Dzienniki Urzędowe - rok 2025 poz. 29

Na podstawie art. 34 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2025 r. poz. 780) zarządza się, co następuje:

1) BM - należy przez to rozumieć Biuro Ministra w Ministerstwie;

2) BBF - należy przez to rozumieć Biuro Budżetowo-Finansowe w Ministerstwie;

3) BDG - należy przez to rozumieć Biuro Dyrektora Generalnego w Ministerstwie;

4) beneficjencie - należy przez to rozumieć podmiot korzystający lub mający skorzystać z dotacji lub innych form udzielenia wsparcia finansowego ze środków pieniężnych, których dysponentem jest Minister, na każdym etapie postępowania;

5) decyzji - należy przez to rozumieć nałożenie na beneficjenta obowiązku realizacji zadania na podstawie odrębnych przepisów;

6) dniach roboczych - należy przez to rozumieć dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni wolnych od pracy, o których mowa w art. 1 i art. 1a ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 296);

7) dotacji - należy przez to rozumieć dotację celową albo dotację podmiotową, czyli środki z budżetu państwa, oraz z państwowych funduszy celowych, których dysponentem jest Minister, przeznaczone na podstawie ustawy, innych ustaw lub umów międzynarodowych, na finansowanie albo dofinansowanie realizacji zadań;

8) DP - należy przez to rozumieć Departament Prawny w Ministerstwie;

9) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Cyfryzacji;

10) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Cyfryzacji albo sekretarzy stanu albo podsekretarzy stanu w Ministerstwie;

11) postępowaniu - należy przez to rozumieć procedurę w zakresie finansowania albo dofinansowania realizacji zadania przez Ministra, rozpoczynającą się decyzją (jeżeli dotyczy) lub wnioskiem o jej wszczęcie, a kończącą się rozliczeniem przez Ministra udzielonego finansowania albo dofinansowania;

12) sprawozdaniu - należy przez to rozumieć sprawozdanie częściowe albo sprawozdanie końcowe z wykonania zadania;

13) sprawozdaniu częściowym - należy przez to rozumieć sprawozdanie składane po każdym roku realizacji zadania objętego umową w przypadku, gdy przyznane finansowanie albo dofinansowanie wykracza poza rok budżetowy albo sprawozdanie składane w trakcie roku, gdy jest to uzasadnione specyfiką zadania;

14) sprawozdaniu końcowym - należy przez to rozumieć sprawozdanie składane za cały okres realizacji zadania objętego umową;

15) systemie EZD - należy przez to rozumieć system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu prowadzenia spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowany w ramach systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164);

16) umowie - należy przez to rozumieć umowę dotacji celowej albo umowę dotacji podmiotowej albo inną umowę, zawartą z beneficjentem na finansowanie albo dofinansowanie realizacji zadania;

17) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530, z późn. zm.²⁾);

18) właściwej komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa, której dyrektor lub zastępca dyrektora występuje z wnioskiem o wszczęcie postępowania;

19) wniosku - należy przez to rozumieć wniosek o finansowanie albo dofinansowanie realizacji zadania ze środków pieniężnych, których dysponentem jest Minister;

20) zadaniu - należy przez to rozumieć zadanie publiczne, które jest realizowane na podstawie aktu prawnego lub decyzji organu administracji rządowej albo bieżąca działalność beneficjenta, której finasowanie albo dofinansowanie przewidują przepisy rangi ustawowej lub umowa międzynarodowa ze środków pieniężnych, których dysponentem jest Minister.

2. Wniosek zawiera:

1) określenie beneficjenta, któremu ma zostać przyznane finansowanie albo dofinansowanie;

2) cel i zakres przedmiotowy realizowanego zadania;

3) wskazanie i uzasadnienie celowości i efektywności dokonywania wydatków, w tym spodziewane rezultaty w stosunku do planowanych wydatków;

4) wskazanie i uzasadnienie spełnienia przesłanek ustawowych do zlecenia lub realizacji zadania;

5) w przypadku dotacji celowej - wskazanie posiadanego przez beneficjenta doświadczenia oraz posiadanych zasobów, uzasadniających zlecenie mu zadania;

6) opis długofalowych rezultatów realizowanego zadania - w przypadku zadań realizowanych w sposób ciągły;

7) wnioskowaną kwotę finansowania albo dofinansowania wraz z harmonogramem (jeżeli dotyczy) i przewidywanym kosztorysem realizacji zadania, ze wskazaniem kategorii i wysokości wydatków wraz z uzasadnieniem wskazanych wydatków oraz wskazanie wysokości środków finansowych własnych (jeżeli dotyczy) przeznaczonych na sfinansowanie zadania w złotych polskich;

8) źródło finansowania umowy (część budżetowa, dział, rozdział, paragraf klasyfikacji budżetowej, obszar projektu, zadanie budżetowe).

3. Za kompletność wniosku odpowiada właściwa komórka organizacyjna.

4. Wzór wniosku określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

5. Właściwa komórka organizacyjna niezwłocznie informuje BM o wszczęciu postępowania.

6. BM prowadzi wykaz postępowań, które zostały wszczęte na podstawie zarządzenia.

7. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 5, BM nadaje numer postępowaniu i umieszcza je w wykazie, o którym mowa w ust. 6.

2. Właściwa komórka organizacyjna opracowuje i udostępnia w systemie EZD projekt decyzji (jeżeli dotyczy), wniosek oraz projekt umowy do:

1) DP - w celu weryfikacji pod względem formalnoprawnym;

2) BM - w celu weryfikacji pod względem bezpieczeństwa informacji;

3) BDG - w celu weryfikacji pod względem zapewnienia ochrony danych osobowych;

4) BBF - w celu weryfikacji pod względem formalno-rachunkowym oraz potwierdzenia zabezpieczenia środków w planie finansowym Ministerstwa lub państwowego funduszu celowego.

3. DP, BM, BDG oraz BBF dokonuje weryfikacji, o której mowa w ust. 2, w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania projektu decyzji (jeżeli dotyczy), wniosku oraz projektu umowy.

4. W stosunku do propozycji lub uwag zgłoszonych w toku weryfikacji, o której mowa w ust. 2, w zakresie w jakim te propozycje lub uwagi wykraczają poza zakres uzgodnienia wynikający z ust. 2, rozstrzygające jest stanowisko właściwej komórki organizacyjnej.

5. W przypadku konieczności zmiany planu finansowego (projektu planu finansowego), właściwa komórka organizacyjna występuje z wnioskiem do BBF o przygotowanie zmian w planie finansowym (projekcie planu finansowego).

6. Potwierdzenie zgodności wydatku z planem finansowym (projektem planu finansowego) następuje przez akceptację wniosku przez Głównego Księgowego części budżetu państwa 27 w systemie EZD.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach umowa może zostać podpisana po rozpoczęciu realizacji zadania, ale przed zakończeniem jego realizacji.

2. Przed podpisaniem umowy, umowa jest akceptowana, w systemie EZD, przez radcę prawnego z DP oraz Głównego Księgowego części budżetu państwa 27 w zakresie potwierdzenia zabezpieczenia środków w planie finansowym Ministerstwa lub państwowym funduszu celowym.

3. Decyzja (jeżeli dotyczy) oraz wniosek stanowią załączniki do umowy.

4. Za kompletność umowy oraz załączników odpowiada właściwa komórka organizacyjna.

5. Wzór umowy dotacji celowej określa załącznik nr 2 do zarządzenia, a wzór umowy wsparcia ze środków Funduszu Pomocy określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

6. Projekty umów mogą być zmieniane i rozszerzane w stosunku do wzorów umów, o których mowa w ust. 5, o szczegółowe postanowienia, wynikające ze specyfiki zadania.

7. Zmiany w projektach umów, o których mowa w ust. 6, nanoszone są przez właściwą komórkę organizacyjną w trybie rejestrującym te zmiany i podlegają uzgodnieniu w trybie określonym w § 4 ust. 2.

2. Właściwa komórka organizacyjna sprawuje bieżący nadzór nad realizacją umowy. Nadzór nad realizacją umowy może zostać w szczególności oparty na obowiązku składania:

1) raportu z realizacji zadania, którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia;

2) raportu z realizacji prac objętych zadaniem, którego wzór określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

3. W celu sprawowania nadzoru i kontroli nad realizacją umowy właściwa komórka organizacyjna może nałożyć na beneficjenta obowiązek składania raportów, o których mowa w ust. 2, lub sprawozdania częściowego.

4. Umowa z beneficjentem określa częstotliwość i zakres raportowania. W takim przypadku uzgodniony przez strony wzór raportu stanowi załącznik do umowy.

5. Umowa może przyznawać beneficjentowi uprawnienie do rozszerzania wzorów raportów, o których mowa w ust. 2, lub sprawozdań, o których mowa w § 15 ust. 3, o dodatkowe pozycje, o ile ułatwi to weryfikację merytoryczną i rachunkową raportów lub sprawozdań.

2. Wydatki ogólne podlegają rozliczeniu ryczałtowemu w wysokości:

1) do 10 % poniesionych wydatków bezpośrednich na realizację zadania liczonych od sumy wydatków bezpośrednich w kategorii „usługi obce”, lub

2) do 35 % poniesionych wydatków bezpośrednich na realizację zadania liczonych od sumy wydatków bezpośrednich w pozostałych kategoriach.

3. W wyjątkowych sytuacjach wysokość wydatków, o których mowa w ust. 2, może być zmieniona na wniosek beneficjenta przez Ministra.

1) stanu realizacji zadania;

2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania;

3) prawidłowości wykorzystania środków pieniężnych otrzymanych na realizację zadania;

4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa powszechnie obowiązującego i w postanowieniach umowy.

2. Rozliczenie umowy odbywa się na podstawie informacji zawartych w raportach (jeżeli dotyczy), o których mowa w § 13 ust. 2, w sprawozdaniu częściowym (jeżeli dotyczy) lub sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania, w szczególności w opisie wykonania zadania przedłożonym przez beneficjenta. Beneficjent składa sprawozdanie częściowe (jeżeli dotyczy) oraz sprawozdanie końcowe z wykonania zadania w terminach określonych w umowie.

3. Wzór sprawozdania częściowego oraz sprawozdania końcowego z wykonania zadania określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

4. Właściwa komórka organizacyjna dokonuje weryfikacji i oceny merytorycznej wykorzystania środków pieniężnych przekazanych tytułem udzielonego finansowania albo dofinansowania, która polega w szczególności na sprawdzeniu, czy przedstawione do rozliczenia wydatki zostały poniesione zgodnie z umową. W trakcie weryfikacji uwzględnia się wyniki bieżącego nadzoru nad realizacją zadania sprawowanego przez właściwą komórkę organizacyjną.

5. Właściwa komórka organizacyjna, w ramach przeprowadzanej weryfikacji i oceny merytorycznej, o której mowa w ust. 4, sprawdza również elementy sprawozdania w zakresie w jakim są niezbędne do merytorycznej oceny poniesionych wydatków, w szczególności osiągnięcia:

1) celu realizacji zadania w wymiarze określonym w umowie;

2) rezultatów zrealizowanych w ramach zadania;

3) stopnia oraz skali wykonania działań.

2. W przypadku stwierdzenia przez właściwą komórkę organizacyjną w sprawozdaniu uchybień formalnych lub stwierdzenia nieprawidłowości wymagających uzgodnienia i wyjaśnień z beneficjentem, występuje ona do beneficjenta o usunięcie stwierdzonych braków formalnych, wyjaśnienie wątpliwości lub złożenie korekty sprawozdania oraz wyznacza beneficjentowi termin na dokonanie tych czynności. Termin wyznaczany beneficjentowi nie może przekraczać łącznie 5 dni roboczych. W terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania odpowiedzi od beneficjenta właściwa komórka organizacyjna dokonuje ponownej weryfikacji i oceny realizacji zadania pod względem merytorycznym.

3. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje sprawozdanie wraz z jego oceną merytoryczną do BBF, w tym wystąpienie do beneficjenta, o którym mowa w ust. 2, i odpowiedź beneficjenta, nie później niż następnego dnia roboczego po dokonaniu weryfikacji i oceny merytorycznej, o której mowa w ust. 1 i 2.

4. BBF dokonuje oceny sprawozdania pod względem finansowym i przekazuje ją do właściwej komórki organizacyjnej w terminie 6 dni roboczych od dnia otrzymania sprawozdania wraz z oceną merytoryczną od właściwej komórki organizacyjnej.

5. Ocena sprawozdania pod względem finansowym, o której mowa w ust. 4, polega na sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym wydatków zatwierdzonych przez właściwą komórkę organizacyjną.

6. W przypadku stwierdzenia podczas oceny sprawozdania pod względem finansowym, o której mowa w ust. 4, nieprawidłowości w sprawozdaniu, BBF przekazuje do właściwej komórki organizacyjnej niezwłocznie, nie później niż w terminie, o którym mowa w ust. 4, licząc od dnia otrzymania sprawozdania przez BBF, informację dotyczącą kwestii wymagających wyjaśnienia.

7. Po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 6, właściwa komórka organizacyjna niezwłocznie wzywa beneficjenta do złożenia wyjaśnień lub korekty sprawozdania. Termin wyznaczany beneficjentowi do złożenia wyjaśnień lub korekty sprawozdania nie może przekraczać łącznie 5 dni roboczych.

8. BBF w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania od właściwej komórki organizacyjnej złożonych przez beneficjenta wyjaśnień lub korekty sprawozdania, o których mowa w ust. 7, przekazuje właściwej komórce organizacyjnej ocenę dotyczącą złożonych wyjaśnień lub korekty sprawozdania. Właściwa komórka organizacyjna przekazuje do ponownej oceny BBF złożone wyjaśnienia lub korektę sprawozdania jedynie w przypadku, gdy te wyjaśnienia lub korekta dotyczą oceny sprawozdania pod względem finansowym.

9. W przypadku rozbieżności w ocenie zasadności i prawidłowości wydatków wykazanych w sprawozdaniu rozstrzygające jest stanowisko właściwej komórki organizacyjnej.

2. Właściwa komórka organizacyjna w terminie 1 dnia roboczego od dnia dokonania rozliczenia umowy w zakresie merytorycznym i finansowym przez Ministra lub osobę upoważnioną, przekazuje informację o dokonaniu tego rozliczenia beneficjentowi oraz BBF i BM.

3. Wzór informacji dotyczącej dokonania rozliczenia realizacji zadania określa załącznik nr 7 do zarządzenia.

Minister Cyfryzacji: wz. D. Standerski

¹⁾ Minister Cyfryzacji kieruje działem administracji rządowej - informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Cyfryzacji (Dz. U. poz. 2720).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2024 r. poz. 1572, 1717, 1756 i 1907 oraz z 2025 r. poz. 39.

Załączniki do zarządzenia nr 23
Ministra Cyfryzacji z dnia 18 lipca 2025 r.

Załącznik nr 1

WZÓR - WNIOSEK O WSZCZĘCIE POSTĘPOWANIA W SPRAWIE UDZIELENIA PRZEZ MINISTRA CYFRYZACJI FINANSOWANIA LUB DOFINANSOWANIA NA REALIZACJĘ ZADANIA

Załącznik nr 2

WZÓR - UMOWA DOTACJI CELOWEJ

Załącznik nr 3

WZÓR - UMOWA WSPARCIA ZE ŚRODKÓW FUNDUSZU POMOCY

Załącznik nr 4

WZÓR - RAPORT Z REALIZACJI ZADANIA

Załącznik nr 5

WZÓR - RAPORT Z REALIZACJI PRAC OBJĘTYCH ZADANIEM

Załącznik nr 6

WZÓR - SPRAWOZDANIE CZĘŚCIOWE/ SPRAWOZDANIE KOŃCOWE Z WYKONANIA ZADANIA OBJĘTEGO UMOWĄ

Załącznik nr 7

WZÓR - INFORMACJA DOTYCZĄCA ROZLICZENIA REALIZACJI ZADANIA