Dzienniki Urzędowe - rok 2011 nr 9 poz. 67

Na podstawie § 7 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 marca 2007 r. w sprawie trybu i warunków ustalania zdolności fizycznej i psychicznej policjantów do służby na określonych stanowiskach lub w określonych komórkach organizacyjnych jednostek Policji (Dz. U. Nr 62, poz. 423 oraz z 2011 r. Nr 94, poz. 557) oraz § 11 pkt 6 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 sierpnia 2007 r. w sprawie postępowania kwalifikacyjnego w stosunku do osób ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji (Dz. U. Nr 170, poz. 1202 oraz z 2011 r. Nr 40, poz. 207) w związku z art. 23 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.¹⁾) postanawia się, co następuje:

Decyzja określa:

1) cel prowadzenia w systemach informatycznych Policji centralnego zbioru informacji o badaniach psychologicznych o nazwie „System Narzędzi Psychologicznych”, zwanego dalej „SYNAPS”;

2) zakres danych przetwarzanych w SYNAPS;

3) podmioty uprawnione do korzystania z SYNAPS;

4) podmioty odpowiedzialne za prowadzenie SYNAPS;

5) tryb korzystania z SYNAPS.

Użytew decyzji określenia oznaczają:

1) komórka organizacyjna właściwa w sprawach psychologii – komórkę organizacyjną Komendy Głównej Policji i komendy wojewódzkiej (Stołecznej) Policji, realizującą zadania w zakresie opieki psychologicznej i psychoedukacji, psychologii zarządzania zasobami ludzkimi oraz psychologii policyjnej stosowanej;

2) psycholog policyjny – policjanta lub pracownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach psychologii, posiadającego prawo wykonywania zawodu psychologa;

3) użytkownik SYNAPS – psychologa policyjnego;

4) administrator SYNAPS – użytkownika SYNAPS z Wydziału Psychologów Policyjnych Biura Kadr i Szkolenia Komendy Głównej Policji, wskazanego przez Komendanta Głównego Policji;

5) koordynator SYNAPS – użytkownika SYNAPS, rekomendowanego przez administratora SYNAPS, wskazanego przez Komendanta Głównego Policji;

6) administrator techniczny SYNAPS – pracownika komórki właściwej w sprawach utrzymania systemów informatycznych, wyznaczonego przez Dyrektora Biura Łączności i Informatyki Komendy Głównej Policji;

7) ustawa – ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;

8) administrator bezpieczeństwa informacji – osobę upoważnioną przez administratora danych do nadzorowania przestrzegania zasad ochrony, o których mowa w art. 36 ust. 1 ustawy.

1. SYNAPS tworzy się w celu zapewnienia sprawnej oraz prawidłowej realizacji zadań w zakresie:

1) badań psychologicznych policjantów do służby na określonych stanowiskach lub w określonych komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych Policji;

2) testu psychologicznego określającego predyspozycje intelektualne i osobowościowe osób ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji.

2. W SYNAPS przetwarza się dane uzyskane w związku z realizacją zadań wymienionych w ust. 1, które wprowadzane są przez komórki organizacyjne właściwe w sprawach psychologii.

3. Administratorem danych, o których mowa w art. 7 pkt 4 ustawy, przetwarzanych w SYNAPS jest Komendant Główny Policji.

4. Do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora danych przetwarzanych w SYNAPS, zgodnie z § 2 decyzji nr 180 Komendanta Głównego Policji z dnia 28 czerwca 2010 r. w sprawie wyznaczania administratora bezpieczeństwa informacji oraz upoważnienia do wykonywania zadań administratora danych osobowych przetwarzanych w komórkach organizacyjnych Komendy Głównej Policji (Dz. Urz. KGP Nr 8, poz. 32), upoważniony jest kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji właściwej w sprawach kadr i szkolenia.

5. Przetwarzanie danych w SYNAPS odbywa się z zachowaniem środków bezpieczeństwa na poziomie wysokim, zgodnie z § 6 ust. 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024).

1. W SYNAPS przetwarza się w szczególności następujące dane:

1) dane osobowe policjantów ubiegających się o podjęcie służby na określonych stanowiskach lub w określonych komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych Policji;

2) dane osobowe osób ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji;

3) dane osobowe psychologów policyjnych;

4) wyniki badań psychologicznych osób, o których mowa w pkt. 1 i 2;

5) opinie psychologiczne osób, o których mowa w pkt. 1 i 2.

2. Dane, o których mowa w ust. 1, wprowadzane są przez użytkownika SYNAPS.

3. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt. 5, wprowadzane są niezwłocznie po realizacji zadań, o których mowa w § 3 ust. 1.

1. Przetwarzanie danych w SYNAPS odbywa się z wykorzystaniem następujących operacji:

1) rejestrowania – polegającego na wprowadzaniu danych po raz pierwszy do SYNAPS;

2) sprawdzania – polegającego na zapoznaniu się z danymi znajdującymi się w SYNAPS;

3) weryfikowania – polegającego na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości zarejestrowanych w SYNAPS danych;

4) modyfikowania – polegającego na zmianie zawartości danych znajdujących się w SYNAPS, w tym zmianę zarejestrowanych danych lub ich uzupełnienie;

5) przekazywania – polegającego na udostępnieniu danych ze zbioru innemu uprawnionemu użytkownikowi SYNAPS;

6) przechowywania – polegającego na zbieraniu danych w SYNAPS;

7) usuwania – polegającego na zniszczeniu danych w sposób uniemożliwiający ich dalsze przetwarzanie.

2. W odniesieniu do każdej operacji przetwarzania danych rejestruje się:

1) datę oraz godzinę jej rozpoczęcia i zakończenia;

2) numer identyfikacyjny, imię i nazwisko użytkownika SYNAPS, który wykonuje operację oraz jednostkę organizacyjną Policji, na rzecz której operacja jest wykonywana;

3) zakres danych, do których miał dostęp użytkownik SYNAPS, o którym mowa w pkt 2.

3. Operacje przetwarzania danych wykonuje użytkownik SYNAPS, gdy zachodzą okoliczności uzasadniające wykonanie określonej operacji przetwarzania.

1. Do przetwarzania danych w SYNAPS dopuszcza się użytkownika SYNAPS, który:

1) odbył przeszkolenie w zakresie zasad bezpieczeństwa zbiorów danych osobowych przetwarzanych w systemach informatycznych;

2) odbył przeszkolenie w zakresie obsługi technicznej SYNAPS, potwierdzone zaświadczeniem;

3) odbył przeszkolenie w zakresie interpretacji wyników badań psychologicznych przetwarzanych w SYNAPS, potwierdzone zaświadczeniem;

4) posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zawartych w SYNAPS, którego wzór określa załącznik nr 1 do decyzji;

5) posiada uprawnienia do dostępu do SYNAPS oraz do wykonywania operacji przetwarzania danych, zwane dalej „uprawnieniem do dostępu do SYNAPS”, przyznane zgodnie z zakresem funkcjonalności SYNAPS, określonym w załączniku nr 2 do decyzji.

2. Szkolenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zapewnia komórka właściwa w zakresie bezpieczeństwa teleinformatycznego oraz ochrony danych osobowych Komendy Głównej Policji i komendy wojewódzkiej (Stołecznej) Policji.

3. Przeszkolenie dla użytkownika SYNAPS, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, prowadzi administrator i koordynator SYNAPS w Komendzie Głównej Policji i komendzie wojewódzkiej (Stołecznej) Policji. Zaświadczenie dla użytkownika SYNAPS i materiały szkoleniowe zapewnia komórka organizacyjna Komendy Głównej Policji właściwa w sprawach kadr i szkolenia.

4. Uprawnienie do dostępu do SYNAPS nadaje kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji właściwej w sprawach kadr i szkolenia, na podstawie wniosku kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji właściwej w sprawach psychologii, w której pełni służbę lub pracuje użytkownik SYNAPS. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 3 do decyzji.

5. Wykaz użytkowników i zakres ich uprawnień prowadzi i aktualizuje administrator SYNAPS w formie papierowej lub elektronicznej. Wykaz powinien zawierać:

1) imię i nazwisko użytkownika SYNAPS oraz jego numer identyfikacyjny;

2) datę nadania lub ustania uprawnienia;

3) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji, w której pełni służbę lub pracuje użytkownik SYNAPS, któremu przyznano uprawnienie lub przydzielono upoważnienie;

4) zakres uprawnienia i upoważnienia ze wskazaniem kategorii danych, jeżeli zakres operacji przetwarzania informacji został ograniczony.

1. Administrator SYNAPS, w szczególności:

1) analizuje wykonywane operacje przetwarzane w SYNAPS przez podległych użytkowników SYNAPS;

2) weryfikuje przetwarzane dane w SYNAPS i jakość wytworzonej na ich podstawie dokumentacji;

3) sprawuje nadzór merytoryczny nad funkcjonowaniem SYNAPS w Policji, w tym jego użytkowaniem, nadawaniem funkcjonalnych kategorii uprawnień użytkownikom SYNAPS, realizowaniem zadań określonych w § 3 ust. 1 i ich dokumentowaniem;

4) konsultuje z użytkownikami SYNAPS wyniki badań wynikające z realizacji zadań określonych w § 3 ust. 1;

5) koordynuje określanie profili wymagań do badań psychologicznych na poszczególne stanowiska w Policji;

6) wizytuje wyznaczone jednostki organizacyjne Policji, co najmniej 2 razy w roku;

7) opracowuje standardy i wytyczne w zakresie przeprowadzanych w SYNAPS badań psychologicznych i opracowywanych na ich podstawie opinii, wynikające z realizacji zadań określonych w § 3 ust. 1.

2. Administrator SYNAPS sporządza wykaz użytkowników SYNAPS, o których mowa w § 2 pkt 4 i 5, oraz przydzielonych im do nadzorowania i wizytowania jednostek organizacyjnych Policji w zakresie funkcjonowania SYNAPS. Wykaz zatwierdza kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej Policji właściwej w sprawach kadr i szkolenia.

1. Koordynator SYNAPS, w szczególności:

1) sprawuje nadzór merytoryczny nad bieżącym użytkowaniem SYNAPS w wyznaczonych jednostkach organizacyjnych, w tym jego funkcjonalnością i realizowaniem zadań określonych w § 3 ust. 1 oraz ich dokumentowaniem;

2) konsultuje z użytkownikami SYNAPS wyniki badań wynikające z realizacji zadań określonych w § 3 ust. 1;

3) uczestniczy w określaniu profili wymagań do badań psychologicznych na poszczególne stanowiska w Policji;

4) wizytuje wyznaczone jednostki organizacyjne, co najmniej 2 razy w roku.

2. W celu zapewnienia sprawnego użytkowania SYNAPS Komendant Główny Policji jednemu z koordynatorów SYNAPS nadaje uprawnienia administratora SYNAPS w zakresie funkcjonalności SYNAPS.

Nadzór techniczny i informatyczny nad funkcjonowaniem, utrzymaniem i bezpieczeństwem danych w SYNAPS sprawuje administrator techniczny SYNAPS.

Nadzór nad przestrzeganiem zasad ochrony danych przetwarzanych w SYNAPS sprawuje administrator bezpieczeństwa informacji w Komendzie Głównej Policji i komendzie wojewódzkiej (Stołecznej) Policji, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Decyzja wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2012 r.

Komendant Główny Policji
gen. insp. Andrzej Matejuk

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285, z 2006 r. Nr 104, poz. 708 i 711, z 2007 r. Nr 165, poz. 1170 i Nr 176, poz. 1238 oraz z 2010 r. Nr 41, poz. 233, Nr 182, poz. 1228 i Nr 229, poz. 1497.

Załącznik do decyzji nr 348
Komendanta Głównego Policji
z dnia 22 listopada 2011 r.

Załącznik nr 1

WZÓR – UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W SYNAPS