ZARZĄDZENIE MINISTRA ZDROWIA¹⁾

z dnia 15 marca 2006 r.

w sprawie zasad i trybu zawierania umów o dzieło i umów zlecenia

Na podstawie art. 44 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104) zarządza się, co następuje:

1. Minister właściwy do spraw zdrowia upoważnia Dyrektora Generalnego Ministerstwa Zdrowia, zwanego dalej „Dyrektorem Generalnym”, do dysponowania środkami publicznymi na realizację merytorycznych zadań komórek organizacyjnych w celu zapewnienia legalnego, gospodarnego, celowego i rzetelnego gospodarowania tymi środkami, z zastrzeżeniem § 2 ust. 4 oraz § 8.

2. Dyrektor Generalny może udzielać dalszych pełnomocnictw do dysponowania środkami i zawierania umów w jego imieniu.

3. Dyrektor Generalny odpowiada za prawidłową realizację określonych w niniejszym zarządzeniu zasad i trybu zawierania umów o dzieło i umów zlecenia.

1. Zawarcie umowy o dzieło lub umowy zlecenia, zwanych dalej „umową”, z osobą fizyczną, osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wymaga uprzedniego przeprowadzenia przez dyrektora właściwej komórki organizacyjnej, zwanego dalej „dyrektorem”, analizy celowości jej zawarcia wraz z uzasadnieniem i odpowiednim uwzględnieniem przepisów o zamówieniach publicznych oraz wypełnienia arkusza kalkulacyjnego, o którym mowa w § 3 ust. 4.

2. Dokonywanie wydatków na zadania realizowane w drodze umów cywilnoprawnych następuje w sposób celowy i oszczędny, zgodnie z planowanym przeznaczeniem środków finansowych.

3. Departament Budżetu, Finansów i Inwestycji, na podstawie zatwierdzonych przez Dyrektora Generalnego planów rzeczowo-finansowych opracowanych przez dyrektorów komórek organizacyjnych, opracowuje, w terminie 21 dni od dnia ogłoszenia ustawy budżetowej, roczny plan finansowy na rok bieżący.

4. Roczny plan finansowy zatwierdza minister właściwy do spraw zdrowia.

5. Tryb określony w ust. 3 i 4 stosuje się również w przypadku zmiany rocznego planu finansowego.

1. Dyrektor występuje z wnioskiem o zawarcie umowy do Dyrektora Generalnego, co najmniej na 7 dni przed planowanym terminem jej zawarcia.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien w szczególności zawierać:

1) opis przedmiotu umowy;

2) określenie kwalifikacji wymaganych do realizacji umowy;

3) czas trwania umowy niezbędny do jej realizacji;

4) wysokość wynagrodzenia, uwzględniającą w szczególności uzasadnione koszty, czas wykonywania umowy, w podziale na łączne wynagrodzenie za wykonanie umowy oraz każdy okres rozliczeniowy;

5) podpis dyrektora komórki wnioskującej.

3. Wzór wniosku określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

4. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, dołącza się wypełniony arkusz kalkulacyjny dla osoby fizycznej, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia albo arkusz kalkulacyjny dla osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, wzór którego stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

5. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, dołącza się wypełniony formularz danych zleceniobiorcy albo wykonawcy, wzór którego stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

6. W przypadku wskazania zleceniobiorcy albo wykonawcy będącego osobą fizyczną, do wniosku należy dołączyć wypełniony formularz danych potrzebnych do przygotowania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, rozliczenia z Urzędem Skarbowym, wzór którego stanowi załącznik nr 5 do zarządzenia.

1. Jeżeli umowa dotyczy zadań należących do kompetencji innej komórki organizacyjnej niż komórka wnioskującego dyrektora, konieczne jest uzyskanie akceptacji wniosku przez komórkę współpracującą.

2. Jeżeli przedmiotem umowy jest sporządzenie ekspertyzy przez pracownika jednostki podległej lub nadzorowanej przez ministra właściwego do spraw zdrowia, przed jej zawarciem konieczne jest złożenie przez dyrektora oświadczenia, iż przedmiot umowy nie stanowi działalności statutowej jednostki ani zadania zleconego jednostce przez ministra właściwego do spraw zdrowia.

Zawarcie umowy, której wykonanie wiąże się z koniecznością dostępu osoby realizującej przedmiot umowy do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową lub służbową, uwarunkowane jest spełnieniem wymogów określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych.

1. Wniosek o zawarcie umowy nie może zostać uwzględniony w szczególności, gdy:

1) zadanie objęte wnioskiem możliwe jest do realizacji w ramach bieżącej działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa Zdrowia;

2) jego realizacja może spowodować przekroczenie rocznego planu finansowego lub rzeczowo-finansowego w zakresie planowanych wydatków danej komórki organizacyjnej;

3) zleceniobiorca albo wykonawca jest pracownikiem Ministerstwa Zdrowia a przedmiot umowy pokrywa się z jego obowiązkami pracowniczymi;

4) nie zostały spełnione warunki określone w § 3.

2. Wniosek wymagający uzupełnienia zwracany jest dyrektorowi.

1. W przypadku, gdy wartość przedmiotu umowy przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6 000 euro, przed zawarciem umowy dokonuje się wyboru oferenta, stosując tryb określony w przepisach o zamówieniach publicznych.

2. Wniosek o zawarcie umowy w trybie określonym w ust. 1, o wartości przedmiotu umowy nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 20 000 euro, powinien zostać złożony do Biura Dyrektora Generalnego wraz z opisem przedmiotu zamówienia w terminie umożliwiającym przeprowadzenie procedury wynikającej z przepisów o zamówieniach publicznych.

3. W przypadku wniosku o zawarcie umowy, której wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 000 euro, procedurę zamówień publicznych realizuje Komisja Zamówień Publicznych Ministerstwa Zdrowia w Biurze Administracyjno-Gospodarczym. Tryb określony w ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

Jeżeli wartość przedmiotu umowy przekracza kwotę 10 000 zł lub nie została objęta planem finansowym, jej zawarcie wymaga uzyskania uprzedniej akceptacji ministra właściwego do spraw zdrowia bądź Sekretarza Stanu lub Podsekretarza Stanu w Ministerstwie Zdrowia, nadzorującego wykonywanie zadań przez komórkę organizacyjną wnioskującego dyrektora.

1. Projekt umowy sporządza Biuro Dyrektora Generalnego.

2. Umowy podpisuje Dyrektor Generalny lub upoważniona przez niego osoba.

3. Naruszenie przepisów zarządzenia, przez osobę upoważnioną do podpisywania umów, może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

4. W treści umowy powinno być zawarte w szczególności wyszczególnienie prac do wykonania, stanowiących jej przedmiot, termin i miejsce ich wykonania, wysokość wynagrodzenia oraz wysokość kar umownych naliczanych w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy oraz wyłączenie przenoszenia wierzytelności z umowy na osoby trzecie.

5. Umowę sporządza się w trzech egzemplarzach.

1. Umowa i każda jej zmiana dotycząca jej wartości wymaga dla swej ważności kontrasygnaty głównego księgowego Ministerstwa Zdrowia, stwierdzającej zapewnienie środków finansowych niezbędnych do jej realizacji. Kontrasygnata powinna zostać udzielona w terminie 2 dni od daty przekazania umowy głównemu księgowemu.

2. W przypadku braku środków finansowych główny księgowy odmawia kontrasygnaty.

3. Biuro Administracyjno-Gospodarcze prowadzi odrębną ewidencję umów kontrasygnowanych przez głównego księgowego Ministerstwa Zdrowia.

1. Umowa z kontrasygnatą głównego księgowego przekazywana jest do sekretariatu Biura Dyrektora Generalnego celem przedłożenia do podpisania.

2. Podpisaną umowę sekretariat Biura Dyrektora Generalnego przekazuje:

1) po 1 egzemplarzu – dla zleceniobiorcy albo wykonawcy i dla Biura Administracyjno-Gospodarczego;

2) kopię – dla wnioskodawcy.

3. Jeden egzemplarz podpisanej umowy przechowywany jest przez Biuro Dyrektora Generalnego.

4. Sekretariaty komórek organizacyjnych prowadzą ewidencję zawartych umów.

Dopełnienie wszystkich czynności związanych z prawidłową realizacją przedmiotu umowy, a w szczególności z przestrzeganiem terminów jej wykonania, wprowadzaniem zmian oraz potwierdzeniem jej wykonania należy do obowiązków dyrektora.

1. W przypadku braku możliwości doprowadzenia do prawidłowego wykonania umowy, dyrektor, działając w porozumieniu ze zleceniobiorcą albo wykonawcą, przedstawia wniosek do Dyrektora Generalnego o przygotowanie aneksów, albo wypłatę częściowego wynagrodzenia lub odstąpienie od umowy, bądź też naliczenie kar umownych.

2. Dyrektor Generalny podejmuje decyzję w sprawach, o których mowa w ust. 1, informując zleceniobiorcę albo wykonawcę, dyrektora oraz głównego księgowego Ministerstwa Zdrowia.

1. Po wykonaniu umowy zleceniobiorca albo wykonawca przedstawia dyrektorowi rachunek. Wzór rachunku określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

2. Dyrektor potwierdza na rachunku przyjęcie całości pracy wykonanej w sposób należyty i zgodny z umową przez dokonanie adnotacji o treści: „sprawdzono pod względem merytorycznym” oraz złożenie podpisu. Potwierdzenie wykonania umowy przechowuje komórka organizacyjna, której dyrektor wnioskował o zawarcie umowy.

3. Dyrektor przekazuje rachunek do akceptacji Dyrektorowi Generalnemu.

4. W przypadku negatywnej oceny realizacji przedmiotu umowy lub braków w potwierdzeniu rachunku, jest on zwracany dyrektorowi celem uzupełnienia.

5. Zatwierdzony przez Dyrektora Generalnego rachunek przekazywany jest do Biura Administracyjno-Gospodarczego celem realizacji zgodnie z procedurą realizacji rachunków.

1. Rejestr zawartych i wykonanych umów prowadzony jest przez Biuro Administracyjno-Gospodarcze.

2. W terminie 10 dni po upływie każdego miesiąca oraz do 15 lutego roku następnego. Dyrektor Biura Administracyjno-Gospodarczego przedkłada Dyrektorowi Generalnemu rejestr zawartych umów oraz sprawozdanie z realizacji planu finansowego w zakresie gospodarowania środkami rozdziału klasyfikacji budżetowej 85195.

Do umów zawartych przed dniem wejścia w życie zarządzenia i do sprawozdań za rok budżetowy obejmujący datę wejścia w życie zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

Traci moc zarządzenie Ministra Zdrowia z dnia 12 grudnia 2002 r. w sprawie zasad i trybu zawierania umów o dzieło i umów zlecenia (Dz. Urz. Min. Zdrow. Nr 11, poz. 76 oraz z 2004 r. Nr 6, poz. 62).

Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

¹⁾ Minister Zdrowia kieruje działem administracji rządowej – zdrowie, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 31 października 2005 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Zdrowia (Dz. U. Nr 220, poz. 1901).

Załączniki do zarządzenia Ministra Zdrowia
z dnia 15 marca 2006 r. (Dz. Urz. Min.
Zdrow. Nr 5, poz. 20)

Załącznik nr 1

Załącznik nr 2

Załącznik nr 3

Załącznik nr 4

Załącznik nr 5

Załącznik nr 6