Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 12

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1188 oraz z 2023 r. poz. 1195, 1234 i 1641) zarządza się, co następuje:

1. W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wprowadza się:

1) Politykę w zakresie przeciwdziałania korupcji i nadużyciom finansowym oraz zapobiegania konfliktowi interesów w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) Procedurę w zakresie zwalczania nadużyć finansowych, korupcji i konfliktu interesów w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, stanowiącą załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Określa się wzór oświadczenia o zapoznaniu się z treścią Polityki w zakresie przeciwdziałania korupcji i nadużyciom finansowym oraz zapobiegania konfliktowi interesów w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej i treścią Procedury w zakresie zwalczania nadużyć finansowych, korupcji i konfliktu interesów w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia.

Traci moc zarządzenie nr 31 Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 1 listopada 2022 r. w sprawie wprowadzenia Polityki w zakresie przeciwdziałania korupcji i nadużyciom finansowym oraz zapobiegania konfliktowi interesów w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej (Dz. Urz. Min. Rodz. i Pol. Społ. poz. 32).

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

MINISTER RODZINY, PRACY
I POLITYKI SPOŁECZNEJ
Agnieszka Dziemianowicz-Bąk

Załączniki do zarządzenia nr 12
Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 22 marca 2024 r. (poz. 12)

Załącznik nr 1

POLITYKA W ZAKRESIE PRZECIWDZIAŁANIA KORUPCJI I NADUŻYCIOM FINANSOWYM ORAZ ZAPOBIEGANIA KONFLIKTOWI INTERESÓW W MINISTERSTWIE RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

I. Wprowadzenie

1. Celem Polityki w zakresie przeciwdziałania korupcji i nadużyciom finansowym oraz zapobiegania konfliktowi interesów w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwanej dalej „Polityką”, jest promowanie kultury organizacyjnej ułatwiającej zapobieganie i wykrywanie nadużyć finansowych oraz oszustw, a także wdrożenie i rozwój procedur pomocnych w identyfikowaniu nadużyć finansowych i przestępstw o charakterze korupcyjnym oraz zapobieganie konfliktowi interesów.

2. Wszystkie osoby zatrudnione w Ministerstwie mają obowiązek zapoznania się z niniejszą Polityką i przestrzegania jej postanowień w czasie wykonywania swoich obowiązków.

3. Zapoznanie się z Polityką pracownik Ministerstwa potwierdza, poprzez podpisanie oświadczenia według obowiązującego wzoru.

4. Oświadczenia będą przechowywane w sekretariatach komórek organizacyjnych Ministerstwa.

II. Definicje

Ilekroć w Polityce jest mowa o:

1) kierownictwie Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu, dyrektora generalnego oraz szefa Gabinetu Politycznego Ministra;

2) konflikcie interesów - należy przez to rozumieć sytuację, gdy pracownik Ministerstwa reprezentując państwo czy działając w imieniu państwa, jednocześnie jest powiązany albo zaangażowany, na poziomie wyznawania wartości, przekonań, ale też czynnej pracy, na rzecz podmiotu trzeciego, w procesy czy działania, którymi Ministerstwo administruje;

3) korupcji - należy przez to rozumieć nadużycie uprawnień dla prywatnych korzyści, w tym obiecywanie, proponowanie, wręczanie przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści pracownikowi Ministerstwa dla niego samego lub dla jakiejkolwiek innej osoby w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji, a także żądanie lub przyjmowanie przez pracownika Ministerstwa bezpośrednio lub pośrednio jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowanie propozycji lub obietnic takich korzyści, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji. Najczęściej spotykane działania o charakterze korupcyjnym:

a) przekupstwo (łapownictwo),

b) wykorzystywanie środków budżetowych i majątku publicznego do celów prywatnych lub osobistych korzyści,

c) płatna protekcja,

d) handel wpływami np. poparcie w wyborach lub finansowanie partii politycznej w zamian za zdobycie wpływów,

e) nieprawidłowości dotyczące zamówień publicznych, kontraktów, koncesji czy decyzji sądów, uchylanie się przed obowiązkiem celnym, podatkowym itp.,

f) świadome, niezgodne z prawem dysponowanie środkami z budżetu państwa i majątkiem, który jest dobrem publicznym,

g) faworyzowanie,

h) nepotyzm, kumoterstwo;

4) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;

5) nadużyciu finansowym - należy przez to rozumieć jakiekolwiek celowe działanie lub zaniechanie naruszające interesy finansowe krajowe oraz Wspólnot Europejskich w odniesieniu do wydatków, polegające na:

a) wykorzystaniu lub przedstawieniu nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu krajowego oraz ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu,

b) nieujawnieniu informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku w tym samym celu,

c) niewłaściwym wykorzystaniu takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane;

6) nieprawidłowości - należy przez to rozumieć jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wynikające z działania lub zaniechania działań, które spowodowało lub mogłoby spowodować szkodę dla środków budżetu państwa, ogólnego budżetu Unii Europejskiej lub budżetów przez nią zarządzanych, albo przez zmniejszenie lub utratę dochodów pobieranych bezpośrednio w imieniu Unii Europejskiej albo przez nieuzasadniony wydatek;

7) oszustwie - należy przez to rozumieć:

a) wykorzystanie lub przedstawienie nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu państwa, budżetu ogólnego Unii Europejskiej lub budżetów zarządzanych przez lub w imieniu Unii Europejskiej,

b) zatajenie informacji z naruszeniem przepisów, powodujące efekt określony w lit. a,

c) wykorzystanie środków do celów innych niż te, dla których były pierwotnie przyznane;

8) podejrzeniu popełnienia nadużycia finansowego - należy przez to rozumieć domniemanie/założenie, prowadzące do wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego na poziomie krajowym w celu stwierdzenia zamierzonego działania, w szczególności nadużycia finansowego;

9) pracowniku Ministerstwa - należy przez to rozumieć pracownika Ministerstwa bez względu na zajmowane stanowisko, podstawę nawiązania stosunku pracy, rodzaj i wymiar czasu pracy oraz miejsce świadczenia pracy, a także stażystę, praktykanta, wolontariusza, osobę zatrudnioną na podstawie umowy cywilnoprawnej;

10) ryzyku - należy przez to rozumieć miarę lub ocenę zagrożenia lub niebezpieczeństwa wynikającego z prawdopodobnych zdarzeń niezależnych od Ministerstwa albo z możliwych konsekwencji podjęcia decyzji;

11) właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć osobę, która jest odpowiedzialna za zarządzanie, aktualizowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów przypisanego jej konkretnego ryzyka, włącznie z zastosowaniem wybranych reakcji w odpowiedzi na zagrożenia;

12) zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć logiczną i systematyczną metodę tworzenia kontekstu, identyfikacji, analizy i ewaluacji ryzyka oraz nadzoru i informowania o ryzyku w sposób, który wspomoże Ministerstwo w realizacji celów i zadań;

13) zwalczaniu nadużyć finansowych - należy przez to rozumieć wprowadzenie w Ministerstwie skutecznych, efektywnych i adekwatnych mechanizmów, uwzględniających zdefiniowane rodzaje ryzyka korupcyjnego.

III. Obszary funkcjonowania Polityki

1. Obszar analiz, kontroli lub audytów

Działania mające na celu prowadzenie kontroli lub audytów (wynikających z planów kontroli lub audytu lub przeprowadzanych doraźnie), analiz, okresowych przeglądów rozwiązań w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz nadużyć finansowych i zapobiegania konfliktowi interesów.

Na wniosek członka kierownictwa Ministerstwa mogą zostać opracowane analizy dotyczące informacji o możliwych do wystąpienia nieprawidłowościach korupcyjnych w Ministerstwie i jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej lub przez niego nadzorowanych.

2. Obszar zarządzania zasobami ludzkimi

Działania mające na celu zarządzanie kompetencjami pracowników Ministerstwa w zakresie konfliktu interesów, skutków korupcji, sankcji związanych z korupcją i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym oraz nadużyć finansowych, będą realizowane w szczególności przez:

1) identyfikację stanowisk wrażliwych (zagrożonych korupcją);

2) nadzór nad podejmowaniem dodatkowego zatrudnienia przez członków korpusu służby cywilnej oraz zajęć zarobkowych przez urzędników służby cywilnej Ministerstwa;

3) proces składania i analizy oświadczeń o stanie majątkowym;

4) składanie przez pracowników Ministerstwa w procesach tego wymagających oświadczeń o bezstronności/braku konfliktu interesów;

5) przeprowadzanie opiniowania i zatwierdzania dokumentów przez co najmniej dwie osoby oraz udział innych komórek organizacyjnych Ministerstwa w opiniowaniu i zatwierdzaniu dokumentów;

6) ochronę zgłaszającego pod warunkiem, że miał on uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa;

7) zapewnienie odpowiedniego podziału zadań pomiędzy poszczególnymi pracownikami Ministerstwa, zgodny z zasadą rozdziału funkcji, mający odzwierciedlenie w opisach stanowisk pracy oraz regulaminach wewnętrznych komórek organizacyjnych Ministerstwa.

3. Obszar komunikacji i edukacji

Działania mające na celu kształtowanie i propagowanie postaw etycznych, przeciwdziałania konfliktowi interesów i nadużyć finansowych oraz podnoszenie świadomości zagrożeń korupcyjnych wśród pracowników Ministerstwa i interesantów. Działania te będą realizowane w szczególności przez:

1) współpracę w zakresie wymiany wiedzy z innymi urzędami centralnymi i jednostkami podległymi Ministrowi Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej lub przez niego nadzorowanymi;

2) raportowanie stanów ewentualnego zagrożenia korupcją w materiałach dotyczących kontroli zarządczej;

3) systematyczne szkolenie pracowników Ministerstwa z zakresu identyfikacji i zwalczania konfliktu interesów oraz nadużyć finansowych.

4. Obszar zamówień publicznych oraz gospodarowania mieniem i środkami publicznymi

Działania mające na celu wzmocnienie przejrzystości, konkurencyjności i obiektywizmu procesu udzielania zamówień publicznych oraz gospodarowania mieniem i środkami publicznymi, będą realizowane w szczególności przez:

1) cykliczny przegląd procedur zamówień publicznych oraz gospodarowania mieniem i środkami publicznymi;

2) kontrole lub audyty wybranych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, wynikające z analizy ryzyka.

5. Obszar tworzenia regulacji wewnętrznych i legislacji przygotowywanej przez Ministerstwo

Działania mające na celu wypracowanie i wdrożenie mechanizmów oceny projektów aktów prawnych, okresowej oceny efektywności oraz jakości obowiązujących przepisów pod względem antykorupcyjnym, będą realizowane w szczególności przez cykliczny przegląd i aktualizację regulacji wewnętrznych pod kątem zagrożeń korupcyjnych. Każda zmiana w regulacjach skutkuje koniecznością aktualizacji danego dokumentu oraz zatwierdzaniem przez co najmniej dwie osoby oraz z udziałem innych komórek organizacyjnych Ministerstwa w tym procesie.

IV. Odpowiedzialność

Zaangażowanie kierownictwa Ministerstwa to niezbędny element przeciwdziałania korupcji i nadużyciom finansowym oraz zapobiegania konfliktowi interesów w Ministerstwie. Bez woli wdrożenia zmian oraz rzeczywistych działań kadry zarządzającej, każdy proces w jednostce administracji publicznej zakończy się niepowodzeniem, co może wpływać demoralizująco na pracowników Ministerstwa.

W Ministerstwie zaangażowanie kierownictwa realizowane jest przez:

1) wdrożenie wewnętrznych regulacji;

2) dbanie o dobrą i skuteczną komunikację z pracownikami Ministerstwa;

3) wdrożenie sposobu postępowania w przypadku zaistnienia korupcji, o których mowa w cz. VI. Korupcja, nadużycia finansowe i konflikt interesów, w ust. 3. Sposób postępowania w przypadku zaistnienia korupcji;

4) regularną ocenę ryzyka wystąpienia korupcji w podległej komórce organizacyjnej oraz uwzględnianie jej wyników w zarządzaniu ryzykiem.

Odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych, konfliktu interesów i korupcji została przypisana osobom odpowiedzialnym za realizację celów i zadań Ministerstwa.

Osoby te odpowiedzialne są za:

1) zapewnienie skutecznego, efektywnego i adekwatnego systemu kontroli zarządczej w obszarze ich odpowiedzialności;

2) zapobieganie i identyfikowanie nadużyć finansowych;

3) zapewnienie należytej staranności i wdrażania działań zapobiegawczych w przypadku wykrycia nadużyć finansowych, konfliktu interesów lub korupcji;

4) podejmowanie działań naprawczych.

Ogólną odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych, korupcji oraz zapobiegania konfliktowi interesów w komórkach organizacyjnych ponosi dyrektor komórki organizacyjnej.

Za bieżące zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych odpowiadają także zastępcy dyrektorów, naczelnicy wydziałów i wyznaczeni pracownicy.

Odpowiedzialność ta obejmuje:

1) funkcjonowanie odpowiedniego systemu kontroli zarządczej w zakresie ich kompetencji, w obszarach najbardziej narażonych na wystąpienie nadużyć;

2) zapobieganie nadużyciom finansowym i ich wykrywanie;

3) należytą staranność i wdrożenie środków ostrożnościowych w razie podejrzenia nadużycia finansowego;

4) zapobiegania wystąpieniu konfliktu interesów;

5) podejmowanie działań naprawczych.

V. Polityka szkoleniowa i podnoszenie świadomości w zakresie przeciwdziałania korupcji i nadużyciom finansowym oraz zapobiegania konfliktowi interesów w Ministerstwie

Podstawą właściwego doboru rozwiązań organizacyjnych i prawnych w zakresie przeciwdziałania korupcji i nadużyciom finansowym oraz zapobiegania konfliktowi interesów w Ministerstwie, a następnie ich prawidłowego funkcjonowania jest odpowiednio przygotowana do tego kadra. Aby wykonywać powierzone obowiązki w sposób właściwy, pracownik Ministerstwa powinien znać:

1) określone przepisy prawa powszechnie obowiązującego, których znajomość wymagana jest na danym stanowisku;

2) wewnętrzne procedury obowiązujące w Ministerstwie.

W Ministerstwie jest wprowadzony cykl szkoleniowy dla nowo zatrudnionych pracowników, który obejmuje m.in. następujące zagadnienia:

1) etyka jako podstawowy element kształtowania właściwych postaw pracowników Ministerstwa (uzupełnienie może stanowić dostępny online program szkoleniowy Szefa Służby Cywilnej);

2) kultura uczciwości w Ministerstwie (pojęcia takie jak: publiczne/państwowe, dobro wspólne itp.), - misja służby publicznej i etos zawodowy;

3) rola i specyfika Ministerstwa w odniesieniu do działania na rzecz obywateli.

W ramach szkoleń prowadzone będą również obowiązkowe szkolenia z zakresu etyki, kultury uczciwości, przeciwdziałania korupcji i konfliktowi interesów w cyklu trzyletnim. Systematyczna działalność szkoleniowa wzmacnia efektywność wykonywanych zadań oraz pozwala minimalizować ryzyko korupcji i nadużyć finansowych.

W celu podnoszenia wiedzy i aktualizacji wiedzy już posiadanej, pracownicy Ministerstwa mają możliwość udziału w szkoleniach otwartych, w tym w zakresie zapobiegania korupcji, nadużyciom finansowym oraz konfliktowi interesów.

VI. Korupcja, nadużycia finansowe i konflikt interesów

1. Ocena ryzyka korupcyjnego

Ocena ryzyka korupcyjnego służy przede wszystkim minimalizowaniu możliwości wystąpienia tego zjawiska. Ocena ryzyka korupcyjnego jest wyrazem odpowiedzialności instytucjonalnej przez:

1) zapobieganie przestępczości i nieprawidłowościom, w tym unikanie potencjalnych szkód (finansowych, kadrowych, wizerunkowych, organizacyjnych itp.);

2) możliwość zaprojektowania dostosowanej do potrzeb strategii działań antykorupcyjnych w Ministerstwie;

3) zwiększanie świadomości zagrożeń korupcyjnych wśród kierownictwa Ministerstwa i pracowników Ministerstwa (przy spełnieniu warunku aktywnego uczestnictwa w prowadzonej ocenie wszystkich stron);

4) doskonalenie systemu zarządzania ryzykiem;

5) optymalizacja procesów realizowanych w Ministerstwie (wyniki oceny pozwalają wprowadzać niezbędne usprawnienia).

2. Zapobieganie korupcji i nadużyciom finansowym

Wytyczne, o których mowa w zarządzeniu nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 r. w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej (M.P. poz. 953) obligują pracowników do praworządnego działania, bezstronnego traktowania odbiorców swoich usług, rzetelnego i profesjonalnego wykonywania swoich obowiązków.

Pracownicy Ministerstwa zobowiązani są także do zachowania lojalności wobec Ministerstwa i zwierzchników, powinni odmawiać wykonywania poleceń sprzecznych z prawem oraz powiadamiać przełożonych o takich przypadkach. Powinni jednakowo traktować wszystkich uczestników postępowań administracyjnych, odcinając się od jakichkolwiek wpływów i nacisków. Nie mogą żądać i przyjmować jakichkolwiek korzyści majątkowych bądź osobistych. Wytyczne wskazują, że członek korpusu służby cywilnej dba o rozwój własnych kompetencji i wiedzy zawodowej oraz o dobre stosunki międzyludzkie, a także jest życzliwy ludziom i przestrzega zasad poprawnego zachowania.

Zwalczanie nadużyć finansowych, w tym ograniczenie ryzyka wystąpienia nadużyć finansowych do akceptowalnego poziomu, jest kluczem zarówno do zapobiegania potencjalnym oszustwom i korupcji, jak i zwiększania zaangażowania pracowników Ministerstwa w eliminowanie nadużyć finansowych w Ministerstwie.

Bardzo ważnym aspektem jest kultura etyczna, która może być budowana przez wdrażanie ogólnych mechanizmów, w tym:

1) deklaracja misji i informacje od kierownictwa - jednoznaczny przekaz dla wszystkich pracowników Ministerstwa dotyczący stosowania najwyższych standardów etycznych;

2) kodeks postępowania - zasady etyki korpusu służby cywilnej, do którego przestrzegania zobowiązani są wszyscy pracownicy Ministerstwa.

3. Sposób postępowania w przypadku zaistnienia korupcji:

1) w przypadku zaistnienia sytuacji, w której interesant sugeruje załatwienie sprawy poprzez złożenie propozycji korupcyjnej lub próbę wręczenia korzyści należy odmówić - w taki sposób, by nie pozostawić wątpliwości proponującemu. Jednocześnie należy poinformować interesanta, że zachowanie to może być potraktowane jako przestępstwo korupcyjne;

2) w razie kontynuowania przez interesanta zachowania świadczącego o woli wręczenia korzyści majątkowej albo jej obietnicy należy dołożyć starań, aby podczas dalszej rozmowy był obecny inny pracownik Ministerstwa, który będzie świadkiem;

3) nie należy przyjmować korzyści majątkowej albo jej obietnicy;

4) należy zgłosić bezpośredniemu przełożonemu fakt złożenia propozycji korupcyjnej lub próbę wręczenia korzyści;

5) interesant nie może pozostać sam w pomieszczeniu, w którym przebywa albo w którym doszło dozdarzenia korupcyjnego;

6) należy zabezpieczyć miejsce zdarzenia. Zabezpieczenie polega w szczególności na niedopuszczeniu osób postronnych, uniemożliwieniu zatarcia śladów (np. linii papilarnych) lub ich zniszczenia (np. dokumentów);

7) pracownik Ministerstwa powinien opisać zdarzenie w notatce służbowej dla przełożonego, zawierającej w miarę możliwości odpowiedzi na pytania kto? co? gdzie? kiedy? w jaki sposób? czym? dlaczego?;

8) pracownik Ministerstwa, który otrzymał propozycję korupcyjną, współpracuje z organami ścigania w celu wyjaśnienia okoliczności zdarzenia;

9) w przypadku otrzymania propozycji korupcyjnej należy działać niezwłocznie.

4. Sposób postępowania w przypadku nadużyć finansowych

Każdy pracownik Ministerstwa w przypadku powzięcia istotnych informacji świadczących o możliwości wystąpienia podejrzenia nadużycia finansowego skutkującego wystąpieniem czynu zabronionego, zobowiązany jest do powiadomienia przełożonego. Informacje o podejrzeniu nadużycia finansowego są weryfikowane zgodnie z przyjętymi regulacjami wewnętrznymi w tym zakresie. Jeśli zebrany materiał dowodowy uprawdopodobni/potwierdzi podejrzenie wystąpienia nadużycia finansowego Ministerstwo zobowiązane jest do przekazania zgłoszenia do właściwych organów dochodzeniowo-śledczych celem wszczęcia postępowania.

5. Przeciwdziałanie wystąpieniu konfliktu interesów

Procesy szczególnie narażone na wystąpienie rzeczywistego konfliktu interesów to:

1) zamówienia publiczne (np. ryzyko wyboru wykonawcy niespełniającego warunków zamówienia, ze względu na konflikt interesów);

2) wybór projektów do dofinansowania (np. zawyżenie oceny punktowej jednego z projektów, w wyniku czego projekt ten otrzyma dofinansowanie, pomimo iż nie wpisuje się w założenia konkursu);

3) procedura odwoławcza (np. ryzyko braku obiektywizmu w rozstrzyganiu protestów na skutek wystąpienia konfliktu interesów);

4) kontrola lub audyt projektu (np. ryzyko ograniczenia zastrzeżeń sformułowanych w wyniku kontroli na skutek wystąpienia konfliktu interesów);

5) informowanie o nieprawidłowościach oraz proces ich odzyskiwania (np. ryzyko niezgłoszenia i nieodzyskania nieprawidłowości, pomimo istnienia do tego przesłanek, ze względu na konflikt interesów);

6) wydawanie decyzji administracyjnych (np. ryzyko uchylenia decyzji określającej kwotę do zwrotu);

7) weryfikacja wniosków o płatność i poświadczeń (konflikt interesów prowadzący do uwzględnienia w poświadczeniu wydatków, które nie zostały zweryfikowane lub są niekwalifikowalne).

6. Sposób postępowania w przypadku zaistnienia konfliktu interesów

Zgodnie z art. 61 „RF 2018” Podmiotom upoważnionym do działań finansowych (…) oraz innym osobom, w tym również organom krajowym na dowolnym szczeblu, uczestniczącym w wykonaniu budżetu w ramach zarządzania bezpośredniego, pośredniego i dzielonego, w tym również w odnośnych działaniach przygotowawczych, a także w audycie lub kontroli, zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami Unii Europejskiej. Podmioty te muszą również podejmować odpowiednie środki, aby zapobiegać powstaniu konfliktu interesów w ramach funkcji wchodzących w zakres ich odpowiedzialności oraz aby zareagować na sytuacje, które obiektywnie można postrzegać jako konflikt interesów”.

Aby uniknąć konfliktu interesów należy zachowywać równy, profesjonalny dystans do interesariuszy, wystrzegać się decyzji mających znamiona nepotyzmu.

W przypadku, gdy:

1) jakakolwiek sytuacja, która tworzy lub przyczynia się do potencjalnego zaistnienia konfliktu interesów pomiędzy prywatnym interesem pracownika Ministerstwa a interesem Ministerstwa, musi być natychmiast zgłoszona bezpośredniemu przełożonemu;

2) każdy pracownik Ministerstwa pisemnie informuje bezpośredniego przełożonego o prowadzeniu jakiejkolwiek działalności na rzecz innej instytucji lub istnieniu jakichkolwiek relacji natury finansowej, handlowej, zawodowej, rodzinnej lub osobistej, która mogłaby wpłynąć na jego bezstronność w wykonywaniu obowiązków służbowych;

3) informacja, o której mowa w pkt 2, powinna być przez pracownika Ministerstwa przekazana w momencie zapoznania się z Polityką lub jeśli sytuacja taka zaistnieje w czasie późniejszym, niezwłocznie po jej zaistnieniu;

4) zgłoszenie powinno wskazywać okres trwania konfliktu interesów (a przynajmniej datę jego powstania) oraz obszar działalności Ministerstwa, w której konflikt ten występuje. W szczególności pracownik Ministerstwa wskaże, z jakim rodzajem jego czynności zawodowych wiąże się ryzyko dla interesów Ministerstwa;

5) w oparciu o dane zawarte w zgłoszeniu dyrektor komórki organizacyjnej podejmie jedno lub kilka z następujących działań:

a) omówi okoliczności faktyczne konfliktu interesów z pracownikiem Ministerstwa w celu uzyskania danych niezbędnych do ustalenia dalszego postępowania,

b) wyłączy pracownika Ministerstwa z obszaru decyzyjnego lub zespołu projektowego, którego dotyczy konflikt interesów,

c) dokona zmiany podziału obowiązków i zakresu odpowiedzialności wśród pracowników,

d) anuluje toczące się postępowania decyzyjne lub o ile to możliwe, cofnie podjęte przez pracownika Ministerstwa działania,

e) zastosuje w stosunku do pracownika Ministerstwa przewidziane prawem lub umową z pracownikiem Ministerstwa działania lub sankcje dyscyplinarne.

7. Mechanizmy służące przeciwdziałaniu konfliktowi interesów:

1) podpisywanie przez osoby uczestniczące w procesie wyboru projektów do dofinansowania, weryfikacji wniosków o płatność oraz kontroli i audytu (zarówno przez pracowników Ministerstwa jak i ekspertów) odpowiednich deklaracji/oświadczeń, składanych zgodnie z procedurami obowiązującymi w Ministerstwie w zależności od obszaru, którego będą dotyczyły;

2) składanie przez pracowników Ministerstwa zaangażowanych w czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowań o udzielanie zamówienia publicznego pisemnych oświadczeń o zaistnieniu lub nieistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720);

3) pracownik Ministerstwa biorący udział w pracach związanych z przeprowadzaniem procedury udzielania zamówienia publicznego, przed podjęciem jakichkolwiek czynności w tym zakresie, w sytuacji, gdy posiada wiedzę, iż może wystąpić konflikt interesu zagrażający jego bezstronności lub niezależności w ramach danego postępowania, informuje o tym fakcie przełożonego i wnioskuje o wyłączenie z postępowania;

4) zapewnienie odpowiedniego podziału zadań pomiędzy poszczególnymi pracownikami Ministerstwa zgodnego z zasadą rozdzielności funkcji i mającego odzwierciedlenie w opisach stanowisk pracy;

5) przeprowadzanie opiniowania i zatwierdzania dokumentów przez co najmniej dwie osoby oraz udział innych komórek organizacyjnych Ministerstwa w opiniowaniu i zatwierdzaniu dokumentów;

6) szkolenia zwiększające poziom świadomości pracowników Ministerstwa w obszarze zwalczania nadużyć finansowych, korupcji i konfliktu interesów.

VII. Prowadzenie analizy ryzyka korupcyjnego i nadużyć finansowych i wykazu stanowisk zagrożonych korupcją

1. W Ministerstwie prowadzona jest analiza ryzyka korupcyjnego na zasadach określonych w przepisach regulujących funkcjonowanie kontroli zarządczej w Ministerstwie. Sposób sporządzania analizy ryzyka korupcyjnego określa Biuro Kontroli i Audytu. W oparciu o roczne wyniki analizy ryzyka Biuro Kontroli i Audytu sporządza podsumowanie analizy ryzyka w tym zagrożeń korupcyjnych w Ministerstwie. Podsumowanie analizy ryzyka jest przekazywane do wiadomości członków Kierownictwa Ministerstwa oraz dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa.

2. W Ministerstwie prowadzi się wykaz stanowisk pracy objętych zagrożeniem korupcyjnym. Wykaz zawiera, odrębnie dla każdej komórki organizacyjnej Ministerstwa, następujące informacje:

1) nazwa komórki organizacyjnej;

2) symbol opisu stanowiska pracy;

3) nazwa stanowiska pracy.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa zgłasza informację o konieczności aktualizacji informacji zawartych w wykazie niezwłocznie po wystąpieniu okoliczności uzasadniających wprowadzenie zmiany.

VIII. Zgłaszanie i przyjmowanie informacji o zagrożeniach korupcyjnych, nadużyciach finansowych i konfliktowi interesów

1. Pracownik Ministerstwa, który uzyska informację o zagrożeniach korupcyjnych, nadużyciach finansowych i konflikcie interesów niezwłocznie przekazuje ustną lub pisemną informację o tym zagrożeniu lub zachowaniu bezpośredniemu przełożonemu.

2. W przypadku gdy informacja, o której mowa w ust. 1, dotyczy członka Kierownictwa Ministerstwa, Szefa Gabinetu Politycznego Ministra, jest przekazywana bezpośrednio Ministrowi.

3. Informacje o zagrożeniu lub zachowaniu, o których mowa mogą być również zgłaszane:

1) w formie pisemnej na adres: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00-513 Warszawa;

2) pisemnie poprzez formularz na stronie internetowej Ministerstwa https://www.gov.pl/web/rodzina/dane-kontaktowe;

3) w formie pisemnej w Biurze Podawczym Ministerstwa.

IX. Postanowienia ogólne Polityki

1. Obowiązek poinformowania pracowników Ministerstwa o konieczności zapoznania się z Polityką spoczywa na jego przełożonym.

2. Pracownik Ministerstwa jest obowiązany zapoznać się i zobowiązać do przestrzegania zapisów Polityki poprzez podpisanie oświadczenia o zapoznaniu się z Polityką, które stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. Oświadczenia będą przechowywane w sekretariatach komórek organizacyjnych Ministerstwa.

Załącznik nr 2

PROCEDURA W ZAKRESIE ZWALCZANIA NADUŻYĆ, KORUPCJI I KONFLIKTU INTERESÓW W RAMACH KRAJOWEGO PLANU ODBUDOWY I ZWIĘKSZANIA ODPORNOŚCI W MINISTERSTWIE RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

I. Wprowadzenie

Celem Procedury w zakresie zwalczania nadużyć, korupcji i konfliktu interesów w ramach krajowego planu odbudowy i zwiększania odporności w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwanej dalej „Procedurą” jest zapobieganie i wykrywanie nadużyć, korupcji, konfliktu interesów i podwójnego finansowania oraz zapewnienie podejmowania odpowiednich działań na wypadek zaistnienia takich sytuacji.

Ministerstwo w ramach procedury zwalczania nadużyć finansowych, korupcji i konfliktu interesów jako IOI, IOR zobowiązuje się do przestrzegania norm prawnych, etycznych, moralnych przestrzegania zasad rzetelności, obiektywizmu i uczciwości, w tym zapewnienia realizacji działań w taki sposób, aby Ministerstwo było postrzegane jako instytucja skutecznie przeciwdziałająca nadużyciom finansowym, korupcji i konfliktowi interesów.

Procedura pozostaje w zgodności z przepisami wewnętrznymi obowiązującymi w Ministerstwie oraz zewnętrznymi uregulowaniami prawnymi, w szczególności:

1) wymaganiami wynikającymi z art. 61 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniające rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylające rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz.U.UE.L. 193.1 z 30.07.2018 r. str. 1) zwanego dalej „RF 2018”;

2) wytycznymi w zakresie kontroli w ramach planu rozwojowego współfinansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności;

3) wytycznymi KE dotyczącymi oceny systemów kontroli wewnętrznej ustanowionych przez państwa członkowskie w ramach Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności, w tym załącznikiem nr 3, o którym mowa w cz. 2, Key Requirement 2 (KR 2.1) ww. Wytycznych - Wzór strategii zwalczania nadużyć finansowych - w celu efektywnego zarządzania potencjalnymi lub rzeczywistymi rodzajami ryzyk nadużyć, które mogłyby w jakikolwiek sposób wiązać się z ryzykiem naruszenia interesów finansowych Unii Europejskiej;

4) załącznikiem nr 1 (dot. Minimalnego zakresu ustanowionych regulacji wewnętrznych i procedur IOR/IOI) do Wytycznych w zakresie kontroli w ramach planu rozwojowego współfinansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności;

5) postanowieniami Ramowej procedury dotyczącej polityki/strategii IOR/IOI/JW w zakresie zwalczania nadużyć finansowych, korupcji i konfliktu interesów w ramach KPO;

6) opisem funkcji i procedur Instytucji odpowiedzialnej za realizację reformy oraz Instytucji odpowiedzialnej za realizację inwestycji Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 27 października 2023 r.;

7) procedurą stosowania Arachne w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jako Instytucji odpowiedzialnej za realizację inwestycji / Instytucji odpowiedzialnej za realizację reformy w ramach KPO;

8) procedurą kontroli realizacji reform/inwestycji w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jako Instytucji odpowiedzialnej za realizację inwestycji/Instytucji odpowiedzialnej za realizację reformy w ramach KPO;

9) zarządzeniem nr 9 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 21 czerwca 2022 r. w sprawie zasad zgłaszania wewnętrznych naruszeń prawa w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej zmienione zarządzeniem nr 17 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z dnia z dnia 30 września 2022 r.

II. Definicje

Ilekroć w Polityce jest mowa o:

1) AFCOS - rozumie się przez to jednostkę koordynującą zwalczanie nadużyć finansowych;

2) Arachne - rozumie się przez to zintegrowane narzędzie informatyczne służące do wyszukiwania i poszerzania zbioru danych opracowane przez Komisję Europejską. Ma ono zapewniać wsparcie Ministerstwa, jako IOR/IOI w ramach KPO, podczas kontroli administracyjnych i kontroli zarządzania w obszarze programów finansowania unijnego;

3) IK KPO - rozumie się przez to Instytucję Koordynującą Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności, Instytucja Koordynująca KPO - minister właściwy ds. rozwoju regionalnego, w zakresie zadań, o których mowa w art. 14le ust. 2 UZPPR;

4) IOI - rozumie się przez to instytucję odpowiedzialną za realizację inwestycji w ramach KPO - minister kierujący działem administracji rządowej, któremu zgodnie z KPO zostało powierzone zadanie realizacji inwestycji;

5) IOR - rozumie się przez to instytucję odpowiedzialną za realizację reformy w ramach KPO, Instytucja odpowiedzialna za realizację reformy - minister kierujący działem administracji rządowej, któremu zgodnie z KPO zostało powierzone zadanie realizacji reformy;

6) JW - rozumie się przez to jednostkę wspierającą podmiot, któremu, w drodze porozumienia albo umowy zawartych z IOI, została powierzona realizacja zadań w ramach inwestycji;

7) KE - rozumie się przez to Komisję Europejską;

8) kierownictwie Ministerstwa - rozumie się przez to Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu, dyrektora generalnego oraz szefa Gabinetu Politycznego Ministra;

9) komórce organizacyjnej - rozumie się przez to departament lub biuro w Ministerstwie oraz samodzielne stanowisko utworzone na podstawie ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1188 oraz z 2023 r. poz. 1195, 1234 i 1641);

10) KPO - rozumie się przez to Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększenia Odporności w rozumieniu ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2023 r. poz. 1259 i 1273) współfinansowany ze środków Instrumentu na Rzecz Odbudowy i Zwiększenia Odporności;

11) konflikt interesów - zgodnie z art. 61 RF 2018 istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby, w tym również organów krajowych na dowolnym szczeblu, uczestniczących w wykonaniu budżetu w ramach zarządzania bezpośredniego, pośredniego i dzielonego, w tym również w odnośnych działaniach przygotowawczych, a także w audycie lub kontroli, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste;

12) korupcji - rozumie się przez to nadużycie uprawnień dla prywatnych korzyści, w tym obiecywanie, proponowanie, wręczanie przez jakąkolwiek osobę, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek nienależnych korzyści pracownikowi Ministerstwa dla niego samego lub dla jakiejkolwiek innej osoby w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji, a także żądanie lub przyjmowanie przez pracownika Ministerstwa bezpośrednio lub pośrednio jakichkolwiek nienależnych korzyści, dla niej samej lub dla jakiejkolwiek innej osoby, lub przyjmowanie propozycji lub obietnic takich korzyści, w zamian za działanie lub zaniechanie działania w wykonywaniu jej funkcji. Najczęściej spotykane działania o charakterze korupcyjnym:

a) przekupstwo (łapownictwo),

b) wykorzystywanie środków budżetowych i majątku publicznego do celów prywatnych lub osobistych korzyści,

c) płatna protekcja,

d) handel wpływami, np. poparcie w wyborach lub finansowanie partii politycznej w zamian za zdobycie wpływów,

e) nieprawidłowości dotyczące zamówień publicznych, kontraktów, koncesji czy decyzji sądów, uchylanie się przed obowiązkiem celnym, podatkowym itp.,

f) świadome, niezgodne z prawem dysponowanie środkami z budżetu państwa i majątkiem, który jest dobrem publicznym,

g) faworyzowanie,

h) nepotyzm, kumoterstwo;

13) Ministerstwie - rozumie się przez to Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jako IOR/IOI w ramach KPO;

14) Ministrze - rozumie się przez to Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;

15) nadużyciu finansowym - rozumie się przez to jakiekolwiek celowe działanie lub zaniechanie naruszające interesy finansowe krajowe oraz Wspólnot Europejskich w odniesieniu do wydatków, polegające na:

a) wykorzystaniu lub przedstawieniu nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu krajowego oraz ogólnego Wspólnot Europejskich lub budżetów zarządzanych przez Wspólnoty Europejskie lub w ich imieniu,

b) nieujawnieniu informacji z naruszeniem szczególnego obowiązku, w tym samym celu,

c) niewłaściwym wykorzystaniu takich środków do celów innych niż te, na które zostały pierwotnie przyznane;

16) nieprawidłowości - rozumie się przez to jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wynikające z działania lub zaniechania działań, które spowodowało lub mogłoby spowodować szkodę dla środków budżetu państwa, ogólnego budżetu Unii Europejskiej lub budżetów przez nią zarządzanych, albo przez zmniejszenie lub utratę dochodów pobieranych bezpośrednio w imieniu Unii Europejskiej albo przez nieuzasadniony wydatek;

17) OFiP - rozumie się przez to opis funkcji i procedur Instytucji odpowiedzialnej za realizację reformy oraz Instytucji odpowiedzialnej za realizację inwestycji z dnia 27 października 2023 r.;

18) OLAF - rozumie się przez to Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych;

19) oszustwie - rozumie się przez to:

a) wykorzystanie lub przedstawienie nieprawdziwych, niepoprawnych lub niepełnych oświadczeń lub dokumentów, które ma na celu sprzeniewierzenie lub bezprawne zatrzymanie środków z budżetu państwa, budżetu ogólnego Unii Europejskiej lub budżetów zarządzanych przez lub w imieniu Unii Europejskiej,

b) nieujawnienie informacji z naruszeniem przepisów, powodujące efekt określony w lit. a,

c) wykorzystanie środków do celów innych niż te, dla których były pierwotnie przyznane;

20) podejrzeniu popełnienia nadużycia finansowego - rozumie się przez to domniemanie/założenie, prowadzące do wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego na poziomie krajowym w celu stwierdzenia zamierzonego działania, w szczególności nadużycia finansowego;

21) podwójne finansowanie - rozumie się przez to głównie poświadczenie, zrefundowanie lub rozliczenie tego samego wydatku w ramach różnych źródeł finansowania;

22) pracowniku Ministerstwa -rozumie się przez to pracownika Ministerstwa bez względu na zajmowane stanowisko, podstawę nawiązania stosunku pracy, rodzaj i wymiar czasu pracy oraz miejsce świadczenia pracy, a także stażystę, praktykanta i wolontariusza;

23) ryzyku - rozumie się przez to miarę lub ocenę zagrożenia lub niebezpieczeństwa wynikającego z prawdopodobnych zdarzeń niezależnych od Ministerstwa albo z możliwych konsekwencji podjęcia decyzji;

24) Skanerze - rozumie się przez to aplikację wchodzącą w skład systemu teleinformatycznego służącą do weryfikacji informacji o podmiotach i osobach na podstawie danych z rejestrów;

25) UZPPR - rozumie się przez to ustawę z dnia z dnia 6 grudniu dnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju;

26) właścicielu ryzyka - rozumie się przez to osobę, która jest odpowiedzialna za zarządzanie, aktualizowanie i kontrolowanie wszystkich aspektów przypisanego jej konkretnego ryzyka, włącznie z zastosowaniem wybranych reakcji w odpowiedzi na zagrożenia;

27) Wytyczne - rozumie się przez to Wytyczne w zakresie kontroli w ramach programu rozwojowego współfinansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności;

28) zarządzaniu ryzykiem - rozumie się przez to logiczną i systematyczną metodę tworzenia kontekstu, identyfikacji, analizy i ewaluacji ryzyka oraz nadzoru i informowania o ryzyku w sposób, który wspomoże Ministerstwo w realizacji celów i zadań;

29) zgłoszeniu - rozumie się przez to przekazanie informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości/działań niepożądanych w trakcie realizacji celów i zadań Ministerstwa, w tym przy wdrażaniu KPO, za pośrednictwem dostępnych kanałów.

III. Identyfikowanie poważnych nieprawidłowości

Ministerstwo jest zobowiązane do zapobiegania poważnym nieprawidłowościom, identyfikowania, pozyskiwania, gromadzenia oraz analizowania informacji o poważnych nieprawidłowościach, a także ich korygowania.

1. Ministerstwo w celu ograniczenia prawdopodobieństwa wystąpienia skutków nieuczciwych zachowań wdrożyło środki zwalczania nadużyć finansowych, korupcji i konfliktu interesów i w tym celu korzysta z systemu Arachne oraz systemu SKANER. Procedury dotyczące wykorzystania ww. systemów zostały opisane w osobnych procedurach obowiązujących w IOI/IOR tj. procedurą stosowania Arachne w Ministerstwie oraz procedurą kontroli realizacji reform/inwestycji w Ministerstwie.

2. Ministerstwo pozyskuje informacje o poważnych nieprawidłowościach w szczególności na podstawie:

1) informacji pozyskanych w trakcie wykonywania bieżących zadań, w tym prowadzonych kontroli;

2) informacji pozyskanych od:

a) innych podmiotów zaangażowanych w audyty lub kontrole przeprowadzane w ramach KPO (m.in. KE, Najwyższa Izba Kontroli, audyt wewnętrzny),

b) instytucji uczestniczących we wdrażaniu KPO (np. IK KPO, Instytucji audytującej KPO),

c) innych podmiotów niezaangażowanych w zarządzanie funduszami UE (np. organów ścigania),

d) od osób zgłaszających potencjalne nieprawidłowości, w tym nadużycia finansowe (tzw. sygnalistów).

3. Ministerstwo przekazuje do IK KPO informacje o poważnych nieprawidłowościach w odniesieniu do reform, inwestycji lub przedsięwzięć. Ministerstwo przekazuje nie tylko informacje o stwierdzonych przez siebie nieprawidłowościach, zbiera też dane od JW i zbiorczo przekazuje je do IK KPO.

4. Informacja o poważnych nieprawidłowościach, obejmująca swoim zakresem dane za wskazany okres, przekazywana jest do IK KPO w trybie kwartalnym (kwartał kalendarzowy) w terminie 1 miesiąca po zakończeniu kwartału. Wzór informacji o poważnych nieprawidłowościach określający zakres danych przekazywanych do IK KPO stanowi załącznik nr 4 do Wytycznych. W przypadku braku zidentyfikowania w danym kwartale poważnych nieprawidłowości Ministerstwo zobowiązane jest do przekazania do IK KPO informacji w tym zakresie w wyżej wskazanym terminie.

5. Informacje o poważnych nieprawidłowościach przekazywane przez Ministerstwo podlegają szczególnej ochronie ze względu na zamieszczane w nich informacje wrażliwe, dotyczące m.in. danych osób fizycznych i prawnych, szczegółów praktyk prowadzących do wystąpienia poważnych nieprawidłowości, w tym nadużyć finansowych, a także sankcji administracyjnych lub karnych. Informacje te są wykorzystywane wyłącznie do użytku służbowego.

6. Kwartalne przekazywanie do IK KPO informacji o poważnych nieprawidłowościach nie zwalnia Ministerstwa z obowiązku przekazywania wraz z Oświadczeniem (stanowiącym odpowiednio załącznik nr 3a i 3b do Wytycznych) wykazu zidentyfikowanych w trakcie realizowanych zadań poważnych nieprawidłowości: nadużyć finansowych, korupcji i konfliktu interesów oraz informacji o sposobie skorygowania, a także informacji o działaniach naprawczych w toku oraz o zakończonych od przekazania poprzedniego Oświadczenia.

7. IK KPO dokonuje analizy przekazywanych przez Ministerstwo informacji o poważnych nieprawidłowościach i odpowiednio uwzględnia je przy przygotowywaniu Deklaracji zarządczej przekazywanej do KE.

8. W ramach czynności wyjaśniających IK KPO może zwrócić się do Ministerstwa o przeprowadzenie analizy ryzyka, przeprowadzenie kontroli lub przekazanie wyjaśnień - wraz z przekazaniem stosownych dokumentów.

9. Informacja o stwierdzeniu poważnej nieprawidłowości nadużycia finansowego, korupcji lub konfliktu interesów oraz o podjętych, w trakcie realizacji lub planowanych działaniach korygujących jest uwzględniana w Deklaracji zarządczej przekazywanej do KE wraz z wnioskiem o płatność.

10. Ministerstwo umożliwia zapoznanie się pracowników zaangażowanych we wdrażanie KPO z następującymi dokumentami:

1) wytycznymi KE dotyczącymi unikania konfliktu interesów i zarządzania takimi konfliktami na podstawie rozporządzenia finansowego;

2) wytycznymi dotyczącymi oceny systemów kontroli wewnętrznej ustanowionych w państwach członkowskich w ramach Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności;

3) rekomendacjami postępowań antykorupcyjnych przy udzielaniu zamówień publicznych;

4) konflikt interesów w zamówieniach publicznych. Praktyczny poradnik;

5) konflikt interesów. Czym jest i jak go unikać? Poradnik dla pracowników administracji rządowej;

6) identyfikowanie przypadków konfliktu interesów w postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych w ramach działań strukturalnych. Praktyczny przewodnik dla kierowników.

Dokumenty, o których mowa w pkt 3-6, ujęto w załącznikach nr 5-8 do Wytycznych.

11. IK KPO, IOR, IOI i JW współpracują w celu ochrony interesów finansowych UE oraz przyznają niezbędne prawa i dostęp dla OLAF do prowadzenia dochodzeń, w tym również kontroli na miejscu i inspekcji, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego I Rady (UE, Euratom) nr 883/2013 z dnia 11 września 2013 r. dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz uchylające rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady i rozporządzenie Rady (Euratom) nr 1074/1999 (Dz. U. UE.L. 248 z 18.09.2013 r. str. 1).

12. Koordynację współpracy z OLAF zapewnia jednostka AFCOS w Ministerstwie Finansów. Procedury IK KPO, IOR, IOI i JW uwzględniają w odniesieniu do tych dochodzeń - w zależności od przypadku i zastosowanego podejścia OLAF - możliwość współpracy zarówno z AFCOS, jak również bezpośrednio z OLAF.

13. IOR, IOI są zobowiązane do zapewnienia, by wszystkie podmioty, w tym IOR, IOI i JW, zaangażowane w realizację reformy lub inwestycji poddały się kontroli i audytowi wykonywanym przez instytucję audytującą KPO, KE, OLAF, Europejski Trybunał Obrachunkowy, inne podmioty do tego uprawnione na podstawie przepisów odrębnych, lub na zlecenie tych instytucji, oraz przekazywały informacje niezbędne do kontroli i audytu reformy lub inwestycji zgodnie z obowiązkami i wymogami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/241 z dnia 12 lutego 2021 r. ustanawiające Instrument na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności (Dz. Urz. UE L 57 z 18.02.2021, s. 17).

IV. Definiowanie i ocena ryzyka nadużyć finansowych

1. Ocena ryzyka służy zapobieganiu i minimalizowaniu możliwości wystąpienia korupcji, konfliktu interesów, istotnych nieprawidłowości.

2. Ocena ryzyka korupcyjnego jest wyrazem odpowiedzialności instytucjonalnej przez:

1) zapobieganie możliwym nieprawidłowościom, w tym unikanie potencjalnych szkód (finansowych, kadrowych, wizerunkowych, organizacyjnych itp.);

2) możliwość zaprojektowania dostosowanej do potrzeb i racjonalnej ekonomicznie strategii działań antykorupcyjnych w Ministerstwie;

3) zwiększanie świadomości zagrożeń korupcyjnych wśród kierownictwa Ministerstwa i pracowników Ministerstwa;

4) doskonalenie systemu zarządzania ryzykiem;

5) optymalizację procesów realizowanych w Ministerstwie (wyniki oceny pozwalają wprowadzać niezbędne usprawnienia).

3. Wytyczne zobowiązują pracowników Ministerstwa do właściwego działania, bezstronnego traktowania odbiorców swoich usług, rzetelnego i profesjonalnego wykonywania swoich obowiązków przy realizacji zadań w ramach KPO.

Pracownicy Ministerstwa powinni odmawiać wykonywania poleceń sprzecznych z prawem oraz powiadamiać przełożonych o takich przypadkach. Powinni jednakowo traktować wszystkich uczestników postępowań administracyjnych, odcinając się od jakichkolwiek wpływów i nacisków. Nie mogą żądać i przyjmować jakichkolwiek korzyści majątkowych bądź osobistych. Członek korpusu służby cywilnej dba o rozwój własnych kompetencji i wiedzy zawodowej oraz o dobre stosunki międzyludzkie, a także jest życzliwy ludziom i przestrzega zasad poprawnego zachowania.

Zwalczanie nadużyć, w tym ograniczenie ryzyka wystąpienia nadużyć do akceptowalnego poziomu, jest kluczem zarówno do zapobiegania potencjalnym oszustwom i korupcji, jak i zwiększania zaangażowania pracowników Ministerstwa w eliminowanie nadużyć w Ministerstwie.

Bardzo ważnym aspektem jest kultura etyczna, która może być budowana przez wdrażanie ogólnych mechanizmów, w tym:

1) deklaracja misji i informacje od kierownictwa - jednoznaczny przekaz dla wszystkich pracowników Ministerstwa dotyczący stosowania najwyższych standardów etycznych;

2) kodeks postępowania - zasady etyki korpusu służby cywilnej do których przestrzegania zobowiązani są wszyscy pracownicy Ministerstwa.

V. Zgłaszanie nadużyć finansowych

1. Ministerstwo podejmuje decyzje w sprawie wykrytych nadużyć finansowych w realizacji KPO w oparciu o przepisy prawa krajowego i wspólnotowego właściwe dla zakresu identyfikowanych nieprawidłowości.

2. Wszystkie zgłoszenia dotyczące podejrzenia popełnienia nadużyć finansowych i/lub wystąpienia korupcji będą analizowane z zachowaniem ścisłej poufności oraz zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z 04.05.2016 str. 1).

3. Zgłaszający podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa. W tym celu Ministerstwo stosuje mechanizmy umożliwiające zgłaszanie i rozpatrywanie przez IOR/IOI/JW podejrzeń o wystąpieniu nadużyć finansowych, korupcji i konfliktu interesów z zapewnieniem ochrony sygnalistom.

4. Ministerstwo współpracuje z OLAF oraz innymi organami dochodzeniowo-śledczymi. IOR/IOI/JW powinny podejmować aktywne działania w celu uzyskania informacji o potencjalnych nadużyciach, jak również są zobowiązane do wzajemnego przekazywania pomiędzy IOI i JW, do której zostały delegowane zadania, powziętych przez siebie informacji o postępowaniach prowadzonych przez te organy.

VI. Środki zwalczania nadużyć finansowych

1. Ministerstwo dba o zapewnienie proporcjonalnych i racjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych, w oparciu o ocenę ryzyka ich wystąpienia. W szczególności oznacza to, że:

1) pracownicy Ministerstwa mają świadomość ryzyka nadużyć finansowych i uczestniczą w szkoleniach poświęconych zwalczaniu nadużyć finansowych, korupcji i konfliktu interesów;

2) wszystkie przypadki podejrzenia nadużycia i faktycznego nadużycia finansowego są niezwłocznie poddawane analizie w celu usprawnienia wewnętrznego systemu zarządzania i kontroli, jeżeli zachodzi taka konieczność;

3) wykryte nadużycia były zgłaszane właściwym organom, zgodnie z procedurami, o których mowa w pkt 2.

2. Zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych realizowane jest zgodnie z analizą ryzyka przeprowadzaną w Ministerstwie.

VII. Konflikt interesów

1. Wytyczne dotyczące unikania konfliktów interesów i zarządzania takimi konfliktami na podstawie Zawiadomienia Komisji - Wytyczne dotyczące unikania konfliktów interesów i zarządzania takimi konfliktami na podstawie rozporządzenia finansowego (2021/C 121/01) (Dz. Urz. UE.C 2021 Nr 121, str. 1 z dnia 9 kwietnia 2021 r.), opracowane przez Komisję Europejską informują, iż „art. 61 RF 2018 ma bezpośrednie zastosowanie w państwach członkowskich w zakresie, w jakim państwa te biorą udział w wykonywaniu budżetu UE. Dlatego też spoczywający na tych państwach obowiązek zapobiegania konfliktom interesów i reagowania na takie konflikty, przewidziany w tym artykule, nie jest uzależniony od przyjęcia przez nie krajowych środków wykonawczych”.

2. W przypadku ryzyka konfliktu interesów pracownik Ministerstwa kieruje sprawę do swojego przełożonego, a w razie stwierdzenia konfliktu interesów zaprzestaje jakichkolwiek działań w danej kwestii.

3. W celu umożliwienia obiektywnego i bezstronnego podejmowania decyzji przez pracowników Ministerstwa w obszarze kompetencji IOI/IOR identyfikuje się następujące procesy, w ramach których może wystąpić konflikt interesów:

1) wybór i zatwierdzanie zadań do realizacji w ramach KPO;

2) realizacja działań kontrolnych;

3) wydawanie decyzji administracyjnych;

4) udzielanie zamówień publicznych.

4. W celu zapobiegania wystąpieniu konfliktu interesów w procesach wymienionych w ust. 3 w działalności IOI/IOR w Ministerstwie wprowadzono procedury i mechanizmy dotyczące wdrażania, realizacji i rozliczania projektów, w tym:

1) podpisywanie deklaracji/oświadczeń o bezstronności w procesach dotyczących wyboru projektów, kontroli, weryfikacji wniosków o płatność;

2) podpisywanie oświadczeń o zaistnieniu lub nieistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605) oraz oświadczeń o braku konfliktu interesów (oświadczenie o braku konfliktu interesów powinno być także podpisywane w przypadku postępowań przeprowadzanych w ramach zasady konkurencyjności);

3) przeprowadzanie opiniowania i zatwierdzania dokumentów przez co najmniej dwie osoby oraz udział innych komórek organizacyjnych Ministerstwa w opiniowaniu i zatwierdzaniu dokumentów;

4) weryfikowanie i zatwierdzanie zadań przez bezpośredniego przełożonego;

5) zapewnienie rozdzielności funkcji w zakresie realizowanych zadań IOR/IOI pomiędzy zadaniami kontrolnymi, innymi zadaniami wdrożeniowymi (w tym monitorowaniem i sprawozdawczością), dokonywaniem płatności, w tym przypisanie realizowanych zadań w ramach KPO, jasny podział zadań i obowiązków oraz wskazanie osób, w tym w obowiązujących opisach stanowisk odpowiedzialnych za procesy opisane w polityce/strategii zwalczania nadużyć finansowych i korupcji;

6) zapewnienie odpowiedniego podziału zadań w Ministerstwie;

7) realizowanie procesów związanych z udzielaniem zamówień publicznych, zgodnie z procedurami aktualnie obowiązującymi w Ministerstwie w tym obszarze;

8) Ministerstwo zapewnia organizację odpowiednich szkoleń zwiększających poziom świadomości pracowników w obszarach narażonych na wystąpienie konfliktu interesów.

VIII. Unikanie podwójnego finansowania

Niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatków. Podwójne finansowanie oznacza w szczególności:

1. więcej niż jednokrotne przedstawienie do rozliczenia tego samego wydatku albo tej samej części wydatku ze środków KPO w jakiejkolwiek formie;

2. rozliczenie zakupu używanego środka trwałego, który był uprzednio współfinansowany z udziałem środków KPO;

3. rozliczenie kosztów amortyzacji środka trwałego uprzednio zakupionego z udziałem środków KPO;

4. objęcie kosztów kwalifikowalnych jednocześnie wsparciem w formie pożyczki i gwarancji/poręczenia;

5. rozliczenie tego samego wydatku w kosztach pośrednich projektu oraz kosztach bezpośrednich projektu;

6. otrzymanie na wydatki kwalifikowalne danego projektu lub części projektu dotacji z kilku źródeł (krajowych, unijnych lub innych) w wysokości łącznie wyższej niż 100% wydatków kwalifikowalnych projektu lub części projektu.

IX. Przeciwdziałanie i zwalczanie korupcji

1. W przypadku zaistnienia sytuacji, w której interesant sugeruje załatwienie sprawy poprzez złożenie propozycji korupcyjnej lub próbę wręczenia korzyści, należy odmówić w taki sposób, by nie pozostawić wątpliwości proponującemu. Jednocześnie należy poinformować interesanta, że zachowanie to może być potraktowane jako przestępstwo korupcyjne.

2. W razie kontynuowania przez tę osobę zachowania świadczącego o woli wręczenia korzyści majątkowej albo jej obietnicy należy dołożyć starań, aby podczas dalszej rozmowy z interesantem był obecny inny pracownik Ministerstwa, który będzie świadkiem.

3. Nie należy przyjmować korzyści majątkowej albo jej obietnicy.

4. Należy zgłosić bezpośredniemu przełożonemu lub innej osobie fakt złożenia propozycji korupcyjnej lub próbę wręczenia korzyści.

5. Interesant nie może pozostać sam w pomieszczeniu, w którym przebywa albo w którym doszło do zdarzenia korupcyjnego.

6. Należy zabezpieczyć miejsce zdarzenia. Zabezpieczenie polega w szczególności na niedopuszczeniu osób postronnych, uniemożliwieniu zatarcia śladów (np. linii papilarnych) lub ich zniszczenia (np. dokumentów).

7. Pracownik Ministerstwa powinien opisać zdarzenie w notatce służbowej dla przełożonego, zawierającej w miarę możliwości odpowiedzi na pytania: kto? co? gdzie? kiedy? w jaki sposób? czym? dlaczego?.

8. Pracownik Ministerstwa, który otrzymał propozycję korupcyjną, współpracuje z organami ścigania w celu wyjaśnienia okoliczności zdarzenia.

X. Odpowiedzialność

Zaangażowanie kierownictwa Ministerstwa to niezbędny element przeciwdziałania korupcji i nadużyciom finansowym, zapobiegania konfliktowi interesów i podwójnemu finansowaniu w Ministerstwie w ramach KPO.

W Ministerstwie zaangażowanie kierownictwa realizowane jest przez:

1) wdrożenie wewnętrznych regulacji;

2) wdrożenie Wytycznych w ramach KPO;

3) dbanie o dobrą i skuteczną komunikację z pracownikami Ministerstwa;

4) regularną ocenę ryzyka wystąpienia nadużyć i uwzględnianie jej wyników w zarządzaniu ryzykiem;

5) tworzenie i wspieranie kultury etycznej pracowników, także poprzez politykę szkoleniową;

6) zapewnienie, aby sprawy były kierowane do właściwych organów dochodzeniowych niezwłocznie po zdarzeniu.

Odpowiedzialność za zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych, korupcji, zapobiegania konfliktowi interesów, podwójnemu finansowaniu w komórkach organizacyjnych ponosi dyrektor komórki organizacyjnej.

Za bieżące zarządzanie ryzykiem nadużyć finansowych odpowiadają także zastępcy dyrektorów, naczelnicy wydziałów i wyznaczeni pracownicy. Osoby te odpowiedzialne są za:

1) zapewnienie skutecznego, efektywnego i adekwatnego systemu kontroli zarządczej w obszarze ich odpowiedzialności;

2) zapobieganie i identyfikowanie nadużyć;

3) zachowanie należytej staranności i ostrożności w razie podejrzenia nadużycia;

4) w stosownych przypadkach podejmowanie działań naprawczych.

XI. Polityka szkoleniowa

Podstawą właściwego doboru rozwiązań organizacyjnych i prawnych w zakresie przeciwdziałania korupcji i nadużyciom finansowym oraz zapobiegania konfliktowi interesów w Ministerstwie, a następnie ich prawidłowego funkcjonowania jest odpowiednio przygotowana do tego kadra. Aby wykonywać powierzone obowiązki w sposób właściwy, pracownik Ministerstwa powinien znać:

1) określone przepisy prawa powszechnie obowiązującego, których znajomość wymagana jest na danym stanowisku;

2) wewnętrzne procedury obowiązujące w Ministerstwie;

3) wytyczne w zakresie KPO.

XII. Postanowienia ogólne Polityki

1. Obowiązek poinformowania pracowników Ministerstwa o konieczności zapoznania się z Procedurą spoczywa na jego przełożonym.

2. Pracownik Ministerstwa jest obowiązany zapoznać się i zobowiązać do przestrzegania zapisów Procedury poprzez podpisanie oświadczenia o zapoznaniu się z Procedurą, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. Oświadczenia będą przechowywane w sekretariatach komórek organizacyjnych Ministerstwa.

Załącznik nr 3

WZÓR - OŚWIADCZENIE