Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 14

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 oraz ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

2. Centrum dystrybucji środków zabezpieczających ewakuację zasobu archiwalnego archiwów państwowych, zwane dalej „Centrum” tworzy, w drodze zarządzenia, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, zwany dalej „Naczelnym Dyrektorem”.

3. Centrum działa w ramach struktury organizacyjnej archiwum odpowiedzialnego i na potrzeby działalności wykorzystuje obiekty będące w jego zarządzie.

4. Środki finansowe na potrzeby funkcjonowania Centrum przydziela Naczelny Dyrektor, na wniosek dyrektora archiwum odpowiedzialnego.

2. W czasie stanu wojennego lub stanu wyjątkowego oraz w innych sytuacjach wymagających natychmiastowych działań w celu zabezpieczenia zasobu archiwalnego, decyzję o przekazaniu archiwom wspieranym zgromadzonych w Centrum środków zabezpieczających ewakuację tego zasobu, zwanych dalej „środkami do ewakuacji”, podejmuje - z zastrzeżeniem ust. 3 - dyrektor archiwum odpowiedzialnego, niezwłocznie informując o tym Naczelnego Dyrektora i wskazując ilość wydanych poszczególnych środków do ewakuacji oraz przyczynę podjętych działań.

3. Naczelny Dyrektor podejmuje decyzje o przekazaniu środków do ewakuacji:

1) archiwom wspieranym - w przypadkach innych niż określone w ust. 2;

2) archiwom państwowym niebędącym archiwami wspieranymi.

4. Wielkość i rodzaj przekazanych środków do ewakuacji powinna uwzględniać faktyczne potrzeby archiwum wspieranego i możliwości Centrum.

1) gromadzenie, przechowywanie i dystrybucja środków do ewakuacji wytypowanej części lub całości zasobu archiwalnego archiwów państwowych;

2) konserwacja środków do ewakuacji, zgodnie z wymogami producenta, a w przypadku gdy konserwacji musi dokonać podmiot zewnętrzny - nadzór i odebranie prowadzonych prac;

3) prowadzenie gospodarki magazynowej, w tym:

a) prowadzenie i aktualizacja wykazów kategorii środków do ewakuacji,

b) podział stanów magazynowych w poszczególnych kategoriach środków do ewakuacji z rozbiciem na minimalne i maksymalne;

4) stała kontrola i analiza ilości poszczególnych kategorii środków do ewakuacji, a w przypadku osiągnięcia stanów minimalnych - podjęcie działań zmierzających do uzupełnienia tych środków do stanu wymaganego;

5) ocena merytoryczna złożonych przez archiwa państwowe wniosków o uzupełnienie środków do ewakuacji o nowe kategorie;

6) prowadzenie dokumentacji magazynowej zgodnie z obowiązującymi przepisami;

7) utrzymywanie stałej współpracy z centrami dystrybucji środków do ewakuacji - w przypadku ich utworzenia w innych archiwach państwowych, polegającej na wymianie doświadczeń dotyczących funkcjonowania centrów, w szczególności w zakresie obowiązujących procedur, kategorii środków do ewakuacji, w tym ich potrzeb ilościowych, konserwacji i przechowywania;

8) organizowanie szkoleń i informacji dla archiwów wspieranych w zakresie posiadanych kategorii środków do ewakuacji, procedur obowiązujących przy wydawaniu oraz zgłaszaniu zapotrzebowania na nowe kategorie tych środków;

9) informowanie, do dnia 10 września każdego roku, Naczelnego Dyrektora o stanach magazynowych środków do ewakuacji na dzień 31 sierpnia tego roku oraz uzasadnionych potrzebach zakupowych na rok następny.

1) udziela niezbędnej pomocy merytorycznej archiwum odpowiedzialnemu w celu właściwej realizacji zadań określonych w zarządzeniu;

2) nie rzadziej niż raz na 5 lat przeprowadza kontrolę funkcjonowania i wyposażenia Centrum oraz składa Naczelnemu Dyrektorowi sprawozdanie z przeprowadzonych czynności, w terminie 30 dni od zakończenia kontroli.

2. Dyrektor archiwum odpowiedzialnego:

1) opracowuje i wydaje regulamin funkcjonowania Centrum, w którym określa w szczególności:

a) podstawę prawną funkcjonowania Centrum,

b) lokalizację Centrum,

c) nazwy archiwów wspieranych,

d) zasady i kolejność udzielania wsparcia z uwzględnieniem potencjalnych sytuacji uzasadniających użycie zgromadzonych środków do ewakuacji,

e) osoby uprawnione do podejmowania decyzji w zakresie dysponowania środkami do ewakuacji,

f) obowiązki osób stanowiących obsługę Centrum,

g) zasady dokumentowania obrotu magazynowego środkami do ewakuacji,

h) wykazy zgromadzonych środków do ewakuacji z rozbiciem na obligatoryjne i fakultatywne oraz podziałem na środki wielo- i jednorazowego użytku,

i) zasady kontroli stanów magazynowych środków do ewakuacji,

j) szczegółowy sposób funkcjonowania Centrum,

k) sposób aktualizowania regulaminu,

l) wzory dokumentów niezbędnych dla właściwego i sprawnego wydawania i przyjmowania środków do ewakuacji;

2) wyznacza powierzchnię magazynową niezbędną do prawidłowego funkcjonowania Centrum;

3) sprawuje stały nadzór nad zabezpieczeniem i funkcjonowaniem Centrum, w tym nad jego gospodarką magazynową;

4) zapewnia właściwe merytoryczne przygotowanie pracownika zatrudnionego do obsługi Centrum;

5) zatwierdza wykaz kategorii niezbędnych środków do ewakuacji, w podziale na środki obligatoryjne i fakultatywne ze wskazaniem stanów optymalnych i minimalnych;

6) akceptuje analizy i wnioski opracowywane przez pracownika zatrudnionego do obsługi Centrum;

7) w uzasadnionych przypadkach, w szczególności w razie zapotrzebowania na dużą ilość środków do ewakuacji dla więcej niż jednego centrum dystrybucji tych środków, w przypadku utworzenia takich centrów, występuje do Naczelnego Dyrektora o przeprowadzenie centralnych zakupów środków do ewakuacji;

8) uwzględnia w projekcie planu finansowego archiwum odpowiedzialnego na rok następny kwoty niezbędne do zabezpieczenia funkcjonowania Centrum;

9) w sytuacjach wymagających natychmiastowego dokonania zakupów na potrzeby Centrum, występuje z uzasadnionym wnioskiem o zwiększenie budżetu do Naczelnego Dyrektora;

10) nie rzadziej niż raz na rok przeprowadza kontrolę Centrum, a jej wyniki oraz wnioski dotyczące dalszej działalności przekazuje, w terminie 30 dni od zakończenia kontroli, Naczelnemu Dyrektorowi; dokumentację z kontroli przechowuje Centrum;

11) organizuje cykliczne szkolenia podnoszące kompetencje pracownika zatrudnionego do obsługi Centrum;

12) nie rzadziej niż raz na trzy lata organizuje i przeprowadza trening koordynacji działań Centrum z archiwami wspieranymi, a sprawozdanie z przeprowadzonego treningu składa Naczelnemu Dyrektorowi w terminie 30 dni od dnia zakończenia treningu;

13) w przypadku otrzymania od Naczelnego Dyrektora polecenia przekazania wybranych kategorii środków do ewakuacji w ilości przekraczającej posiadane zapasy, niezwłocznie informuje o tym Naczelnego Dyrektora oraz archiwum państwowe, do którego mają zostać przekazane te środki.

3. Przed wydaniem regulaminu funkcjonowania Centrum, dyrektor archiwum odpowiedzialnego uzgadnia projekt tego regulaminu z Naczelnym Dyrektorem.

4. Naczelny Dyrektor może ogłosić na stronie internetowej https://archiwa.gov.pl przykładowy regulamin funkcjonowania Centrum.

2. Wsparcie archiwum wspieranego następuje po wcześniejszych uzgodnieniach pomiędzy jego dyrektorem a dyrektorem archiwum odpowiedzialnego. Decyzję o wsparciu archiwum odpowiedzialnego podejmuje jego dyrektor.

3. Wielkość wsparcia dla archiwum wspieranego, w przypadku udzielania wsparcia jednocześnie wszystkim archiwom wspieranym, nie może być wyższa, niż wynikałoby to z podziału, o którym mowa w ust. 1.

4. Wsparcie udzielane jest na podstawie wniosku o udzielenie wsparcia oraz zapotrzebowania złożonych przez dyrektora archiwum wspieranego.

5. Wniosek oraz formularz, o których mowa w ust. 4, składa się odpowiednio do dyrektora archiwum odpowiedzialnego lub Naczelnego Dyrektora, zgodnie z przepisami § 2 ust. 2 i 3.

6. Informację o wielkości udzielanego wsparcia przekazuje wnioskodawcy dyrektor archiwum odpowiedzialnego lub, po uzgodnieniu z tym dyrektorem - Naczelny Dyrektor.

2. Wydaniu podlegają te środki do ewakuacji, które po użyciu nie będą nadawały się do ponownego wykorzystania.

3. Wypożyczeniu podlegają te środki do ewakuacji, które w założeniu, po zgodnym z ich przeznaczeniem użyciu, nadają się do ponownego wykorzystania. Czas na jaki następuje wypożyczenie musi zostać określony w protokole wypożyczenia.

4. W przypadku stwierdzenia, że wypożyczone środki do ewakuacji uległy uszkodzeniu, zniszczeniu lub z innego powodu nie nadają się do ponownego użycia, Centrum sporządza protokół stwierdzający tę okoliczność.

2. Dyrektor archiwum odpowiedzialnego dokonuje zakupów uzupełniających zapasy Centrum, w ramach przeznaczonych na ten cel środków.

2. Zapasy Centrum dzielą się na obligatoryjne i fakultatywne.

3. Zapasy obligatoryjne stanowią podstawę wyposażenia Centrum i podlegają cyklicznemu uzupełnianiu w celu zapewnienia odpowiedniej ich ilości, określonej jako stany minimalne.

4. Zapasy fakultatywne są dopełnieniem zapasów obligatoryjnych. Ich zestaw ma charakter otwarty oraz może ulegać zmianie asortymentowej i ilościowej ze względu na potrzeby archiwów.

5. Podział na zapasy obligatoryjne oraz zapasy fakultatywne jest poddawany corocznej analizie, a w razie potrzeby - również aktualizacji.

2. Co najmniej raz na pół roku i każdorazowo w przypadku wystąpienia sytuacji, o których mowa w § 2 ust. 2, z którymi wiązało się wydanie środków do ewakuacji, przeprowadza się analizę stanów magazynowych służącą określeniu potrzeb zakupowych dla uzupełnienia zapasów Centrum.

3. Informacja o stanie zapasów przekazywana jest do komórki organizacyjnej NDAP właściwej do spraw obronnych.

4. Braki w zapasach obligatoryjnych środków do ewakuacji uzupełnia się, w ramach posiadanych możliwości finansowych, co najmniej do ilości, określonej dla tych zapasów jako stany minimalne.

5. Braki w zapasach fakultatywnych środków do ewakuacji uzupełnia się w miarę możliwości finansowych i po wcześniejszym stwierdzeniu, że dany rodzaj środków będzie nadal przydatny archiwom.

6. Realizacja zadań, o których mowa w ust. 4 i 5, odbywa się w ramach zakupów dokonywanych przez NDAP lub archiwum odpowiedzialne.

7. Zapasy Centrum mogą pochodzić w szczególności z zakupów lub darowizn.

2. Środki do ewakuacji należy składować w miejscach dających gwarancję należytego przechowywania i zabezpieczenia przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.

3. Powierzchnia magazynu powinna być wykorzystana w sposób optymalny, przy równoczesnym przestrzeganiu zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów ochrony przeciwpożarowej.

4. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, składowane środki do ewakuacji powinny być systematycznie przeglądane oraz odpowiednio konserwowane i zabezpieczane przed utratą ich właściwości, odpowiednio dla danego ich typu oraz zgodnie z wytycznymi producenta.

5. Magazyn powinien być wyposażony w niezbędny do funkcjonowania sprzęt, narzędzia i urządzenia (np. regały, wózki platformowe, wózki widłowe, sprzęt komputerowy wraz z odpowiednim wspomagającym oprogramowaniem), umożliwiające właściwą realizację zadań Centrum.

6. Magazyn powinien być zabezpieczony w taki sposób, by osoby nieuprawnione nie miały do niego dostępu. Zasady udzielania dostępu do magazynu powinny być uregulowane w wewnętrznej polityce gospodarowania kluczami i uprawnieniami dostępu archiwum odpowiedzialnego.

2. Podstawę przyjęcia środków do ewakuacji nie pochodzących z zakupu (np. przekazanych przez NDAP lub pochodzących z darowizny) stanowią odpowiednie protokoły, w których wykazuje się ilość, rodzaj i jakość przyjmowanych środków do ewakuacji oraz ich wartość.

3. Przyjęcie środków do ewakuacji do magazynu powinno poprzedzać:

1) przeliczenie, a w przypadkach, gdy nie jest możliwe - dokładne ustalenie rozmiaru dostawy i dokonanie obmiaru przedmiotu dostawy;

2) sprawdzenie, czy przedmiot dostawy odpowiada jakości, rodzajowi i gatunkowi, jak również wymogom określonym w dokumencie dostawy.

4. Wady jakościowe bądź braki ilościowe ujawnione przy odbiorze zakupionych lub przekazanych środków do ewakuacji należy udokumentować w formie protokołu sporządzonego w obecności przedstawiciela dostawcy lub przewoźnika. Protokół powinien zawierać niezbędne dane umożliwiające wniesienie reklamacji lub roszczeń materialnych w stosunku do dostawcy lub przewoźnika.

5. Środki do ewakuacji, zakwestionowane co do jakości lub ilości, powinny być składowane w magazynie oddzielnie do czasu ostatecznego wyjaśnienia spraw spornych.

1) dokumentu „Przyjęcie zewnętrzne (PZ)”;

2) dokumentu „Wydanie zewnętrzne (WZ)”.

2. Dokument, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, stanowi dowód przyjęcia środków do ewakuacji do zapasów Centrum od dostawcy zewnętrznego. Dokument ten wystawia w dwóch egzemplarzach pracownik zatrudniony do obsługi Centrum, przy czym jeden egzemplarz pozostawia w Centrum celem ujęcia przychodu w ewidencji magazynowej, a drugi przekazuje do komórki finansowo-księgowej archiwum odpowiedzialnego.

3. Dokument, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, stanowi dowód wydania środków do ewakuacji z zapasów Centrum odbiorcy zewnętrznemu (uprawnionemu archiwum). Dokument ten wystawia w trzech egzemplarzach pracownik zatrudniony do obsługi Centrum, przy czym jeden egzemplarz pozostawia w Centrum celem ujęcia rozchodu w ewidencji magazynowej, drugi przekazuje do komórki finansowo-księgowej archiwum odpowiedzialnego, a trzeci - odbiorcy środka do ewakuacji.

4. Ewidencja ilościowo-wartościowa obrotu magazynowego polega na bieżącym rejestrowaniu w kartotekach materiałowych przychodów i rozchodów (przyjęcia oraz wydania) środków do ewakuacji, wraz z podaniem ich wartości, oraz wykazywaniu stanu zapasów poszczególnych środków do ewakuacji.

5. Kartotekę materiałową należy prowadzić oddzielnie dla każdego z rodzajów środków do ewakuacji. Łączenie różnych środków do ewakuacji w jednej kartotece jest niedozwolone.

6. Zapisy w kartotece materiałowej prowadzi się na bieżąco. Zamknięcie kartotek następuje na dzień inwentaryzacji. Polega ono na podkreśleniu i zsumowaniu kolumnami przychodów i rozchodów oraz ustaleniu stanu środków do ewakuacji, wynikającego z kartoteki. Po uzyskaniu rozliczenia protokołu inwentaryzacji, należy dokonać zapisów z niej wynikających, doprowadzając kartotekę do stanu wynikającego ze spisu z natury, i po ponownym podsumowaniu powinno nastąpić zamknięcie kartoteki.

7. Ewidencję ilościowo-wartościową prowadzi pracownik zatrudniony do obsługi Centrum w uzgodnieniu z komórką księgowo-finansową archiwum odpowiedzialnego.

2. Zwrot wypożyczonych środków do ewakuacji z zapasów odbywa się na podstawie protokołu zwrotu.

3. W przypadku uszkodzenia, zniszczenia, dekompletacji bądź zaistnienia innej sytuacji, powodującej, że wypożyczone z zapasów Centrum Dystrybucji środki do ewakuacji nie nadają się do dalszego użytkowania, sporządza się odpowiedni protokół, o którym mowa w § 7 ust. 4.

4. Pracownik zatrudniony do obsługi Centrum prowadzi rejestr dokumentów związanych z wypożyczaniem oraz zwrotem środków do ewakuacji, a także zestawienie wypożyczonych środków do ewakuacji w ujęciu ilościowym.

5. Protokoły wypożyczenia, zwrotu oraz uszkodzenia lub zniszczenia środków do ewakuacji sporządza się w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron czynności.

2. Do obowiązków pracownika zatrudnionego do obsługi Centrum należy w szczególności:

1) przyjmowanie do magazynu i wydawanie z magazynu środków do ewakuacji na podstawie obowiązujących dowodów obrotu magazynowego;

2) prowadzenie ewidencji środków do ewakuacji będących na stanie magazynu;

3) prowadzenie kontroli zgodności stanu faktycznego środków do ewakuacji z ewidencją magazynową;

4) należyte rozmieszczenie w magazynie środków do ewakuacji, w szczególności według grup, rodzajów i częstotliwości wydawania;

5) utrzymywanie magazynu w należytym porządku oraz przestrzeganie obowiązujących przepisów prawa w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów ochrony przeciwpożarowej;

6) zabezpieczenie przechowywanych środków do ewakuacji przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą ich właściwości;

7) zabezpieczenie magazynu przed kradzieżą lub włamaniem;

8) niezwłoczne powiadomienie dyrektora archiwum odpowiedzialnego o wszelkich stwierdzonych brakach, kradzieżach, uszkodzeniach i nieprawidłowościach w magazynie.

3. Pracownik zatrudniony do obsługi Centrum przygotowuje wykaz środków do ewakuacji określający potrzeby zakupowe, z uwzględnieniem przepisów § 10.

4. Pracownik zatrudniony do obsługi Centrum bierze udział w zakupach na potrzeby Centrum.

2. W przypadku stwierdzenia braków w magazynie, przeprowadza się postępowanie wyjaśniające w celu ustalenia przyczyn ich powstania.

3. Kontrolę zgodności rzeczywistych stanów zapasów Centrum przeprowadza się w drodze inwentaryzacji, w terminach wynikających z obowiązujących przepisów prawa oraz w przypadku włamania, pożaru lub zalania, a także innych uzasadnionych okoliczności.

2. Koszty transportu oraz jego zorganizowanie w celu dokonania odbioru wydawanych lub wypożyczanych środków do ewakuacji, albo dokonania zwrotu wypożyczonych środków do ewakuacji, ponosi archiwum korzystające ze wsparcia.

3. Odbiór środków do ewakuacji następuje w terminach uzgodnionych między archiwum korzystającym ze wsparcia a archiwum odpowiedzialnym.

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych: P. Pietrzyk