Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 210

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948) zarządza się, co następuje:

1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego, zwanej dalej „SKW”;

2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez SKW.

1) archiwum SKW – archiwum wyodrębnione SKW działające na podstawie przepisów w sprawie organizacji archiwów wyodrębnionych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych oraz zakresu ich działania, w ramach jednostki organizacyjnej SKW powołanej do gromadzenia, ewidencji, przechowywania, opracowywania, zabezpieczania i udostępniania materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej, a także sprawowania nadzoru w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w SKW;

2) brakowanie – ocenę przydatności dokumentacji niearchiwalnej dokonywaną po upływie okresu jej przechowywania wynikającego z jednolitego rzeczowego wykazu akt SKW z uwzględnieniem okresu przechowywania wynikającego z odrębnych przepisów oraz po uznaniu przez jednostkę organizacyjną SKW, że dokumentacja niearchiwalna utraciła dla niej znaczenie, w tym wartość dowodową;

3) dokumentacja – dokumenty, bez względu na ich wartość archiwalną i sposób wytworzenia, wytworzone przez Wojskowe Służby Informacyjne, zwane dalej „WSI”, lub SKW oraz dokumenty, które wpłynęły do WSI lub SKW;

4) dokumentacja niearchiwalna – dokumentację inną, niż materiały archiwalne;

5) dyrektor archiwum SKW – kierownika jednostki organizacyjnej SKW powołanej do gromadzenia, ewidencji, przechowywania, opracowywania, zabezpieczania i udostępniania materiałów archiwalnych oraz dokumentacji niearchiwalnej, a także sprawowania nadzoru w zakresie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalna w SKW;

6) funkcjonariusz SKW – funkcjonariusza SKW, żołnierza zawodowego wyznaczonego na stanowisko służbowe w SKW lub pracownika SKW;

7) jednostka organizacyjna SKW – jednostkę organizacyjną, o której mowa w statucie SKW, stanowiącym załącznik do zarządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 20 października 2006 r. w sprawie nadania statutu Służbie Kontrwywiadu Wojskowego (M.P. poz. 756, z późn. zm.¹⁾);

8) komórka organizacyjna – wydział, ekspozyturę lub samodzielną sekcję w jednostce organizacyjnej SKW;

9) materiały archiwalne – dokumentację stanowiącą materiał archiwalny, w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

10) ustawa o SKW oraz SWW – ustawę z dnia 9 czerwca 2006 r. o Służbie Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służbie Wywiadu Wojskowego (Dz. U. z 2016 r. poz. 1318 i 1955).

2. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „Bc” oraz symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich, o okresie przechowywania wynoszącym 5 lat lub krótszym, po upływie okresu jej przechowywania podlega brakowaniu w jednostce organizacyjnej SKW.

3. Dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „Bc” podlega brakowaniu w jednostkach organizacyjnych SKW bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej dla SKW.

4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął oraz dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc”, pochodzącej ze zlikwidowanych jednostek organizacyjnych SKW oraz WSI, wykonuje się w archiwum SKW, po uprzednim przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej.

5. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich znajdującej się w archiwum SKW, w sytuacji zaistnienia wątpliwości, czy dokumentacja ta nie spełnia przesłanek, o których mowa w § 5, dyrektor archiwum SKW zasięga opinii kierownika jednostki organizacyjnej SKW, która przekazała dokumentację niearchiwalna do archiwum SKW.

6. Jeżeli kierownik jednostki organizacyjnej SKW, o której mowa w ust. 5, nie przedstawi opinii w terminie 14 dni od dnia powiadomienia go o zamiarze brakowania, dyrektor archiwum SKW uznaje, że nie zachodzą przesłanki wymienione w § 5, uniemożliwiające podjęcie czynności brakowania.

2. Po przeprowadzeniu ekspertyzy archiwalnej można:

1) przeznaczyć dokumentację do brakowania;

2) przedłużyć okres przechowywania dokumentacji;

3) zakwalifikować dokumentację do materiałów archiwalnych.

3. W celu przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, dyrektor archiwum SKW powołuje komisję składającą się z co najmniej dwóch funkcjonariuszy archiwum SKW oraz z co najmniej jednego funkcjonariusza wyznaczonego przez kierownika jednostki organizacyjnej SKW, która złożyła dokumentację do archiwum SKW lub kierownika jednostki organizacyjnej SKW, która kontynuuje jej zadania.

4. Komisja, po dokonaniu oceny wartości oraz sprawdzeniu prawidłowości kwalifikacji dokumentacji niearchiwalnej sporządza w jednym egzemplarzu protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej – ekspertyzy, którego wzór określa załącznik nr 1.

5. Protokół, o którym mowa w ust. 4, podlega zatwierdzeniu przez Szefa SKW i jest przechowywany w archiwum SKW.

6. W przypadku wykonania ekspertyzy archiwalnej w odniesieniu do dokumentacji, o której mowa w § 3 ust. 4, przepisy § 4 stosuje się odpowiednio.

1) przeprowadzenie oceny dokumentacji niearchiwalnej wytypowanej do brakowania;

2) sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia oraz protokołu jej oceny.

2. Spis i protokół, o których mowa w ust. 1 pkt 2, sporządza się według wzoru, określonego odpowiednio w załącznikach nr 2 i 3 w:

1) dwóch egzemplarzach dla dokumentacji brakowanej w jednostkach organizacyjnych SKW – jeden egzemplarz dla jednostki dokonującej brakowania, drugi dla archiwum SKW;

2) jednym egzemplarzu dla dokumentacji brakowanej w archiwum SKW.

3. Do spisu dokumentacji niearchiwalnej dołącza się szczegółowy wykaz dokumentów podlegających zniszczeniu, którego wzór określony został w załączniku nr 4.

4. Zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przez zatwierdzenie spisu i protokołu, o których mowa w ust. 1 pkt 2, wyraża Minister Obrony Narodowej, a w przypadku upoważnienia nadanego przez Ministra Obrony Narodowej, Szef SKW lub osoba przez niego wskazana.

5. Ewidencja dotycząca wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej, o której mowa w ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3, przechowywana jest w archiwum SKW i stanowi materiał archiwalny.

1) co najmniej dwóch funkcjonariuszy archiwum SKW wyznaczonych przez dyrektora archiwum SKW – w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej znajdującej się w archiwum SKW;

2) co najmniej jeden wyznaczony przez dyrektora archiwum SKW funkcjonariusz archiwum SKW oraz co najmniej dwóch funkcjonariuszy wyznaczonych przez kierownika jednostki organizacyjnej SKW, której dokumentacja jest brakowana – w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej znajdującej się w jednostce organizacyjnej SKW.

2. Komisję, o której mowa w:

1) ust. 1 pkt 1, powołuje dyrektor archiwum SKW;

2) ust. 1 pkt 2, powołuje kierownik jednostki organizacyjnej SKW.

2. Członek komisji, o której mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, wnoszący zdanie odrębne nie podpisuje protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej, umieszczając pod podpisami pozostałych członków komisji adnotację o wniesionym zdaniu odrębnym.

3. Zdanie odrębne sporządza się w egzemplarzu pojedynczym i przechowuje w dokumentacji procedury brakowania przeznaczonej dla archiwum SKW.

4. Dyrektor archiwum SKW lub upoważniony przez niego funkcjonariusz przedstawia opinię, co do zasadności zgłoszonego zdania odrębnego. Opinia podlega zatwierdzeniu przez Szefa SKW.

2. Zezwolenie, którego wzór określa załącznik nr 5, sporządza się w:

1) dwóch egzemplarzach w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach organizacyjnych SKW – pierwszy egzemplarz dla jednostki organizacyjnej SKW, drugi egzemplarz dla archiwum SKW;

2) jednym egzemplarzu w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum SKW.

3. Zezwolenie otrzymuje kolejny numer z rejestru zezwoleń na zniszczenie, którego wzór określa załącznik nr 6.

1) spisie zdawczo-odbiorczym;

2) rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych;

3) innych ewidencjach prowadzonych na podstawie odrębnych przepisów.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach organizacyjnych SKW, informacje o wybrakowaniu dokumentacji niearchiwalnej, umieszcza się w ewidencjach, w których dokumenty są zarejestrowane.

2. Zniszczenia wybrakowanej dokumentacji dokonuje się niezwłocznie po wydaniu zezwolenia, o którym mowa w § 9 ust. 1, z zachowaniem przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1167 i 1948) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

3. Dopuszcza się zniszczenie wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej w instytucji niszczącej dokumentację niearchiwalną, z zachowaniem przepisów wydanych na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

4. Jednostka organizacyjna SKW, powiadamia pisemnie dyrektora archiwum SKW o zniszczeniu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej w terminie 14 dni od daty jej zniszczenia.

2. Dokumentacja legalizacyjna, o której mowa w art. 39 ust. 2 i 3 ustawy o SKW oraz SWW, która nie podlega zwrotowi do wytwórcy, jest uszkodzona, utraciła ważność lub ustała jej przydatność praktyczna dla SKW podlega niezwłocznie protokolarnemu, komisyjnemu brakowaniu a następnie zniszczeniu, z pominięciem czynności, o których mowa w § 6–9 oraz § 11.

3. Dokumentacja i materiały zawierające informacje i dane, o których mowa w art. 32 ust. 1 ustawy o SKW oraz SWW, które nie stanowią dowodu popełnienia przestępstwa lub nie są istotne dla bezpieczeństwa potencjału obronnego Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają niezwłocznie protokolarnemu, komisyjnemu brakowaniu a następnie zniszczeniu, z pominięciem czynności, o których mowa w § 6–9 oraz § 11.

4. Czynności brakowania oraz zniszczenia dokumentacji, o której mowa w ust. 1–3, dokonuje komisja powołana przez Szefa SKW, na podstawie pisemnego, uzasadnionego wniosku kierownika jednostki organizacyjnej SKW.

5. Komisja sporządza protokół zawierający wykaz dokumentacji, o której mowa w ust. 1–3, przeznaczonej do zniszczenia. Wzór protokołu określa załącznik nr 7.

6. Zgodę na zniszczenie dokumentacji, o której mowa w ust. 1–3, wydaje Minister Obrony Narodowej, a w przypadku jego upoważnienia Szef SKW, przez zatwierdzenie protokołu, o którym mowa w ust. 5.

7. Protokół, o którym mowa w ust. 5, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz pozostaje w jednostce organizacyjnej SKW dokonującej zniszczenia, natomiast drugi egzemplarz włącza się do akt procedury operacyjnej, przekazywanych do archiwum SKW.

2. W przypadku braku następcy prawnego, organem właściwym w sprawach archiwum SKW staje się Minister Obrony Narodowej, a realizację zadań dyrektora archiwum SKW przejmuje ustanowiony przez Ministra Obrony Narodowej likwidator SKW.

1) materiały archiwalne;

2) dokumentację niearchiwalną, której okres przechowywania nie upłynął.

2. Dokumentacja niearchiwalna, której okres przechowywania upłynął podlega brakowaniu przez likwidatora SKW, w sposób określony w zarządzeniu.

2. Informacje o przekazaniu materiałów archiwalnych SKW do Wojskowego Biura Historycznego zamieszcza się w rejestrze spisów zdawczo-odbiorczych oraz rejestrze spisów materiałów przekazanych, prowadzonych przez archiwum SKW, którego wzór stanowi załącznik nr 8. Wzór rejestru spisów zdawczo–odbiorczych określony został w odrębnych przepisach.

Minister Obrony Narodowej: A. Macierewicz

¹⁾ Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w M.P. z 2007 r. poz. 452, z 2008 r. poz. 276, z 2011 r. poz. 57 oraz z 2015 r. poz. 342.

²⁾ Zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem Nr 42/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 21 grudnia 2009 r. w sprawie zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i inną dokumentacją w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. Nr 24, poz. 260 oraz z 2013 r. poz. 215), które utraciło moc z dniem 1 listopada 2015 r., w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. 566).

Załączniki do Zarządzenia Nr 39/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 16 grudnia 2016 r. (poz. 210)

Załącznik nr 1

WZÓR – PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ – EKSPERTYZA

Załącznik nr 2

WZÓR – SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII „B” OZNACZONEJ SYMBOLEM PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

Załącznik nr 3

WZÓR – PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Załącznik nr 4

WZÓR – SZCZEGÓŁOWY WYKAZ DOKUMENTÓW ZAKWALIFIKOWANYCH DO ZNISZCZENIA

Załącznik nr 5

WZÓR – ZEZWOLENIE NA ZNISZCZENIE DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Załącznik nr 6

WZÓR – REJESTR ZEZWOLEŃ NA ZNISZCZENIE

Załącznik nr 7

WZÓR – PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA KOMUNIKATÓW ORAZ MATERIAŁÓW Z OBSERWACJI/ZNISZCZENIA DOKUMENTACJI I MATERIAŁÓW, ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE I DANE, O KTÓRYCH MOWA W ART. 32 UST. 1 USTAWY O SKW ORAZ SWW/ZNISZCZENIA DOKUMENTACJI LEGALIZACYJNEJ

Załącznik nr 8

WZÓR – REJESTR SPISÓW MATERIAŁÓW PRZEKAZANYCH