REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

REKLAMA

Dzienniki Urzędowe - rok 2019 poz. 95

ZARZĄDZENIE NR 41
PREZESA WYŻSZEGO URZĘDU GÓRNICZEGO

z dnia 20 grudnia 2019 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

Tekst pierwotny

Na podstawie art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r. poz. 553, 730 i 2020) zarządza się, co następuje:

§ 1.

W zarządzeniu nr 7 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego z dnia 11 stycznia 2016 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego (Dz. Urz. WUG poz. 13) wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 1 uchyla się ust. 4;

2) w załączniku nr 1 do zarządzenia:

a) § 2 i § 3 otrzymują brzmienie:

"§ 2. Użyte w instrukcji kancelaryjnej określenia oraz skróty oznaczają:

1) "akceptacja" - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma przez osobę uprawnioną;

2) "akta sprawy" - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

3) "archiwista" - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;

4) "archiwum zakładowe" - archiwum zakładowe urzędu górniczego;

5) "czynności kancelaryjne" - czynności związane z obiegiem dokumentów od ich wpływu do urzędu górniczego lub powstania w toku działalności urzędów górniczych do przekazania akt do archiwum zakładowego;

6) "dekretacja" - adnotację zawierającą wskazanie osoby lub komórki, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

7) "ESP" - elektroniczną skrzynkę podawczą w rozumieniu art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294);

8) "ESROD" - elektroniczny system rejestracji i obiegu dokumentów;

9) "informatyczny nośnik danych" - informatyczny nośnik danych w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;

10) "kancelaria" - stanowisko albo stanowiska pracy w urzędzie górniczym, wykonujące czynności związane z odbieraniem, rozdzielaniem oraz wysyłaniem przesyłek;

11) "kierujący komórką" - dyrektora komórki, zastępcę dyrektora komórki, naczelnika komórki oraz osobę wykonującą czynności w ramach stanowiska, które podlega bezpośrednio osobie kierownictwa WUG albo nad którym bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje osoba kierownictwa WUG;

12) "kierujący urzędem górniczym" - osobę kierownictwa WUG, dyrektora lub zastępcę dyrektora urzędu górniczego;

13) "komórka" - komórkę organizacyjną w WUG, samodzielny wydział w WUG oraz stanowisko, które podlega bezpośrednio osobie kierownictwa WUG albo nad którym bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje osoba kierownictwa WUG;

14) "komórka merytoryczna":

a) komórkę, OUG lub SUG, do których zadań należy prowadzenie i ostateczne załatwienie danej sprawy i która w związku z tym zakłada sprawę i gromadzi całość akt sprawy lub grupuje dokumentację nietworzącą akt sprawy,

b) w przypadku akt spraw związanych z działalnością stałych lub doraźnych kolegialnych organów doradczych i opiniodawczych, powoływanych przez Prezesa WUG, oraz zespołów do wykonywania zadań wykraczających poza zakres zadań komórek WUG, tworzonych przez Prezesa WUG - komórkę obsługującą ich prace;

15) "osoba kierownictwa WUG" - Prezesa WUG, Wiceprezesów WUG lub Dyrektora Generalnego WUG;

16) "OUG" - okręgowy urząd górniczy;

17) "pieczęć wpływu" - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany przez kancelarię na przesyłkach wpływających w postaci papierowej, zawierający co najmniej nazwę urzędu górniczego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informacji o liczbie załączników;

18) "pismo" - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, w szczególności pismo przewodnie, notatkę, protokół, decyzję, postanowienie;

19) "podpis elektroniczny" - podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

20) "prowadzący sprawę" - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, a także realizującą w tym zakresie przewidziane dla niej w instrukcji kancelaryjnej czynności kancelaryjne, w szczególności zakładającą sprawy, przygotowującą projekty pism w sprawie, dbającą o terminowość załatwienia sprawy i kompletującą akta sprawy;

21) "przesyłka" - dokumentację, w dowolnej formie, otrzymaną lub wysyłaną przez urzędy górnicze, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem ESP oraz za pośrednictwem skrzynki poczty elektronicznej;

22) "rejestr" - narzędzie służące do ewidencjonowania pojedynczych przesyłek lub pism pod kątem ich typu lub rodzaju;

23) "rejestr przesyłek wpływających" - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez urząd górniczy;

24) "rejestr przesyłek wychodzących" - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych lub wydawanych przez urząd górniczy;

25) "sekretariat" - stanowisko albo stanowiska pracy w komórce, OUG lub SUG, których zakres zadań obejmuje wykonywanie czynności kancelaryjnych, także niewymienionych w pkt 20;

26) "skład informatycznych nośników danych" - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych, na których jest zapisana dokumentacja w postaci elektronicznej;

27) "skrzynka poczty elektronicznej" - każdą ze skrzynek poczty elektronicznej w urzędzie górniczym;

28) "spis spraw" - formularz w postaci papierowej albo spis elektroniczny, służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej spraw, w obrębie klasy określonej w wykazie akt w roku kalendarzowym, w danej komórce merytorycznej;

29) "sprawa" - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

30) "SUG" - Specjalistyczny Urząd Górniczy;

31) "środki komunikacji elektronicznej" - rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość, przy wykorzystaniu transmisji danych, w szczególności: elektroniczna skrzynka podawcza (ESP), poczta elektroniczna, SMS i MMS;

32) "teczka aktowa" - materiał biurowy do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w szczególności teczka wiązana, skoroszyt lub segregator;

33) "UPO" - urzędowe poświadczenie odbioru w rozumieniu art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;

34) "urząd górniczy" - OUG, SUG lub WUG;

35) "WUG" - Wyższy Urząd Górniczy;

36) "wykaz akt" - jednolity rzeczowy wykaz akt urzędów górniczych.

§ 3. 1. Przepisy dotyczące komórek oraz komórek merytorycznych stosuje się odpowiednio do wydziałów w komórkach oraz komórkach merytorycznych.

2. Przepisy dotyczące kierujących komórkami oraz komórkami merytorycznymi stosuje się odpowiednio do:

1) naczelników wydziałów w komórkach oraz komórkach merytorycznych;

2) osób upoważnionych albo wyznaczonych do wykonywania ich zadań.

3. Przepisy dotyczące dyrektorów komórek stosuje się odpowiednio do naczelników komórek.",

b) w § 12 w ust. 2 po pkt 2 dodaje się pkt 2a w brzmieniu:

"2a) prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;",

c) § 14 otrzymuje brzmienie:

"§ 14. Komórki właściwe do obsługi kancelaryjno-biurowej komórek, w których nie utworzono sekretariatów, określa regulamin organizacyjny WUG.",

d) w § 32 w ust. 3 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

"2) dokumencie, w szczególności piśmie przewodnim, petycji, skardze lub wniosku;",

e) w § 69 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1) pełnej nazwy urzędu górniczego oraz pełnej nazwy komórki albo zespołu pracowników OUG lub SUG, w których zgromadzono dokumentację - na środku u góry;

2) części znaku sprawy, składającej się z symbolu literowego komórki, OUG albo SUG, zgodnego z oznaczeniem wprowadzonym przez regulamin organizacyjny WUG albo regulamin organizacyjny OUG oraz SUG, oraz symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) przewidzianego w wykazie akt, a w przypadku, o którym mowa w § 40 ust. 5, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw z danej klasy w wykazie akt w osobny zbiór - po lewej stronie pod nazwą komórki albo zespołu pracowników OUG lub SUG;

3) kategorii archiwalnej zgodnej z wykazem akt, z podaniem przy kategorii B również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki albo zespołu pracowników OUG lub SUG;

4) tytułu teczki aktowej, złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt oraz informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;

5) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej, bez uwzględniania dat załączników do poszczególnych pism - pod tytułem;

6) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego (liczbowego) z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.",

f) po § 79 dodaje się § 79a w brzmieniu:

"§ 79a. Egzemplarz upoważnienia albo pełnomocnictwa przeznaczony dla osoby, która je otrzymała, podlega przekazaniu do archiwum zakładowego:

1) w ramach sprawy w oryginale, jeśli upoważnienie albo pełnomocnictwo dotyczyło tylko tej sprawy;

2) w ramach poszczególnych spraw w uwierzytelnionej kopii, jeśli upoważnienie albo pełnomocnictwo nie dotyczyło tylko jednej sprawy.",

g) w § 81:

- w ust. 2 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

"Przez uporządkowanie materiałów archiwalnych oraz dokumentacji o kategorii archiwalnej wyższej niż B20 rozumie się:",

- w ust. 3 wprowadzenie do wyliczenia otrzymuje brzmienie:

"Przez uporządkowanie dokumentacji o kategorii archiwalnej B20 oraz niższej rozumie się:",

h) w § 82:

- w ust. 4 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

"2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki merytorycznej oraz symbol klasyfikacyjny (liczbowy) z wykazu akt, a w przypadku wydzielenia grupy spraw z danej klasy w wykazie akt w osobny zbiór, dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt oraz informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład: pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

d) w przypadku materiałów archiwalnych - dodatkowo tematy poszczególnych spraw,

e) roczne daty skrajne, na które składają się rok najwcześniejszego i rok najpóźniejszego pisma w teczce aktowej, bez uwzględniania dat załączników do poszczególnych pism,

f) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,

g) oznaczenie kategorii archiwalnej,

h) miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym,

i) datę zniszczenia, przekazania na makulaturę lub przekazania do archiwum państwowego.",

- ust. 5 otrzymuje brzmienie:

"5. Elementy, o których mowa w ust. 4 pkt 1 lit. d oraz e, a także pkt 2 lit. h oraz i, wypełnia archiwista.",

i) § 87 otrzymuje brzmienie:

"§ 87. Nadzór i kontrolę wykonywania czynności kancelaryjnych przez pracowników urzędów górniczych sprawują:

1) w WUG:

a) Prezes WUG - w odniesieniu do osób wykonujących czynności w ramach stanowiska, które podlega bezpośrednio osobie kierownictwa WUG albo nad którym bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje osoba kierownictwa WUG,

b) kierujący komórkami, naczelnicy wydziałów w tych komórkach, osoby ich zastępujące oraz osoby wyznaczone albo upoważnione do wykonywania zadań kierujących komórkami - w odniesieniu do pracowników tych komórek;

2) w OUG oraz SUG - kierujący tymi urzędami.";

3) załącznik nr 2 do zarządzenia otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia;

4) w załączniku nr 3 do zarządzenia:

a) § 2 otrzymuje brzmienie:

"§ 2. Użyte w niniejszej instrukcji określenia oraz skróty oznaczają:

1) "archiwista" - pracownika lub pracowników realizujących zadania archiwum zakładowego;

2) "archiwum zakładowe" - archiwum zakładowe urzędu górniczego;

3) "informatyczny nośnik danych" - informatyczny nośnik danych w rozumieniu art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848, 1590 i 2294), na którym zapisano dokumentację w postaci elektronicznej;

4) "kierujący komórką" - dyrektora komórki, zastępcę dyrektora komórki, naczelnika komórki oraz osobę wykonującą czynności w ramach stanowiska, które podlega bezpośrednio osobie kierownictwa WUG albo nad którym bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje osoba kierownictwa WUG;

5) "kierujący urzędem górniczym" - osobę kierownictwa WUG, dyrektora lub zastępcę dyrektora urzędu górniczego;

6) "komórka" - komórkę organizacyjną w WUG, samodzielny wydział w WUG albo stanowisko, które podlega bezpośrednio osobie kierownictwa WUG albo nad którym bezpośredni nadzór merytoryczny sprawuje osoba kierownictwa WUG;

7) "komórka merytoryczna":

a) komórkę, OUG lub SUG, do których zadań należało prowadzenie i ostateczne załatwienie danej sprawy i która w związku z tym założyła sprawę i zgromadziła całość akt sprawy lub zgrupowała dokumentację nietworzącą akt sprawy,

b) w przypadku akt spraw związanych z działalnością stałych lub doraźnych kolegialnych organów doradczych i opiniodawczych, powoływanych przez Prezesa WUG, oraz zespołów do wykonywania zadań wykraczających poza zakres zadań komórek, tworzonych przez Prezesa WUG - komórkę obsługującą ich prace;

8) "osoba kierownictwa WUG" - Prezesa WUG, Wiceprezesów WUG lub Dyrektora Generalnego WUG;

9) "OUG" - okręgowy urząd górniczy;

10) "SUG" - Specjalistyczny Urząd Górniczy;

11) "teczka aktowa" - materiał biurowy do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w szczególności teczka wiązana, skoroszyt lub segregator;

12) "urząd górniczy" - OUG, SUG lub WUG;

13) "WUG" - Wyższy Urząd Górniczy;

14) "wykaz akt" - jednolity rzeczowy wykaz akt urzędów górniczych.",

b) w § 4 ust. 4 otrzymuje brzmienie:

"4. Wymagania określone w ust. 2 uważa się za spełnione, jeśli dla urzędu górniczego został opracowany oraz wdrożony system zarządzania bezpieczeństwem informacji, w którym określono wymagania bezpieczeństwa zgodnie z Polskimi Normami PN-ISO/IEC 27001 oraz PN-ISO/IEC 27002.",

c) w § 8 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Zakres przydzielanych archiwiście środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego jest określany:

1) dla archiwistów zatrudnionych w WUG - na podstawie przepisów Regulaminu pracy WUG;

2) dla archiwistów zatrudnionych w OUG oraz SUG - na podstawie przepisów Regulaminu pracy OUG oraz SUG.",

d) w § 14 w ust. 2 pkt 4 otrzymuje brzmienie:

"4) kierujący urzędem górniczym - według właściwości;",

e) § 22 otrzymuje brzmienie:

"§ 22. Teczki aktowe przechowywane w archiwum zakładowym układa się:

1) według podziału na poszczególne komórki merytoryczne albo zespoły pracowników OUG lub SUG, lub

2) w sposób ciągły, według wykazu spisów zdawczo-odbiorczych

- pozostawiając miejsce na nowe roczniki akt.",

f) w § 32 w ust. 2 pkt 2 otrzymuje brzmienie:

"2) przekazywanie dokumentacji innym osobom albo komórkom bez wiedzy archiwisty;",

g) § 35 otrzymuje brzmienie:

"§ 35. Do udostępnienia dokumentacji jest wymagana pisemna zgoda:

1) w przypadku archiwum zakładowego WUG:

a) kierującego komórką prowadzącą archiwum zakładowe WUG, po porozumieniu się z kierującym komórką merytoryczną, w której akta powstały - w każdym przypadku,

b) administratora danych osobowych - jeżeli dokumentacja zawiera dane osobowe,

c) Prezesa WUG - jeżeli udostępnienie dokumentacji następuje przez jej wypożyczenie osobom trzecim;

2) w przypadku archiwum zakładowego OUG oraz SUG, także w przypadku gdy udostępnienie dokumentacji następuje przez jej wypożyczenie osobom trzecim:

a) kierującego tym urzędem górniczym oraz

b) administratora danych osobowych - jeżeli dokumentacja zawiera dane osobowe.",

h) w § 36 w ust. 2 w pkt 10 w lit. g kropkę zastępuje się przecinkiem i dodaje się lit. h w brzmieniu:

"h) jeżeli udostępniane akta zawierają dane osobowe:

- treść upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, wydanego osobie, której są udostępniane te akta, na czas dostępu do akt,

- zobowiązanie osoby, której mają być udostępnione te akta, o zachowaniu w poufności tych danych oraz o nie-przekazywaniu osobom trzecim tych akt oraz danych osobowych w nich zawartych.",

i) w § 42 ust. 2 otrzymuje brzmienie:

"2. Zgodę, o której mowa w ust. 1, pozostawia się w aktach archiwum zakładowego razem ze spisem dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.".

§ 2.

Do spraw niezałatwionych przed dniem wejścia w życie zarządzenia stosuje się dotychczasowe znaki sprawy.

§ 3.

W przypadku zmiany kwalifikacji dokumentacji powstałej i zgromadzonej w urzędach górniczych, dokumentacja ta podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w załączniku nr 2 do zarządzenia, o którym mowa w § 1, jeżeli dotychczasowe przepisy określały krótszy okres przechowywania tej dokumentacji.

§ 4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2020 r.

Prezes Wyższego Urzędu Górniczego: Adam Mirek

Załącznik 1. [JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT URZĘDÓW GÓRNICZYCH]

Załącznik do zarządzenia nr 41 Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego
z dnia 20 grudnia 2019 r. (poz. 95)

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT URZĘDÓW GÓRNICZYCH

§ 1. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest jednolitą rzeczową klasyfikacją akt, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolem klasyfikacyjnym (liczbowym), hasłem klasyfikacyjnym oraz kategorią archiwalną, identycznymi dla wszystkich urzędów górniczych.

§ 2. Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej w komórce merytorycznej dla klas końcowych, dla których oznacza się kategorię archiwalną, prowadzi się spis spraw lub w ramach których grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

§ 3. Jednolitość klasyfikowania dokumentacji, o której mowa w § 2 pkt 1, polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej urzędu górniczego i od podziału kompetencji wewnątrz urzędu górniczego.

§ 4. Oparcie konstrukcji jednolitego rzeczowego wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o którym mowa w § 2 pkt 2, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmują się urzędy górnicze, a tym samym całości powstającej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu. W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu. Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klas końcowych, o których mowa w § 2 pkt 3.

§ 5. Ustalenie kwalifikacji archiwalnej w komórce merytorycznej dla klas końcowych, o którym mowa w § 2 pkt 3, polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 6. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny (liczbowy) stanowiący kombinację cyfr:

1) dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";

2) dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";

3) dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";

4) dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".

§ 7. Jeżeli w działalności urzędu górniczego pojawią się nowe zadania, klasy w jednolitym rzeczowym wykazie akt odpowiadające tym zadaniom wprowadza się, przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych zadań, w porozumieniu z dyrektorem właściwego archiwum państwowego.

TYTUŁY KLAS I i II RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE

00 Organy kolegialne

01 Organizacja

02 Akty normatywne. Pomoc prawna

03 Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy

04 Informatyka

05 Skargi, wnioski i petycje

06 Współdziałanie z innymi podmiotami

07 Kontrole i nadzór

08 Zarządzanie ryzykiem i audyt wewnętrzny

1 SPRAWY KADROWE

10 Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych w urzędach górniczych

11 Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w urzędach górniczych

12 Ewidencja osobowa pracowników urzędów górniczych

13 Bezpieczeństwo i higiena pracy w urzędach górniczych

14 Szkolenie i doskonalenie osób zatrudnionych w urzędach górniczych

15 Odpowiedzialność porządkowa i dyscyplinarna pracowników urzędów górniczych

16 Działalność socjalna

17 Ubezpieczenia osobowe pracowników urzędów górniczych i opieka zdrowotna nad tymi pracownikami

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi

21 Inwestycje i remonty

22 Administracja nieruchomości

23 Gospodarka narzędziami i materiałami

24 Postępowania w sprawie wydatków publicznych

25 Gospodarka środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi

26 Transport i łączność

27 Ochrona obiektów i mienia urzędów górniczych

28 Sprawy obronne oraz zarządzanie kryzysowe

3 FINANSE. KSIĘGOWOŚĆ

30 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu fnansów publicznych i rachunkowości

31 Planowanie i realizacja budżetu

32 Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

33 Rozliczenia płac i składek ZUS

34 Fundusze specjalne

35 Inwentaryzacja

4 OBIEKTY ZAKŁADU GÓRNICZEGO. WYROBY STOSOWANE W RUCHU ZAKŁADU GÓRNICZEGO

40 Dokumentacja dotycząca oddawania do ruchu obiektów, maszyn i urządzeń zakładu górniczego

41 Dokumentacja dotycząca dopuszczania wyrobów do stosowania w zakładach górniczych

42 Dokumentacja dotycząca użytkowania obiektów zakładu górniczego oraz stosowania wyrobów w ruchu zakładu górniczego

43 Dokumentacja dotycząca transportu poziomego i pochyłego w wyrobiskach o nachyleniu do 45º

44 Dokumentacja dotycząca transportu pionowego i pochyłego w wyrobiskach o nachyleniu większym niż 45º

45 Dokumentacja dotycząca użytkowania szybów i szybików

46 Dokumentacja dotycząca środków strzałowych, sprzętu strzałowego, składów materiałów wybuchowych oraz robót strzałowych

47 Dokumentacja dotycząca systemu nadzoru rynku

5 MIERNICTWO GÓRNICZE. BUDOWNICTWO. OCHRONA ŚRODOWISKA. GOSPODARKA ZŁOŻEM

50 Miernictwo górnicze

51 Ochrona terenów górniczych i pogórniczych

52 Obiekty budowlane zakładu górniczego

53 Ochrona środowiska

54 Geologia górnicza i gospodarka zasobami

6 OCHRONA ZDROWIA. BEZPIECZEŃSTWO I WARUNKI PRACY W ZAKŁADACH GÓRNICZYCH

60 Kwalifikacje i szkolenie załóg górniczych

61 Ochrona zdrowia osób wykonujących czynności w ruchu zakładu górniczego

62 Warunki środowiska pracy w zakładach górniczych

63 Promieniowanie jonizujące w zakładach górniczych

64 Zarządzanie bezpieczeństwem w zakładach górniczych

65 Wypadkowość w zakładach górniczych

7 ROBOTY GEOLOGICZNE. GÓRNICTWO. RATOWNICTWO GÓRNICZE

70 Dokumentacja dotycząca robót geologicznych

71 Dokumentacja dotycząca robót górniczych

72 Dokumentacja dotycząca wentylacji oraz pożarów podziemnych

73 Dokumentacja dotycząca likwidacji oraz restrukturyzacji zakładów górniczych

74 Dokumentacja dotycząca ratownictwa górniczego

8 ZAGROŻENIA GÓRNICZE

80 Dokumentacja związana z zagrożeniem gazowym i wyrzutowym

81 Dokumentacja związana z zagrożeniem zawałowym, opadem lub obrywaniem się skał

82 Dokumentacja związana z zagrożeniem sejsmicznym

83 Dokumentacja związana z zagrożeniem osuwiskowym

84 Dokumentacja związana z zagrożeniem klimatycznym

85 Dokumentacja związana z zagrożeniem pyłowym

86 Dokumentacja związana z zagrożeniem pożarowym

87 Dokumentacja związana z zagrożeniem wodnym

9 NADZÓR I KONTROLA NAD RUCHEM ZAKŁADU GÓRNICZEGO. DZIAŁALNOŚĆ PREWENCYJNA

90 Ogólny nadzór nad stanem bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładach górniczych

91 Nadzór i kontrola nad podmiotami objętymi właściwością organów nadzoru górniczego

92 Nadzór w zakresie dokumentacji prowadzenia ruchu zakładu górniczego

93 Nadzór w zakresie czynności wykonywanych w ruchu zakładu górniczego

94 Nadzór w zakresie rozwiązań stosowanych w ruchu zakładu górniczego

95 Działalność naukowo-badawcza i wydawnicza

 

 

Symbole
klasyfikacyjne
(liczbowe)

Hasła klasyfikacyjne

Kategorie
dokumentacji

Uwagi

w
WUG

w
OUG
i SUG

1

2

3

4

5

6

7

8

0

 

 

 

ZARZĄDZANIE

 

 

 

 

00

 

 

Organy kolegialne

 

 

 

 

 

000

 

Specjalne komisje do opiniowania stanu bezpieczeństwa powszechnego, związanego z ruchem zakładu górniczego, stanu bezpieczeństwa pracy w górnictwie oraz stanu rozpoznania i zwalczania zagrożeń w zakładach górniczych, powoływane przez Prezesa WUG

A

B5

porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, koreferaty, głosy w dyskusji, inne wystąpienia, wnioski i postulaty, uchwały, protokoły, sprawozdania, relacje z realizacji uchwał

 

 

001

 

Stałe kolegialne organy doradcze i opiniodawcze, powoływane przez Prezesa WUG

A

B5

porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, dokumenty będące przedmiotem prac organu, głosy w dyskusji, inne wystąpienia, wnioski i postulaty, uchwały, protokoły, sprawozdania, relacje z realizacji uchwał

 

 

002

 

Doraźne kolegialne organy doradcze i opiniodawcze

 

 

 

 

 

 

0020

Komisje powoływane przez Prezesa WUG dla zbadania przyczyn i okoliczności wypadków lub niebezpiecznych zdarzeń

A

A

skład osobowy, opracowania, protokoły, uchwały, materiały z posiedzeń, sprawozdania, wnioski i postulaty

 

 

 

0021

Pozostałe doraźne kolegialne organy doradcze i opiniodawcze, powoływane przez Prezesa WUG

A

B5

jak w klasie 0020

 

 

003

 

Zespoły do wykonywania zadań wykraczających poza zakres zadań komórek organizacyjnych, samodzielnych wydziałów oraz samodzielnych stanowisk w WUG, tworzone przez Prezesa WUG

A

B5

jak w klasie 0020

 

 

004

 

Narady pracownicze

 

 

protokoły, sprawozdania, wnioski, inne materiały z posiedzeń

 

 

 

0040

Narady dyrektorów komórek organizacyjnych (naczelników samodzielnych wydziałów) w WUG oraz OUG i SUG

A

B5

 

 

 

 

0041

Pozostałe narady organizowane w WUG

A

B5

 

 

 

 

0042

Narady organizowane w OUG i SUG

-

A

 

 

 

005

 

Komisje dyscyplinarne

 

 

 

 

 

 

0050

Komisja Dyscyplinarna, powołana dla rozpoznawania w pierwszej instancji spraw dyscyplinarnych członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w WUG

B5

-

okres przechowywania z uwzględnieniem zasad (terminów) zatarcia kary

 

 

 

0051

Komisja Dyscyplinarna, powołana dla rozpoznawania w pierwszej instancji spraw dyscyplinarnych członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w OUG oraz SUG

-

B5

jak w klasie 0050; całość dokumentacji jest przechowywana w SUG

 

01

 

 

Organizacja

 

 

 

 

 

010

 

Organizacja władz nadrzędnych i jednostek współdziałających

B5

B5

statuty, schematy organizacyjne, informacje o tych władzach i jednostkach

 

 

011

 

Organizacja urzędów górniczych

 

 

 

 

 

 

0110

Podstawy prawne działania WUG

A

B10

statuty, schematy i regulaminy organizacyjne oraz inne informacje; akty normatywne - klasa 0200

 

 

 

0111

Podstawy prawne działania OUG i SUG

A

A

schematy i regulaminy organizacyjne oraz inne informacje; akty normatywne - klasa 0200

 

 

 

0112

Upoważnienia i pełnomocnictwa niewymienione w innych klasach i rzędach

BE10

BE10

okres przechowywania jest liczony od dnia utraty mocy upoważnienia albo pełnomocnictwa

 

 

012

 

Obsługa kancelaryjna

 

 

 

 

 

 

0120

Przepisy kancelaryjno-archiwalne

A

A

instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt urzędów górniczych, instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

 

 

 

0121

Wzory odciskowe pieczęci

A

A

 

 

 

 

0122

Terminarze, dowody doręczeń, opłat pocztowych, pocztowa książka nadawcza

B5

B5

 

 

 

013

 

Archiwum zakładowe

 

 

 

 

 

 

0130

Współpraca z urzędem górniczym w zakresie postępowania z dokumentacją

BE5

BE5

klasa obejmuje w szczególności ustalanie terminów przejęcia dokumentacji, przejmowanie dokumentacji oraz doradztwo ze strony archiwisty na rzecz urzędu górniczego

 

 

 

0131

Ewidencja archiwum zakładowego

A

A

 

 

 

 

0132

Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym

B5

B5

zezwolenia, zgody, karty udostępnienia akt itp.

 

 

 

0133

Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w archiwum zakładowym

B10

B10

 

 

 

 

0134

Skontrum dokumentacji

A

A

 

 

 

 

0135

Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego

A

A

 

 

 

 

0136

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

A

A

 

 

 

014

 

Ochrona informacji niejawnych

BE10

BE10

 

 

 

015

 

Ochrona danych osobowych

 

 

 

 

 

 

0150

Organizacja ochrony danych osobowych

A

A

klasa obejmuje w szczególności ocenę stanu bezpieczeństwa danych osobowych, analizę skutków dla ochrony danych osobowych oraz ustalanie środków technicznych i organizacyjnych ochrony danych osobowych

 

 

 

0151

Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych

A

A

 

 

 

 

0152

Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych

B10

B10

okres przechowywania jest liczony od dnia utraty mocy upoważnienia

 

 

 

0153

Dokumentowanie czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych

B10

B10

 

 

 

 

0154

Realizacja uprawnień osób fizycznych w zakresie ochrony danych osobowych

BE5

BE5

klasa obejmuje w szczególności informowanie o wykorzystywaniu danych osobowych, uzyskiwanie zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz realizację "prawa do bycia zapomnianym"

 

 

016

 

Dostęp do informacji publicznej

B10

B10

 

 

 

017

 

Doradztwo etyczne

B10

B10

 

 

 

018

 

Przeciwdziałanie korupcji

B10

B10

 

 

 

019

 

Odznaka Honorowa Zasłużonego dla Bezpieczeństwa w Górnictwie

B10

-

 

 

02

 

 

Akty normatywne. Pomoc prawna

 

 

 

 

 

020

 

Legislacja

 

 

 

 

 

 

0200

Akty normatywne oraz inne akty prawne Prezesa WUG oraz Dyrektora Generalnego WUG

A

B5

 

 

 

 

0201

Opracowywanie, opiniowanie i uzgadnianie projektów aktów normatywnych, innych aktów prawnych oraz dokumentów innych organów

BE5

BE5

 

 

 

 

0202

Bieżąca informacja o pracach nad projektami aktów normatywnych zewnętrznych, innych aktów prawnych zewnętrznych oraz innych dokumentów zewnętrznych, a także o ogłoszeniu tych aktów i dokumentów

BE5

BE5

jeżeli w związku z dokumentem będą podjęte i wykonywane czynności urzędowe, dokument ten jest rejestrowany i przechowywany w klasie 0201

 

 

021

 

Wyjaśnienia i opinie prawne dla adresatów zewnętrznych

BE5

BE5

 

 

 

022

 

Wyjaśnienia i opinie prawne na potrzeby urzędów górniczych

BE5

BE5

 

 

 

023

 

Sprawy cywilne

B10

B10

sprawy niezwiązane z zadaniami organów nadzoru górniczego; okres przechowywania jest liczony od dnia zakończenia postępowania na etapie przedsądowym, wykonania prawomocnego orzeczenia albo ugody lub umorzenia postępowania

 

 

024

 

Sprawy karne oraz o wykroczenia

B5

B5

sprawy niezwiązane z zadaniami organów nadzoru górniczego; okres przechowywania jest liczony od dnia zakończenia postępowania na etapie przedsądowym, wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia postępowania

 

 

025

 

Sprawy z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

B5

B5

okres przechowywania jest liczony od dnia zakończenia postępowania na etapie przedsądowym, wykonania prawomocnego orzeczenia albo ugody lub umorzenia postępowania

 

03

 

 

Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy

 

 

 

 

 

030

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące sposobu opracowania strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz

A

A

 

 

 

031

 

Strategie, programy, plany i sprawozdania innych podmiotów

B5

B5

przesyłane do realizacji, wiadomości lub wykorzystania

 

 

032

 

Planowanie

A

A

 

 

 

033

 

Sprawozdawczość własnej jednostki

A

A

 

 

 

034

 

Sprawozdawczość statystyczna

 

 

 

 

 

 

0340

Sprawozdawczość statystyczna urzędów górniczych

A

A

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami obejmującymi dłuższe okresy czasu, dopuszcza się zakwalifikowanie akt spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej do kategorii B5

 

 

 

0341

Sprawozdawczość statystyczna zakładów górniczych

-

B5

 

 

 

035

 

Analizy tematyczne lub przekrojowe

A

A

 

 

 

036

 

Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów

A

A

w tym składane wojewodzie przez dyrektorów OUG oraz dyrektora SUG roczne informacje o działalności tych organów w województwie

 

04

 

 

Informatyka

 

 

 

 

 

040

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące informatyzacji

A

A

w tym dokumenty Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji

 

 

041

 

Projektowanie, homologacje, wdrażanie oraz eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych

BE10

BE10

w tym sprawy dotyczące bezpieczeństwa systemów; akta spraw dotyczących wszelkiego rodzaju instrukcji mogą być wyodrębnione do osobnej teczki

 

 

042

 

Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne

B10

B10

okres przechowywania jest liczony od momentu wygaśnięcia licencji

 

 

043

 

Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów

B10

B10

okres przechowywania jest liczony od daty utraty uprawnień dostępu

 

 

044

 

Projektowanie i eksploatacja stron internetowych

BE10

BE10

 

 

05

 

 

Skargi, wnioski i petycje

 

 

 

 

 

050

 

Skargi i wnioski załatwione bezpośrednio

A

A

 

 

 

051

 

Petycje załatwione bezpośrednio

A

A

 

 

 

052

 

Organizacja załatwiania skarg, wniosków i petycji

A

A

 

 

 

053

 

Analiza skarg, wniosków i petycji

A

A

 

 

 

054

 

Interwencje i listy załatwione bezpośrednio

B5

B5

 

 

 

055

 

Skargi, wnioski, petycje, interwencje i listy przekazane do załatwienia według właściwości

B5

B5

 

 

06

 

 

Współdziałanie z innymi podmiotami

 

 

 

 

 

060

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami

A

-

 

 

 

061

 

Współdziałanie z podmiotami krajowymi

 

 

 

 

 

 

0610

Umowy i porozumienia z podmiotami krajowymi dotyczące zakresu i sposobu współdziałania

A

A

 

 

 

 

0611

Krajowe konferencje, zjazdy, sympozja, sesje i fora krajowe

BE5

B5

w tym patronaty Prezesa WUG

 

 

 

0612

Kontakty z podmiotami krajowymi

A

A

sprawy dotyczące współdziałania z podmiotami krajowymi, niewymienione w innych klasach i rzędach

 

 

062

 

Współdziałanie z podmiotami zagranicznymi

 

 

 

 

 

 

0620

Umowy i porozumienia z podmiotami zagranicznymi dotyczące zakresu i sposobu współdziałania

A

A

 

 

 

 

0621

Kontakty z podmiotami zagranicznymi

A

A

sprawy dotyczące współdziałania z podmiotami zagranicznymi, niewymienione w klasach 0620, 0622 i 0623

 

 

 

0622

Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli własnej jednostki

A

A

 

 

 

 

0623

Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy

A

A

 

 

 

063

 

Projekty finansowane ze środków zewnętrznych

 

 

 

 

 

 

0630

Projekty finansowane ze środków krajowych

B*)

B*)

klasa nie obejmuje projektów fnansowanych ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej

*) okres przechowywania jest określony w umowie stanowiącej podstawę realizacji konkretnego projektu, lecz jest nie krótszy niż 2 lata od daty płatności końcowej na rzecz partnera projektu

 

 

 

0631

Projekty finansowane ze środków innych niż krajowe

B*)

B*)

*) okres przechowywania jest określony w umowie stanowiącej podstawę realizacji konkretnego projektu, lecz jest nie krótszy niż 2 lata od daty płatności końcowej na rzecz partnera projektu

 

07

 

 

Kontrole i nadzór

 

 

 

 

 

070

 

Zasady i tryb przeprowadzania kontroli oraz sprawowania nadzoru nad urzędami górniczymi

A

A

przepisy własne

 

 

071

 

Kontrole zewnętrzne

A

A

protokoły, sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji; każda kontrola stanowi odrębną sprawę

 

 

072

 

Kontrole OUG i SUG

 

 

jak w klasie 071; wykonywane przez WUG

 

 

 

0720

Kontrole OUG i SUG - planowane

A

A

 

 

 

 

0721

Kontrole OUG i SUG - przeprowadzone poza planem

A

A

 

 

 

073

 

Kontrole komórek organizacyjnych, samodzielnych wydziałów oraz samodzielnych stanowisk w WUG

 

 

jak w klasie 071; wykonywane przez WUG

 

 

 

0730

Kontrole komórek organizacyjnych, samodzielnych wydziałów oraz samodzielnych stanowisk w WUG - planowane

A

-

 

 

 

 

0731

Kontrole komórek organizacyjnych, samodzielnych wydziałów oraz samodzielnych stanowisk w WUG - przeprowadzone poza planem

A

-

 

 

08

 

 

Zarządzanie ryzykiem i audyt wewnętrzny

 

 

 

 

 

080

 

Zarządzanie ryzykiem

B10

B10

 

 

 

081

 

Audyt wewnętrzny

A

-

zadania audytowe, czynności doradcze, kontrola realizacji zaleceń, czynności w jednostkach podległych itp.

1

 

 

 

SPRAWY KADROWE

 

 

 

 

10

 

 

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych w urzędach górniczych

 

 

 

 

 

100

 

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych w urzędach górniczych

A

A

akty normatywne oraz pomoc prawna - klasa 02

 

 

101

 

Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych w urzędach górniczych

A

-

 

 

 

102

 

Wykazy etatów w urzędach górniczych

A

-

 

 

 

103

 

Opisy stanowisk pracy w urzędach górniczych

B10

-

 

 

 

104

 

Wartościowanie stanowisk pracy w urzędach górniczych

B10

-

 

 

11

 

 

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia w urzędach górniczych

 

 

 

 

 

110

 

Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy w urzędach górniczych

B5

B5

w przypadku naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej dane osobowe kandydatów przystępujących do naboru są przetwarzane przez czas niezbędny do przeprowadzenia naboru, a po jego zakończeniu - jeszcze przez okres do 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru, jeżeli w tym okresie zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska pracy, a dyrektor generalny urzędu skorzysta z możliwości zatrudnienia na tym samym stanowisku innej osoby spośród kandydatów wyłonionych w toku ostatniego naboru

 

 

111

 

Obsługa zatrudnienia w urzędach górniczych

 

 

 

 

 

 

1110

Obsługa zatrudnienia pracowników urzędów górniczych

B5

-

w tym nawiązania, trwania (zmiany) i zakończenia stosunków pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników są dołączane do akt osobowych danego pracownika

 

 

 

1111

Oświadczenia majątkowe oraz inne oświadczenia osób zatrudnionych w urzędach górniczych oraz o członkach ich rodzin

B5

-

 

 

 

 

 

1112

Staże zawodowe, praktyki i wolontariat w urzędach górniczych

B10

B10

 

 

 

112

 

Prace zlecone przez urzędy górnicze (umowy cywilnoprawne)

 

 

 

 

 

 

1120

Prace zlecone przez urzędy górnicze ze składką na ubezpieczenia społeczne

B50

-

 

 

 

 

1121

Prace zlecone przez urzędy górnicze bez składki na ubezpieczenia społeczne

B10

-

 

 

 

113

 

Nagradzanie i odznaczanie pracowników urzędów górniczych

 

 

 

 

 

 

1130

Nagrody, podziękowania, listy gratulacyjne kierowane do pracowników urzędów górniczych

B5

B5

 

 

 

 

1131

Odznaczenia państwowe, resortowe, stopnie górnicze i inne dla osób zatrudnionych w urzędach górniczych

BE10

-

akta dotyczące konkretnych pracowników mogą być dołączane do akt osobowych danego pracownika

 

 

114

 

Sprawy wojskowe osób zatrudnionych w urzędach górniczych

BE10

-

 

 

 

115

 

Dostęp osób zatrudnionych w urzędach górniczych do informacji chronionych przepisami

BE20

-

w tym akta postępowań sprawdzających

 

12

 

 

Ewidencja osobowa pracowników urzędów górniczych

 

 

 

 

 

120

 

Akta osobowe pracowników urzędów górniczych

BE*)

-

*) kategoria dokumentacji jest zróżnicowana dla poszczególnych pracowników, tj.: (1) akta osobowe: (a) pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r., lub (b) pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej - są kwalifikowane do kategorii BE50, (2) akta osobowe pozostałych pracowników są kwalifikowane do kategorii BE10

 

 

121

 

Dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy

B*)

B*)

dokumentacja jest prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika

*) kategoria dokumentacji jest zróżnicowana dla poszczególnych pracowników, tj.: (1) dokumentacja dotycząca: (a) pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r., lub (b) pracowników wykonujących prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej - jest kwalifikowana do kategorii B50, (2) dokumentacja dotycząca pozostałych pracowników jest kwalifikowana do kategorii B10

 

 

122

 

Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracowników urzędów górniczych

B5

-

 

 

 

123

 

Dodatkowe zatrudnienie oraz zajęcia zarobkowe pracowników urzędów górniczych

B5

B5

akta dotyczące konkretnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

 

 

124

 

Dokumentacja związana z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego

B*)

B*)

jak w klasie 121

 

13

 

 

Bezpieczeństwo i higiena pracy w urzędach górniczych

 

 

 

 

 

130

 

Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy w urzędach górniczych

A

-

klasa obejmuje w szczególności przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy w urzędach górniczych, a także katalog czynników niebezpiecznych dla zdrowia występujących w środowisku pracy oraz warunków uciążliwych występujących na określonych stanowiskach pracy; rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia występujących na stanowisku pracy w urzędach górniczych - klasa 1321

 

 

131

 

Wypadki pracowników urzędów górniczych przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy

B10

B10

dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych oraz inwalidzkich jest kwalifikowana do kategorii A

 

 

132

 

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe w urzędach górniczych

 

 

 

 

 

 

1320

Warunki szkodliwe w urzędach górniczych

BE10

-

 

 

 

 

1321

Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia występujących na stanowisku pracy w urzędach górniczych

B40

-

okres przechowywania jest liczony od daty ostatniego wpisu

 

 

 

1322

Karta badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia występujących na stanowisku pracy w urzędach górniczych

B40

-

okres przechowywania jest liczony od daty ostatniego wpisu

 

 

 

1323

Choroby zawodowe pracowników urzędów górniczych

B10

B10

 

 

14

 

 

Szkolenie i doskonalenie osób zatrudnionych w urzędach górniczych

 

 

 

 

 

140

 

Plany szkoleń i programy rozwoju zawodowego pracowników urzędów górniczych

A

-

 

 

 

141

 

Służba przygotowawcza pracowników urzędów górniczych

B10

-

 

 

 

142

 

Organizacja szkoleń dla pracowników urzędów górniczych

B10

-

w tym programy, sprawozdania i inne

 

 

143

 

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracowników urzędów górniczych

B10

B10

dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych są dołączane do akt osobowych danego pracownika

 

15

 

 

Odpowiedzialność porządkowa i dyscyplinarna pracowników urzędów górniczych

B*)

B*)

*) okres przechowywania jest określony w przepisach powszechnie obowiązujących

 

16

 

 

Działalność socjalna

 

 

zasady gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych - klasa 340

 

 

160

 

Sprawy socjalne załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracowników urzędów górniczych

BE5

-

klasa obejmuje świadczenia wymienione w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracowników urzędów górniczych

 

 

161

 

Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych w urzędach górniczych

B5

B5

 

 

 

162

 

Opieka urzędów górniczych nad emerytami, rencistami oraz osobami niepełnosprawnymi

B5

B5

 

 

 

163

 

Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych pracowników urzędów górniczych

B5

-

 

 

17

 

 

Ubezpieczenia osobowe pracowników urzędów górniczych i opieka zdrowotna nad tymi pracownikami

 

 

 

 

 

170

 

Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego pracowników urzędów górniczych

B10

-

 

 

 

171

 

Dowody uprawnień do zasiłków pracowników urzędów górniczych

B10

B10

 

 

 

172

 

Emerytury i renty pracowników urzędów górniczych

B10

-

 

 

 

173

 

Opieka zdrowotna nad pracownikami urzędów górniczych oraz medycyna pracy

 

 

 

 

 

 

1730

Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej nad pracownikami urzędów górniczych

B10

B10

 

 

 

 

1731

Badania lekarskie pracowników urzędów górniczych w zakresie medycyny pracy

B*)

-

jak w klasie 120

2

 

 

 

ŚRODKI RZECZOWE

 

 

 

 

20

 

 

Podstawowe zasady gospodarowania środkami rzeczowymi

BE10

B5

 

 

21

 

 

Inwestycje i remonty

 

 

 

 

 

210

 

Ogólne zasady inwestycji i remontów

A

-

własne wytyczne, analizy potrzeb oraz plany inwestycyjne i remontowe

 

 

211

 

Budownictwo

B5

B5

mieszkania, garaże; okres przechowywania jest liczony od dnia wygaśnięcia umowy lub dnia likwidacji (zakończenia rozbiórki) obiektu budowlanego

 

 

212

 

Zakupy

B5

B5

postępowania w sprawie wydatków publicznych - klasa 24

 

 

213

 

Remonty

B5

B5

zlecenia, kosztorysy, protokoły odbioru

 

 

214

 

Dokumentacja prawna własnych obiektów budowlanych

A

A

dokumentacja, o której mowa w przepisach Prawa budowlanego

 

 

215

 

Dokumentacja techniczna własnych obiektów budowlanych (obiekty inne niż zabytkowe lub nietypowe)

BE5

BE5

dokumentacja, o której mowa w przepisach Prawa budowlanego

 

 

216

 

Dokumentacja techniczna własnych obiektów budowlanych: zabytkowych lub nietypowych

A

A

dokumentacja, o której mowa w przepisach Prawa budowlanego

 

22

 

 

Administracja nieruchomości

 

 

 

 

 

220

 

Lokale i nieruchomości

 

 

 

 

 

 

2200

Nabywanie i zbywanie nieruchomości

A

-

 

 

 

 

2201

Administrowanie nieruchomościami własnymi

B10

B10

umowy, decyzje; okres przechowywania jest liczony od dnia wygaśnięcia umowy lub decyzji

 

 

 

2202

Udostępnianie i oddawanie w najem lub dzierżawę własnych obiektów i lokali

B10

-

umowy, decyzje; okres przechowywania jest liczony od dnia wygaśnięcia umowy lub decyzji

 

 

221

 

Najem obiektów i lokali od innych na potrzeby własne

B10

-

umowy, decyzje; okres przechowywania jest liczony od dnia wygaśnięcia umowy lub decyzji

 

 

222

 

Eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń

B5

B5

korespondencja dotycząca zaopatrzenia w energię, wodę, gaz, utrzymania czystości i inne

 

23

 

 

Gospodarka narzędziami i materiałami

 

 

 

 

 

230

 

Zaopatrzenie w narzędzia

B5

-

zapotrzebowanie, zamówienia, odbiór

 

 

231

 

Magazynowanie i przekazywanie narzędzi do użytkowania

B5

-

gospodarka magazynowa, dostawa do miejsc pracy

 

 

232

 

Gospodarka materiałowa

B5

B5

zamówienia, odbiór, przyjęcia do magazynu (materiały biurowe, środki czystości itp.)

 

 

233

 

Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze

B*)

B*)

jak w klasie 121; klasa obejmuje również dokumentację związaną z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za konserwację, naprawy, pranie, odpylanie i odkażanie odzieży i obuwia roboczego

 

24

 

 

Postępowania w sprawie wydatków publicznych

 

 

 

 

 

240

 

Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

B5

-

oferty, korespondencja merytoryczna, protokoły (dokumentacja podstawowych czynności); okres przechowywania jest liczony od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; jeżeli dokumentacja jest prowadzona w postaci elektronicznej, to jej archiwizowanie odbywa się w formie elektronicznej

 

 

241

 

Zbiory zamówień publicznych

B5

-

w tym rejestry zamówień publicznych

 

 

242

 

Postępowania w sprawie wydatków publicznych nieobjętych przepisami o zamówieniach publicznych

B5

B5

 

 

25

 

 

Gospodarka środkami trwałymi i przedmiotami nietrwałymi

 

 

 

 

 

250

 

Środki trwałe i przedmioty nietrwałe

 

 

 

 

 

 

2500

Ewidencja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B10

B10

księgi inwentarzowe

 

 

 

2501

Przekazywanie do użytkowania, zmiana miejsca użytkowania oraz likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B10

B10

 

 

 

251

 

Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi

B5

B5

 

 

 

252

 

Usługi w zakresie pralnictwa, hydrauliki, c.o.

B5

B5

 

 

26

 

 

Transport i łączność

 

 

 

 

 

260

 

Eksploatacja własnych środków transportowych

 

 

dokumentacja środków transportowych i korespondencja

 

 

 

2600

Zasady korzystania z samochodów służbowych

A

A

 

 

 

 

2601

Dokumentacja eksploatacyjna samochodów służbowych

B5

B5

 

 

 

 

2602

Udostępnianie samochodów służbowych

B5

B5

 

 

 

 

2603

Wykorzystywanie samochodów prywatnych do celów służbowych

B5

B5

 

 

 

 

2604

Eksploatacja własnych środków transportowych

B2

B2

 

 

 

261

 

Użytkowanie obcych środków transportowych

B5

B5

rozliczenia i dowody eksploatacji

 

 

262

 

Rejestracja taboru

B2

B2

rejestracja bieżąca

 

 

263

 

Naprawy i konserwacja środków transportowych

B3

B3

 

 

 

264

 

Gospodarka ogumieniem, akumulatorami oraz częściami zamiennymi

B3

B3

 

 

 

265

 

Eksploatacja środków łączności

 

 

telefony, faksy, dalekopisy itp.

 

 

 

2650

Konserwacja środków łączności

B2

B2

 

 

 

 

2651

Telefony, faksy, dalekopisy w WUG, OUG oraz SUG

B5

B5

 

 

27

 

 

Ochrona obiektów i mienia urzędów górniczych

 

 

 

 

 

270

 

Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna

B10

B10

 

 

 

271

 

Ubezpieczenia majątkowe

B10

B10

od ognia, kradzieży itp.

 

 

272

 

Strzeżenie mienia własnej jednostki

B10

B10

 

 

28

 

 

Sprawy obronne oraz zarządzanie kryzysowe

 

 

 

 

 

280

 

Sprawy obronne

BE10

BE10

 

 

 

281

 

Zarządzanie kryzysowe

BE10

BE10

 

3

 

 

 

FINANSE. KSIĘGOWOŚĆ

 

 

 

 

30

 

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu finansów publicznych i rachunkowości

 

 

 

 

 

300

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące planowania i realizacji budżetu

BE10

-

 

 

 

301

 

Polityka rachunkowości i plany kont

B10

-

w tym projekty i uzgodnienia

 

 

302

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

B10

-

 

 

31

 

 

Planowanie i realizacja budżetu

 

 

 

 

 

310

 

Przygotowanie projektu budżetu

A

-

 

 

 

311

 

Budżet i jego zmiany

A

-

 

 

 

312

 

Plan finansowy budżetu, zapotrzebowanie na środki budżetowe

A

-

 

 

 

313

 

Sprawozdania okresowe z wykonania dochodów i wydatków budżetowych

BE5

-

 

 

 

314

 

Sprawozdanie roczne, bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki

A

-

 

 

 

315

 

Windykacja należności budżetowych

B5

-

 

 

 

316

 

Umowy dotyczące zaciągania zobowiązań finansowych, niewymienione w innych klasach i rzędach

A

A

 

 

32

 

 

Rachunkowość, księgowość, obsługa kasowa

 

 

 

 

 

320

 

Obrót gotówkowy i bezgotówkowy

 

 

 

 

 

 

3200

Obrót gotówkowy

B5

B5

plany i raporty kasowe

 

 

 

3201

Obrót bezgotówkowy

B5

B5

wyciągi bankowe, przelewy

 

 

 

3202

Depozyty kasowe

B5

-

 

 

 

 

3203

Obsługa wadium

B10

-

 

 

 

321

 

Księgowość

 

 

 

 

 

 

3210

Dowody księgowe

B5

-

faktury VAT płatne przelewem, polecenia księgowania

 

 

 

3211

Rozliczenia

B5

B5

rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi i podatkowymi (VAT), PFRON, w tym wezwania do zapłaty

 

 

 

3212

Ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

-

w tym zestawienie obrotów i sald

 

 

 

3213

Księgowość materiałowo-towarowa

B10

-

w tym kartoteki analityczne

 

33

 

 

Rozliczenia płac i składek ZUS

 

 

 

 

 

330

 

Dokumentacja płac i potrąceń z płac

B5

-

materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.)

 

 

331

 

Listy płac, nagród i innych świadczeń

B*)

-

jak w klasie 121; dokumentacja jest prowadzona zbiorczo

 

 

332

 

Imienne kartoteki wynagrodzeń i karty zasiłkowe

B*)

-

jak w klasie 121; imienne kartoteki, obejmujące zarobki za poszczególne miesiące; kartoteki zasiłków chorobowych

 

 

333

 

Rozliczenie podatku dochodowego od osób fizycznych

B5

-

klasa obejmuje w szczególności formularze PIT-11 oraz urzędowe poświadczenia odbioru (UPO)

 

 

334

 

Rozliczenie składek na ubezpieczenie społeczne

B10

-

 

 

 

335

 

Dokumentacja wynagrodzeń bezosobowych

B10

-

oryginały umów, listy rachunków, protokoły odbioru oraz kartoteki indywidualne

 

 

336

 

Dokumentacja zakładów ubezpieczeń

B5

-

 

 

34

 

 

Fundusze specjalne

 

 

 

 

 

340

 

Zasady gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych wynikające z wewnętrznego regulaminu

B10

-

 

 

 

341

 

Świadczenia wypłacane z funduszu socjalnego

B10

-

w tym umowy pożyczki oraz wykazy wypłaconych świadczeń

 

 

342

 

Dokumentacja księgowa wypłaconych świadczeń

B10

-

 

 

35

 

 

Inwentaryzacja

 

 

 

 

 

350

 

Wycena różnic inwentaryzacyjnych

B5

-

 

 

 

351

 

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne

B5

-

 

4

 

 

 

OBIEKTY ZAKŁADU GÓRNICZEGO.
WYROBY STOSOWANE W RUCHU ZAKŁADU GÓRNICZEGO

 

 

 

 

40

 

 

Dokumentacja dotycząca oddawania do ruchu obiektów, maszyn i urządzeń zakładu górniczego

 

 

dokumentacja w sprawach administracyjnych oraz korespondencja w sprawach dotyczących oddawania do ruchu

 

 

400

 

Oddawanie do ruchu obiektów, maszyn i urządzeń podziemnego zakładu górniczego

B5

B5

 

 

 

401

 

Oddawanie do ruchu obiektów, maszyn i urządzeń odkrywkowego zakładu górniczego

B5

B5

 

 

 

402

 

Oddawanie do ruchu obiektów, maszyn i urządzeń zakładu górniczego wydobywającego kopaliny otworami wiertniczymi oraz zakładu wykonującego roboty geologiczne

B5

B5

 

 

41

 

 

Dokumentacja dotycząca dopuszczania wyrobów do stosowania w zakładach górniczych

 

 

dokumentacja w sprawach administracyjnych oraz korespondencja w sprawach dotyczących dopuszczeń; dopuszczanie sprzętu strzałowego do stosowania w zakładach górniczych - klasa 460

 

 

410

 

Dokumentacja dotycząca dopuszczania maszyn i elementów urządzeń wyciągowych w szybach

 

 

 

 

 

 

4100

Dopuszczanie maszyn wyciągowych, wciągarek i kołowrotów

B10

B10

 

 

 

 

4101

Dopuszczanie układów zabezpieczeń ruchu maszyn wyciągowych

B10

B10

 

 

 

 

4102

Dopuszczanie układów zabezpieczeń ruchu wyciągów szybowych

B10

B10

 

 

 

 

4103

Dopuszczanie naczyń wyciągowych i przeciwciężarów

B10

B10

 

 

 

 

4104

Dopuszczanie kół linowych, kierujących i odciskowych

B10

B10

 

 

 

 

4105

Dopuszczanie urządzeń i układów sygnalizacji szybowej

B10

B10

 

 

 

 

4106

Dopuszczanie zawieszeń, zawiesi i zacisków

B10

B10

 

 

 

 

4107

Dopuszczanie wykładzin kół i bębnów oraz okładzin hamulcowych

B10

B10

 

 

 

411

 

Dokumentacja dotycząca dopuszczania maszyn i urządzeń transportowych

 

 

 

 

 

 

4110

Dopuszczanie wozów do przewozu osób i wozów specjalnych oraz pojazdów z napędem spalinowym do przewozu osób

B10

B10

 

 

 

 

4111

Dopuszczanie urządzeń transportu linowego, kolejek podwieszonych, kolejek spągowych oraz ich podzespołów

B10

B10

 

 

 

412

 

Dopuszczanie głowic eksploatacyjnych (wydobywczych) wraz z systemami sterowania, z wyłączeniem głowic podmorskich

B10

B10

 

 

 

413

 

Dopuszczanie taśm przenośnikowych

B10

B10

 

 

 

414

 

Dokumentacja dotycząca dopuszczania maszyn i urządzeń elektrycznych

 

 

 

 

 

 

4140

Dopuszczanie maszyn i urządzeń elektrycznych oraz aparatury łączeniowej na napięcie powyżej 1 kV prądu przemiennego lub powyżej 1,5 kV prądu stałego

B10

B10

 

 

 

 

4141

Dopuszczanie systemów łączności, bezpieczeństwa i alarmowania

B10

B10

 

 

 

 

4142

Dopuszczanie zintegrowanych systemów sterowania kompleksów wydobywczych i przodkowych

B10

B10

 

 

42

 

 

Dokumentacja dotycząca użytkowania obiektów zakładu górniczego oraz stosowania wyrobów w ruchu zakładu górniczego

 

 

środki strzałowe i sprzęt strzałowy - klasa 46

 

 

420

 

Dokumentacja dotycząca stosowania maszyn i urządzeń mechanicznych

 

 

 

 

 

 

4200

Stosowanie maszyn i urządzeń mechanicznych na powierzchni w podziemnych zakładach górniczych

B10

B10

 

 

 

 

4201

Stosowanie maszyn i urządzeń mechanicznych w odkrywkowych zakładach górniczych

B10

B10

 

 

 

 

4202

Stosowanie maszyn i urządzeń mechanicznych w zakładach górniczych wydobywających kopaliny otworami wiertniczymi oraz zakładach wykonujących roboty geologiczne

B10

B10

 

 

 

 

4203

Stosowanie maszyn i urządzeń mechanicznych pod ziemią w podziemnych zakładach górniczych

B10

B10

 

 

 

421

 

Dokumentacja dotycząca stosowania maszyn i urządzeń elektrycznych w pomieszczeniach i przestrzeniach niezagrożonych wybuchem

 

 

 

 

 

 

4210

Stosowanie maszyn i urządzeń elektrycznych w pomieszczeniach i przestrzeniach niezagrożonych wybuchem w podziemnych zakładach górniczych

B10

B10

 

 

 

 

4211

Stosowanie maszyn i urządzeń elektrycznych w pomieszczeniach i przestrzeniach niezagrożonych wybuchem w odkrywkowych zakładach górniczych

B10

B10

 

 

 

 

4212

Stosowanie maszyn i urządzeń elektrycznych w pomieszczeniach i przestrzeniach niezagrożonych wybuchem w zakładach górniczych wydobywających kopaliny otworami wiertniczymi oraz zakładach wykonujących roboty geologiczne

B10

B10

 

 

 

422

 

Dokumentacja dotycząca stosowania maszyn i urządzeń elektrycznych budowy przeciwwybuchowej

 

 

 

 

 

 

4220

Stosowanie maszyn i urządzeń elektrycznych budowy przeciwwybuchowej w podziemnych zakładach górniczych

B10

B10

 

 

 

 

4221

Stosowanie maszyn i urządzeń elektrycznych budowy przeciwwybuchowej w odkrywkowych zakładach górniczych

B10

B10

 

 

 

 

4222

Stosowanie maszyn i urządzeń elektrycznych budowy przeciwwybuchowej w zakładach górniczych wydobywających kopaliny otworami wiertniczymi oraz zakładach wykonujących roboty geologiczne

B10

B10

 

 

 

423

 

Użytkowanie sieci elektroenergetycznych

B10

B10

 

 

 

424

 

Stosowanie urządzeń łączności i sygnalizacji (bez szybów)

B10

B10

 

 

 

425

 

Stosowanie urządzeń automatyzacji oraz użytkowania układów sterowania i systemów kontrolno-pomiarowych (bez szybów)

B10

B10

 

 

 

426

 

Stosowanie materiałów (środków chemicznych oraz wyrobów z tworzyw sztucznych) w górnictwie podziemnym

B5

B5

 

 

 

427

 

Spawanie w ruchu zakładu górniczego

B5

B5

 

 

 

428

 

Problematyka prądów błądzących w związku z ruchem zakładu górniczego

B5

B5

 

 

 

429

 

Użytkowanie centrali i dyspozytorni wraz z systemami łączności, bezpieczeństwa i alarmowania oraz magistralnymi sieciami telekomunikacyjnymi

B5

B5