1. Do delegowania Eksperta stosuje się wzór wniosku wyjazdowego określony w przepisach wewnętrznych dotyczących podróży służbowej poza granicami kraju.
2. Ekspert wypełnia wniosek wyjazdowy i przekazuje do akceptacji Lidera Projektu Młodszego Partnera. W przypadku podróży w składzie większym niż jednoosobowy sporządzany jest jeden wspólny wniosek wyjazdowy.
3. W przypadku gdy Ekspert jest zatrudniony albo pełni służbę w komórce organizacyjnej innej niż Departament IF wniosek wyjazdowy, przed przekazaniem do akceptacji Lidera Projektu Młodszego Partnera, wymaga uzgodnienia i akceptacji dyrektora albo zastępcy dyrektora tej komórki organizacyjnej.
4. Zaakceptowany wniosek wyjazdowy jest przekazywany przez Lidera Projektu Młodszego Partnera do Biura BDG nie później niż na 7 dni przed planowanym terminem podróży, w celu wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej Eksperta oraz rezerwacji biletów lotniczych.
5. Biuro BDG, po dokonaniu wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej Eksperta i rezerwacji lotniczej, przekazuje wniosek wyjazdowy do akceptacji Lidera Projektu Młodszego Partnera.
6. Lider Projektu Młodszego Partnera akceptuje wstępną kalkulację kosztów i plan trasy podróży, a następnie przekazuje wniosek wyjazdowy do zatwierdzenia przez dyrektora lub zastępcę dyrektora Departamentu IF.
7. Zatwierdzony wniosek wyjazdowy jest przekazywany do Biura BDG w celu potwierdzenia rezerwacji lotniczej i hotelowej, nie później niż na jeden dzień przed terminem ważności rezerwacji biletu lotniczego oraz terminem bezkosztowej anulacji wstępnej rezerwacji hotelowej.
8. Ekspert i Lider Projektu Młodszego Partnera niezwłocznie informują BDG, na piśmie, o anulowaniu podróży służbowej Eksperta lub zmianie jej terminu, a także o innych zmianach dotyczących jej przebiegu. W przypadku anulowania podróży służbowej Eksperta wniosek wyjazdowy pozostaje w Biurze BDG.
9. Przed rozpoczęciem podróży Biuro BDG przekazuje na służbowe adresy poczty elektronicznej Eksperta i Lidera Projektu Młodszego Partnera zakupione przez Ministerstwo Finansów bilety lub vouchery hotelowe.
10. Wysokość należności przysługujących Ekspertowi z tytułu delegowania w podróż służbową ustala się zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 775 § 2 ustawy z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040).
11. Ekspertowi przysługuje zaliczka na pokrycie planowanych kosztów związanych z podróżą, w wysokości kwoty wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów. W przypadku gdy Ministerstwo Finansów zapewniło Ekspertowi miejsce noclegowe lub bilet lotniczy, zaliczka nie obejmuje tych świadczeń.
12. Zaliczka jest wypłacana przelewem na rachunek bankowy Eksperta, przed dniem rozpoczęcia podróży służbowej Eksperta.