Dzienniki Urzędowe - rok 2015 poz. 50

Na podstawie art. 18 ust. 1, art. 20 ust. 2 i art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.¹⁾) zarządza się, co następuje:

1) sposób:

a) planowania i udzielania zamówień publicznych w Komendzie Głównej Policji, zwanej dalej „KGP”,

b) zawierania i wykonywania umów w sprawach zamówień publicznych,

c) udzielania zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą Pzp”,

d) prowadzenia konkursu oraz dialogu technicznego;

2) organizację, skład i tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zwanej dalej „komisją przetargową”.

1) dyrektor – dyrektora biura KGP lub jego zastępcę, upoważnionego do zawierania umów cywilno-prawnych na dostawy, usługi, roboty budowlane, których realizacja jest bezpośrednio związana z zakresem działania podległego mu biura;

2) jednostka organizacyjna Policji – komendę wojewódzką Policji, Komendę Stołeczną Policji, szkołę policyjną, Centralne Laboratorium Kryminalistyczne Policji oraz Centralne Biuro Śledcze Policji;

3) kierownik – dyrektora Biura Finansów KGP, jego zastępcę lub inną osobę, której powierzono wykonywanie czynności określonych w zarządzeniu zastrzeżonych dla kierownika zamawiającego w zakresie prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;

4) plan zamówień publicznych KGP – zbiorcze zestawienie zamówień publicznych planowanych w danym roku budżetowym;

5) postępowanie – postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone na zasadach i w trybie określonym w ustawie Pzp;

6) użytkownik końcowy – jednostkę organizacyjną Policji lub komórkę organizacyjną KGP, która będzie użytkować przedmiot zamówienia publicznego, a w odniesieniu do usług – na rzecz której zamówienie publiczne będzie wykonywane;

7) Wspólny Słownik Zamówień – klasyfikacja dostaw, usług i robót budowlanych określona w rozporządzeniu (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 0001-0562, Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne, rozdz. 6, t. 7, str. 3, z późn. zm.);

8) zgłaszający zapotrzebowanie – dyrektora biura KGP lub jego zastępcę, kierownika równorzędnej komórki organizacyjnej KGP lub jego zastępcę oraz kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub jego zastępcę, zgłaszającego dyrektorowi potrzeby w zakresie dostaw, usług lub robót budowlanych niezbędnych do realizacji zadań podległej mu komórki organizacyjnej lub jednostki organizacyjnej Policji.

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro, przeliczenia tej wartości na złote dokonuje się według średniego kursu złotego w stosunku do euro, stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych, określonego w rozporządzeniu, o którym mowa w art. 35 ust. 3 ustawy Pzp.

2. Dyrektor jest odpowiedzialny za planowanie zamówień publicznych w sposób zapewniający ich skuteczną realizację. Planując zamówienia publiczne dyrektor powinien w szczególności dokonać analizy:

1) możliwości KGP w zakresie realizacji umowy oraz pozyskania środków niezbędnych do zakupu i eksploatacji przedmiotu zamówienia publicznego, w tym możliwości finansowania zamówienia publicznego przy wykorzystaniu funduszy pomocowych;

2) przewidywanych terminów i warunków realizacji zamówienia publicznego oraz innych czynników i okoliczności mogących mieć wpływ na jego realizację.

3. Wraz z zestawieniem, o którym w ust. 1, dyrektorzy przekazują wykaz zawartych umów, których płatności są przewidziane na dany rok budżetowy, zgodnie ze wzorem, stanowiącym załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. W przypadku zawarcia po 15 grudnia danego roku budżetowego umowy na rok następny, dyrektor niezwłocznie przekazuje tę informację kierownikowi.

5. Kierownik przekazuje zestawienia planowanych zakupów na następny rok budżetowy wraz z informacją o limicie środków budżetowych przyznanych KGP, Zastępcy Komendanta Głównego Policji nadzorującego służby wspomagające działalność Policji w zakresie organizacyjnym, logistycznym i technicznym, któremu powierzono wykonywanie czynności zastrzeżonych dla kierownika KGP w zakresie wynikającym z zarządzenia, zwanego dalej „Zastępcą Komendanta Głównego Policji”.

6. Zastępca Komendanta Głównego Policji wskazuje priorytety dokonywania zakupów, uwzględniając wielkość środków budżetowych.

7. Kierownik uwzględniając priorytety, o których mowa w ust. 6, sporządza projekt planu zamówień publicznych KGP, z zastrzeżeniem ust. 8.

8. W projekcie planu zamówień publicznych KGP Wydział Zamówień Publicznych BF KGP, zwany dalej WZP BF KGP, określa:

1) zamówienia publiczne, które mogą być dokonywane z wyłączeniem przepisów ustawy Pzp;

2) zamówienia publiczne, które muszą być prowadzone z zastosowaniem przepisów ustawy Pzp z podziałem na zamówienia publiczne o wartości niższej, równej oraz przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp;

3) zamówienia publiczne, które mogą być udzielone w ramach umów ramowych.

9. Wzór planu zamówień publicznych KGP określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

10. Naczelnik Wydziału Księgowości BF KGP, zwanego dalej „WK BF KGP”, potwierdza na planie zamówień publicznych KGP, że środki finansowe na realizację zamówień publicznych w nim ujętych, zostały przewidziane w budżecie na dany rok.

11. Kierownik przedkłada plan zamówień publicznych KGP do zatwierdzenia przez Zastępcę Komendanta Głównego Policji.

12. Po zatwierdzeniu planu zamówień publicznych KGP na dany rok, kierownik niezwłocznie przekazuje dyrektorom wyciąg z planu zamówień publicznych KGP, zawierający wyszczególnienie zamówień publicznych przewidzianych do realizacji przez podległą mu komórkę organizacyjną.

1) dyrektor zgłasza pisemnie do kierownika potrzebę dokonania zakupu nieujętego w planie zamówień publicznych KGP ze wskazaniem przedmiotu zamówienia publicznego, wartości zamówienia bez podatku od towarów i usług oraz kwoty brutto przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia publicznego oraz podaniem uzasadnienia potrzeby dokonania zakupu;

2) kierownik przedstawia do akceptacji Zastępcy Komendanta Głównego Policji potrzebę dokonania zakupu, o którym mowa w pkt 1, wraz z informacją o wysokości dostępnych środków finansowych na realizację zamówienia publicznego;

3) po uzyskaniu akceptacji Zastępcy Komendanta Głównego Policji na dokonanie zakupu kierownik sporządza korektę planu zamówień publicznych KGP. Do sporządzenia korekty planu zamówień publicznych KGP przepisy § 3 ust. 8–10 i 12 stosuje się odpowiednio.

2. Dyrektor niezwłocznie pisemnie zgłasza do kierownika odstąpienie od realizacji zamówienia publicznego ujętego w planie zamówień publicznych KGP.

2. Plan finansowo-rzeczowy KGP na dany rok, opracowuje naczelnik WK BF KGP, a zatwierdza kierownik.

3. Plan finansowo-rzeczowy KGP na dany rok sporządza się zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do zarządzenia.

4. W planie finansowo-rzeczowym KGP uwzględnia się środki finansowe przeznaczone na:

1) realizację zamówień publicznych planowanych w roku budżetowym objętym planowaniem;

2) realizację zamówień publicznych wieloletnich, z wyszczególnieniem kwoty planowanej do wydatkowania w roku budżetowym objętym planowaniem;

3) realizację zawartych umów;

4) współfinansowanie i prefinansowanie projektów realizowanych z funduszy pomocowych;

5) realizację zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, ujmowanych w każdej pozycji budżetowej pod nazwą „zamówienia podprogowe”;

6) zakupy realizowane z pozabudżetowych środków finansowych.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

1) uzasadnienie potrzeby przeprowadzenia dialogu technicznego;

2) określenie przedmiotu dialogu technicznego;

3) wykaz potencjalnych wykonawców, w rozumieniu art. 2 pkt 11 ustawy Pzp, zwanych dalej „wykonawcami”;

4) imienny wykaz osób zaproponowanych do udziału w pracach zespołu do przygotowania i przeprowadzenia dialogu technicznego, zwanego dalej „zespołem”;

5) określenie formy przeprowadzenia dialogu technicznego.

2. W skład zespołu wchodzą:

1) przewodniczący zespołu – przedstawiciel WZP BF KGP;

2) pozostali członkowie zespołu – przedstawiciele biura KGP, którego dyrektor złożył wniosek, o którym mowa w § 6 ust. 1, w liczbie co najmniej dwóch osób.

3. Do zadań zespołu należy:

1) sporządzenie informacji o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego oraz o jego przedmiocie;

2) zamieszczenie na stronie internetowej KGP informacji, o której mowa w pkt 1;

3) przeprowadzenie dialogu technicznego.

4. Członkowie zespołu są obowiązani do zachowania poufności względem informacji uzyskanych od wykonawców uczestniczących w dialogu technicznym.

1) określenie przedmiotu dialogu technicznego;

2) określenie terminu i miejsca przeprowadzenia dialogu technicznego;

3) określenie sposobu i terminu poinformowania KGP o zamiarze uczestniczenia w dialogu technicznym;

4) informacje o tym, że:

a) uczestniczenie w dialogu technicznym nie stanowi warunku ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczy ten dialog,

b) przeprowadzenie dialogu technicznego nie zobowiązuje KGP do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczy ten dialog,

c) KGP może odstąpić od przeprowadzenia dialogu technicznego bez podania przyczyn,

d) KGP nie pokrywa kosztów poniesionych przez potencjalnych wykonawców, związanych z ich udziałem w dialogu technicznym.

1) oznaczenie czasu i miejsca przeprowadzenia dialogu technicznego;

2) imiona i nazwiska członków zespołu, którzy uczestniczyli w dialogu technicznym;

3) listę wykonawców, którzy uczestniczyli w dialogu technicznym;

4) opis przebiegu dialogu technicznego, w tym informacje niezbędne do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia publicznego, specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanej dalej „SIWZ”, lub określenia warunków umowy.

2. Do wniosku dyrektor dołącza dokumenty zawierające:

1) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia publicznego opracowany zgodnie z przepisami ustawy Pzp;

2) wyszczególnienie dodatkowych usług i warunków zamówienia publicznego;

3) opis części zamówienia publicznego, jeżeli dopuszcza się składanie ofert częściowych;

4) opis minimalnych warunków, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli dopuszcza się składanie ofert wariantowych;

5) wykaz wymaganych uprawnień, licencji, certyfikatów podmiotowych;

6) opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonania oceny ich spełnienia, w tym opis warunków w zakresie wymaganej od wykonawcy niezbędnej wiedzy, doświadczenia oraz dysponowania potencjałem i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia publicznego oraz warunków w zakresie sytuacji ekonomicznej i finansowej wykonawcy zapewniającej wykonanie zamówienia publicznego, jeżeli określenie tych warunków i rodzajów dokumentów potwierdzających ich spełnienie jest niezbędne do przeprowadzenia postępowania;

7) opis wraz z uzasadnieniem kluczowej części zamówienia publicznego, która nie może być powierzona podwykonawcom;

8) opis sposobu i datę ustalenia wartości zamówienia publicznego bez podatku od towarów i usług wraz ze wskazaniem osoby dokonującej ustalenia tej wartości oraz informację dotyczącą wartości poszczególnych części tego zamówienia, jeżeli dopuszcza się składanie ofert częściowych;

9) informację o proponowanym trybie udzielenia zamówienia publicznego, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym w przypadku wskazania trybu innego niż podstawowy;

10) informacje o wykonawcy lub wykonawcach, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu, jeżeli przewidywane jest prowadzenie postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki;

11) kryteria wyboru oferty, ich znaczenie i opis sposobu oceny ofert;

12) wzór umowy, ogólne warunki umowy lub istotne postanowienia umowy określające w szczególności: warunki realizacji i odbioru przedmiotu zamówienia, w tym niezbędne szkolenia, wymagania gwarancyjne i serwisowe, kary umowne i warunki realizacji płatności, zaakceptowane pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego;

13) inne istotne informacje lub dokumenty niezbędne do udzielenia zamówienia publicznego lub realizacji umowy.

3. We wniosku dyrektor wskazuje osoby do składu komisji przetargowej: policjantów lub pracowników zgłaszających zapotrzebowanie, policjantów lub pracowników komórek organizacyjnych KGP lub jednostek organizacyjnych Policji, posiadających wiedzę z zakresu przedmiotu zamówienia publicznego.

4. Do wniosku dyrektor dołącza tabelę zawierającą opis kwalifikacji osób, o których mowa w ust. 3 oraz osób, które wzięły udział w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia publicznego, stanowiącą załącznik nr 6 do zarządzenia.

5. W przypadku, gdy zamówienie publiczne jest finansowane lub współfinansowane ze środków funduszy pomocowych, dyrektor zobowiązany jest do potwierdzenia zgodności opisu przedmiotu zamówienia publicznego z zapisami aktualnej wersji karty projektu, wniosku aplikacyjnego, umowy o dofinansowaniu lub innych dokumentów stanowiących podstawę do rozpoczęcia realizacji danego projektu.

6. W przypadku, gdy wniosek dotyczy przedmiotu zamówienia publicznego obejmującego również dostawę oprogramowania, sprzętu informatycznego lub telekomunikacyjnego, a wnioskującym nie jest Biuro Łączności i Informatyki KGP, zwane dalej „BŁil KGP”, treść wniosku wymaga pisemnego uzgodnienia z BŁil KGP.

7. W przypadku, gdy realizacja zamówienia publicznego związana jest z dostępem do informacji niejawnych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228 oraz z 2015 r. poz. 21), zwanych dalej „informacjami niejawnymi”, treść wniosku wymaga pisemnego uzgodnienia z Pełnomocnikiem Komendanta Głównego Policji ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

8. Jeżeli przedmiotem zamówienia publicznego są elementy systemów lub sieci teleinformatycznych przeznaczonych do przetwarzania informacji niejawnych, wniosek powinien zawierać Instrukcję Bezpieczeństwa Przemysłowego.

9. Realizacja procedury o udzielenie zamówienia publicznego lub realizacja umowy wiążącej się z dostępem wykonawcy do informacji niejawnych następuje z zastosowaniem obowiązujących w KGP przepisów o ochronie informacji niejawnych.

10. Dokumenty, o których mowa w ust. 2, podpisują osoby, które je sporządziły, zamieszczając na nich swoje dane obejmujące imię, nazwisko i stanowisko służbowe.

2. Jeżeli wniosek nie spełnia wymogów określonych w zarządzeniu lub zaproponowany tryb postępowania nie wypełnia przesłanek ustawowych, kierownik zwraca go dyrektorowi wraz z zastrzeżeniami. Dopuszcza się dokonywanie modyfikacji treści wniosku w trybie pisemnych ustaleń pomiędzy dyrektorem i kierownikiem.

1) w przypadku, gdy zamówienie publiczne jest finansowane lub współfinansowane ze środków funduszy pomocowych naczelnikowi Wydziału Funduszy Pomocowych BF KGP, zwanemu dalej „WFP BF KGP”, w celu złożenia kontrasygnaty potwierdzającej zgodność zapisów zawartych we wniosku z harmonogramem rzeczowym projektu oraz z planem finansowym projektu w zakresie użytej nazwy zamówienia publicznego, wskazania źródła i wysokości finansowania oraz zgodność opisu przedmiotu zamówienia publicznego z zapisami aktualnej wersji projektu, wniosku aplikacyjnego, umowy o dofinansowanie lub innych dokumentów stanowiących podstawę do rozpoczęcia realizacji danego projektu;

2) naczelnikowi WK BF KGP, w celu złożenia kontrasygnaty potwierdzającej, że środki finansowe na realizację zamówienia publicznego są przewidziane w planie finansowym KGP na dany rok budżetowy oraz że zaproponowane we wniosku warunki i terminy płatności są korzystne dla KGP.

2. Wniosek kontrasygnowany przez naczelnika WFP BF KGP i naczelnika WK BF KGP, naczelnik WZP BF KGP przekazuje kierownikowi do akceptacji. Akceptacja wniosku jest równoznaczna z zatwierdzeniem zaproponowanego w nim trybu postępowania.

3. Zweryfikowany i zaakceptowany przez kierownika wniosek stanowi podstawę do wpisania zamówienia publicznego do prowadzonego przez WZP BF KGP rejestru postępowań prowadzonych w KGP, którego wzór stanowi załącznik nr 7 do zarządzenia.

2. Komisję przetargową powołuje się niezwłocznie po akceptacji wniosku.

3. Komisję przetargową powołuje kierownik na wniosek naczelnika WZP BF KGP. Wzór wniosku o powołanie komisji przetargowej stanowi załącznik nr 8 do zarządzenia.

4. W skład komisji przetargowej powołuje się:

1) przedstawicieli WZP BF KGP spośród których wyłania się przewodniczącego komisji przetargowej oraz zastępcę przewodniczącego komisji przetargowej, z zastrzeżeniem ust. 5, odpowiedzialnych za zgodne z przepisami przygotowanie wymagań formalno-prawnych dotyczących zamówienia publicznego wynikających z ustawy Pzp oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, a także za ocenę spełniania tych wymagań przez wykonawców, którzy złożyli oferty;

2) osoby wskazane we wniosku, odpowiedzialne za prawidłowe przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia publicznego oraz określenie warunków udziału w postępowaniu wymaganych od wykonawców, w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia publicznego, a także za ocenę spełniania tych warunków przez wykonawców, którzy złożyli oferty, oraz za badanie i ocenę ofert w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia publicznego;

3) przedstawicieli:

a) biura KGP właściwego w sprawach ochrony informacji niejawnych – w przypadku zamówienia publicznego związanego z dostępem do informacji niejawnych,

b) BŁil KGP – w przypadku zamówień publicznych, o których mowa w § 13 ust. 6;

4) przedstawicieli WK BF KGP – w przypadku zamówień publicznych prowadzonych w trybie zamówienia z wolnej ręki;

5) radcę prawnego – w przypadku zamówień prowadzonych w trybie zamówienia z wolnej ręki;

6) inne niż wymienione w pkt 1–5 osoby, których udział w pracach komisji przetargowej zostanie przez kierownika uznany za niezbędny.

5. W przypadku postępowania prowadzonego w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, dialogu konkurencyjnego lub dotyczącego skomplikowanego przedmiotu zamówienia publicznego, kierownik w uzgodnieniu z dyrektorem, może powołać przewodniczącego komisji przetargowej spośród osób, o których mowa w ust. 4 pkt 2–6.

6. Odwołanie członka komisji przetargowej może nastąpić w przypadkach określonych w ustawie Pzp lub z inicjatywy:

1) dyrektora, kierownika jednostki organizacyjnej Policji, kierownika komórki organizacyjnej KGP lub zgłaszającego zapotrzebowanie, będącego przełożonym osoby powołanej w skład komisji przetargowej;

2) przewodniczącego komisji przetargowej;

3) członka komisji przetargowej, który składa wniosek za pośrednictwem przewodniczącego komisji przetargowej.

7. Uzupełnienie składu komisji przetargowej następuje:

1) z inicjatywy kierownika;

2) na polecenie Komendanta Głównego Policji lub jego zastępcy;

3) z inicjatywy osób, o których mowa w ust. 6 pkt. 1 i 2.

8. Do zmian w składzie komisji przetargowej, o których mowa w ust. 6 i 7, przepis ust. 3 zdanie pierwsze oraz ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio.

9. Wzór wniosku o dokonanie zmian w składzie komisji przetargowej stanowi załącznik nr 9 do zarządzenia.

10. Komisja przetargowa działa zgodnie z regulaminem pracy komisji przetargowej, zwanym dalej „Regulaminem”, stanowiącym załącznik nr 10 do zarządzenia.

1) wniosku o zatwierdzenie trybu udzielenia zamówienia publicznego innego niż określony w zaakceptowanym wniosku, wraz z uzasadnieniem prawnym i faktycznym wyboru tego trybu, jeżeli z dokonanej przez komisję analizy wniosku wynika, że nie są spełnione przesłanki ustawowe do przeprowadzenia postępowania w trybie określonym w tym wniosku;

2) projektu SIWZ, zaproszenia do składania ofert, zaproszenia do dialogu lub zaproszenia do negocjacji, a także dokumentów związanych z prowadzeniem postępowań w innych trybach;

3) stosownych zawiadomień oraz projektów innych dokumentów niezbędnych do prawidłowego przygotowania postępowania.

1) przygotowuje propozycje odpowiedzi na pytania wykonawców, w porozumieniu z właściwymi dyrektorami;

2) opracowuje projekt zmiany treści SIWZ w porozumieniu z właściwymi dyrektorami;

3) wnioskuje do kierownika o zorganizowanie zebrania wykonawców, o którym mowa w art. 38 ust. 3 ustawy Pzp;

4) dokonuje badania i oceny ofert, w tym spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu i zgodności złożonej oferty z treścią SIWZ oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;

5) wnioskuje do kierownika o zatwierdzenie czynności związanych z badaniem i oceną ofert, w tym w szczególności wezwania do złożenia wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentów;

6) wnioskuje do kierownika o przeprowadzenie aukcji elektronicznej;

7) sporządza zaproszenia do aukcji elektronicznej;

8) wnioskuje do kierownika o wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie oferty w przewidzianych prawem przypadkach;

9) prowadzi negocjacje z zaproszonymi wykonawcami, w przypadku gdy ustawa Pzp dopuszcza prowadzenie takich negocjacji;

10) przedstawia wniosek do kierownika z propozycją wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania;

11) przygotowuje stanowisko w sprawie zarzutów podniesionych w odwołaniu;

12) przygotowuje wystąpienie do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą lub ważności wadium, o ile było wymagane;

13) wykonuje inne, niż wymienione w pkt. 1–12 czynności, określone przepisami ustawy Pzp, niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania.

2. Wnioski przygotowane przez komisję przetargową zatwierdza kierownik. W przypadku braku akceptacji czynności wskazanych we wniosku kierownik zamieszcza na wniosku adnotację o braku akceptacji wraz z poleceniem podjęcia innych czynności.

2. Każdy z członków komisji przetargowej składa czytelny podpis pod opracowanymi przez komisję przetargową dokumentami.

3. Projekt SIWZ wymaga akceptacji:

1) zgłaszającego zapotrzebowanie – w zakresie potwierdzenia wymagań funkcjonalnych, przez które rozumie się zbiór ostatecznych cech użytkowych zamawianych dostaw, usług lub robót budowlanych, spełniających oczekiwania użytkownika końcowego;

2) dyrektora – w zakresie wskazanego w treści SIWZ opisu przedmiotu zamówienia publicznego, warunków wyboru najkorzystniejszej oferty oraz warunków realizacji tego zamówienia;

3) naczelnika WK BF KGP – w zakresie wskazanych w treści SIWZ terminów i warunków płatności oraz dokumentów stanowiących ich podstawę.

4. Akceptację, o której mowa w ust. 3, wyraża się przez złożenie na projekcie SIWZ podpisu wraz z pieczątką imienną i datą. Zaakceptowany projekt SIWZ podlega zatwierdzeniu przez kierownika.

2. Niezwłocznie po akceptacji ogłoszenia o zamówieniu, przewodniczący komisji przetargowej albo jego zastępca zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazuje Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, zaś WZP BF KGP zamieszcza ogłoszenie o zamówieniu na tablicy ogłoszeń w siedzibie KGP oraz na stronie internetowej KGP.

2. Radca prawny, który opiniował projekt umowy złożony wraz z wnioskiem o wszczęcie postępowania, na wniosek przewodniczącego komisji przetargowej udziela pomocy w udzielaniu wyjaśnień treści SIWZ, w przypadku pytań dotyczących zapisów formalno-prawnych umowy.

3. Kierownik zwołuje, na wniosek komisji przetargowej lub dyrektora, zebranie wykonawców w celu wyjaśnienia wątpliwości dotyczących treści SIWZ.

1) niezwłocznie po zakończeniu publicznej sesji otwarcia ofert, jeżeli zamówienie publiczne udzielane jest w trybie przetargu nieograniczonego;

2) niezwłocznie po zapoznaniu się z wnioskami o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jeżeli zamówienie publiczne udzielane jest w trybie przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego lub licytacji elektronicznej;

3) w dniu sporządzenia zaproszenia do negocjacji, jeżeli zamówienie publiczne udzielane jest w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub w trybie zamówienia z wolnej ręki;

4) w dniu wysłania do wykonawców zaproszeń do złożenia ofert, jeżeli zamówienie publiczne jest udzielane w trybie zapytania o cenę.

2. Niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności mających wpływ na treść złożonych oświadczeń osoby, o których mowa w ust. 1, składają powtórnie pisemne oświadczenie o braku albo istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp.

3. Czynności związane z badaniem i oceną ofert są wykonywane przez członków komisji przetargowej bez zbędnej zwłoki.

4. Opracowany i podpisany przez komisję przetargową wniosek zawierający propozycję wykluczenia wykonawcy, odrzucenia oferty, wyboru najkorzystniejszej oferty oraz wniosek o unieważnienie postępowania, powinien zawierać uzasadnienie faktyczne i prawne.

2. Protokół postępowania wraz z załącznikami podlega zatwierdzeniu przez kierownika.

2. Radca prawny uczestniczy w negocjacjach prowadzonych w trybie zamówienia z wolnej ręki.

2. Na opakowaniu oferty pracownik kancelarii BF KGP umieszcza datę i dokładną godzinę jej przyjęcia, a na prośbę wykonawcy, potwierdza na piśmie fakt złożenia oferty i przekazuje potwierdzenie osobie, która ją złożyła.

3. Oferty są pobierane z kancelarii BF KGP przez członka komisji przetargowej bezpośrednio przed godziną wyznaczoną do otwarcia ofert.

2. Do czasu zawarcia umowy lub unieważnienia postępowania, za przechowywanie dokumentacji odpowiada przewodniczący komisji przetargowej.

3. Dokumentacja może być udostępniona komórkom organizacyjnym KGP. Fakt udostępnienia dokumentacji odnotowuje się w karcie zapoznania się z dokumentacją.

4. Za obsługę i ewidencję korespondencji w sprawach zamówień publicznych odpowiada BF KGP.

2. Wadium wnoszone w formie innej niż pieniężna jest przyjmowane i przechowywane w WR BF KGP, który o jego przyjęciu niezwłocznie informuje naczelnika WZP BF KGP.

3. Zwrotu wadium na zasadach określonych w art. 46 ustawy Pzp, dokonuje WR BF KGP, niezwłocznie po otrzymaniu od naczelnika WZP BF KGP, pisemnej dyspozycji, zawierającej informację o wykonawcach, którym należy zwrócić wadium, kwotach podlegających zwrotowi oraz podstawie prawnej ich zwrotu.

4. O zatrzymaniu wadium decyduje kierownik, po rozpatrzeniu pisemnego wniosku, zawierającego uzasadnienie faktyczne i prawne, złożonego przez:

1) dyrektora – w przypadkach, o których mowa w art. 46 ust. 5 pkt 1 i 3 ustawy Pzp;

2) naczelnika WZP BF KGP – w przypadku, o którym mowa w art. 46 ust. 5 pkt 2 oraz art. 46 ust. 4a ustawy Pzp.

5. Czynności związane z zatrzymaniem wadium wykonuje WR BF KGP, przekazując jednocześnie pisemną informację w tej sprawie naczelnikowi WZP BF KGP.

6. Do czynności związanych z przyjmowaniem i przechowywaniem zabezpieczenia należytego wykonania umowy przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

7. Przed wniesieniem zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, jego treść wymaga uzgodnienia z radcą prawnym.

8. W przypadku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie gwarancji termin jej ważności weryfikuje komisja przetargowa.

9. Po zawarciu umowy obowiązek dopilnowania terminu ważności zabezpieczenia należytego wykonania umowy, w tym egzekwowanie od wykonawcy przedłużenia ważności zabezpieczenia, spoczywa na dyrektorze zawierającym umowę.

10. Na pisemny wniosek dyrektora, WR BF KGP zwraca zabezpieczenie należytego wykonania umowy lub je zatrzymuje.

2. Członkowie komisji są zobowiązani do zweryfikowania treści przygotowanej umowy przed przedstawieniem jej do podpisania.

3. Umowę sporządza się w co najmniej w 4 egzemplarzach, z przeznaczeniem dla:

1) dyrektora – egz. nr 1;

2) wykonawcy – egz. nr 2;

3) WK BF KGP – egz. nr 3, zawierający wymagane parafy;

4) WZP BF KGP – egz. nr 4.

4. Jeżeli w umowie określono wymóg wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, podpisanie umowy nie może nastąpić przed jego wniesieniem.

5. W przypadku wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w formie gwarancji, kopię gwarancji dołącza się do egz. nr 3 umowy.

6. Umowa przed jej podpisaniem jest parafowana przez:

1) Pełnomocnika Komendanta Głównego Policji ds. Ochrony Informacji Niejawnych – po stwierdzeniu zgodności treści umowy z przepisami o ochronie informacji niejawnych – w przypadku, gdy wykonanie umowy jest związane z dostępem do informacji niejawnych;

2) zgłaszającego zapotrzebowanie – po stwierdzeniu, że przedmiot umowy spełnia wymagania funkcjonalne określone we wniosku.

7. Termin i miejsce podpisania umowy określa dyrektor. Umowę podpisuje dyrektor odpowiedzialny za wykonanie umowy, a kontrasygnuje:

1) naczelnik WK BF KGP – potwierdzając zabezpieczenie środków finansowych na zapłatę wynagrodzenia wynikającego z umowy oraz prawidłowość postanowień umowy w zakresie warunków i terminów płatności, a także wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

2) kierownik – potwierdzając zawarcie umowy po przeprowadzeniu procedury wyboru najkorzystniejszej oferty dokonanej w sposób zgodny z ustawą Pzp oraz zgodność warunków realizacji zamówienia publicznego określonych w umowie z treścią wybranej oferty.

8. WK BF KGP prowadzi rejestr umów w sprawach zamówień publicznych KGP, którego wzór stanowi załącznik nr 12 do zarządzenia. Rejestr obejmuje wszystkie umowy zawarte przez KGP w danym roku. Numer umowy nadawany jest przez WK BF KGP.

9. W terminie nie dłuższym niż 7 dni po podpisaniu umowy dyrektor przekazuje do BF KGP, za pismem, egzemplarze umowy, o których mowa w ust. 3. Kserokopię umowy potwierdzoną za zgodność z oryginałem dyrektor przekazuje do biura KGP właściwego w sprawach ochrony informacji niejawnych KGP, jeżeli realizacja umowy wiąże się z dostępem do informacji niejawnych oraz zgłaszającemu zapotrzebowanie, jeżeli przedmiot zamówienia publicznego został zakupiony w celu zabezpieczenia jego potrzeb.

10. Po zawarciu umowy wzory przedmiotów zamówienia publicznego stanowiące załączniki do złożonych ofert, przekazuje się protokolarnie do depozytu komórki organizacyjnej KGP, która wnioskowała o przeprowadzenie postępowania. Za przechowywanie wzorów przedmiotów zamówienia publicznego i ich zwrot wykonawcom w sposób zgodny z przepisami ustawy Pzp odpowiedzialny jest dyrektor.

2. Nadzór nad wykonaniem postanowień umowy sprawują:

1) dyrektor i zgłaszający zapotrzebowanie – w zakresie odbioru jakościowego i zgodności świadczenia wykonawcy z postanowieniami zawartej umowy;

2) dyrektor – w zakresie ustalenia i dochodzenia roszczeń wynikających z umowy;

3) kierownik – w zakresie terminowej i zgodnej z warunkami umowy realizacji płatności oraz skutecznego egzekwowania od wykonawcy roszczeń wskazanych przez dyrektora;

4) kierownik magazynu – w przypadku dostawy przedmiotu zamówienia publicznego do magazynu – w zakresie prawidłowego i zgodnego z umową odbioru ilościowego;

5) inspektorzy nadzoru budowlanego wyznaczeni przez dyrektora – w zakresie realizacji zadań związanych z odbiorem robót budowlanych.

2. Zastępca Komendanta Głównego Policji powołuje, na wniosek dyrektora, komisję do odbioru przedmiotu zamówienia publicznego, w przypadku gdy w skład komisji powołanej do odbioru przedmiotu zamówienia publicznego wchodzą, oprócz przedstawicieli dyrektora, przedstawiciele komórek organizacyjnych KGP lub jednostek organizacyjnych Policji.

3. W pozostałych przypadkach niewymienionych w ust. 4, komisję do odbioru przedmiotu zamówienia publicznego powołuje dyrektor.

2. Postępowanie niepriorytetowe wszczyna się na wniosek złożony przez dyrektora. Przepisy rozdziału 4 stosuje się odpowiednio.

3. Do przeprowadzenia postępowania niepriorytetowego powołuje się komisję przetargową. Przepisy rozdziału 5 stosuje się odpowiednio.

2. Możliwość przeprowadzenia negocjacji musi być przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu publicznym.

2. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym rozdziale, do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyłączonego ze stosowania ustawy Pzp stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121, z późn. zm.²⁾) oraz przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.³⁾).

3. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego wyłączonego ze stosowania ustawy Pzp prowadzi się w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej. Jeżeli strony porozumiewają się w formie innej niż pisemna, treść przekazanej informacji należy udokumentować na piśmie.

4. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego wyłączonego ze stosowania ustawy Pzp prowadzi WZP BF KGP na wniosek złożony przez dyrektora.

5. Do wniosku, o którym mowa w ust. 4, stosuje się odpowiednio przepisy § 13 ust. 2–10 i załącznik 6 do zarządzenia.

6. Wniosek, o którym mowa w ust. 4, zatwierdza Zastępca Komendanta Głównego Policji.

1) zapytania ofertowego, w którym oferty składają wykonawcy zaproszeni do wzięcia udziału w postępowaniu. Tryb ten stosuje się, gdy przedmiot zamówienia publicznego jest powszechnie dostępny oraz posiada ustalone cechy techniczne i funkcjonalne, a także spełnia określone standardy jakościowe, a zamówienie publiczne może być zrealizowane przez więcej niż jednego wykonawcę;

2) negocjacji, w którym prowadzi się negocjacje z wykonawcami zaproszonymi do wzięcia udziału w postępowaniu. Negocjacje mogą być przeprowadzone na każdym etapie prowadzonej procedury, z zastrzeżeniem, że po złożeniu oferty ostatecznej, negocjacje mogą dotyczyć tylko ceny ofertowej. Tryb może być zastosowany, gdy zachodzi, co najmniej jedna z następujących przesłanek:

a) nie można z góry określić szczegółowych cech zamawianych usług, dostaw lub robót budowlanych w taki sposób, aby umożliwić wybór najkorzystniejszej oferty w trybie zapytania ofertowego,

b) charakter dostaw, usług lub robót budowlanych albo związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny,

c) postępowanie, o którym mowa w pkt 1, zostało zakończone bez wyboru najkorzystniejszej oferty, a do udziału w postępowaniu można zaprosić więcej niż jednego wykonawcę;

3) negocjacji prowadzonych zgodnie z zasadami określonymi w art. 72 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, gdy zachodzi co najmniej jedna z następujących przesłanek:

a) z przyczyn technicznych lub z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych zamówienie publiczne może zrealizować jeden wykonawca,

b) do udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 1 i 2, zgłosił się jeden wykonawca. W takim przypadku postępowanie podlega zakończeniu a KGP i wykonawca przystępują do ustalenia warunków umowy.

2. Wybór wykonawcy w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania ofertowego lub w trybie negocjacji może być poprzedzony pisemną licytacją.

3. W uzasadnionym przypadku Komendant Główny Policji, na wniosek dyrektora lub kierownika, może wyrazić zgodę na wybór trybu postępowania niezależnie od występowania przesłanek wymienionych w ust. 1. Wniosek o zmianę trybu powinien zawierać szczegółowe uzasadnienie.

4. Przedmiot zamówienia publicznego opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą powszechnie stosowanych, dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń z uwzględnieniem wszystkich wymagań i okoliczności mogących mieć wpływ na treść oferty.

2. Zaproszenie, o którym mowa w ust. 1, opracowuje komisja przetargowa i zawiera ono co najmniej:

1) nazwę i adres jednostki organizacyjnej Policji;

2) określenie przedmiotu zamówienia publicznego;

3) termin i miejsce składania ofert lub ofert wstępnych;

4) warunki prowadzenia postępowania;

5) w przypadku, gdy warunki postępowania zawarte są w odrębnym dokumencie, termin i miejsce odbioru tego dokumentu;

6) zastrzeżenie, że zaproszenie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny;

7) podpis kierownika.

1) zakończenia postępowania i uzgodnienia warunków umowy z wykonawcą, jeżeli wpłynie tylko jedna oferta;

2) dokonania wyboru wykonawcy z zastosowaniem pisemnej licytacji, jeżeli złożone zostaną co najmniej dwie oferty niepodlegające odrzuceniu;

3) zakończenia postępowania bez wyboru oferty.

2. Negocjacjom z wykonawcą podlegają postanowienia umowy oraz warunki wskazane w zaproszeniu jako podlegające negocjacjom.

3. Jeżeli w trakcie negocjacji KGP i wykonawca nie uzgodnią warunków realizacji przedmiotu zamówienia publicznego i treści umowy, kierownik podejmuje decyzję o zakończeniu postępowania bez podpisania umowy.

2. Czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wyłączonego ze stosowania ustawy Pzp wymagają udokumentowania. Dopuszcza się użycie wzorów dokumentów stosowanych w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy Pzp.

2. Postępowania nieujęte w planie zamówień publicznych KGP mogą zostać wszczęte po:

1) przeprowadzeniu korekty planu zamówień publicznych KGP, o której mowa w § 4 ust. 1;

2) zgłoszeniu zapotrzebowania do BF KGP i uzyskaniu akceptacji WK BF KGP w zakresie dostępnych środków finansowych oraz WZP BF KGP w zakresie dopuszczalności udzielenia zamówienia publicznego z wyłączeniem przepisów ustawy Pzp.

3. Postępowania, o których mowa w ust. 1, prowadzą właściwe wydziały w biurach KGP.

1) zamówienia publiczne, których wartość brutto nie przekracza 5 000,00 zł – realizowane są po uzyskaniu zgody naczelnika wydziału oraz sprawdzeniu przez osobę odpowiedzialną za realizację zakupu zgodności tego zamówienia z danymi zamieszczonymi na fakturze VAT;

2) zamówienia publiczne, których wartość brutto zawiera się w przedziale powyżej 5 000,00 zł do 30 000,00 zł – udzielane są po dokonaniu następujących czynności:

a) sporządzeniu przez osobę odpowiedzialną za realizację zakupu, podległą naczelnikowi wydziału, wniosku o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 13 do zarządzenia,

b) zatwierdzeniu wniosku przez naczelnika wydziału,

c) wysłaniu informacji o zamówieniu publicznym w formie pisemnej do wskazanego wykonawcy,

d) sprawdzeniu przez osobę odpowiedzialną za realizację zakupu zgodności danych zawartych we wniosku, o którym mowa w lit. a, z danymi zamieszczonymi na fakturze VAT;

3) zamówienia publiczne, których wartość brutto zawiera się w przedziale powyżej 30 000,00 zł do 60 000,00 zł – udzielane są po dokonaniu następujących czynności:

a) sporządzeniu przez osobę odpowiedzialną za realizację zakupu, podległą naczelnikowi wydziału, wniosku o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 14 do zarządzenia,

b) podpisaniu wniosku przez naczelnika wydziału,

c) zatwierdzeniu wniosku przez dyrektora,

d) przygotowaniu i wysłaniu pisemnego zapytania ofertowego według wzoru stanowiącego załącznik nr 15 do zarządzenia, do wskazanych we wniosku potencjalnych wykonawców lub zamieszczeniu go na stronie internetowej KGP,

e) zbadaniu i ocenie złożonych ofert oraz wyborze najkorzystniejszej oferty, poprzedzonym przeprowadzeniem negocjacji, jeżeli w zapytaniu ofertowym przewidziano możliwość przeprowadzenia negocjacji, oraz po przedstawieniu dyrektorowi wniosku o zawarcie umowy, zgodnego z wzorem stanowiącym załącznik nr 16 do zarządzenia,

f) sprawdzeniu przez osobę odpowiedzialną za realizację zakupu zgodności danych zawartych we wniosku, o którym mowa w lit. e, z danymi zamieszczonymi na fakturze VAT;

4) zamówienia publiczne, których wartość brutto jest wyższa niż 60 000,00 zł i jednocześnie których wartość netto nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty, określonej w ust. 4 pkt 8 ustawy Pzp, udzielane są po dokonaniu następujących czynności:

a) sporządzeniu przez osobę odpowiedzialną za realizację zakupu, podległą naczelnikowi wydziału, wniosku o wyrażenie zgody na udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 17 do zarządzenia,

b) podpisaniu wniosku przez naczelnika wydziału,

c) zatwierdzeniu wniosku przez dyrektora,

d) przygotowaniu i wysłaniu pisemnego zapytania ofertowego sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 15 do zarządzenia, do wskazanych we wniosku potencjalnych wykonawców oraz jednoczesnym zamieszczeniu go na stronie internetowej KGP. Termin na składanie ofert nie może być krótszy niż 5 dni od dnia zamieszczenia zapytania ofertowego na stronie internetowej oraz wysłania zapytania ofertowego,

e) zbadaniu i ocenie złożonych ofert oraz wyborze najkorzystniejszej oferty, poprzedzonym przeprowadzeniem negocjacji, jeżeli w zapytaniu ofertowym przewidziano możliwość przeprowadzenia negocjacji, oraz po przedstawieniu dyrektorowi wniosku o zawarcie umowy, zgodnego z wzorem stanowiącym załącznik nr 18 do zarządzenia,

f) sprawdzeniu przez osobę odpowiedzialną za realizację zakupu zgodności danych zawartych we wniosku, o którym mowa w lit. e, z danymi zamieszczonymi na fakturze VAT.

2. W przypadku zaistnienia konieczności natychmiastowego zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, dyrektor podejmuje decyzję w sprawie zawarcia umowy z pominięciem procedur, o których mowa w ust. 1.

3. Dyrektor niezwłocznie po udzieleniu zamówienia publicznego, o którym mowa w § 46 ust. 1, pisemnie informuje kierownika o zrealizowaniu danej pozycji planu zamówień publicznych KGP.

2. W przypadku zamówień publicznych, o których mowa w § 47 ust. 1 pkt 2–4, umowa musi być zawarta w formie pisemnej pod rygorem jej nieważności.

3. Dyrektor lub osoba wskazana przez niego w umowie, sprawuje nadzór nad wykonaniem umowy. Przepisy § 32 ust. 2 pkt 1, 2, 4 i 5 stosuje się odpowiednio.

4. Dyrektor zobowiązany jest do niezwłocznego pisemnego zgłaszania kierownikowi przypadków niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, wywołujących skutek w postaci konieczności naliczenia kar umownych lub powodujących szkodę w mieniu Policji wraz z podaniem wysokości tych kar lub wartości wyrządzonej szkody. Kierownik jest odpowiedzialny za skuteczne egzekwowanie od wykonawcy roszczeń wskazanych przez dyrektora.

5. Dyrektor na wniosek wydziału realizującego zamówienie publiczne może powołać komisję do odbioru przedmiotu zamówienia publicznego, o którym mowa w § 46 ust. 1.

2. WZP BF KGP w porozumieniu z WFP BF KGP oraz z właściwymi komórkami organizacyjnymi KGP uczestniczącymi w realizacji określonego zamówienia publicznego i z właściwymi podmiotami zewnętrznymi, udziela zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 1 lit. a i c ustawy Pzp, według procedur określonych w tych przepisach.

2. Z wnioskiem o przeprowadzenie konkursu występuje dyrektor za pośrednictwem kierownika.

3. Wniosek o przeprowadzenie konkursu powinien zawierać określenie przedmiotu zamówienia publicznego, rodzaju zamówienia publicznego, wartości zamówienia publicznego w złotych oraz w euro, ustaloną zgodnie z przepisami ustawy Pzp, bez podatku od towarów i usług, podstawę prawną i uzasadnienie przeprowadzenia konkursu oraz propozycje nagród konkursowych.

4. Po zatwierdzeniu wniosku o przeprowadzenie konkursu, Zastępca Komendanta Głównego Policji powołuje, na wniosek kierownika, sąd konkursowy.

5. Wniosek o powołanie sądu konkursowego powinien zawierać określenie przedmiotu zamówienia publicznego, pozycję pod jaką zamówienie zostało ujęte w planie zamówień publicznych KGP na dany rok lub informację, że zamówienie to nie zostało ujęte w planie, kwotę jaką KGP przeznaczyła na realizację tego zamówienia oraz skład komisji konkursowej, ze wskazaniem przewodniczącego i sekretarza, a także termin opracowania projektu regulaminu konkursu.

6. Wszczęcie konkursu następuje niezwłocznie po podpisaniu regulaminu konkursu przez Zastępcę Komendanta Głównego Policji.

7. Do prac sądu konkursowego związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem konkursu, w tym oceny spełnienia przez uczestników konkursu wymaganych warunków podmiotowych, oceny prac konkursowych i wyboru prac najlepszych, przepisy § 17 i 18 oraz regulaminu stosuje się odpowiednio.

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 984, 1047 i 1473, z 2014 r. poz. 423, 768, 811, 915, 1146 i 1232 oraz z 2015 r. poz. 349, 478 i 605.

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2014 r. poz. 827 oraz z 2015 r. poz. 4.

³⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 938, 1646, z 2014 r. poz. 379, 911, 1146, 1626 i 1877 oraz z 2015 r. poz. 532.

Załączniki do zarządzenia nr 17 Komendanta Głównego Policji
z dnia 13 lipca 2015 r.

Załącznik nr 1

WZÓR – ZESTAWIENIE WSZYSTKICH PLANOWANYCH ZAKUPÓW

Załącznik nr 2

WZÓR – WYKAZ ZAWARTYCH UMÓW

Załącznik nr 3

WZÓR – PLAN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH KGP

Załącznik nr 4

WZÓR – PLAN FINANSOWO-RZECZOWY KGP

Załącznik nr 5

WZÓR – WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA

Załącznik nr 6

WZÓR – OPIS KWALIFIKACJI OSÓB WSKAZANYCH DO SKŁADU KOMISJI PRZETARGOWEJ ORAZ OSÓB, KTÓRE WZIĘŁY UDZIAŁ W PRZYGOTOWANIU OPISU PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Załącznik nr 7

WZÓR – REJESTR POSTĘPOWAŃ PROWADZONYCH W KGP

Załącznik nr 8

WZÓR – WNIOSEK O POWOŁANIE KOMISJI PRZETARGOWEJ

Załącznik nr 9

WZÓR – WNIOSEK O DOKONANIE ZMIAN W SKŁADZIE KOMISJI PRZETARGOWEJ

Załącznik nr 10

REGULAMIN

§ 1. Regulamin określa organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej.

§ 2. Komisja przetargowa wykonuje czynności zgodnie z ustawą PZP, aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie oraz wewnętrznymi regulacjami w zakresie udzielania zamówień publicznych w KGP.

§ 3. Członkowie komisji przetargowej nie mogą ujawniać osobom trzecim informacji związanych z pracami komisji przetargowej, w tym w szczególności informacji związanych z przebiegiem badania i oceną złożonych ofert.

§ 4. Komisja przetargowa nie może ujawniać informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca zgodnie z ustawą Pzp zastrzegł, że nie mogą one być udostępniane.

§ 5. 1. W przypadku otrzymania przez członka komisji przetargowej w trakcie prac komisji przetargowej polecenia niezgodnego z prawem lub godzącego w interes KGP, interes publiczny lub noszącego znamiona pomyłki, jest obowiązany do pisemnego przedstawienia swoich zastrzeżeń przewodniczącemu komisji przetargowej.

2. W przypadku nieuwzględnienia przez przewodniczącego komisji przetargowej zastrzeżeń lub nieprzedstawienia przez niego wiarygodnych wyjaśnień, członek komisji przetargowej ma obowiązek złożyć pisemnie swoje zastrzeżenia kierownikowi.

3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio do zastrzeżeń członka komisji przetargowej do dokumentów przetargowych opracowanych przez komisję przetargową.

§ 6. W przypadku otrzymania przez członka komisji przetargowej w trakcie prac komisji przetargowej polecenia, którego wykonanie prowadziłoby do popełnienia przestępstwa lub powstania szkody w mieniu KGP, jest on obowiązany do pisemnego poinformowania kierownika o odmowie wykonania polecenia i przyczynach tej odmowy.

§ 7. Przewodniczący oraz inni członkowie komisji przetargowej nie posiadają uprawnień do składania oświadczeń woli w imieniu zamawiającego.

§ 8. Jeżeli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, przewodniczący komisji przetargowej wnioskuje do Zastępcy Komendanta Głównego Policji o powołanie biegłych.

§ 9. Do obowiązków przewodniczącego komisji przetargowej należy:

1) zapoznanie się z przepisami ustawy Pzp, aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie oraz z wewnętrznymi regulacjami w zakresie udzielania zamówień publicznych w KGP;

2) organizowanie prac komisji przetargowej, prowadzenie posiedzeń komisji przetargowej, czuwanie nad prawidłowym przebiegiem postępowania oraz zapewnienie sprawnego przebiegu realizowanych zadań;

3) pisemne powiadomienie kierowników komórek organizacyjnych KGP lub jednostek organizacyjnych Policji, których przedstawiciele zostali powołani do składu komisji przetargowej, o miejscu i terminie posiedzenia komisji przetargowej;

4) przekazywanie członkom komisji przetargowej informacji o terminie i miejscu posiedzeń komisji przetargowej, oraz sporządzanie pisemnej informacji z tych posiedzeń, zawierającej w szczególności listę członków obecnych na posiedzeniu, przyczyny nieobecności pozostałych członków oraz przedmiot prac komisji przetargowej;

5) poinformowanie członków komisji przetargowej o zasadach ponoszenia odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów ustawy Pzp, aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz wewnętrznych regulacji w zakresie udzielania zamówień publicznych w KGP;

6) przydzielanie poszczególnym członkom komisji przetargowej prac podejmowanych przez komisję przetargową oraz wyznaczanie terminów ich realizacji;

7) przedkładanie kierownikowi dokumentów opracowanych przez komisję przetargową, o których mowa w § 17 i 18 zarządzenia;

8) odebranie od członków komisji przetargowej oraz innych osób wykonujących czynności w prowadzonym postępowaniu, pisemnych oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp, zgodnie z przepisami § 24 ust. 1 i 2 zarządzenia oraz złożenie takiego oświadczenia w imieniu własnym;

9) wnioskowanie o wyłączenie członka komisji przetargowej z udziału w pracach w przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp, lub o odwołanie go ze składu komisji przetargowej z innych uzasadnionych przyczyn, w szczególności z powodu długotrwałego zwolnienia lekarskiego, oddelegowania go do innych zadań lub z powodu zmian kadrowych;

10) wnioskowanie o wyłączenie członka komisji przetargowej z udziału w pracach w przypadku nieuczestniczenia w pracach komisji przetargowej bez przedstawienia przyczyny nieobecności;

11) w sytuacji, o której mowa pkt 9 oraz 10, poinformowanie dyrektora za pośrednictwem kierownika o wyłączeniu członka komisji przetargowej z jej składu wraz z podaniem uzasadnienia;

12) konsultowanie z radcą prawnym wątpliwości związanych z interpretacją przepisów, które to wątpliwości powstały w trakcie prowadzonego postępowania;

13) dokumentowanie podstawowych czynności komisji przetargowej, w tym sporządzanie protokołów i załączników oraz uzyskiwanie podpisów członków komisji przetargowej na dokumentach przetargowych;

14) przygotowywanie projektów dokumentów, pism i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem;

15) przechowywanie dokumentacji postępowania do czasu jego zakończenia oraz przygotowanie materiałów z postępowania w celu ich udostępniania: biegłym, organom kontrolnym, wykonawcom, dyrektorowi i zgłaszającemu zapotrzebowanie;

16) podejmowanie innych działań niezbędnych dla sprawnego i zgodnego z prawem przeprowadzenia postępowania, w tym przygotowywanie projektów pism kierowanych do biur KGP.

§ 10. 1. Zastępca przewodniczącego komisji przetargowej wykonuje obowiązki określone w § 11, a ponadto, w czasie nieobecności przewodniczącego komisji przetargowej, obowiązki określone w § 9.

2. W przypadku powołania na przewodniczącego komisji przetargowej osoby spośród osób, o których mowa w § 16 ust. 4 pkt 2–6 zarządzenia, wykonywanie czynności przypisanych przewodniczącemu komisji przetargowej, o których mowa w § 9 pkt 3, 4, 7, 13–16, spoczywa na zastępcy przewodniczącego komisji przetargowej.

§ 11. Do obowiązków pozostałych członków komisji przetargowej należy:

1) zapoznanie się z przepisami ustawy Pzp, aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie, w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji zadań, oraz z wewnętrznymi regulacjami w zakresie udzielania zamówień publicznych w KGP;

2) uczestniczenie w posiedzeniach i pracach komisji przetargowej oraz wykonywanie zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji przetargowej;

3) zgłaszanie przewodniczącemu komisji przetargowej potrzeb w zakresie powołania biegłego lub zasięgnięcia opinii prawnej, w przypadku powstania wątpliwości dotyczących przygotowywanej dokumentacji, w tym trybu udzielenia zamówienia publicznego innego niż przetarg nieograniczony lub przetarg ograniczony, podstawy prawnej udzielania zamówienia publicznego z wyłączeniem ustawy Pzp, oceny ofert;

4) wykonywanie innych niż wymienione w pkt 1–3, zadań i czynności niezbędnych dla sprawnego i zgodnego z prawem przeprowadzenia postępowania.

§ 12. 1. Komisja przetargowa pracuje kolegialnie.

2. W przypadku braku pełnego składu komisji przetargowej, prace tej komisji nie ulegają zawieszeniu, jeżeli jest obecna co najmniej połowa członków komisji przetargowej plus jeden, a nieobecność pozostałych członków komisji przetargowej wynika z przyczyn określonych w § 13.

§ 13. Członek komisji przetargowej, za pośrednictwem swojego bezpośredniego przełożonego, powiadamia przewodniczącego komisji przetargowej o nieobecności na posiedzeniu i jej przyczynach. Nieobecność członka komisji przetargowej na posiedzeniu jest usprawiedliwiona w przypadku:

1) zwolnienia lekarskiego;

2) innych przewidzianych przepisami prawa zwolnień od zajęć służbowych;

3) wykonywania czynności służbowych na polecenie Komendanta Głównego Policji i jego zastępców.

§ 14. Dokumentacja robocza postępowania, powstająca na każdym etapie prac komisji przetargowej, dotycząca w szczególności poszczególnych fragmentów SIWZ i jej modyfikacji, odpowiedzi na pytania wykonawców, sprawozdania z prac komisji przetargowej w zakresie badania i oceny ofert, powinna zawierać dane zapewniające identyfikację autorów, obejmujące imię, nazwisko i stanowisko.

§ 15. Dokumentacja robocza postępowania powinna zawierać potwierdzenie dokonanych uzgodnień z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych KGP oraz kierownikami jednostek Policji, jeżeli występuje taka konieczność.

§ 16. W przypadku powstania wątpliwości lub rozbieżności zdań pomiędzy poszczególnymi członkami komisji przetargowej, przewodniczący komisji przetargowej może zwrócić się, za pośrednictwem kierownika, o przedstawienie opinii prawnej w tej sprawie przez radcę prawnego lub zajęcie stanowiska przez właściwych merytorycznie kierowników komórek organizacyjnych KGP.

§ 17. W sprawach spornych komisja przetargowa podejmuje rozstrzygnięcia zwykłą większością głosów. W razie równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego komisji przetargowej albo w przypadku jego nieobecności zastępcy przewodniczącego komisji przetargowej.

§ 18. Członkom komisji przetargowej nie przysługuje prawo wstrzymania się od głosu.

§ 19. Członkowie komisji przetargowej dokonują otwarcia ofert w miejscu i terminie określonym w SIWZ.

§ 20. 1. Komisja przetargowa bada i ocenia oferty na posiedzeniach niejawnych.

2. Przy dokonywaniu czynności, o których mowa w ust. 1, komisja przetargowa stosuje wyłącznie kryteria określone w SIWZ.

§ 21. Podczas badania i oceny ofert członkowie komisji przetargowej wykonują czynności wyznaczone przez przewodniczącego komisji przetargowej i odpowiadają za ich właściwe wykonanie.

§ 22. 1. Po zakończeniu badania i oceny ofert wszyscy członkowie komisji przetargowej składają podpisy na wnioskach, o których mowa w § 18 ust. 1 pkt 5, 6, 8 i 10 zarządzenia. Podpisy te potwierdzają wykonanie przez poszczególnych członków komisji przetargowej, czynności objętych wnioskiem, zgodnie z ustawą Pzp i aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie.

2. W przypadku zdania odrębnego do propozycji komisji przetargowej zawartej we wniosku, o którym mowa w § 17 pkt 1) oraz § 18 ust. 1 pkt. 5, 6, 8 i 10 zarządzenia członek komisji przetargowej składa na wniosku podpis wraz z informacją o złożeniu zdania odrębnego oraz załącza do wniosku uzasadnienie faktyczne i prawne swojego stanowiska.

§ 23. Komisja przetargowa kończy pracę z dniem zawarcia umowy lub unieważnienia postępowania.

Załącznik nr 11

WZÓR – WNIOSEK O ZATWIERDZENIE ZMIANY TRYBU UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Załącznik nr 12

WZÓR – REJESTR UMÓW W SPRAWACH ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH KOMENDY GŁÓWNEJ POLICJI

Załącznik nr 13

WZÓR – WNIOSEK

Załącznik nr 14

WZÓR – WNIOSEK

Załącznik nr 15

WZÓR – ZAPYTANIE OFERTOWE

Załącznik nr 16

WZÓR – WNIOSEK O ZAWARCIE UMOWY

Załącznik nr 17

WZÓR – WNIOSEK O ZAWARCIE UMOWY

Załącznik nr 18

WZÓR – WNIOSEK O ZAWARCIE UMOWY