Elektroniczny obieg dokumentów w dziale księgowym (EDI)

Dokumenty do systemu mogą być zeskanowane i wprowadzone z uwzględnieniem wielu parametrów, które w późniejszym czasie zapewnią sprawne wyszukiwanie sprawy.

Program powinien zagwarantować zawsze aktualną wersje dokumentu, eliminując potrzebę powielania. Każda korespondencja w firmie zarówno przychodząca jak i wychodząca może być dokładnie opisana i sprawnie obsłużona.

Użytkownik w dowolnym momencie powinien mieć możliwość sprawdzenia, jaki status otrzymał dokument oraz który z pracowników zajmował się daną sprawą.

Program powinien być zintegrowany z kartoteką kontrahentów oraz kartoteką osób do kontaktu. Dzięki czemu, po uzupełnieniu w korespondencji wychodzącej adresu e-mail lub numeru faksu, system automatycznie wyszuka osobę powiązaną z tym adresem i przypisze do niej tworzoną korespondencję.

Dokumenty w księgowości

Podobnie jest przy odbieraniu poczty przychodzącej, gdzie system sam identyfikuje osobę, która przesłała wiadomość, co w późniejszym okresie umożliwia szybką i prostą analizę całej korespondencji. Program powinien pozwolić także na łączenie ze sobą, zarówno wychodzących, jak i przychodzących informacji, jeśli dotyczą tego samego tematu oraz klienta.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby można było wysyłać i odbierać wiadomości, które nie są skojarzone w systemie z żadnym z klientów.

Połączenie modułu z systemem CRM umożliwia również powiązanie korespondencji z wybraną informacją zarejestrowaną w CRM – kontaktem z klientem.  Dzięki czemu otrzymujemy czytelny obraz przebiegu współpracy z klientem oraz powiązanej z nim dokumentacji np.: faktur.

Wybór programu księgowego – wersja webowa czy deskopowa?

Do wglądu w korespondencję utworzoną przez pracownika w module, na czas jego nieobecności, uprawniona powinna być osoba, która posiada login i hasło dostępu.

Automatyczne zapisywanie plików w systemie, daje możliwość korzystania zawsze z aktualnej wersji dokumentu, a system nadawania uprawnień dostępu dla użytkowników jest gwarancją bezpieczeństwa i poufności informacji w przechowywanych dokumentach.

Wdrażając taki system obiegu dokumentów w firmie zyskuje również dział księgowy, ponieważ dokumenty kosztowe są wprowadzane i skanowane na poziome sekretariatu. Dzięki takiemu rozwiązaniu dział księgowy uzyskuje natychmiast informację o nowych dokumentach oraz jest w stanie szybciej utworzyć dokument elektroniczny, kopiując dokument z archiwum. W ten sposób budowane jest elektroniczne archiwum dokumentów księgowych. W większych firmach system obiegu dokumentów pozwala uniknąć problemu niedostarczonego dokumentu do działu księgowego (i nie tylko) ponieważ papierowy dokument zostaje na poziome sekretariatu.

Zobacz: Formularze księgowe

Firma Meritus Systemy Informatyczne Sp. z o.o. objęła patronat merytoryczny nad działem "Programy księgowe"