Dzienniki Urzędowe - rok 2015 poz. 44

Na podstawie art. 5 ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446) zarządza się, co następuje:

1) tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej w archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, zwanego dalej „Ministerstwem”, oraz archiwach organów i jednostek organizacyjnych podległych ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych lub przez niego nadzorowanych;

2) sposób postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w przypadku trwałego zaprzestania działalności przez Ministra Spraw Wewnętrznych, zwanego dalej „Ministrem”, oraz organy i jednostki organizacyjne podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane.

2. Wykaz organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych określają odrębne przepisy.

1) archiwa wyodrębnione – Centralne Archiwum Ministerstwa, zwane dalej „Centralnym Archiwum”, oraz archiwa organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, w zakresie działu administracji rządowej sprawy wewnętrzne;

2) dokumentacja niearchiwalna – dokumentację niestanowiącą materiałów archiwalnych, zakwalifikowaną w jednolitym rzeczowym wykazie akt do kategorii archiwalnej oznaczonej symbolem „B” lub „BE”;

3) komórka organizacyjna – komórkę organizacyjną wymienioną w statucie Ministerstwa, a także wewnętrzną komórkę organizacyjną w urzędach obsługujących organy i jednostki podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane;

4) materiały archiwalne – dokumentację, o której mowa w art. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2015 r. poz. 1446);

5) skład chronologiczny – utworzony w Ministerstwie oraz organach i jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności jej przekazania do składu chronologicznego, oraz informatycznych nośników danych będących uporządkowanym zbiorem nośników danych, na których zapisana jest dokumentacja w postaci elektronicznej.

2. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej do zniszczenia.

3. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej dokonuje się wyłącznie w archiwach wyodrębnionych.

4. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach wyodrębnionych dokonuje się nie wcześniej niż po dniu 1 stycznia roku następującego po roku, w którym upływa okres jej przechowywania.

1) kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa właściwej w sprawach archiwum – w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Centralnym Archiwum;

2) właściwe organy lub kierowników jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1 lub osoby przez nich upoważnione – w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w archiwach organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych, w zakresie działu administracji rządowej sprawy wewnętrzne.

1) dokonanie oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz wydzielenie dokumentacji proponowanej do zniszczenia;

2) przekazanie spisu dokumentacji niearchiwalnej, proponowanej do zniszczenia, kierownikowi komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu, w celu zgłoszenia uwag i wniosków w określonym przez komisję terminie;

3) sporządzenie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia wraz ze spisem tej dokumentacji według wzoru określonego w załączniku nr 1 do zarządzenia.

2. Po dokonaniu oceny dokumentacji niearchiwalnej komisja może wnioskować o:

1) przekwalifikowanie wskazanej dokumentacji kategorii „B” do kategorii „BE”;

2) przekwalifikowanie dokumentacji niearchiwalnej, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, do materiałów archiwalnych;

3) wydłużenie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej;

4) przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia.

3. Decyzje w sprawach, o których mowa w ust. 2, podejmują:

1) Minister lub osoba przez niego upoważniona – w przypadku dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w Centralnym Archiwum;

2) organy lub kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1 lub osoby przez nich upoważnione – w przypadku dokumentacji niearchiwalnej przechowywanej w pozostałych archiwach wyodrębnionych.

1) dla Centralnego Archiwum – Minister lub osoba przez niego upoważniona;

2) dla pozostałych archiwów wyodrębnionych – organy lub kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 2 ust. 1, lub osoby przez nich upoważnione.

2. Nadzór nad zniszczeniem dokumentacji niearchiwalnej oraz sporządzeniem protokołu zniszczenia tej dokumentacji według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia sprawuje co najmniej jeden członek komisji powołany przez podmiot, o którym mowa w § 6.

3. Zniszczenia dokonują archiwa wyodrębnione, komórki organizacyjne właściwe w sprawach obsługi administracyjno-gospodarczej: Ministerstwa, urzędów obsługujących organy podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych albo podmiot zewnętrzny na podstawie zlecenia.

4. Komórki organizacyjne właściwe w sprawach obsługi administracyjno-gospodarczej: Ministerstwa, urzędów obsługujących organy podległe Ministrowi lub przez niego nadzorowane oraz jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych zapewniają pomoc techniczną niezbędną przy przekazywaniu dokumentacji do zniszczenia.

2. Dokumenty dotyczące wybrakowania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane odrębnie i stanowią materiały archiwalne.

2. Brakowanie informatycznych nośników danych określają odrębne przepisy dotyczące szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.

2. W przypadku braku następcy prawnego:

1) likwidator Ministerstwa przekazuje materiały archiwalne na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych do archiwum państwowego o charakterze centralnym;

2) likwidatorzy organów i jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi lub przez niego nadzorowanych przekazują materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych do Centralnego Archiwum.

Minister Spraw Wewnętrznych: wz. G. Karpiński

¹⁾ Minister Spraw Wewnętrznych kieruje działem administracji rządowej – sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych (Dz. U. poz. 1265).

²⁾ Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 maja 2008 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych (Dz. Urz. Min. Spraw Wew. Nr 9, poz. 42), które traci moc z dniem 1 listopada 2015 r. w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. poz. 566).

Załączniki do zarządzenia nr 23 Ministra Spraw Wewnętrznych
z dnia 29 października 2015 r. (poz. 44)

Załącznik nr 1

PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

Załącznik nr 2

PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ