Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Dzienniki Urzędowe - rok 2022 poz. 193

DECYZJA NR 188
KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI

z dnia 17 maja 2022 r.

w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie "SYNAPS"

Tekst pierwotny

Na podstawie art. 25 ust. 2 pkt 4, ust. 5 pkt 2 i ust. 12 pkt 1 lit. b, art. 35a ust. 1 oraz art. 46b ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2021 r. poz. 1882, 2333, 2447 i 2448 oraz z 2022 r. poz. 655), art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.1)) oraz § 8 ust. 2 zarządzenia nr 2 Komendanta Głównego Policji z dnia 1 kwietnia 2016 r. w sprawie regulaminu Komendy Głównej Policji (Dz. Urz. KGP poz. 13, z późn. zm.2)) postanawia się, co następuje:

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1.

1. W Policji prowadzi się centralny zbiór informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych o nazwie "SYNAPS", zwany dalej "SYNAPS".

2. SYNAPS prowadzi się w Komendzie Głównej Policji, zwanej dalej "KGP", Centralnym Biurze Śledczym Policji, zwanym dalej "CBŚP", Biurze Spraw Wewnętrznych Policji, zwanym dalej "BSWP", Centralnym Biurze Zwalczania Cyberprzestępczości, zwanym dalej "CBZC", Centralnym Laboratorium Kryminalistycznym Policji, zwanym dalej "CLKP" oraz komendach wojewódzkich (Komendzie Stołecznej) Policji.

3. SYNAPS prowadzi się w celu zapewnienia sprawnej oraz prawidłowej realizacji badań psychologicznych, o których mowa:

1) w art. 25 ust. 2 pkt 4, ust. 5 pkt 2 i ust. 12 pkt 1 lit. b ustawy o Policji;

2) w art. 35a ust. 1 ustawy o Policji.

§ 2.

Użyte w niniejszej decyzji określenia i skróty oznaczają:

1) administrator - Komendanta Głównego Policji będącego administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia PE i Rady(UE) 2016/679, w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS;

2) administrator techniczny systemu SYNAPS - policjanta lub pracownika wyznaczonego przez kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach informatyki, realizującego zadania związane z utrzymaniem właściwego funkcjonowania technicznego i informatycznego systemu SYNAPS, posiadającego uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS oraz upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS w zakresie, o którym mowa w § 9 ust. 1 pkt 1 lit. a i d oraz pkt 2 lit. a i d;

3) anonimizacja - nieodwracalna zmiana danych w systemie SYNAPS polegająca na automatycznym, zgodnie z ustalonymi kryteriami, usunięciu danych umożliwiających zidentyfikowanie osoby;

4) identyfikator kadrowy - indywidualny numer nadawany policjantowi lub pracownikowi Policji przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach kadr i szkolenia;

5) komórka organizacyjna właściwa do badań psychologicznych - komórkę organizacyjną właściwą w sprawach psychologii, znajdującą się w strukturze biura KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, CLKP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji, realizującą zadania w zakresie opieki psychologicznej i psychoedukacji, psychologii zarządzania zasobami ludzkimi oraz psychologii policyjnej stosowanej;

6) koordynator merytoryczny SYNAPS - użytkownika SYNAPS, sprawującego nadzór nad funkcjonowaniem SYNAPS w Policji, pełniącego służbę lub zatrudnionego w komórce organizacyjnej KGP właściwej do badań psychologicznych, który posiada upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS oraz uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS w zakresie pełnym, obejmującym informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SYNAPS przez jednostki organizacyjne Policji;

7) osoba upoważniona - osobę posiadającą upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS w zakresie lokalnym, obejmującym dostęp do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS odpowiednio zgodnie z zakresem właściwym dla KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, CLKP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji, z wyłączeniem informacji, o których mowa w § 9 ust. 2, nieposiadającą dostępu do systemu SYNAPS;

8) rozporządzenie PE i Rady (UE) 2016/679 - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

9) system SYNAPS - informatyczny system Policji, będący częścią SYNAPS, w którym znajdują się psychologiczne narzędzia diagnostyczne oraz informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SYNAPS, do korzystania z którego uprawnione są komórki organizacyjne właściwe do badań psychologicznych;

10) ustawa ODO - ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);

11) ustawa o Policji - ustawę z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji;

12) użytkownik SYNAPS - psychologa policyjnego posiadającego upoważnienie do przetwarzania w zakresie lokalnym informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS odpowiednio zgodnie z zakresem właściwym dla KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, CLKP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji oraz uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS w zakresie lokalnym, obejmującym dostęp do informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS odpowiednio zgodnie z zakresem właściwym dla KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, CLKP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji.

Rozdział 2

Administrowanie informacjami przetwarzanymi w SYNAPS

§ 3.

1. Zadania oraz związane z tym obowiązki i uprawnienia administratora, wynikające z przepisów rozporządzenia PE i Rady(UE) 2016/679 i ustawy ODO, zwane dalej "administrowaniem", w imieniu Komendanta Głównego Policji w zakresie określonym w niniejszej decyzji realizuje dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa do badań psychologicznych.

2. Do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora danych w SYNAPS, zgodnie z przepisami określonymi w art. 5, art.12, art.13 ust.1 lit. a-c, e i ust. 2, art.15 ust. 1, art. 16, art. 17 ust. 1 lit. a, b, d i e, art. 18 ust. 1 lit. a oraz ust. 2 i 3, art. 24, art. 25, art. 30, art. 32 oraz art. 33 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, upoważnia się Komendanta CBŚP, Komendanta BSWP, Komendanta CBZC, Dyrektora CLKP oraz komendantów wojewódzkich (Komendanta Stołecznego) Policji, zgodnie z właściwością.

3. Do wykonywania, w imieniu Komendanta Głównego Policji, zadań administratora w odniesieniu do spraw technicznych dotyczących działania systemu SYNAPS, w zakresie jego utrzymania oraz zapewnienia pełnej funkcjonalności pod względem technicznym i bezpieczeństwa teleinformatycznego, upoważnia się dyrektora biura KGP właściwego w sprawach informatyki.

4. Dyrektor biura KGP właściwy w sprawach informatyki za pośrednictwem administratora technicznego systemu SYNAPS realizuje następujące zadania w systemie SYNAPS:

1) zapewnia poprawną pracę systemu SYNAPS w zakresie infrastruktury sprzętowej, sieciowej i systemowej;

2) wykonuje kopie zapasowe systemu;

3) monitoruje parametry działania systemu;

4) wykonuje instalacje poprawek i nowych wersji systemu;

5) dokonuje parametryzacji zasad złożoności haseł i definiowania polityki zmiany haseł,

6) zakłada konta dla administratora technicznego w systemie operacyjnym systemu SYNAPS;

7) dokonuje zmiany lub odblokowywania haseł dla koordynatorów merytorycznych SYNAPS.

5. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa do badań psychologicznych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 3 ust. 2, zapewniają aktualność, integralność, legalność, prawidłowość i poufność przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w podległych im komórkach lub jednostkach organizacyjnych Policji.

6. Wykonywanie czynności administratora, o których mowa w ust. 1, nie dotyczy wyznaczania inspektora ochrony danych.

§ 4.

1. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa do badań psychologicznych:

1) przeprowadza kontrolę i sprawuje nadzór nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS;

2) wydaje instrukcje lub wytyczne w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania czynności służbowych związanych z przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS wynikających z decyzji;

3) wnioskuje i akceptuje zmiany w zakresie rozwiązań, funkcjonalności oraz innych modyfikacji w systemie SYNAPS.

2. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa do badań psychologicznych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 3 ust. 2, zgodnie z właściwością, sprawują nadzór nad:

1) jakością i aktualnością informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS,

2) zgodnością zakresu uprawnień dostępu do systemu SYNAPS z zadaniami służbowymi,

3) procedurami nadawania i odwoływania uprawnień dostępu do systemu SYNAPS

- poprzez wyjaśnienie stwierdzonych rozbieżności lub wątpliwości w zakresie przetwarzania informacji, w tym danych osobowych w SYNAPS.

4. Koordynator merytoryczny SYNAPS:

1) analizuje operacje wykonywane w systemie SYNAPS;

2) sprawuje nadzór merytoryczny nad użytkowaniem systemu SYNAPS w jednostkach organizacyjnych Policji, w tym realizowaniem zadań określonych w § 1 ust. 3 i ich dokumentowaniem;

3) konsultuje z użytkownikami SYNAPS wyniki badań związane z realizacją zadań, o których mowa w § 1 ust. 3;

4) koordynuje określanie profili wymagań do badań psychologicznych na poszczególne stanowiska w Policji;

5) wykonuje czynności techniczno-organizacyjne w systemie SYNAPS;

6) opracowuje projekty aktów prawnych i dokumentów związanych z funkcjonowaniem SYNAPS.

5. Dyrektor biura KGP, w strukturach którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa do badań psychologicznych, wyznacza co najmniej dwóch koordynatorów merytorycznych SYNAPS w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania SYNAPS i prawidłowej realizacji zadań, o których mowa w § 1 ust. 3.

Rozdział 3

Procedura nadawania, odwoływania oraz ewidencjonowania upoważnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS oraz uprawnień dostępu do systemu SYNAPS

§ 5.

1. Do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS lub w systemie SYNAPS dopuszcza się osobę, która:

1) odbyła przeszkolenie w zakresie ochrony danych osobowych, potwierdzone zaświadczeniem oraz wypełniła oświadczenie o zobowiązaniu się do zapewnienia bezpieczeństwa informacji, w tym danych osobowych przetwarzanych w SYNAPS lub systemie SYNAPS oraz ochrony przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem danych osobowych i ich przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Fakt zaznajomienia się z wymienionymi przepisami policjant lub pracownik Policji potwierdza własnoręcznym podpisem;

2) posiada upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS.

2. Przeszkolenie w zakresie ochrony danych osobowych, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, przeprowadza komórka organizacyjna właściwa w sprawach ochrony danych osobowych KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, CLKP lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji.

3. Przed dopuszczeniem do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS osoba zapoznaje się z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

4. Upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS nadaje się lub odwołuje się na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej właściwej do badań psychologicznych lub osoby koordynującej pracę tej komórki.

5. Upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS nadaje lub odwołuje odpowiednio dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa do badań psychologicznych, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dyrektor CLKP, komendant wojewódzki (Komendant Stołeczny) Policji lub ich zastępcy.

6. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa w ust. 4, podlega niezwłocznej realizacji. Wniosek niezatwierdzony z powodu braków formalnych zwraca się wnioskodawcy.

7. Wzór wniosku o nadanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS określa załącznik nr 1 do decyzji.

8. Wzór wniosku o odwołanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS określa załącznik nr 2 do decyzji.

§ 6.

1. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje się użytkownikowi SYNAPS, który odbył przeszkolenie w zakresie obsługi technicznej systemu SYNAPS i zastosowania psychologicznych narzędzi diagnostycznych w badaniach psychologicznych, o których mowa w § 1 ust. 3, potwierdzone zaświadczeniem.

2. Przeszkolenie, o którym mowa w ust. 1, przeprowadza koordynator merytoryczny SYNAPS. Zaświadczenie o przeszkoleniu i materiały szkoleniowe zapewnia komórka organizacyjna KGP właściwa do badań psychologicznych. Wzór zaświadczenia określa załącznik nr 3 do decyzji.

3. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje się:

1) koordynatorowi merytorycznemu SYNAPS w zakresie określonym w § 10 ust. 1 pkt 1-6;

2) użytkownikowi SYNAPS w zakresie określonym w § 10 ust. 1 pkt 1-5;

3) administratorowi technicznemu systemu SYNAPS w zakresie niezbędnym do utrzymania właściwego funkcjonowania technicznego i informatycznego systemu SYNAPS.

4. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje się lub odwołuje się na pisemny wniosek:

1) kierownika jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa § 3 ust. 2, lub jego zastępcy albo kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej do badań psychologicznych - dla użytkownika SYNAPS;

2) dyrektora biura KGP właściwego w sprawach informatyki lub jego zastępcy - dla administratora technicznego systemu SYNAPS.

5. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje lub odwołuje dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa do badań psychologicznych, lub jego zastępca.

6. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa w ust. 4, podlega niezwłocznej realizacji. Wniosek niezatwierdzony z powodu braków formalnych zwraca się wnioskodawcy.

7. Zatwierdzony wniosek o nadanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS uznaje się za nadanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych w tożsamym zakresie, bez konieczności nadawania odrębnych upoważnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tym systemie.

8. Wzór wniosku o nadanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS określa załącznik nr 4 do decyzji.

9. Wzór wniosku o odwołanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS określa załącznik nr 5 do decyzji.

10. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa do badań psychologicznych, lub jego zastępca z własnej inicjatywy lub na wniosek kierownika jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 3 ust. 2 lub jego zastępcy albo kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej do badań psychologicznych, na skutek ujawnienia działań w istotny sposób naruszających przepisy decyzji może zawiesić uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS koordynatorowi merytorycznemu SYNAPS lub użytkownikowi SYNAPS na czas niezbędny do wyjaśnienia sprawy.

11. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 3 ust. 2 lub jego zastępca albo kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej do badań psychologicznych, występuje o zawieszenie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS użytkownika SYNAPS, który ubiega się o przyjęcie do służby w Policji, niezwłocznie po złożeniu przez niego dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 2 pkt 1, ust. 5 pkt 1 i ust. 12 pkt 1 lit. a ustawy o Policji.

12. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 3 ust. 2 lub jego zastępca albo kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej do badań psychologicznych, występuje o przywrócenie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS użytkownika SYNAPS, który ubiega się o przyjęcie do służby w Policji, po dniu, w którym wykonał on badanie psychologiczne, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1.

13. Wzór wniosku o zawieszenie/przywrócenie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS określa załącznik nr 6 do decyzji.

§ 7.

1. Ewidencję nadanych upoważnień, o których mowa w § 5 ust. 4 i 5, prowadzi się w formie papierowej albo elektronicznej w komórce organizacyjnej właściwej do badań psychologicznych właściwej dla miejsca pełnienia służby lub pracy osoby, której nadano upoważnienie.

2. Ewidencja upoważnień, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) imię i nazwisko;

2) identyfikator kadrowy;

3) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji;

4) stanowisko służbowe;

5) datę nadania oraz odwołania upoważnienia;

6) nadany zakres upoważnienia;

7) numer upoważnienia, na który składa się liczba porządkowa i rok wydania.

3. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej do badań psychologicznych lub osoba koordynująca pracę tej komórki:

1) dokonuje na bieżąco weryfikacji nadanych upoważnień w zakresie zgodności z realizowanymi zadaniami służbowymi;

2) niezwłocznie składa wniosek o odwołanie nadanego upoważnienia, jeżeli osoba, której nadano upoważnienie:

a) została zawieszona w pełnieniu obowiązków,

b) została przeniesiona do pełnienia służby lub wykonywania pracy w innej jednostce lub komórce organizacyjnej Policji,

c) zakończyła wykonywanie zadań w jednostce lub komórce organizacyjnej Policji albo został z nią rozwiązany stosunek służbowy lub stosunek pracy przed upływem okresu, na który udzielono upoważnienia,

d) zmarła;

3) składa wniosek o odwołanie upoważnienia przed podpisaniem karty obiegowej w związku z rozwiązaniem stosunku służbowego lub stosunku pracy osoby, której nadano upoważnienie.

§ 8.

1. Ewidencję nadanych uprawnień dostępu do systemu SYNAPS, o których mowa w § 6 ust. 5, prowadzi w formie papierowej albo elektronicznej koordynator merytoryczny SYNAPS, wyznaczony przez kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej do badań psychologicznych.

2. Ewidencja uprawnień, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) imię i nazwisko;

2) identyfikator kadrowy;

3) nazwę jednostki i komórki organizacyjnej Policji;

4) stanowisko służbowe;

5) datę nadania oraz odwołania uprawnienia,

6) datę zawieszenia oraz przywrócenia uprawnienia;

7) wnioskowany zakres uprawnienia;

8) numer uprawnienia, na który składa się liczba porządkowa i rok wydania.

3. Kierownik jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej Policji wnioskujący o nadanie uprawnienia, o którym mowa w § 6 ust. 4:

1) dokonuje na bieżąco weryfikacji nadanych uprawnień w zakresie zgodności z realizowanymi zadaniami służbowymi;

2) niezwłocznie składa wniosek o odwołanie nadanego uprawnienia, jeżeli osoba, której nadano uprawnienie:

a) została zawieszona w czynnościach służbowych lub w pełnieniu obowiązków,

b) została przeniesiona do pełnienia służby lub wykonywania pracy w innej jednostce lub komórce organizacyjnej Policji,

c) zakończyła wykonywanie zadań w jednostce lub komórce organizacyjnej Policji albo został z nią rozwiązany stosunek służbowy lub stosunek pracy przed upływem okresu, na który udzielono upoważnienia,

d) zmarła;

3) składa wniosek o odwołanie uprawnienia przed podpisaniem karty obiegowej w związku z rozwiązaniem stosunku służbowego lub stosunku pracy osoby, której nadano uprawnienie.

Rozdział 4

Informacje przetwarzane w SYNAPS

§ 9.

1. W SYNAPS przetwarza się w szczególności informacje, w tym dane osobowe:

1) kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji, w związku z realizacją zadania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1:

a) nazwisko i imię,

b) data urodzenia,

c) płeć,

d) numer ewidencyjny PESEL,

e) numer z Centralnego Rejestru Doboru Kandydatów,

f) poziom wykształcenia,

g) wyniki badania psychologicznego,

h) opinię psychologiczną,

i) dane dotyczące zdrowia, w rozumieniu art. 4 pkt 15 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;

2) policjantów, w związku z realizacją zadania o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 2:

a) nazwisko i imię,

b) stopień policyjny,

c) numer ewidencyjny PESEL,

d) numer identyfikacyjny,

e) poziom wykształcenia,

f) stanowisko służbowe,

g) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji,

h) wyniki badania psychologicznego,

i) ocenę predyspozycji intelektualnych i osobowościowych badanego,

j) opinię końcową z badania psychologicznego,

k) dane dotyczące zdrowia, w rozumieniu art. 4 pkt 15 rozporządzenia PE i Rady(UE) 2016/679;

3) użytkowników SYNAPS:

a) nazwisko i imię,

b) identyfikator kadrowy,

c) numer ewidencyjny PESEL,

d) stanowisko służbowe,

e) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji,

f) wyniki badań wykonanych w celach szkoleniowych lub w związku z realizacją zmian, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3, realizowanych w uzgodnieniu z koordynatorem merytorycznym SYNAPS,

g) opinię psychologiczną lub ocenę predyspozycji intelektualnych i osobowościowych wykonaną w celach szkoleniowych lub w związku z realizacją zmian, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 3, realizowanych w uzgodnieniu z koordynatorem merytorycznym SYNAPS;

4) administratorów technicznych systemu SYNAPS:

a) nazwisko i imię,

b) identyfikator kadrowy,

c) stanowisko służbowe,

d) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji;

5) osób upoważnionych:

a) nazwisko i imię,

b) identyfikator kadrowy,

c) stanowisko służbowe,

d) nazwę komórki i jednostki organizacyjnej Policji.

2. Dostęp do psychologicznych narzędzi diagnostycznych znajdujących się w systemie SYNAPS oraz informacji, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. g, pkt 2 lit. h oraz pkt 3 lit. f i g posiadają wyłącznie koordynatorzy merytoryczni SYNAPS oraz użytkownicy SYNAPS.

3. Nadzór nad aktualnością i poprawnością wprowadzania informacji, o których mowa w ust. 1, sprawuje kierownik komórki organizacyjnej właściwej do badań psychologicznych lub osoba wyznaczona do koordynowania pracą tej komórki, zgodnie z właściwością.

§ 10.

1. Podczas realizacji zadań, o których mowa w § 1 ust. 3, wykonuje się następujące czynności:

1) rejestrowania - polegającego na wprowadzaniu danych po raz pierwszy do SYNAPS;

2) przeglądania - polegającego na zapoznaniu się z danymi znajdującymi się w SYNAPS;

3) weryfikowania - polegającego na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości informacji zarejestrowanych w SYNAPS;

4) modyfikowania - polegającego na zmianie treści danych zarejestrowanych w SYNAPS lub ich uzupełnieniu;

5) przekazywania - polegającego na udostępnieniu danych ze zbioru innej uprawnionej lub upoważnionej osobie;

6) usuwania - polegającego na usunięciu lub anonimizacji danych w sposób uniemożliwiający ich dalsze przetwarzanie.

2. W odniesieniu do każdej operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS rejestruje się:

1) datę oraz godzinę jej rozpoczęcia i zakończenia;

2) imię i nazwisko koordynatora merytorycznego SYNAPS, administratora technicznego systemu SYNAPS lub użytkownika SYNAPS, który wykonuje operację oraz jednostkę organizacyjną Policji, na rzecz której operacja jest wykonywana;

3) zakres danych, do których miał dostęp użytkownik SYNAPS.

3. Operacje przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS wykonuje koordynator merytoryczny SYNAPS, użytkownik SYNAPS lub administrator techniczny systemu SYNAPS w przypadku, gdy zachodzą okoliczności uzasadniające wykonanie określonej operacji przetwarzania.

§ 11.

Dane osobowe przetwarza się w SYNAPS z zachowaniem wymogów określonych w polityce ochrony danych osobowych, której obowiązek opracowania i wdrożenia wynika z art. 24 ust. 2 rozporządzenia PE i Rady(UE) 2016/679.

Rozdział 5

Procedura anonimizowania oraz usuwania informacji, w tym danych osobowych, z SYNAPS

§ 12.

1. Informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w systemie SYNAPS anonimizuje się w sposób automatyczny po upływie:

1) 12 miesięcy od dnia wykonania badania psychologicznego, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, w przypadku negatywnej opinii psychologicznej;

2) 24 miesięcy od dnia wykonania badania psychologicznego, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, w przypadku pozytywnej opinii psychologicznej;

3) 12 miesięcy od dnia wykonania badania psychologicznego, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 2.

2. Konto użytkownika SYNAPS usuwa z systemu SYNAPS koordynator merytoryczny SYNAPS w ciągu miesiąca od dnia odwołania uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS.

3. Dokumentacja SYNAPS w formie papierowej archiwizowana jest lub niszczona zgodnie z przepisami archiwizacyjnymi obowiązującymi w Policji.

4. W przypadku, gdy dane osobowe zostaną zebrane lub są przetwarzane z naruszeniem przepisów rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 i ustawy ODO administrator bez zbędnej zwłoki powoduje ich usunięcie.

Rozdział 6

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 13.

Dokumentacja wydana na podstawie decyzji, o której mowa w § 14, zachowuje ważność przez okres, na jaki została wydana lub do czasu zaistnienia okoliczności uzasadniających jej zmianę.

§ 14.

Traci moc decyzja nr 39 Komendanta Głównego Policji z dnia 16 lutego 2021 r. w sprawie prowadzenia centralnego zbioru informacji, w tym danych osobowych, o badaniach psychologicznych w Policji o nazwie "SYNAPS" (Dz. Urz. KGP poz. 13 oraz z 2022 poz. 1).

§ 15.

Decyzja wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

Komendant Główny Policji
z up. Pierwszy Zastępca Komendanta Głównego Policji
nadinsp. Dariusz AUGUSTYNIAK


1) Zmiana wymienionego rozporządzenia została ogłoszona w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2. oraz Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35.

2) Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. KGP z 2016 r. poz. 69, z 2017 r. poz. 44, z 2018 r. poz. 2, 106 i 126, z 2019 r. poz. 105 i 126, z 2020 r. poz. 16, z 2021 r. poz. 15, 57 i 101 oraz z 2022 r. poz. 88.

Załącznik 1. [WZÓR – WNIOSEK O NADANIE UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA INFORMACJI, W TYM DANYCH OSOBOWYCH, W SYNAPS]

Załączniki do decyzji nr 188
Komendanta Głównego Policji
z dnia 17 maja 2022 r

Załącznik nr 1

WZÓR - WNIOSEK O NADANIE UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA INFORMACJI, W TYM DANYCH OSOBOWYCH, W SYNAPS


Załącznik 2. [WZÓR WNIOSEK O ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA INFORMACJI, W TYM DANYCH OSOBOWYCH, W SYNAPS]

Załącznik nr 2

WZÓR - WNIOSEK O ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA INFORMACJI, W TYM DANYCH OSOBOWYCH, W SYNAPS

Załącznik 3. [WZÓR – ZAŚWIADCZENIE]

Załącznik nr 3

WZÓR - ZAŚWIADCZENIE

Załącznik 4. [WZÓR – WNIOSEK O NADANIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS]

Załącznik nr 4

WZÓR - WNIOSEK O NADANIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS

Załącznik 5. [WZÓR – WNIOSEK O ODWOŁANIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS]

Załącznik nr 5

WZÓR - WNIOSEK O ODWOŁANIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS

Załącznik 6. [WZÓR – WNIOSEK O ZAWIESZENIE/PRZYWRÓCENIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS]

Załącznik nr 6

WZÓR - WNIOSEK O ZAWIESZENIE/PRZYWRÓCENIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS

Metryka
  • Data ogłoszenia: 2022-05-18
  • Data wejścia w życie: 2022-05-19
  • Data obowiązywania: 2022-05-19
Brak dokumentów zmieniających.
Brak zmienianych dokumentów.

Dzienniki Urzędowe