Dzienniki Urzędowe - rok 2012 poz. 35

Na podstawie art. 32 ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 65, poz. 437, z późn. zm.¹) w zw. z § 1 ust. 2 i 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 248, poz. 1492) zarządza się, co następuje:

2. Ilekroć w zarządzeniu mowa o:

1) Ministerstwie – należy przez to rozumieć Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

2) Dyrektorze Sekretariatu Ministra – należy przez to rozumieć kierującego komórką Ministerstwa właściwą dla nadzoru środków protokolarnych w placówkach zagranicznych;

3) placówce zagranicznej – należy przez to rozumieć przedstawicielstwo dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, urząd konsularny, instytut polski;

4) kierowniku placówki – należy przez to rozumieć kierującego placówką zagraniczną w rozumieniu art. 15 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz. U. Nr 128, poz. 1403);

5) środkach protokolarnych – należy przez to rozumieć środki budżetowe zaplanowane w Dziale 750, części 45 budżetu Państwa – sprawy zagraniczne i członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej, pozostające w dyspozycji Sekretariatu Ministra, przeznaczone na wydatki dokonywane przez placówki zagraniczne na cele wskazane w § 2.

2. W celu realizacji zadania wymienionego w ust. 1 kierownicy placówek upoważnieni są do dokonywania wydatków ze środków protokolarnych na:

1) organizację obchodów świąt na zasadach zawartych w Zarządzeniu nr 12 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 8 marca 2011 r. w sprawie sposobu obchodzenia świąt narodowych, państwowych i innych świąt przez placówki zagraniczne;

2) organizację przyjęć oraz spotkań kierownika placówki, a także za jego zgodą podległych mu pracowników, z przedstawicielami korpusu dyplomatycznego i władz państwa przyjmującego oraz ze znaczącymi przedstawicielami życia politycznego, społecznego, naukowego, kulturalnego, gospodarczego, środowisk polonijnych i innymi istotnymi z uwagi na zadania placówki;

3) organizację przyjęć oraz spotkań organizowanych z inicjatywy kierowników placówek lub na polecenie Dyrektora Sekretariatu Ministra z okazji wizyt w państwie przyjmującym delegacji Ministerstwa;

4) organizację przyjęć oraz spotkań organizowanych z inicjatywy kierowników placówek lub na polecenie Dyrektora Sekretariatu Ministra z okazji wizyt w państwie przyjmującym innych delegacji z kraju, jeśli ich organizacja jest celowa z punktu widzenia zadań placówki;

5) spotkania służbowe organizowane z inicjatywy kierowników placówek podczas delegacji służbowej poza krajem urzędowania;

6) zakup upominków dla osobistości państwa przyjmującego i korpusu dyplomatycznego;

7) składki z tytułu przynależności do stowarzyszeń i instytutów oraz opłaty za uczestnictwo o charakterze reprezentacyjnym w konferencjach, seminariach i innych spotkaniach;

8) zakup kwiatów przesyłanych przedstawicielstwom dyplomatycznym z okazji świąt narodowych oraz innym osobom przy okazji spotkań o charakterze oficjalnym oraz wieńców okolicznościowych, składanych z okazji świąt narodowych i innych oficjalnych uroczystości w państwie przyjmującym, publikację nekrologów, okazjonalnych gratulacji i życzeń w prasie kraju akredytacji;

9) druk kart wizytowych kierownika placówki i innych pracowników na zasadach określonych w odrębnych przepisach;

10) inne wydatki o charakterze reprezentacyjnym – na polecenie Dyrektora Sekretariatu Ministra lub wniosek kierownika placówki skierowany do Dyrektora Sekretariatu Ministra i po uzyskaniu jego akceptacji.

1) planu zadań dla placówki zagranicznej,

2) rocznego preliminarza wydatków przedłożonego przez placówkę,

3) wniosków zgłaszanych przez placówkę w trybie korekty wydatków.

2. Propozycję preliminarza wydatków środków protokolarnych placówki zagraniczne przesyłają do Dyrektora Sekretariatu Ministra w terminie i wg wzoru określonego przez Dyrektora Sekretariatu Ministra w wytycznych dla placówek zagranicznych.

3. Placówki zagraniczne, które otrzymają środki protokolarne w planie finansowym w innej wysokości niż wnioskowały w preliminarzu, zobowiązane są dostosować plan wydatków do wysokości przyznanych im środków.

4. Zmiana wysokości środków protokolarnych może nastąpić w uzasadnionych przypadkach, wynikających z potrzeb placówki zagranicznej. Wniosek o zmianę wysokości środków protokolarnych kierownik placówki zagranicznej kieruje do Dyrektora Sekretariatu Ministra.

5. Realizacja wydatków ze środków protokolarnych powinna przebiegać w oparciu o zasady racjonalnego i oszczędnego gospodarowania z uwzględnieniem dyscypliny finansów publicznych.

6. Przy wydatkowaniu środków protokolarnych należy przestrzegać prawidłowego klasyfikowania wydatków. Szczegółowy schemat klasyfikacji wydatków określa Dyrektor Sekretariatu Ministra w wytycznych dla placówek zagranicznych.

2. Za gospodarkę artykułami zakupionymi ze środków protokolarnych odpowiada kierownik placówki, który może wyznaczyć spośród podległych pracowników osobę do prowadzenia ewidencji zakupionych artykułów i ich należytego przechowywania.

2. Dyrektor Sekretariatu Ministra jest upoważniony do wydawania placówkom zagranicznym wytycznych ws. gospodarowania środkami protokolarnymi, przeprowadzania doraźnej kontroli przestrzegania niniejszego zarządzenia, żądania okazania dokumentacji, przyjmowania wyjaśnień i kierowania niezbędnych zaleceń i instrukcji. Dyrektor Sekretariatu Ministra może wnioskować do dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach kontroli o przeprowadzenie kontroli wydatkowania środków protokolarnych w placówkach zagranicznych.

2. Ustępujący kierownik placówki sporządza protokół zdawczo-odbiorczy środków protokolarnych oraz artykułów zakupionych ze środków protokolarnych i przekazuje za potwierdzeniem przejmującemu kierowanie placówką zagraniczną. Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego środków protokolarnych określa Dyrektor Sekretariatu Ministra w wytycznych dla placówek zagranicznych.

2. W zakresie zmian nieobjętych upoważnieniem kierownik placówki występuje do Dyrektora Sekretariatu Ministra z wnioskiem o zmianę w planie finansowym środków protokolarnych. Wzór wniosku o zmianę w planie finansowym określa Dyrektor Sekretariatu Ministra w wytycznych dla placówek zagranicznych.

Minister Spraw Zagranicznych: Radosław Sikorski

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2007 r. Nr 120, poz. 818, Nr 173, poz. 1218 i Nr 107, poz. 732, z 2008 r. Nr 63, poz. 394, Nr 199, poz. 1227, Nr 210, poz. 1237, Nr 216, poz. 1370 i Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 42, poz. 337, Nr 68, poz. 574, Nr 77, poz. 649, Nr 168, poz. 1323, Nr 157, poz. 1241 i Nr 161, poz. 1277, z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 28, poz. 143, Nr 155, poz. 1035, Nr 107, poz. 679, Nr 127, poz. 857 i Nr 239, poz. 1592, z 2011 r. Nr 234, poz. 1385, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, poz. 1429 oraz z 2012 r. poz. 908.