Dzienniki Urzędowe - rok 2012 poz. 5

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości celem kontroli jest również ustalenie ich zakresu, przyczyn i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych, a także sformułowanie zaleceń zmierzających do usunięcia nieprawidłowości.

1) planowa – przeprowadzana na podstawie rocznego planu kontroli sporządzonego przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach kontroli, zwaną dalej „komórką kontroli” i zatwierdzonego przez ministra spraw zagranicznych, zwanego dalej „Ministrem”;

2) pozaplanowa, tj. przeprowadzana na podstawie odrębnej pisemnej decyzji Ministra lub osoby upoważnionej, określającej zakres i tryb przeprowadzenia kontroli pozaplanowej.

2. Kontrole planową przeprowadza się w trybie zwykłym.

3. Kontrola pozaplanowa może być przeprowadzona w trybie zwykłym lub w trybie uproszczonym.

4. Kontrolę przeprowadza się pod względem legalności, gospodarności, celowości i rzetelności.

5. Dyrektor komórki organizacyjnej objętej kontrolą, na pisemny wniosek dyrektora komórki kontroli, niezwłocznie udostępnia dokumenty, materiały i informacje dotyczące zakresu kontroli w celu umożliwienia przygotowania kontroli.

2. Informacja zawiera w szczególności:

1) dane o ilości zrealizowanych kontroli, z podziałem na kontrole planowe i pozaplanowe, przeprowadzone w trybie zwykłym i uproszczonym, z wyszczególnieniem problematyki kontroli, a także o ilości niezrealizowanych kontroli ze wskazaniem przyczyn ich niewykonania;

2) najistotniejsze ustalenia, stwierdzone nieprawidłowości oraz wnioski i zalecenia pokontrolne;

3) dane o ilości zawiadomień do rzecznika dyscyplinarnego i rzecznika dyscypliny finansów publicznych oraz zawiadomień o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, skierowanych do organów powołanych do ich ścigania.

3. Informację, o której mowa w ust. 1, dołącza się do rocznej informacji zbiorczej, przedkładanej Ministrowi przez dyrektora komórki kontroli, zawierającej dane o wszystkich kontrolach przeprowadzanych w Ministerstwie, w jednostkach podległych i nadzorowanych przez Ministra oraz innych podmiotach, które otrzymały środki budżetowe z części budżetu państwa, której dysponentem jest Minister.

1) zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą;

2) termin kontroli;

3) wskazówki metodyczne dotyczące sposobu przeprowadzenia kontroli;

4) organizację, w tym podział czynności między członków zespołu kontrolerów oraz harmonogram przeprowadzenia kontroli.

2. Kontrolerów i koordynatora zespołu kontrolerów wyznacza dyrektor komórki kontroli spośród pracowników komórki kontroli.

3. Koordynator zespołu kontrolerów dokonuje podziału czynności pomiędzy kontrolerami, nadzoruje i odpowiada za wykonanie programu kontroli oraz wykonuje czynności kontrolne.

2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:

1) oznaczenie wydającego upoważnienie oraz numer i datę wystawienia;

2) podstawę prawną podjęcia kontroli;

3) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;

4) zakres kontroli;

5) okres ważności upoważnienia;

6) podpis wydającego upoważnienie.

3. Wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 2 stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. W przypadku o którym mowa w ust. 1 dyrektor komórki kontroli przedłuża ważność wystawionego upoważnienia przez uczynienie na nim stosownej wzmianki lub wystawia nowe upoważnienie.

2. Za osobę bliską kontrolera uważa się małżonka lub osobę pozostającą z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnego i powinowatego do drugiego stopnia albo osobę związaną z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli. Wyłączenie trwa mimo ustania jego przyczyny.

3. Kontroler podlega wyłączeniu z udziału w kontroli na wniosek lub z urzędu, jeżeli zaistnieją uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności.

4. Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych kontroler składa pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności uzasadniających jego wyłączenie z udziału w kontroli. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

5. O wyłączeniu kontrolera rozstrzyga dyrektor komórki kontroli.

6. O wyłączeniu kontrolera czyni się wzmiankę na upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli.

7. W okresie od złożenia wniosku o wyłączenie do czasu wydania rozstrzygnięcia o wyłączeniu kontrolera z udziału w kontroli kontroler podejmuje jedynie czynności niecierpiące zwłoki.

1) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń komórki organizacyjnej objętej kontrolą;

2) wglądu do dokumentów i materiałów związanych z działalnością komórki organizacyjnej objętej kontrolą, do pobierania za pokwitowaniem oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów związanych z zakresem kontroli, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych;

3) przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątkowych lub przebiegu określonych czynności;

4) żądania od dyrektora i pracowników komórki organizacyjnej objętej kontrolą złożenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących zakresu kontroli;

5) żądania od pracowników komórek innych niż komórka organizacyjna objęta kontrolą ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą;

6) sporządzania, a w razie potrzeby żądania sporządzenia niezbędnych do kontroli kopii lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.

1) wykonywanie kontroli z należytą starannością i rzetelnością oraz wykorzystaniem najlepszej wiedzy i umiejętności zgodnie z celem kontroli;

2) informowanie dyrektora komórki organizacyjnej objętej kontrolą o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych;

3) informowanie Ministra lub osoby upoważnionej o ujawnieniu w toku kontroli okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa, wykroczenia, przestępstwa skarbowego, wykroczenia skarbowego lub naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

1) niezwłocznego przedstawiania na żądanie kontrolera wszelkich dokumentów i materiałów niezbędnych do przeprowadzenia kontroli oraz terminowego udzielania wyjaśnień;

2) zapewnienia nienaruszalności zabezpieczonych przez kontrolerów materiałów pozostawionych na przechowanie;

3) sporządzenia niezbędnych do kontroli kopii lub wyciągów z dokumentów oraz zestawień i obliczeń opartych na dokumentach.

2. Niewywiązywanie się przez dyrektora i pracowników komórki organizacyjnej objętej kontrolą obowiązków określonych w ust. 1 może stanowić przesłankę odpowiedzialności dyscyplinarnej lub porządkowej.

2. Projekt sprawozdania z kontroli zawiera w szczególności:

1) nazwy komórek organizacyjnych objętych kontrolą;

2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolera;

3) datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych;

4) zakres kontroli;

5) opis ustalonego w trakcie kontroli stanu faktycznego oraz jego ocenę;

6) zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej objętej kontrolą może zgłosić dyrektorowi komórki kontroli w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania projektu sprawozdania z kontroli pisemne, umotywowane i udokumentowane zastrzeżenia do ustaleń kontroli zawartych w projekcie sprawozdania, wskazując niezgodności ustaleń kontroli ze stanem faktycznym.

3. Dyrektor komórki kontroli:

1) odrzuca zastrzeżenia wniesione przez osobę nieuprawnioną lub po upływie terminu, o którym mowa w ust. 2;

2) uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części albo je oddala.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, dyrektor komórki kontroli sporządza i przekazuje dyrektorowi komórki organizacyjnej objętej kontrolą stanowisko wobec wniesionych zastrzeżeń wraz z uzasadnieniem.

5. Dyrektorowi komórki organizacyjnej objętej kontrolą przysługuje prawo do odwołania do Ministra lub osoby upoważnionej w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania stanowiska dyrektora komórki kontroli wobec wniesionych zastrzeżeń.

6. Minister lub osoba upoważniona rozpatruje odwołanie, o którym mowa w ust. 4 i o swoim rozstrzygnięciu informuje na piśmie zgłaszającego zastrzeżenia oraz dyrektora komórki kontroli.

7. Jeżeli w trakcie rozpatrywania zastrzeżeń zarówno przez dyrektora komórki kontroli jak i Ministra lub osobę upoważnioną istnieje konieczność przeprowadzenia dodatkowych czynności kontrolnych, kontroler przeprowadza te czynności na polecenie dyrektora komórki kontroli na podstawie dotychczasowego upoważnienia lub, jeżeli to konieczne, nowego upoważnienia.

8. W przypadku uznania przez dyrektora komórki kontroli lub w procedurze odwoławczej przez Ministra lub osobę upoważnioną, zasadności całości lub części zastrzeżeń, kontrolerzy dokonują odpowiednich zmian lub uzupełnień w projekcie sprawozdania z kontroli.

2. Sprawozdanie z kontroli, o którym mowa w ust. 1, w razie potrzeby uzupełnia się o:

1) wnioski i zalecenia pokontrolne dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania w obszarach, procesach i komórkach organizacyjnych objętych kontrolą;

2) ocenę wskazującą na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości;

3) termin złożenia informacji o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków i zaleceń lub przyczynach niepodjęcia działań przez wskazane w sprawozdaniu z kontroli komórki organizacyjne właściwe dla realizacji wniosków i zaleceń. Termin wyznacza się, uwzględniając charakter wniosków i zaleceń.

3. Dokumenty wymienione w ust. 1 podpisuje kontroler i dyrektor komórki kontroli.

2. Kopię sprawozdania z kontroli dyrektor komórki kontroli przekazuje do wiadomości członkowi kierownictwa Ministerstwa nadzorującemu obszar, proces lub komórkę organizacyjną, których dotyczy kontrola.

3. Od sprawozdania z kontroli nie przysługują środki odwoławcze.

1) sporządzenia informacji dla Ministra lub Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;

2) sprawdzenia informacji zawartych w skargach i wnioskach;

3) dokonania analizy dokumentów i materiałów otrzymanych z komórek organizacyjnych.

2. Akta kontroli obejmują w szczególności:

1) wykaz ich zawartości, z podaniem nazw dokumentów i numerów stron;

2) upoważnienie do przeprowadzenia kontroli;

3) oświadczenie kontrolera o braku albo istnieniu okoliczności uzasadniających jego wyłączenie z udziału w kontroli;

4) dowody zgromadzone w toku kontroli;

5) sprawozdanie z kontroli przeprowadzanej w trybie zwykłym i jego projekt oraz sprawozdanie z kontroli przeprowadzanej w trybie uproszczonym, zgłoszone zastrzeżenia i dokumenty związane z ich rozpatrzeniem.

2. Kontroler udostępnia akta kontroli po anonimizacji w dokumentach danych osobowych pracownika lub innej osoby, jeżeli zastrzegły one nieujawnianie danych umożliwiających ich identyfikację, a zachodzi uzasadniona obawa, że udzielone informacje w sprawach objętych kontrolą mogą narazić tego pracownika lub osobę na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu udzielenia tych informacji.

Minister Spraw Zagranicznych: R. Sikorski

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej: sprawy zagraniczne oraz członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1492).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy ogłoszone w Dz. U. z 2003 r. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703 z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217, Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 98, poz. 817, Nr 157, poz. 1241 oraz Nr 161, poz. 1277, z 2010 r. Nr 57, poz. 354 oraz z 2011 r. Nr 117, poz. 676 i Nr 185, poz. 1092.

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 5 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 15.02.2012 r.

Upoważnienie

Załącznik Nr 2 do zarządzenia Nr 15 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 15.02.2012 r.

Oświadczenie o braku istnienia / istnieniu okoliczności uzasadniających wyłączenie od udziału w kontroli

Załącznik Nr 3 do zarządzenia Nr 15 Ministra Spraw Zagranicznych
z dnia 15.02.2012 r.

KODEKS ETYKI KONTROLERA
W MINISTERSTWIE SPRAW ZAGRANICZNYCH

WSTĘP

Podstawą, na której opiera się praca kontrolera jest zaufanie do przeprowadzanych przez niego ustaleń, wniosków i zaleceń pokontrolnych. Niezbędnym warunkiem uzyskania takiego zaufania jest zachowanie przez kontrolera odpowiedniej postawy etycznej.

Celem Kodeksu jest promowanie uczciwego, rzetelnego i godnego postępowania kontrolera przy wykonywaniu zadań kontrolnych.

Kodeks stanowi zestawienie zasad i reguł postępowania – odnoszących się do praktyki wykonywania zadań kontrolnych oraz norm zachowania oczekiwanego od kontrolera.

Przy opracowywaniu Kodeksu wykorzystano: Kodeks etyki służby cywilnej oraz Kodeks etyczny audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.

ZASADY I REGUŁY POSTĘPOWANIA

1. Profesjonalizm

Kontroler wykorzystuje posiadaną wiedzę, umiejętności i doświadczenie do prowadzenia kontroli.

Kontroler:

1) podejmuje się przeprowadzenia tylko takich zadań, do wykonania których posiada wystarczającą wiedzę, umiejętności i doświadczenie;

2) prowadzi kontrolę zgodnie z przepisami prawa, wewnętrznymi przepisami komórki lub jednostki organizacyjnej dotyczącymi prowadzenia kontroli oraz niniejszym kodeksem etyki;

3) stale podwyższa swoje kwalifikacje zawodowe oraz efektywność i jakość wykonywanych zadań.

2. Uczciwość

Uczciwość kontrolera buduje zaufanie do jego pracy, a przez to stanowi podstawę do polegania na jego ustaleniach i wnioskach z kontroli.

Kontroler:

1) wykonuje swoją pracę uczciwie, rzetelnie i odpowiedzialnie;

2) przestrzega prawa oraz przepisów wewnętrznych obowiązujących w komórce lub jednostce organizacyjnej;

3) przedkłada dobro publiczne nad interesy własne i swojego środowiska;

4) nie angażuje się w działania sprzeczne z prawem lub w działania, które mogłyby podważyć zaufanie do pracy kontrolera lub działalności komórki lub jednostki organizacyjnej.

3. Obiektywizm

Kontroler zachowuje najwyższy stopień obiektywizmu podczas prowadzenia kontroli, w szczególności przy zbieraniu, ocenianiu i przekazywaniu informacji na temat badanej działalności lub procesu. Formułując ustalenia i zalecenia nie kieruje się własnym interesem ani nie ulega wpływom innych osób.

Kontroler:

1) chroni swoją niezależność przed próbami wpływania na wypracowane przez niego ustalenia i zalecenia;

2) przedstawia jasne i przejrzyste sprawozdania z przeprowadzonych przez siebie zadań kontrolnych, oparte na dowodach zebranych i ocenionych zgodnie z obowiązującymi regulacjami i uznaną praktyką w zakresie prowadzenia kontroli;

3) nie bierze udziału w żadnych działaniach, które mogą utrudnić bezstronne dokonanie ustaleń i sformułowanie zaleceń lub być postrzegane jako utrudniające ich wypracowanie;

4) nie akceptuje niczego, co mogłoby mu przeszkodzić w wypracowaniu obiektywnych ustaleń i wniosków lub być postrzegane jako brak obiektywizmu przy ich wypracowaniu;

5) ujawnia wszystkie istotne fakty, o których posiada wiedzę, a których nie ujawnienie mogłoby zniekształcić sprawozdanie z przeprowadzenia kontroli w obrębie badanego obszaru działalności komórki lub jednostki organizacyjnej.

4. Poufność

Kontroler szanuje wartość i własność informacji, które otrzymuje i nie ujawnia ich bez odpowiedniego upoważnienia, chyba że istnieje prawny lub zawodowy obowiązek ich ujawnienia.

Kontroler:

1) rozważnie wykorzystuje i chroni informacje uzyskane w trakcie wykonywania swoich obowiązków;

2) nie wykorzystuje informacji w celu uzyskania osobistych korzyści lub w jakimkolwiek innym celu, który byłby sprzeczny z prawem lub przynosiłby szkodę dla etycznych i zgodnych z prawem celów komórki lub jednostki organizacyjnej.

5. Postępowanie kontrolera oraz relacje pomiędzy kontrolerami wewnętrznymi

Kontroler postępuje w sposób sprzyjający umacnianiu zawodowej współpracy i dobrych stosunków z innymi kontrolerami.

Kontroler:

1) swoim postępowaniem i wzajemną współpracą umacnia rangę i znaczenie kontroli dla właściwego funkcjonowania komórki lub jednostki organizacyjnej;

2) w relacjach z innymi kontrolerami postępuje w sposób sprzyjający umacnianiu zawodowej współpracy i dobrych stosunków międzyludzkich.

6. Konflikt interesów

Kontroler nie bierze udziału w zadaniach kontrolnych, których przeprowadzenie może prowadzić do powstania konfliktu interesów.

Kontroler:

1) upewnia się, że zalecenia sformułowane w wyniku przeprowadzenia zadania kontrolnego nie przenoszą na niego żadnych kompetencji ani odpowiedzialności w zakresie zarządzania komórką lub jednostką organizacyjną oraz gwarantują, że funkcje tego rodzaju pozostają w całkowitej i wyłącznej kompetencji dyrektora komórki lub jednostki organizacyjnej;

2) dba o ochronę swojej niezależności i unika konfliktu interesów, odmawiając przyjmowania jakichkolwiek korzyści, które mogłyby naruszać jego niezależność, uczciwość lub obiektywizm w wykonywanej pracy lub mogłyby być postrzegane jako naruszające te zasady;

3) unika wszelkich związków z członkami kadry kierowniczej i z pracownikami kontrolowanej komórki lub jednostki organizacyjnej oraz innymi osobami, które mogą wywierać na niego naciski albo w jakikolwiek sposób umniejszać lub ograniczać zdolność do działania;

4) unika powiązań, które mogą powodować ryzyko korupcji lub mogą być źródłem wątpliwości co do obiektywizmu i niezależności kontrolera;

5) zgłasza dyrektorowi komórki kontroli okoliczności, które mogłyby być odebrane jako konflikt interesów w przypadku jego udziału w określonym zadaniu kontrolnym, a w szczególności dotyczące powiązań rodzinnych, osobistych lub zawodowych z pracownikami kontrolowanej komórki lub jednostki.