Dzienniki Urzędowe - rok 2019 poz. 6

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392, z 2015 r. poz. 1064 oraz z 2018 r. poz. 1669) zarządza się, co następuje:

1) zadania i zasady funkcjonowania Rady Portfela Ministerstwa Cyfryzacji;

2) zasady zatwierdzania do realizacji projektów przygotowywanych w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Cyfryzacji, zwanego dalej „Ministerstwem", oraz w jednostkach podległych Ministrowi Cyfryzacji, zwanemu dalej „Ministrem", lub przez niego nadzorowanych;

3) metodykę zarządzania projektami w resorcie cyfryzacji;

4) wymagania dotyczące sposobu zarządzania projektami realizowanymi przez Ministerstwo, na rzecz Ministerstwa oraz przez jednostki podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane.

2. Metodyka zarządzania projektami w resorcie cyfryzacji, o której mowa w ust. 1 w pkt 3, stanowi załącznik do zarządzenia.

1) stanowi sekwencję powiązanych ze sobą zadań mających wspólny cel;

2) dotyczy realizacji zadań w określonym czasie i z ustalonym budżetem;

3) zakłada dostarczenie konkretnych produktów i rezultatów;

4) wymaga współpracy różnych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub współpracy Ministerstwa z innymi podmiotami;

5) nie jest ograniczone do realizacji bieżących zadań komórki organizacyjnej Ministerstwa.

2. Programem w rozumieniu niniejszego zarządzenia jest zbiór projektów powiązanych ze sobą w celu osiągnięcia rezultatów i korzyści związanych z celami Ministerstwa.

2. Rada jest organem odpowiedzialnym za strategiczne zarządzanie portfelem projektów Ministerstwa.

3. Do zadań Rady należy w szczególności:

1) zapewnienie, że portfel projektów Ministerstwa jest zgodny z celami strategicznymi Ministerstwa;

2) decydowanie o tworzeniu i zamykaniu programów;

3) wskazywanie Właścicieli Programów;

4) zapewnienie koordynacji i spójności inicjowanych i realizowanych projektów, w tym decydowanie o przynależności projektu do programu;

5) ustalanie priorytetów dla projektów;

6) monitorowanie statusu realizacji portfela projektów i programów;

7) opiniowanie i zatwierdzanie Dokumentów Wizji Biznesowej projektu, zwanych dalej „wizją";

8) powoływanie składu Komitetu Sterującego dla projektu oraz zatwierdzanie zmian w jego składzie;

9) wydawanie wytycznych Komitetom Sterującym;

10) ustalanie zasad współpracy w projekcie między Ministerstwem a jednostkami podległymi Ministrowi lub przez niego nadzorowanymi w przypadku wspólnej lub partnerskiej realizacji projektu;

11) dbanie o unikalność i niedublowanie się zakresów projektów;

12) rekomendowanie zmian w metodyce zarządzania projektami.

4. W skład Rady wchodzą:

1) Przewodniczący Rady - Minister;

2) Wiceprzewodniczący Rady - Sekretarz Stanu w Ministerstwie;

3) członkowie Rady:

a) Dyrektor Departamentu Systemów Państwowych,

b) Dyrektor Departamentu Rozwoju Usług Cyfrowych,

c) Dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki,

d) Dyrektor Departamentu Zarządzania Danymi,

e) Dyrektor Naukowej i Akademickiej Sieci Komputerowej - Państwowego Instytutu Badawczego,

f) Dyrektor Instytutu Łączności - Państwowego Instytutu Badawczego,

g) Sekretarz Rady - Dyrektor Biura Analiz i Projektów Strategicznych.

5. Przewodniczący Rady:

1) kieruje pracami Rady;

2) zwołuje posiedzenia Rady i im przewodniczy;

3) zatwierdza do realizacji wizje projektów, zawierających główne założenia merytoryczne projektów, w szczególności wydaje decyzje, o których mowa w § 5.

6. W przypadku nieobecności Przewodniczącego pracami Rady kieruje Wiceprzewodniczący.

7. Sekretarz Rady, przy pomocy Biura Analiz i Projektów Strategicznych, zapewnia obsługę posiedzeń Rady, a w szczególności:

1) uzgadnia agendę posiedzenia Rady;

2) informuje o terminach posiedzeń,

3) przekazuje materiały na posiedzenie;

4) sporządza protokół z posiedzenia Rady i przekazuje go do zatwierdzenia Przewodniczącemu Rady;

5) prowadzi repozytorium decyzji Rady.

8. Przewodniczący Rady z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Rady może zapraszać do udziału w pracach Rady z głosem doradczym inne osoby, jeżeli ich udział jest uzasadniony zakresem tematycznym prac Rady.

9. Posiedzenia Rady odbywają się nie rzadziej niż raz w miesiącu. Członek Rady może wystąpić do Przewodniczącego Rady z wnioskiem o zwołanie dodatkowego posiedzenia.

10. Posiedzenia Rady odbywają się przy obecności Przewodniczącego Rady albo jego Zastępcy oraz co najmniej 1/3 członków Rady.

11. Rozstrzygnięcia Rady zapadają w drodze uzgodnienia.

12. W przypadkach gdy osiągnięcie uzgodnienia nie jest możliwe, projekt rozstrzygnięcia może być, z inicjatywy Przewodniczącego Rady, poddany głosowaniu. Rozstrzygnięcia, w drodze głosowania, zapadają zwykłą większością głosów obecnych członków Rady, a w razie równej liczby głosów - rozstrzyga głos Przewodniczącego Rady.

13. Członek Rady może zgłosić do protokołu odrębne stanowisko w stosunku do rozstrzygnięcia podjętego na tym posiedzeniu Rady.

14. Osoby zaproszone na posiedzenie, które nie są członkami Rady, nie mają prawa głosu.

2. Wizja podlega konsultacji:

1) z Biurem Analiz i Projektów Strategicznych w zakresie:

a) zgodności ze strategicznymi dokumentami rządowymi i programami,

b) sposobu realizacji,

c) oceny ryzyk,

d) powiązania planowanych produktów i rezultatów z innymi już realizowanymi w Ministerstwie projektami,

e) zapewnienia źródeł finansowania i racjonalności kosztów;

2) z Departamentem Prawnym w zakresie:

a) zgodności z obowiązującymi i planowanymi do przyjęcia przepisami prawa,

b) konieczności wprowadzenia zmian legislacyjnych niezbędnych do realizacji projektu.

3. Dyrektor Biura Analiz i Projektów Strategicznych koordynuje przygotowanie wizji oraz wprowadza do agendy Rady jej prezentację.

1) zatwierdzeniu Wizji i udzieleniu zgody na realizację fazy przygotowania projektu, ustalając wysokość budżetu dla tej fazy;

2) odmowie zatwierdzenia wizji;

3) zakresie koniecznych do wprowadzenia zmian i uzupełnień w Wizji oraz terminie ponownego przedstawienia Wizji do zatwierdzenia.

1) zarządzenie Nr 39 Ministra Cyfryzacji z dnia 24 października 2016 r. w sprawie zatwierdzania projektów do realizacji oraz sposobu organizacji zarządzania projektami (Dz. Urz. Min. Cyf. poz. 46);

2) zarządzenie Nr 5 Ministra Cyfryzacji z dnia 10 marca 2017 r. w sprawie „Metodyki zarządzania projektami w resorcie cyfryzacji" (Dz. Urz. Min. Cyf. poz. 6).

Załącznik do zarządzenia Nr 5 Ministra Cyfryzacji
z dnia 27 lutego 2019 r.

METODYKA ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI W RESORCIE CYFRYZACJI

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj