właściwego archiwum.

4. JRWA jednostki organizacyjne opracowują na podstawie przykładowego jednolitego rzeczowego wykazu akt typowych stanowiącego załącznik Nr 3 do zarządzenia.

2. Termin określony w ust. 1 nie dotyczy materiałów archiwalnych, których okres przechowywania określony jest odrębnymi przepisami.

3. Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne jednostki organizacyjne przekazują po dokonaniu przeglądu, o którym mowa w art. 6 ust. 4 i art. 181 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 182, poz. 1228).

2. Dyrektor archiwum, przed przyjęciem materiałów archiwalnych, sprawdza sposób opracowania spisów akt oraz stan fizyczny i prawidłowość uporządkowania materiałów archiwalnych.

3. W przypadku niewłaściwego opracowania spisów akt lub nieuporządkowania materiałów archiwalnych dyrektor archiwum odmawia ich przyjęcia.

4. Termin przekazania materiałów archiwalnych ustala dyrektor archiwum w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne.

5. Koszty związane z przygotowaniem i przekazaniem materiałów archiwalnych do archiwum ponosi jednostka organizacyjna przekazująca te materiały.

2. Zezwolenie na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wydają:

1) Dyrektor Centralnego Archiwum Wojskowego – dla jednostek organizacyjnych prowadzących działalność archiwalną i jednostek organizacyjnych objętych zasięgiem działania Archiwum Ministerstwa Obrony Narodowej;

2) Dyrektorzy archiwów wyodrębnionych – dla jednostek organizacyjnych objętych zasięgiem działania tych archiwów.

Minister Obrony Narodowej: T. Siemoniak

Załączniki do zarządzenia Nr 42/MON
Ministra Obrony Narodowej
z dnia 19 grudnia 2013 r. (poz. 368)

Załącznik Nr 1

INSTRUKCJA POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ

Spis treści:

Rozdział 1 Postanowienia ogólne

Rozdział 2 Zarządzanie dokumentacją

Rozdział 3 Postępowanie z materiałami archiwalnymi

Rozdział 4 Postępowanie z dokumentacją niearchiwalną

Rozdział 5 Postępowanie z dokumentacją w przypadku rozformowania lub przeformowania jednostki organizacyjnej

Załączniki do instrukcji:

Załącznik Nr 1 – Wzór pierwszej strony okładki teczki akt

Załącznik Nr 2 – Wzór spisu akt

Załącznik Nr 3 – Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

1. Kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiadają za ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej i nadsyłanej do nich dokumentacji oraz jej kompletowanie w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw.

2. W celu realizacji zadań, o których mowa w pkt 1 kierownik jednostki organizacyjnej może wyznaczyć koordynatora w zakresie postępowania z dokumentacją, który:

1) odpowiada za opracowanie projektu jednolitego rzeczowego wykazu akt jednostki organizacyjnej i jego aktualizację;

2) nadzoruje właściwy dobór haseł klasyfikacyjnych do akt spraw realizowanych przez wykonawców oraz właściwe kompletowanie dokumentacji w teczki akt spraw;

3) uczestniczy w procesie brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

3. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:

1) dokument – każdą utrwaloną informację, w szczególności w postaci pisma, również informację utrwaloną na informatycznych nośnikach danych;

2) kancelaria – kancelarię jawną, kancelarię tajną, kancelarię tajną międzynarodową, punkt ewidencyjny, komórkę lub wyznaczoną osobę wchodzącą w skład jednostki organizacyjnej, odpowiedzialną za przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie dokumentów;

3) komórka wewnętrzna – część składową jednostki organizacyjnej;

4) komórka merytoryczna – komórkę wewnętrzną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;

5) pismo – wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

6) prowadzący sprawę – osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności, w szczególności przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;

7) przesyłka – dokumenty w postaci odpowiednio zabezpieczonych, zaadresowanych i oznaczonych paczek lub listów;

8) skład informatycznych nośników danych – uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, zawierających dokumenty w postaci elektronicznej;

9) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.

4. Szczegółowe zasady w zakresie ochrony informacji niejawnych w procesie tworzenia dokumentacji, w tym czynności kancelaryjne, określają przepisy ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych oraz przepisy wykonawcze do tej ustawy.

Rozdział 2

Zarządzanie dokumentacją

5. Zarządzanie dokumentacją obejmuje czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie w postaci nieelektronicznej, a całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach akt.

6. Dopuszcza się wykorzystanie systemów elektronicznych w celu dokumentowania udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz jednostki organizacyjnej oraz ich ewidencjonowania, a także przesyłania i otrzymywania pism i przesyłek zewnętrznych.

7. Wykorzystanie systemów elektronicznych wymaga zapewnienia ochrony przed utratą danych w nich zawartych, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.

8. Kancelaria jest komórką wewnętrzną jednostki organizacyjnej, która przyjmuje i wysyła przesyłki oraz zajmuje się rejestracją przesyłek i pism.

9. Jeżeli w jednostce organizacyjnej nie została utworzona kancelaria, jej funkcje może pełnić wyznaczona komórka wewnętrzna.

10. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłki lub pisma, kancelaria przekazuje je do dekretacji w sposób przyjęty w jednostce organizacyjnej.

11. Jeżeli przesyłka lub pismo dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek wewnętrznych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę wewnętrzną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy – wyznaczona komórka wewnętrzna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

12. Do akt sprawy komórki merytorycznej dołącza się opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami wewnętrznymi.

13. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, dekretujący wskazuje komórki wewnętrzne lub osoby prowadzące sprawę, jako właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

14. Kierownik jednostki organizacyjnej może określić listę rodzajów przesyłek lub pism, które są przekazywane bezpośrednio do komórek wewnętrznych, zgodnie z właściwością wynikającą z podziału zadań i kompetencji w jednostce organizacyjnej.

15. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub pisma albo z dekretacji, prowadzący sprawę lub kierownik komórki wewnętrznej:

1) sporządza adnotację bezpośrednio na przesyłce lub piśmie, opisującą sposób załatwienia sprawy lub jeżeli sprawa tego wymaga – notatkę służbową;

2) umieszcza przesyłkę lub pismo wraz z notatką w aktach sprawy;

3) przekazuje przesyłkę lub pismo do kancelarii.

16. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy:

1) pisma dotyczące sprawy;

2) notatki służbowe z przeprowadzonych czynności;

3) uwagi i adnotacje kierowników komórek wewnętrznych odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

17. Prowadzący sprawę przekazuje do kancelarii odpowiednią ilość egzemplarzy pisma podpisanego przez osobę upoważnioną wraz z całą dokumentacją, o której mowa w pkt. 16, dokonując na egzemplarzu przeznaczonym do włączenia do akt sprawy adnotacji o włączeniu sprawy do właściwej teczki akt spraw.

18. Teczki akt spraw kompletuje kancelaria, zgodnie z JRWA, na podstawie umieszczonej na aktach adnotacji prowadzącego sprawę, natomiast związane ze sprawą informatyczne nośniki danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych, oddzielnie od teczki akt sprawy.

19. Skład informatycznych nośników danych jest prowadzony przez kancelarię w układzie określonym dziennikiem ewidencyjnym i służy do przechowywania nośników, na których zapisane są informacje stanowiące akta spraw lub ich część.

20. Kierownik jednostki organizacyjnej może określić inne miejsce (komórkę wewnętrzną) kompletowania i przechowywania teczek akt spraw, ze względu na charakter i treść zawartej w nich dokumentacji, z wyłączeniem teczek akt spraw zawierających materiały archiwalne.

21. Komórka, o której mowa w pkt 20 prowadzi ewidencję przechowywanych teczek akt spraw w sposób określony przez kierownika jednostki organizacyjnej.

22. Kancelaria lub komórka wewnętrzna, o której mowa w pkt 20, odpowiada za terminowe brakowanie lub przekazanie do archiwum przechowywanych teczek akt spraw.

23. Zakończona teczka akt spraw zawierająca materiały archiwalne podlega przeglądowi przez prowadzących sprawy lub kierowników komórek merytorycznych, którzy są zobowiązani do sprawdzenia ukompletowania dokumentacji w sprawie oraz właściwej kwalifikacji archiwalnej i klasyfikacji rzeczowej sprawy, zgodnie z JRWA.

24. Przegląd teczki akt spraw powinien nastąpić niezwłocznie po jej zakończeniu.

25. W przypadku wystąpienia konieczności wyłączenia dokumentu z teczki akt spraw, do akt sprawy włącza się informację dotyczącą dalszego postępowania z dokumentem.

26. Na wyłączenie dokumentu z teczki akt pisemną zgodę wydaje kierownik jednostki organizacyjnej.

Rozdział 3

Postępowanie z materiałami archiwalnymi

27. Teczki akt zawierające materiały archiwalne należy uporządkować w sposób następujący:

1) akta w teczkach ułożyć sprawami, z zachowaniem kolejności wpływu oraz chronologii w obrębie sprawy;

2) w teczkach akt pozostawić tylko jeden egzemplarz spośród materiałów powtarzalnych (wieloegzemplarzowych), a dokumenty pozostające w teczce pozbawić elementów metalowych (spinaczy, zszywek itp.);

3) na początku każdej teczki akt zamieścić spis spraw lub spis dokumentów nietworzących akt sprawy;

4) ponumerować strony teczki akt, umieszczając kolejny numer w górnym rogu, przy zewnętrznej krawędzi każdej zapisanej strony – przy pomocy numeratora lub miękkiego ołówka (każdy tom numerować oddzielnie);

5) akta zszyć w co najmniej czterech miejscach, w sposób nienaruszający tekstu, aby jego odczytanie i wykonanie kopii było w pełni możliwe, tworząc poszyt o grubości nieprzekraczającej 5 cm;

6) pierwszą stronę okładki akt opisać zgodnie ze wzorem określonym w załączniku Nr 1 do instrukcji.

28. Z zakończonymi teczkami akt personalnych żołnierzy zawodowych, w ramach przygotowania do przekazania do archiwum, postępuje się w sposób określony w pkt 27 ppkt 2–5, z zastrzeżeniem że w odniesieniu do zgromadzonych w kilku tomach akt personalnych dotyczących jednego żołnierza, stosuje się ciągłość numeracji stron.

29. Spis spraw (dokumentów) sporządza się po zakończeniu teczki akt spraw i do niej dołącza.

30. Spis spraw (dokumentów) zawiera:

1) liczbę porządkową;

2) tytuł sprawy (dokumentu) lub jej temat i charakter;

3) numer pierwszej strony akt sprawy (dokumentu);

4) podpis sporządzającego spis spraw (dokumentów).

31. Materiały archiwalne stanowiące dokumentację techniczną, kartograficzną, geodezyjną i audiowizualną utrwaloną na nośnikach innych niż informatyczne nośniki danych, należy uporządkować w sposób uzgodniony z właściwym archiwum.

32. Materiały archiwalne przekazuje się do archiwum na podstawie spisów akt wykonanych według wzoru określonego w załączniku Nr 2 do instrukcji, przy czym:

1) nazwę twórcy akt stanowi pełna nazwa jednostki organizacyjnej, która je wytworzyła;

2) spisowi akt numer nadaje archiwum w momencie przyjęcia akt;

3) poszczególne pozycje spisu należy rozdzielać separatorem;

4) spis akt należy wykonać w formacie A4, w pionowym układzie strony, w wydruku dwustronnym (czcionka 12 pt), z marginesem na zszycie o szerokości 3,5 cm.

33. Spis akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których pierwszy przeznaczony jest dla archiwum przyjmującego materiały archiwalne, natomiast drugi, potwierdzony przez archiwum, przechowuje się w jednostce organizacyjnej przekazującej materiały archiwalne; spisy akt przekazuje się w formie wydruku i na nośniku elektronicznym, w formacie określonym przez dyrektora archiwum.

34. Przekazywane materiały archiwalne należy zabezpieczyć przez:

1) oprawienie poszytu w okładkę wykonaną z tektury litej bezkwasowej, o grubości co najmniej 1 mm i gramaturze 600–900 g/m²;

2) zapakowanie w pudła archiwalne wykonane z tektury litej bezkwasowej, o gramaturze co najmniej 1300 g/m² ;

3) zaopatrzenie materiałów, o których mowa w pkt. 31, w oprawy wskazane przez archiwum.

Rozdział 4

Postępowanie z dokumentacją niearchiwalną

35. Dokumentacja niearchiwalna po wygaśnięciu okresu jej przechowywania i utracie przydatności praktycznej dla jednostki organizacyjnej podlega brakowaniu, przy czym:

1) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich przeprowadza się po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym wygasa okres jej przechowywania;

2) brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc” przeprowadza się po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla jednostki organizacyjnej, nie wcześniej niż po upływie jednego roku od daty jej wytworzenia.

36. Czynności brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej.

37. W skład komisji wchodzą przedstawiciele komórek wewnętrznych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu.

38. Komisja w wyniku przeprowadzonych czynności brakowania sporządza dwa egzemplarze protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej, według wzoru określonego w załączniku Nr 3 do instrukcji i przedstawia go do zatwierdzenia kierownikowi jednostki organizacyjnej.

39. Kierownik jednostki organizacyjnej wnioskuje do dyrektora właściwego archiwum o wydanie pisemnego zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przesyłając zatwierdzone egzemplarze protokołu.

40. Protokół, odesłany przez archiwum, wraz z zezwoleniem na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przechowuje się w jednostce organizacyjnej.

41. W przypadku nieuzyskania zezwolenia na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, procedurę brakowania należy przeprowadzić ponownie, uwzględniając zalecenia archiwum.

42. Fizycznego zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się niezwłocznie po otrzymaniu zezwolenia, w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w obecności pracownika kancelarii lub innej upoważnionej osoby. Potwierdzenie zniszczenia, z datą i czytelnym podpisem pracownika kancelarii lub innej upoważnionej osoby, załącza się do zezwolenia na brakowanie dokumentacji.

43. Brakowaniu nie podlega dokumentacja niearchiwalna, niezależnie od okresu jej przechowywania, niezbędna do prac bieżących w jednostce organizacyjnej lub celów dowodowych w sprawach mających być przedmiotem postępowania sądowego lub dyscyplinarnego.

44. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „BE”, podlega ekspertyzie archiwalnej, która ma na celu ocenę jej wartości ze względu na charakter, treść i znaczenie informacji w niej zawartej.

45. Ekspertyzie archiwalnej podlega również brakowana dokumentacja niearchiwalna, w przypadku niewłaściwej kwalifikacji archiwalnej lub jej braku.

46. Ekspertyzę archiwalną zarządza dyrektor Centralnego Archiwum Wojskowego.

47. W trakcie prowadzenia ekspertyzy archiwalnej w jednostce organizacyjnej jej kierownik ma obowiązek udostępnić posiadaną dokumentację, udzielać ustnych i pisemnych wyjaśnień oraz zapewnić prowadzącym ekspertyzę archiwalną warunki i środki niezbędne do sprawnego jej przeprowadzenia. 

Rozdział 5

Postępowanie z dokumentacją w przypadku rozformowania lub przeformowania jednostki organizacyjnej

48. W przypadku rozformowania jednostki organizacyjnej kierownik tej jednostki:

1) wydaje wytyczne w zakresie postępowania z dokumentacją w jednostce organizacyjnej w trakcie rozformowywania – po zasięgnięciu opinii dyrektora właściwego archiwum;

2) występuje do dyrektora Centralnego Archiwum Wojskowego z wnioskiem o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej – nie później niż trzy miesiące przed terminem rozformowania.

49. Wytyczne, o których mowa w pkt. 48 ppkt 1 określają:

1) zakres spraw wymagających zakończenia i włączenia do odpowiednich teczek akt praw;

2) zakres spraw niezakończonych, podlegających przekazaniu do innej jednostki organizacyjnej;

3) zakres spraw włączanych do teczki likwidacyjnej.

50. Teczka likwidacyjna powinna zawierać:

1) dokumenty normatywne dotyczące rozformowania jednostki organizacyjnej;

2) plany i harmonogramy rozformowania;

3) sprawozdania (meldunki) z czynności przewidzianych w procesie rozformowania jednostki organizacyjnej;

4) spisy akt przekazanych do archiwum i spisy dokumentacji niearchiwalnej przekazanej do jednostki organizacyjnej, o której mowa w pkt 52 ppkt 2.

51. Teczkę likwidacyjną po rozformowaniu jednostki organizacyjnej przekazuje się do właściwego archiwum.

52. Rozformowywana jednostka organizacyjna postępuje z dokumentacją w sposób następujący:

1) materiały archiwalne przekazuje do właściwego archiwum;

2) dokumentację niearchiwalną, dla której nie upłynął okres przechowywania, przekazuje jednostce organizacyjnej, która:

a) jest określona w dokumencie decyzyjnym albo,

b) przejmuje zadania i funkcje rozformowanej jednostki albo,

c) jest następcą prawnym;

3) dokumentację niearchiwalną, dla której upłynął okres przechowywania – brakuje.

53. W przypadku przeformowania jednostki organizacyjnej materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalną pozostają w przeformowanej jednostce organizacyjnej.

54. Kierownik przeformowanej jednostki organizacyjnej, w terminie trzech miesięcy od daty przeformowania, przesyła do dyrektora właściwego archiwum informację zawierającą podstawy prawne przeformowania i charakter zmian w jednostce organizacyjnej (podporządkowanie, nazwa, miejsce stałej dyslokacji, zadania główne jednostki itp.) – w celu uzyskania opinii o potrzebie ponownego opracowania wykazu akt.

Załącznik Nr 1 do instrukcji

Załącznik Nr 2 do instrukcji

Załącznik Nr 3 do instrukcji

Załącznik Nr 2

SPOSÓB OZNACZANIA KATEGORII ARCHIWALNYCH DOKUMENTACJI

1. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

2. Symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, podlegającej po upływie okresu przechowywania -brakowaniu.

3. Symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, podlegającej po upływie okresu przechowywania – ekspertyzie archiwalnej.

4. Symbolem „Bc” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, która po utracie przydatności praktycznej podlega brakowaniu, przy czym nie wcześniej niż po upływie jednego roku od daty jej wytworzenia.

5. Okresy przechowywania dokumentacji niearchiwalnej określane cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następującego po roku, w którym została zamknięta teczka akt spraw.

6. Archiwum może dokonać zmiany kategorii dokumentacji niearchiwalnej, uznając ją za materiały archiwalne.

Załącznik Nr 3

PRZYKŁADOWY JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT TYPOWYCH¹

A. WYKAZ TYTUŁÓW HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH

1. Zarządzanie

2. Działalność operacyjna

3. Gotowość bojowa i mobilizacyjna

4. Szkolenie

5. Planowanie i sprawozdawczość

6. Statystyka

7. Kontrole

8. Kadry

9. Morale i dyscyplina wojskowa

10. Katastrofy i wypadki

11. Szkolnictwo i działalność naukowo-badawcza

12. Wynalazczość i racjonalizatorstwo

13. Finanse i księgowość

14. Gospodarka sprzętowo-materiałowa

15. Gospodarka nieruchomościami

16. Współpraca krajowa i zagraniczna

17. Ochrona informacji niejawnych i obsługa kancelaryjna

B. CZĘŚĆ TABELARYCZNA

C. OBJAŚNIENIA

1. Opracowując JRWA jednostki organizacyjnej:

a) należy zachować podaną kolejność tytułów haseł klasyfikacyjnych,

b) dla dokumentacji specjalistycznej, wytwarzanej w ramach realizacji podstawowych zadań jednostki można nadawać dodatkowe tytuły haseł klasyfikacyjnych nieujętych w załączniku,

c) symbole klasyfikacyjne tytułom haseł klasyfikacyjnych nadaje się w numeracji ciągłej od 1, symbole klasyfikacyjne hasłom nadaje się w numeracji ciągłej od 1 w obrębie tytułu hasła klasyfikacyjnego,

d) hasła klasyfikacyjne określają rodzaj lub typ dokumentacji wytwarzanej lub gromadzonej w jednostce organizacyjnej i otrzymują brzmienie zgodne z przyjętą terminologią obowiązującą w danym zakresie,

e) oznaczenie kategorii archiwalnej dla dokumentacji określonej hasłem klasyfikacyjnym stanowi jej kwalifikację archiwalną,

f) kwalifikacja archiwalna dokumentacji określona w części tabelarycznej podlega zmianom w przypadku jej niezgodności z ustaleniami zawartymi w aktach prawnych wyższego rzędu lub regulujących szczegółowo poszczególne obszary działalności,

g) kwalifikację archiwalną dokumentacji nie ujętej w części tabelarycznej określa twórca dokumentacji w oparciu o obowiązujące akty prawne lub pragmatykę.

2. Występując do dyrektora archiwum z wnioskiem o wydanie opinii w sprawie poprawności wykonania JRW A, do projektu należy dołączyć:

a) kopię regulaminu organizacyjnego lub szczegółowego zakresu działania,

b) wykaz aktów prawnych (ustaw, rozporządzeń, zarządzeń, decyzji, wytycznych, instrukcji) stanowiących podstawę do kwalifikacji archiwalnej dokumentacji, o ile nie jest ona wykazana w części B – tabelarycznej załącznika,

c) wykaz zmian w projekcie JRWA w stosunku do obowiązującego wykazu akt,

d) arkusz uzgodnień podpisany przez kierowników komórek wewnętrznych i osoby funkcyjnej jednostki organizacyjnej.

3. Zmiany w JRWA:

a) zmian dokonuje się, jeżeli w działalności jednostki organizacyjnej pojawią się nowe zadania a hasła klasyfikacyjne, nie odpowiadają nowej dokumentacji,

b) hasła klasyfikacyjne w wykazie akt odpowiadające nowym zadaniom wprowadza się poprzez opracowanie aneksu, wprowadzenie go w życie aktem decyzyjnym oraz przesłanie do wiadomości 1 egzemplarza aneksu wraz z wyciągiem z aktu decyzyjnego do właściwego archiwum,

c) ważność aneksu upływa z końcem roku kalendarzowego,

d) projekt nowego JRWA uwzględniający nowe hasła klasyfikacyjne należy przesłać do właściwego archiwum nie później niż 2 miesiące przed końcem obowiązywania aneksu.

4. JRWA jednostki organizacyjnej zawiera:

a) pełną nazwę jednostki organizacyjnej,

b) stanowisko, stopień, imię i nazwisko zatwierdzającego (akceptującego) JRWA,

c) nazwę, numer aktu decyzyjnego o wprowadzeniu JRWA,

d) data wejścia w życie JRWA,

e) wykaz tytułów haseł klasyfikacyjnych,

f) część tabelaryczną,

g) stanowisko, imię, nazwisko i podpis osoby odpowiedzialnej za opracowanie (koordynatora czynności kancelaryjnych).

¹ Przykładowy jednolity rzeczowy wykaz akt typowych określa sposób klasyfikacji i kwalifikacji typowej (najczęściej występującej) dokumentacji w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych.

² Oznaczenie kategorii archiwalnej dla dokumentacji wytworzonej i zgromadzonej w całość sprawy w komórce merytorycznej odpowiedzialnej za jej prowadzenie.

³ Dla każdego rodzaju normatywu prowadzi się oddzielną teczkę i ewidencję.

⁴ Kompletuje i przechowuje jednostka kontrolowana.

⁵ Kompletuje i przechowuje jednostka prowadząca kontrolę.

⁶ Kompletuje i przechowuje jednostka prowadząca kontrolę.

⁷ Kompletuje i przechowuje jednostka kontrolowana.

⁸ Dokumentację przechowuje się w jednostce organizacyjnej do momentu jej rozformowania.

⁹ Okres przechowywania liczy się od momentu rozformowania jednostki organizacyjnej.

¹⁰ Okres przechowywania liczy się od momentu rozformowania jednostki organizacyjnej.