Dzienniki Urzędowe - rok 2011 nr 1 poz. 3

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.¹) zarządza się, co następuje:

Minister Sprawiedliwości: Krzysztof Kwiatkowski

¹ Zmiany tekstu wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 28, poz.146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835 i Nr 152, poz. 1020.

Załącznik do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości
z dnia 3 grudnia 2010 r. (poz. 3)

Metodologia kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości

DZIAŁ I

PRZEPISY OGÓLNE

§ 1. 1. Kontrola zarządcza w Ministerstwie Sprawiedliwości zwanym dalej „Ministerstwem” stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

2. Kontrola zarządcza stanowi podstawę efektywnego zarządzania, dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, sygnalizuje przypadki naruszenia prawa, zaniedbania i nieprawidłowości, ewentualne nadużycia i inne uchybienia związane z funkcjonowaniem jednostki.

§ 2. Cele i zadania w Ministerstwie realizowane i osiągane są w sposób zgodny z powszechnie obowiązującymi aktami prawnymi, zarządzeniami Ministra Sprawiedliwości, zarządzeniami Dyrektora Generalnego Ministerstwa oraz procedurami wewnętrznymi.

§ 3. Niniejsza metodologia uwzględnia standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszone w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84 oraz wytyczne określone przez Ministra Sprawiedliwości w komunikacie z dnia 18 października 2010 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej sprawiedliwość Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 11, poz. 149.

§ 4. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

§ 5. System kontroli zarządczej w Ministerstwie stanowi zintegrowany zbiór elementów obejmujących:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informację i komunikację;

5) monitorowanie i ocenę.

DZIAŁ II

ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

Rozdział 1

Struktura organizacyjna i delegowanie uprawnień

§ 6. 1. Struktura organizacyjna oraz zakres zadań i tryb pracy komórek organizacyjnych Ministerstwa są określane zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości ustalającym regulamin organizacyjny Ministerstwa.

2. Struktura organizacyjna poszczególnych departamentów i biur, podporządkowanie wydziałów i stanowisk pracy, szczegółowy zakres zadań wynikający z zadań określonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz szczegółowy podział zadań między wydziałami i samodzielnymi stanowiskami pracy są określane w wewnętrznych regulaminach organizacyjnych poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa. Wewnętrzny regulamin organizacyjny jest ustalany przez dyrektora danej komórki organizacyjnej i zatwierdzany – po uprzedniej akceptacji właściwego członka kierownictwa Ministerstwa – przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

3. Regulamin organizacyjny Ministerstwa oraz wewnętrzne regulaminy organizacyjne departamentów i biur podlegają przeglądom i aktualizacjom, w celu zapewnienia dostosowania struktury organizacyjnej Ministerstwa do aktualnych celów i zadań.

§ 7. 1. Zakres uprawnień i zakres czynności członków Kierownictwa Ministerstwa oraz Dyrektora Generalnego określany jest w formie zarządzenia Ministra Sprawiedliwości.

2. W zarządzeniu, o którym mowa w ust. 1, określa się w szczególności kwestie związane z delegowaniem uprawnień w ramach sprawowania stałego zastępstwa Ministra Sprawiedliwości przez Sekretarza Stanu i Podsekretarzy Stanu.

§ 8. Zakres działań dyrektorów i zastępców dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa wynika z regulaminu organizacyjnego Ministerstwa oraz regulaminów poszczególnych komórek organizacyjnych.

§ 9. 1. Dla stanowisk w Ministerstwie zajmowanych przez członków korpusu służby cywilnej sporządza się opisy stanowisk.

2. Aktualny zakres czynności dla pracowników służby cywilnej z uwzględnieniem obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności sporządzany jest w formie pisemnej, na podstawie opisu stanowiska pracy.

3. Zakres czynności sporządza się również dla osób wykonujących pracę w Ministerstwie niebędących członkami służby cywilnej.

4. Zapoznanie się z opisem stanowiska lub zakresem czynności jest potwierdzane podpisem pracownika.

5. Kwestie szczegółowe związane ze sporządzaniem opisów stanowisk reguluje procedura Systemu Zarządzania Jakością C.2.1.1 Sporządzanie opisów stanowisk pracy.

§ 10. 1. Delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji i czynności, niewynikających dla danego pracownika czy osoby wykonującej pracę w Ministerstwie z regulaminu organizacyjnego Ministerstwa, wewnętrznego regulaminu organizacyjnego komórki organizacyjnej, opisu stanowiska lub zakresu czynności, następuje w drodze pisemnego upoważnienia.

2. Uprawnienia deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania, ryzyka z nimi związanego oraz zakresu ponoszonej odpowiedzialności.

3. Powierzenie uprawnień lub obowiązków dokonywane jest w formie pisemnej, a ich przyjęcie jest potwierdzane podpisem osoby przyjmującej.

4. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa prowadzą ewidencję upoważnień dotyczących zakresu ich właściwości kompetencyjnej.

5. Rejestr osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań finansowych w ramach planu finansowego Ministerstwa prowadzi Biuro Administracyjno-Finansowe.

Rozdział 2

Kompetencje zawodowe

§ 11. Podstawę funkcjonowania oraz prawidłowej realizacji zadań i celów Ministerstwa stanowią wysokie kompetencje zawodowe pracowników Ministerstwa.

§ 12. 1. Proces zatrudnienia nowych pracowników w Ministerstwie jest prowadzony w sposób transparentny i zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy.

2. Dyrektor Generalny Ministerstwa, w ramach posiadanych środków, zapewnia możliwość rozwoju kompetencji zawodowych kadry zarządczej oraz pozostałych pracowników Ministerstwa.

3. Członkowie korpusu służby cywilnej w Ministerstwie podlegają ocenom okresowym, mającym na celu zdiagnozowanie stanu wykonywania obowiązków służbowych oraz stanowiącym podstawę planowania kierunków rozwoju zawodowego.

4. Pracownicy Ministerstwa, niebędący członkami korpusu służby cywilnej, podlegają ocenom przełożonych dokonywanym w ramach bieżącego wykonywania obowiązków służbowych.

§ 13. Tryb i zasady związane z rekrutacją pracowników, podnoszeniem kompetencji zawodowych oraz prowadzeniem ocen okresowych regulują procedury Systemu Zarządzania Jakością, określone w ramach procesu C.2 Zarządzanie zasobami ludzkimi w MS.

Rozdział 3

Przestrzeganie wartości etycznych

§ 14. 1. Pracownicy oraz osoby wykonujące pracę w Ministerstwie zobowiązani są do przestrzegania ogólnie przyjętych norm i wartości etycznych.

2. Członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w Ministerstwie obowiązuje Kodeks Etyki Służby Cywilnej.

§ 15. Kwestie związane ze sposobem postępowania pracowników Ministerstwa z podmiotami wykonującymi zawodową działalność lobbingową, a także sposób dokumentowania podejmowanych kontaktów, określa zarządzenie Ministra.

§ 16. W Ministerstwie, w ramach Systemu Zarządzania Jakością zwanego dalej SZJ, funkcjonuje system przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym.

§ 17. 1. W celu świadczenia kompleksowych usług doradczych i szkoleniowych w zakresie etyki oraz unikania i rozwiązywania sytuacji konfliktu interesu zgodnie z obowiązującymi normami etycznymi, jak również podejmowania działań przeciwdziałających oraz zwalczających korupcję w Ministerstwie utworzono funkcję Doradcy ds. Etyki w Ministerstwie Sprawiedliwości.

2. Jednemu z pracowników Ministerstwa powierzono funkcję Pełnomocnika do spraw Równego Traktowania w Zatrudnieniu i Przeciwdziałania Mobbingowi.

DZIAŁ III

CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

Rozdział 1

Misja

§ 18. 1. Cel funkcjonowania Ministerstwa jest określany w formie misji.

2. Misja Ministerstwa odnosi się do celów i zadań realizowanych w ramach działu administracji rządowej kierowanego przez Ministra Sprawiedliwości.

Rozdział 2

Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji

§ 19. 1. Struktura organizacyjna Ministerstwa i komórek organizacyjnych Ministerstwa jest powiązana z funkcjami i zadaniami realizowanymi przez jednostkę.

2. Kierownik każdej z komórek organizacyjnych odpowiada za realizację zadań określonych w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa i wewnętrznych regulaminach organizacyjnych poszczególnych komórek.

§ 20. 1. Cele określane na poziomie poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa, jako urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości, realizującego zadania związane z koordynacją i nadzorem nad bieżącą działalnością jednostek organizacyjnych resortu sprawiedliwości oraz planowaniem strategicznym i wyznaczaniem pożądanych kierunków rozwoju polityki państwa w obszarze szeroko rozumianego wymiaru sprawiedliwości, powinny być ustalane z uwzględnieniem i w sposób zapewniający ich zgodność z celami strategicznymi i celami głównymi dotyczącymi resortu sprawiedliwości, wynikającymi z dokumentów o charakterze strategicznym i programowym, tj. strategii rządowych, polityk rozwoju, programów reform, planów wieloletnich oraz rocznego planu działalności Ministra Sprawiedliwości dla działu administracji rządowej sprawiedliwość.

2. Cele, o których mowa w ust. 1, powinny – w miarę możliwości – być:

1) precyzyjne (zdefiniowane) – cel powinien być sformułowany w sposób zwięzły i jednoznaczny, informujący o przedmiocie lub stanie, które mają być wynikiem realizacji danego zadania;

2) mierzalne (wymierne) – cel powinien być sformułowany w taki sposób, aby stopień jego realizacji mógł być określony na etapie planowania i zmierzony w trakcie i po zakończeniu realizacji za pomocą właściwego miernika lub wskaźnika, którego wartość jest możliwa do ustalenia na podstawie dostępnych danych. Kryterium mierzalności obejmuje przy tym również uproszczone skale pomiaru umożliwiające jakościową ocenę stopnia realizacji celu (np. charakterystyka opisowa: bardzo dobry, dobry, dostateczny, zły);

3) realistyczne (osiągalne) – cel powinien być osiągalny, przy uwzględnieniu danych uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych (w tym finansowych). W miarę możliwości cel powinien zakładać postęp wyników w obszarze danej działalności;

4) istotne (odpowiednie) – cel powinien odnosić się do najważniejszych obszarów działalności jednostki/komórki, a jego realizacja powinna przyczyniać się w sposób istotny do osiągnięcia celów nadrzędnych (strategicznych);

5) określone w czasie – należy precyzyjnie określić termin, w jakim planowane jest osiągnięcie zamierzonego celu. W przypadku celów określanych za pomocą wymiernych wskaźników i miar cel powinien się odnosić do planowanej w określonej perspektywie czasowej wartości w odniesieniu do wartości bazowej.

3. W komórkach organizacyjnych, w których został wdrożony SZJ, zasady określania celów, monitorowania realizacji celów i ich dokumentowania regulują procedury określone w ramach procesu C.4.2 Dokonywanie przeglądów Systemu Zarządzania Jakością oraz monitorowanie realizacji celów jakości.

§ 21. 1. Kierownicy komórek objętych SZJ w terminie do 10 grudnia każdego roku przesyłają Dyrektorowi Generalnemu zestawienie najważniejszych celów i mierników stopnia ich realizacji na rok następny, dotyczących zadań i procesów realizowanych w podległych komórkach.

2. Kierownicy komórek, w których nie wdrożono SZJ, w terminie do dnia 10 grudnia każdego roku przesyłają Dyrektorowi Generalnemu zestawienie najważniejszych celów do osiągnięcia wraz ze wskazaniem mierników stopnia ich realizacji oraz zadań przewidywanych do realizacji na rok następny, pozostających w zakresie właściwości podległych komórek.

3. Informacja przedstawiana Dyrektorowi Generalnemu, o której mowa w ust. 1 i 2, obejmuje zestawienie nie więcej niż trzech uszeregowanych według kryterium istotności celów na kolejny rok, przyczyniających się w największym stopniu do osiągnięcia celów określonych w Planie działalności Ministra Sprawiedliwości dla działu administracji rządowej sprawiedliwość. Przedmiotowa informacja w odniesieniu do wskazanych przez poszczególne komórki organizacyjne celów zawiera dodatkowo:

1) syntetyczną charakterystykę opisową zadań służących realizacji poszczególnych celów;

2) co najmniej jeden i nie więcej niż dwa mierniki stopnia realizacji dla każdego ze wskazanych celów wraz z podaniem ich wartości bazowej (wartość danego miernika za ostatni zakończony rok) i wartości docelowej na rok następny (wartość planowana do osiągnięcia na zakończenie roku, którego dotyczy zestawienie celów).

4. Dyrektor Generalny w terminie do 20 grudnia, na podstawie Planu działalności Ministra dla działu administracji rządowej sprawiedliwość oraz z uwzględnieniem informacji, o których mowa w ust. 1–3, opracowuje i przedstawia Ministrowi Sprawiedliwości projekt planu działalności Ministerstwa na następny rok.

§ 22. 1. Kierownicy komórek objętych SZJ monitorują realizację celów w sposób określony zapisami dokumentów SZJ.

2. Kierownicy komórek nieobjętych SZJ monitorują osobiście lub poprzez wyznaczone osoby przebieg realizacji zadań i stopień realizacji poszczególnych celów w podległej komórce za pomocą przyjętych mierników.

3. Kierownicy komórek, o których mowa w ust. 1 i 2, przesyłają Dyrektorowi Generalnemu w terminie do dnia 15 marca każdego roku sprawozdanie za rok poprzedni z realizacji celów i zadań, o których mowa w § 21 ust. 1 i 2.

4. Sprawozdanie powinno zawierać w szczególności informacje o stopniu osiągnięcia poszczególnych celów, wyrażonym osiągniętą wartością ustalonych uprzednio mierników wraz z odniesieniem do wielkości planowanych i wartości bazowych. W sprawozdaniu zawiera się również wyjaśnienie przyczyn ewentualnego niezrealizowania zakładanych celów, wystąpienia istotnych odchyleń od zaplanowanych wartości mierników lub podjęcia innych niż uprzednio planowane zadań służących realizacji celów.

5. Dyrektor Generalny w terminie do dnia 15 kwietnia przedstawia Ministrowi Sprawiedliwości sprawozdanie z realizacji planu działalności Ministerstwa za rok ubiegły.

6. Przyjęte przez Ministra Sprawiedliwości sprawozdanie z realizacji planu działalności Ministerstwa jest przekazywane do, pełniącego obowiązki koordynatora kontroli zarządczej w dziale administracji rządowej sprawiedliwość. Departamentu Budżetu i Inwestycji, w celu uwzględnienia w sprawozdaniu z realizacji planu działalności Ministra.

Rozdział 3

Zarządzanie ryzykiem – identyfikacja, analiza i reakcja na ryzyko

§ 23. 1. Zarządzanie ryzykiem opiera się na zestawie wzajemnie uzupełniających się oraz powiązanych na wszystkich szczeblach zarządzania celów, wyznaczanych w ramach systemu określonego w § 19–22.

2. Zarządzanie ryzykiem obejmuje następujące procesy: identyfikację ryzyka, analizę ryzyka oraz reakcję na ryzyko.

§ 24. 1. Identyfikacja ryzyk w Ministerstwie jest procesem realizowanym w sposób planowy, systematyczny i udokumentowany.

2. Identyfikowane są zarówno ryzyka odnoszące się do każdego istotnego obszaru działalności poszczególnych komórek organizacyjnych, programów, projektów, jak i do całego Ministerstwa.

3. Identyfikacja i analiza obszarów ryzyka w zakresie działalności Ministerstwa jest prowadzona przez pracowników Stanowiska Pracy ds. Audytu Wewnętrznego w ramach wykonywania czynności związanych z planowaniem i realizacją zadań audytowych, zgodnie z procedurą SZJ B.8.0.1 Realizacja audytu wewnętrznego.

4. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych nie rzadziej niż raz w roku, a w przypadku kluczowych obszarów nie rzadziej niż raz na kwartał, dokonują identyfikacji ryzyk związanych z celami i zadaniami realizowanymi w podległych komórkach organizacyjnych.

5. Proces identyfikacji ryzyka polega na rozpoznaniu typów ryzyk i niepewności, które mogą wystąpić w Ministerstwie, a których wystąpienie zmniejsza prawdopodobieństwo osiągnięcia jego celów i realizacji jego zadań.

6. W trakcie procesu identyfikacji ryzyka uwzględnia się:

1) czynniki zewnętrzne sprzyjające wystąpieniu ryzyka wynikającego ze źródeł zewnętrznych (np. zakłócenia związane z transportem, komunikacją teleinformatyczną, dostawami usług, czy stanem finansów publicznych);

2) ryzyka związane z systemem organizacji i jakością zespołu zarządzającego oraz z zarządzaniem zasobami ludzkimi;

3) ryzyka związane z funkcjonowaniem systemów informatycznych, w szczególności z utrzymaniem ciągłości pracy, systemów, niekontrolowanym dostępem do zasobów informatycznych, wykorzystaniem infrastruktury informatycznej (np. awarie sprzętu, wykorzystywanie nielegalnego oprogramowania, niedopasowanie systemów do bazy sprzętowej itp.), rozwojem i wdrożeniem nowych systemów (np. nieuprawnione wdrożenie zmian w oprogramowaniu i bazach danych).

7. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się w szczególności ustalenia audytu wewnętrznego i zewnętrznego, wyniki kontroli, ocen i dokumentację SZJ.

§ 25. 1. Celem analizy ryzyka jest wieloaspektowe spojrzenie na czynniki ryzyka zmierzające do oszacowania prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia oraz wpływu (skutku, strat), jaki będzie miało ewentualne wystąpienie tego zdarzenia.

2. W procesie analizy ryzyka obowiązują następujące zasady:

1) określenie zasad ustalenia akceptowalnego poziomu ryzyka wymaga współudziału osób kompetentnych merytorycznie w analizowanych obszarach ryzyka i w sposobach jego pomiaru;

2) analiza ryzyka, zarówno na poziomie Ministerstwa, jak również poszczególnych komórek organizacyjnych, jest dokumentowana, w szczególności poprzez prowadzenie rejestrów ryzyk dla wyznaczonych celów i zadań;

3) poziom istotności ryzyka stanowi iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz wyrażonego liczbowo wpływu, jaki będzie miało jego wystąpienie na osiągnięcie celów i zadań.

§ 26. 1. Wszelkie informacje o ryzyku ewidencjonuje się w rejestrach ryzyk obejmujących wszystkie zidentyfikowane rodzaje ryzyk oraz zmiany, które zaszły na przestrzeni roku.

2. Rejestry, o których mowa w ust. 1, prowadzone są odrębnie dla Ministerstwa i poszczególnych komórek organizacyjnych w formie papierowej lub elektronicznej.

3. Rejestr ryzyka dla Ministerstwa prowadzony jest przez kierownika komórki audytu wewnętrznego, natomiast rejestry ryzyk dla poszczególnych Departamentów/Biur przez osoby wyznaczone przez Dyrektorów tych komórek.

§ 27. Dla zidentyfikowanych ryzyk, w zależności od poziomu ryzyka, określa się jeden z następujących sposobów reakcji:

1) akceptacja ryzyka;

2) podjęcie działań prewencyjnych rozciągniętych w czasie;

3) podjęcie niezwłocznych działań mających na celu zminimalizowanie skutków ryzyka o bardzo wysokim prawdopodobieństwie i eliminowanie potencjalnych, innych czynników ryzyka, które mogą pojawiać się jako następstwa faktu realizacji danego ryzyka;

4) wycofanie się z realizacji określonych działań, o ile ich realizacja nie jest obligatoryjna.

§ 28. 1. W komórkach organizacyjnych Ministerstwa objętych SZJ dodatkowy element analizy ryzyka stanowi identyfikacja potencjalnych nieprawidłowości, które mogą wystąpić w trakcie realizacji poszczególnych procesów lub po ich zakończeniu oraz określenie sposobu postępowania w przypadku wystąpienia potencjalnej nieprawidłowości, zgodnie z procedurami SZJ C.4.3.1 Postępowanie z nieprawidłowościami oraz C.4.4.1 Realizacja działań doskonalących.

2. W ramach funkcjonującego w Ministerstwie systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym dla wszystkich procesów objętych SZJ przeprowadzana jest analiza ryzyka wystąpienia zjawisk o charakterze korupcyjnym, zgodnie z procedurą SZJ C.5.0.1 Analiza ryzyka zagrożenia korupcyjnego.

DZIAŁ IV

MECHANIZMY KONTROLI

Rozdział 1

Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej

§ 29. 1. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie stanowią w szczególności regulaminy, procedury, wytyczne, instrukcje oraz inne dokumenty wewnętrzne wymienione w załączniku nr 1 Dokumentacja systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości, określające sposób funkcjonowania Ministerstwa, zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

2. Dokumentacja kontroli zarządczej jest udostępniana wszystkim pracownikom oraz osobom wykonującym pracę w Ministerstwie w formie informacji zamieszczanych w intranecie oraz w folderach publicznych.

Rozdział 2

Nadzór

§ 30. 1. Zwierzchni nadzór nad poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Ministerstwa sprawują właściwi członkowie Kierownictwa Ministerstwa.

2. Podległość poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa określa się w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości regulującym zakres czynności członków Kierownictwa Ministerstwa oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

§ 31. 1. Obowiązki nadzorcze poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu określone są w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz w wewnętrznych regulaminach organizacyjnych Departamentów i Biur.

2. Zakresy czynności nadzorczo-kontrolnych poszczególnych pracowników, wykonywanych w ramach obowiązków nadzorczych macierzystej komórki, określane są w opisie stanowiska i zakresie czynności pracownika.

§ 32. W ramach ustalonych obowiązków nadzorczo-kontrolnych poszczególnych komórek organizacyjnych i pracowników oraz osób wykonujących pracę w Ministerstwie funkcjonują mechanizmy kontrolne obejmujące:

1) samokontrolę;

2) kontrolę funkcjonalną;

3) kontrolę instytucjonalną.

§ 33. 1. Istotą wspólną mechanizmów kontrolnych jest zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą w badanym obszarze normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.

2. W trakcie wykonywania obowiązków związanych z nadzorem oraz przy przeprowadzaniu oceny stanu faktycznego w ramach czynności kontrolnych, w zależności od rodzaju kontroli, obowiązują w szczególności następujące kryteria:

1) legalności, tj. zgodności podejmowanych działań z obowiązującymi przepisami prawa, umowami oraz decyzjami w granicach przyznanych kompetencji;

2) gospodarności, tj. ocena kontrolowanych zjawisk i procesów pod kątem zgodności z zasadami racjonalnego i oszczędnego wykorzystania środków materialnych i finansowych w sposób umożliwiający uzyskanie najlepszych efektów z danych nakładów;

3) skuteczności, tj. ocena stopnia zgodności pomiędzy zamierzonymi a faktycznymi wynikami działalności;

4) celowości, tj. ustalenia, czy podejmowane działania oraz zastosowane metody i środki realizacji były zgodne z założonymi celami i decyzjami kierownictwa;

5) rzetelności, tj. zgodności dokumentacji i sprawozdań ze stanem faktycznym. Kryterium to obejmuje również badanie, czy pracownicy na wszystkich szczeblach struktury organizacyjnej wykonują swoje obowiązki z należytą starannością i terminowo, czy przestrzegane są wewnętrzne procedury funkcjonowania Ministerstwa oraz czy poszczególne działania i ich rezultaty są udokumentowane zgodnie z rzeczywistością;

6) przejrzystości, tj. ocena prawidłowości klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych, stosowanie zasad rachunkowości oraz prawidłowości sporządzania sprawozdań;

7) jawności, tj. ocena zakresu udostępniania sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności jednostki oraz innych informacji dotyczących funkcjonowania jednostki i podejmowania decyzji.

§ 34. 1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy oraz osoby wykonujące pracę w Ministerstwie bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.

2. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych zadań w toku codziennego wykonywania obowiązków służbowych i polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez każdego z pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, regulacje i procedury wewnętrzne oraz obowiązki wynikające z zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszej metodologii.

3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik dokonujący samokontroli jest zobowiązany:

1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości;

2) niezwłocznie poinformować bezpośredniego przełożonego o stwierdzonych nieprawidłowościach.

4. Przełożony, który powziął informację o ujawnionych nieprawidłowościach, zobowiązany jest niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do przedmiotowych nieprawidłowości.

5. W przypadku komórek organizacyjnych objętych SZJ zastosowanie ma procedura C.4.3.1 Postępowanie z nieprawidłowościami.

§ 35. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych. Kontrola funkcjonalna jest realizowana również przez osoby zatrudnione na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji i procesów, dla których obowiązki związane z kontrolą funkcjonalną zostały ustalone w zakresach czynności, bądź które do wykonywania tej kontroli zostały uprawnione na podstawie odrębnych przepisów i upoważnień.

§ 36. 1. Kontrola instytucjonalna w Ministerstwie przeprowadzana jest przez:

1) Wydział Kontroli w Biurze Ministra;

2) komórki organizacyjne Ministerstwa w zakresie właściwości kompetencyjnej poszczególnych departamentów, wydziałów i stanowisk pracy określonej w regulaminie organizacyjnym Ministerstwa.

2. Cel, zasady i tryb przeprowadzania kontroli instytucjonalnej przez Wydział Kontroli określa procedura SZJ B.7.1.1 Wykonywanie zadań kontrolnych przez Wydział Kontroli Biura Ministra.

Rozdział 3

Ciągłość działalności

§ 37. 1. W ramach realizowanych zadań, obejmujących m.in. administrowanie nieruchomościami, planowanie i realizację zadań inwestycyjno-remontowych, zakup sprzętu, wyposażenia i materiałów biurowych oraz usług z zakresu obsługi administracyjno-gospodarczej, a także zapewnianie obsługi w zakresie łączności telefonicznej oraz dostępu do pozostałych mediów. Biuro Administracyjno-Finansowe zapewnia infrastrukturę techniczno-organizacyjną, gwarantującą ciągłość działania Ministerstwa.

2. W ramach realizacji zadań związanych z utrzymaniem i zapewnieniem bezpieczeństwa systemów, baz danych, urządzeń i rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w Ministerstwie i resorcie sprawiedliwości, o których mowa w § 42, Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych zapewnia mechanizmy mające na celu zagwarantowanie ciągłości działania Ministerstwa i centralnych rejestrów sądowych, obejmujące m.in.: nadzór nad ośrodkami i elementami infrastruktury dla zapewnienia ciągłości działania i integralności baz danych, nadzór nad kopiami bezpieczeństwa i hasłami dostępowymi, działania związane z bezpieczeństwem sieciowym oraz usuwaniem awarii zasobów informatycznych.

§ 38. 1. W celu zapewnienia niezakłóconej i sprawnej realizacji zadań w Ministerstwie funkcjonuje system zastępstw.

2. Na szczeblu Kierownictwa Ministerstwa kwestie związane z odpowiedzialnością za poszczególne zadania w ramach sprawowania zastępstwa określone są w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości ustalającym zakres czynności członków Kierownictwa Ministerstwa oraz Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

3. Na szczeblu kierownictwa poszczególnych Departamentów i Biur kwestie związane z zastępstwami regulują wewnętrzne regulaminy organizacyjne komórek organizacyjnych Ministerstwa. Dyrektor komórki organizacyjnej, w której funkcjonuje SZJ, odpowiedzialny jest za przygotowanie listy zastępstw, w myśl zapisów procedury C.2.1.1 Sporządzanie opisów stanowisk pracy w procesie C.2.1 Prowadzenie rekrutacji.

4. Na szczeblu Wydziału za praktyczne funkcjonowanie systemu zastępstw pracowników, gwarantującego ciągłość pracy podległej komórki organizacyjnej odpowiada Naczelnik.

§ 39. 1. W Ministerstwie sprawy prowadzone są zgodnie z instrukcją kancelaryjną, co pozwala na bieżące śledzenie toku sprawy oraz – w miarę potrzeb – jej przejęcie przez zastępującego pracownika.

2. Sprawy są rejestrowane, znakowane i archiwizowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną oraz rzeczowym wykazem akt Ministerstwa.

3. Każdy pracownik jest zobowiązany do znakowania i przechowywania dokumentacji prowadzonych spraw w sposób umożliwiający szybki i łatwy dostęp do sprawy podczas jego nieobecności.

Rozdział 4

Ochrona zasobów

§ 40. 1. Zasoby Ministerstwa podlegają ochronie przed nieuprawnionym dostępem oraz ich utratą bądź uszkodzeniem lub zniszczeniem przez pracowników oraz osoby trzecie.

2. System bezpieczeństwa i ochrony zasobów w Ministerstwie obejmuje w szczególności:

1) zapewnienie fizycznej ochrony obiektów pozostających w dyspozycji Ministerstwa;

2) zapewnienie poufności i integralności informacji prawnie chronionych, a w szczególności informacji niejawnych i danych osobowych;

3) zapewnienie bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych;

4) zapewnienie prawidłowej eksploatacji zasobów materialnych Ministerstwa.

§ 41. 1. Szczegółowe zasady i procedury związane z funkcjonowaniem systemu bezpieczeństwa i ochrony zasobów w Ministerstwie uregulowane są w zarządzeniach Dyrektora Generalnego Ministerstwa wymienionych w punkcie C ppkt 10 Załącznika nr 1.

2. Za zapewnienie ochrony fizycznej obiektów Ministerstwa, w tym kontrolę ruchu osobowego w tych obiektach, odpowiada Biuro Ochrony Informacji Niejawnych, Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych.

3. W zakresie ochrony mienia w Ministerstwie obowiązują procedury określone w ramach procesu SZJ: B.1.10 Ochrona fizyczna obiektów Ministerstwa Sprawiedliwości.

4. W zakresie ochrony i bezpieczeństwa danych wytworzonych w Ministerstwie obowiązują procedury określone w ramach procesu SZJ B.11 Gromadzenie i zabezpieczanie zasobu archiwalnego Ministerstwa Sprawiedliwości (przekazywanie akt przez komórki organizacyjne do Archiwum Zakładowego) oraz eliminowanie dokumentacji zbędnej.

§ 42. 1. Za sprawne funkcjonowanie systemu ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie, zapewniającego przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych, odpowiada Pełnomocnik do spraw Ochrony Informacji Niejawnych. Pełnomocnik kieruje wyodrębnioną, wyspecjalizowaną komórką organizacyjną do spraw ochrony informacji niejawnych – Biurem Ochrony Informacji Niejawnych, Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych.

2. W zakresie ochrony informacji niejawnych w Ministerstwie obowiązują procedury i instrukcje określone w ramach procesów SZJ: B.14.1 Postępowanie sprawdzające, B.14.2 Ochrona systemów i sieci teleinformatycznych, B.14.3 Wytwarzanie, ewidencja i nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych oraz B.7.3 Kontrola ochrony informacji niejawnych.

§ 43. 1. Prawidłową eksploatację oraz bezpieczeństwo systemów, baz danych, urządzeń i rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w Ministerstwie i resorcie sprawiedliwości zapewnia Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych.

2. W zakresie eksploatacji i ochrony zasobów informatycznych w Ministerstwie obowiązują procedury i instrukcje określone w ramach procesów SZJ: B.4.1 Instalacja, konfiguracja i utrzymywanie w ruchu Systemu Informatycznego (aspekt techniczny), B.4.2 Administracja oprogramowania (systemy informatyczne centralne), B.4.3 Helpdesk – przyjmowanie, dystrybucja, realizacja i nadzór nad realizacją zgłoszeń, B.4.4 Zarządzanie POPD i ZOPD oraz B.4.5 Administrowanie zasobami informatycznymi.

3. Zasady gospodarowania zasobami informatycznymi Krajowego Rejestru Karnego określa odrębna procedura SZJ w ramach procesu B.19 Administracja zasobami informatycznymi KRK.

§ 44. 1. Odpowiedzialność za utrzymanie we właściwym stanie i gotowości technicznej składników majątku Ministerstwa spoczywa na właściwych komórkach organizacyjnych jednostki:

1) Biuro Administracyjno-Finansowe wykonuje zadania w zakresie administrowania nieruchomościami pozostającymi w posiadaniu Ministerstwa, jak również zobowiązane jest do prowadzenia ewidencji rzeczowych składników majątkowych, z wyłączeniem sprzętu komputerowego;

2) Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych zobowiązany jest do administrowania i prowadzenia ewidencji sprzętu informatycznego.

2. W zakresie gospodarki nieruchomościami w Ministerstwie obowiązują procedury SZJ określone w ramach procesu B.1.2 Administrowanie nieruchomościami.

3. Zapewnienie właściwej ewidencji środków trwałych i wyposażenia oraz nadzoru nad nimi reguluje procedura SZJ B.1.3.2 Ewidencja ilościowo-wartościowa rzeczowych składników majątkowych.

4. W zakresie gospodarki zasobami informatycznymi w Ministerstwie obowiązują procedury SZJ określone w ramach procesu B.4.5 Administrowanie zasobami informatycznymi.

5. Pracownicy, którym powierzono w użytkowanie sprzęt, potwierdzają własnoręcznym podpisem przyjęcie sprzętu na swój stan wraz z odpowiedzialnością za jego prawidłową eksploatację. Powierzenie pracownikom sprzętu informatycznego regulują procedury i instrukcje SZJ w ramach procesów grupy B.04 Eksploatacja systemów informatycznych.

§ 45. W celu zapewnienia ochrony zasobów Ministerstwa pracownicy zobowiązują się do:

1) przestrzegania ustalonych w Regulaminie Pracy Ministerstwa Sprawiedliwości zasad porządku i dyscypliny pracy oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy i przepisów przeciwpożarowych;

2) zachowywania poufności i integralności informacji prawnie chronionych, a w szczególności informacji niejawnych i danych osobowych;

3) dbałości o powierzony w użytkowanie sprzęt.

Rozdział 5

Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych oraz systemów informatycznych

§ 46. 1. Zasady ewidencji operacji gospodarczych i finansowych oraz kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej dokumentacji finansowo-księgowej w Ministerstwie określa Polityka rachunkowości.

2. Kontrolę operacji finansowych i gospodarczych w Ministerstwie z uwzględnieniem zasad ich dokumentacji oraz zasad zatwierdzania i weryfikowania regulują ponadto procedury SZJ określone w ramach procesu B.1.1 Pełnienie funkcji dysponenta środków budżetowych III stopnia dla Ministerstwa Sprawiedliwości oraz B. 1.4 Zakup towarów i usług.

§ 47. 1. Bezpieczeństwo oraz prawidłowe funkcjonowanie i obsługę systemów, baz danych, urządzeń i rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w Ministerstwie i resorcie sprawiedliwości zapewnia Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych.

2. W ramach nadzoru nad obsługą i eksploatacją elementów infrastruktury informatycznej wymienionych w ust. 1 Departament Informatyzacji i Rejestrów Sądowych zapewnia funkcjonowanie właściwych i skutecznych mechanizmów kontroli, gwarantujących w szczególności ich ochronę przed nieuprawnionym dostępem, zniszczeniem oraz utratą danych.

DZIAŁ V

INFORMACJA I KOMUNIKACJA

Rozdział 1

Bieżąca informacja oraz komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

§ 48. 1. Informacje niezbędne do realizacji zadań przez osoby zarządzające i pracowników Ministerstwa są udostępniane na bieżąco z wykorzystaniem ogólnodostępnych kanałów i narzędzi komunikacji.

2. Do narzędzi, o których mowa w ust. 1, zaliczają się: intranet, poczta elektroniczna, foldery publiczne, tablice informacyjne, pisma okólne oraz książka telefoniczna.

3. Kwestie związane z komunikacją wewnętrzną w Ministerstwie regulowane są procedurą SZJ A.1.0.2 Zarządzanie informacją wewnętrzną.

§ 49. 1. Pracownicy oraz osoby wykonujące pracę w Ministerstwie mają zapewniony dostęp do wewnętrznego systemu informacyjnego (intranet), w którym zamieszczane są podstawowe informacje dotyczące funkcjonowania Ministerstwa, w tym m.in. zarządzenia Dyrektora Generalnego, statystyki resortowe, dane teleadresowe jednostek organizacyjnych resortu sprawiedliwości, bieżące komunikaty organizacyjne.

2. Na wszystkich stanowiskach pracy związanych ze stosowaniem, analizą lub interpretacją obowiązujących przepisów prawnych zapewnia się dostęp do Systemu Informacji Prawnej – Lex.

§ 50. W Ministerstwie funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów.

§ 51. 1. Powszechny dostęp do informacji dotyczących funkcjonowania i zadań realizowanych przez Ministerstwo zapewniany jest poprzez uaktualnianą na bieżąco stronę internetową Ministerstwa, dostępną pod adresem: www.ms.gov.pl.

2. Na stronie internetowej Ministerstwa zamiesza się aktualne formularze, wzory pism, publikatory, rejestry i ewidencje utworzone na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

3. W celu zapewnienia kompleksowej i płynnej obsługi interesantów informacje i odpowiedzi na pytania dotyczące usług realizowanych przez komórki organizacyjne Ministerstwa obok korespondencji tradycyjnej są udzielane telefonicznie i za pośrednictwem poczty elektronicznej. Właściwe komórki organizacyjne Ministerstwa zobowiązane są również do przyjmowania i analizy uwag oraz informacji zwrotnych od klientów co do sposobu załatwienia sprawy (w tym skarg).

4. Zasady i tryb rozpatrywania skarg i wniosków w Ministerstwie regulują procedury SZJ określone dla procesu A.02 Rozpatrywanie skarg i wniosków.

5. Zasady udostępniania informacji podmiotom zewnętrznym reguluje zarządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie udostępniania informacji publicznej w Ministerstwie oraz procedura SZJ A.1.0.1 Udostępnianie informacji publicznej.

6. Zasady i tryb udostępniania informacji statystycznych związanych z działalnością jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości określa procedura SZJ A.3.0.1 Udzielanie informacji statystycznej.

DZIAŁ VI

MONITOROWANIE I OCENA

Rozdział 1

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej

§ 52. 1. System kontroli zarządczej w Ministerstwie podlega bieżącemu monitorowaniu.

2. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej odbywa się podczas wykonywania bieżących obowiązków Kierownictwa Ministerstwa w ramach koordynacji i oceny realizacji zadań Ministerstwa.

3. Do bieżącej oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów, w ramach wykonywania zadań przez podległe komórki, zobowiązani są również kierownicy poszczególnych Departamentów i Biur.

§ 53. 1. Niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli funkcjonujących w Ministerstwie, w tym przeprowadzanie systematycznych ocen systemu kontroli zarządczej, dokonywane jest w ramach czynności związanych z audytem wewnętrznym.

2. Sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień należy również do właściwości Komitetu Audytu.

3. Monitorowanie, weryfikacja i doskonalenie funkcjonowania rozwiązań obowiązujących w systemie kontroli zarządczej, w zakresie procesów i procedur objętych SZJ, dokonywane jest w ramach działań związanych z przeprowadzanymi auditami wewnętrznymi oraz przeglądami SZJ.

Rozdział 2

Samoocena

§ 54. 1. Raz w roku, nie później niż do końca miesiąca marca, dokonuje się samooceny systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie na poziomie Dyrektorów Departamentów i Biur.

2. Samoocena jest odrębnym, udokumentowanym procesem, wydzielonym z bieżącej działalności poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa, przeprowadzanym w oparciu o uprzednio przygotowany jednolity kwestionariusz samooceny.

3. Komórką koordynującą przygotowanie, przeprowadzenie i opracowanie wyników samooceny jest komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

Rozdział 3

Audyt wewnętrzny

§ 55. 1. Komórka audytu wewnętrznego dokonuje systematycznej, obiektywnej i niezależnej oceny kontroli zarządczej w Ministerstwie w ramach przeprowadzanych zadań audytowych.

2. Zadania audytowe przeprowadzane i dokumentowane są zgodnie z przepisami prawa w tym zakresie oraz standardami audytu wewnętrznego, ogłoszonymi przez Ministra Finansów.

3. Szczegółowe kwestie związane z planowaniem, przeprowadzaniem i sprawozdawczością z zadań audytowych określa procedura SZJ B.8.0.1 Realizacja audytu wewnętrznego (zadań audytowych).

Rozdział 4

Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

§ 56. 1. Podstawę do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie stanowią: wyniki monitoringu realizacji celów i zadań, wyniki samooceny oraz wyniki przeprowadzonych kontroli i audytów.

2. Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej w Ministerstwie może opierać się również na innych źródłach informacji, w tym m.in. na analizach, ewaluacjach i raportach przygotowywanych w resorcie sprawiedliwości, jak również opracowywanych przez uprawnione podmioty zewnętrzne.

DZIAŁ VII

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 57. 1. Doskonalenie mechanizmów kontroli zarządczej w Ministerstwie jest procesem ciągłym, realizowanym w ramach i w oparciu o wnioski wynikające z bieżącego funkcjonowania Urzędu.

2. Przeglądów systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie dokonuje Biuro Dyrektora Generalnego.

3. Zapisy niniejszej metodologii podlegają okresowym przeglądom oraz koniecznym uzupełnieniom, wynikającym z rozwoju systemu kontroli zarządczej Ministerstwie. Aktualizacji metodologii, na wniosek Dyrektora Generalnego, dokonuje Minister Sprawiedliwości.

4. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa zobowiązani są do aktualizacji wewnętrznych procedur i innych regulacji wewnętrznych, które składają się na system kontroli zarządczej w Ministerstwie.

§ 58. 1. Zobowiązuje się dyrektorów komórek organizacyjnych Ministerstwa do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego dokumentu. Wszyscy pracownicy winni zapoznać się z jego treścią i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nich postanowień.

2. Ewentualne uwagi oraz wnioski w sprawie usprawnienia systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie należy składać w Biurze Dyrektora Generalnego, zgodnie z zapisami procedury SZJ C.4.4.1 Realizacja działań doskonalących.

Załącznik nr 1 do Metodologii kontroli zarządczej
w Ministerstwie Sprawiedliwości

Dokumentacja systemu kontroli zarządczej w Ministerstwie Sprawiedliwości

A. Środowisko wewnętrzne

1. Przestrzeganie wartości etycznych

– Kodeks Etyki Służby Cywilnej (Zarządzenie nr 114 Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 października 2002 r. w sprawie ustanowienia Kodeksu Etyki Służby Cywilnej, M.P. Nr 46, poz. 683),

– zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 lutego 2007 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania pracowników Ministerstwa Sprawiedliwości z podmiotami wykonującymi działalność lobbingową,

– System Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym, System Zarządzania Jakością (SZJ) w Ministerstwie Sprawiedliwości obejmuje zintegrowane wymagania zawarte w normie PN-EN ISO 9001:2009 oraz wymagania dodatkowe „Systemu odpowiedzialności społecznej i przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym” (zwanego dalej Systemem Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym); dokumentacja SZJ w procesie C.5 Zarządzanie ryzykiem wystąpienia zjawisk o charakterze korupcyjnym.

2. Kompetencje zawodowe

– dokumentacja SZJ w ramach procesu C.2 Zarządzanie zasobami ludzkimi w MS: proces C.2.1 Prowadzenie rekrutacji, proces C.2.3. Prowadzenie oceny okresowej, proces C.2.4 Podnoszenie kompetencji zawodowych.

3. Struktura organizacyjna

– Regulamin organizacyjny Ministerstwa Sprawiedliwości (Zarządzenie nr 33/10/BDG Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 marca 2010 r. w sprawie ustalenia regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Sprawiedliwości),

– wewnętrzne regulaminy organizacyjne poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa Sprawiedliwości,

– opisy stanowisk lub zakresy czynności uwzględniające aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności określone dla każdego pracownika; w SZJ proces C.2.1 Prowadzenie rekrutacji, w nim procedura C.2.1.1 Sporządzanie opisów stanowisk pracy.

4. Delegowanie uprawnień

– zarządzenie nr 35/10/BM Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 kwietnia 2010 r. w sprawie ustalenia zakresu czynności członków Kierownictwa Ministerstwa Sprawiedliwości oraz Dyrektora Generalnego Urzędu,

– opisy stanowisk lub zakresy czynności uwzględniające aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności określone dla każdego pracownika; w SZJ proces C.2.1 Prowadzenie rekrutacji, w nim procedura C.2.1.1 Sporządzanie opisów stanowisk pracy.

B. Cele i zarządzanie ryzykiem

5. Misja

– Misia Ministerstwa Sprawiedliwości określona została jako:

„sprawna obsługa Ministra Sprawiedliwości – Prokuratora Generalnego w celu odpowiedniego wykonywania przez niego ustawowych zadań dotyczących resortu sprawiedliwości, zapewnianie resortowi sprawiedliwości warunków umożliwiających podnoszenie na wyższy poziom ochrony prawnej i bezpieczeństwa obywateli oraz dążenie do spełnienia wymagań klientów Ministerstwa”.

6. Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji

– cele podstawowe i szczegółowe Ministerstwa Sprawiedliwości określone zostały planie strategicznym na lata 2007–2010, cele resortu sprawiedliwości zostały uwzględnione w projekcie dokumentu Wyzwania strategii „Sprawne Państwo 2011–2020”,

– procedury określone w ramach procesu C.4.2 Dokonywanie przeglądu Systemu Zarządzania Jakością oraz monitorowanie realizacji celów jakości, (procedura C.4.2.1 Dokonywanie przeglądu Systemu Zarządzania Jakością oraz monitorowanie realizacji celów jakości).

7. Identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko

– ww. punkty w pewnym zakresie regulowane są przez: procedury określone w ramach SZJ w procesach: C.4.3 Postępowanie z nieprawidłowościami (procedura C.4.3.1 Postępowanie z nieprawidłowościami), C.4.4 Realizacja działań doskonalących (procedura C.4.4.1 Realizacja działań doskonalących, w C.5 Zarządzanie ryzykiem wystąpienia zjawisk o charakterze korupcyjnym (procedura C.5.0.1 Analiza ryzyka zagrożenia korupcyjnego).

C. Mechanizmy kontroli

8. Nadzór

– procedury w ramach procesu B.07 Procesy kontroli i nadzoru jednostek resortu, proces B.7.1 Wykonywanie zadań kontrolnych przez Wydział Kontroli MS (B.7.1.1 Wykonywanie zadań kontrolnych przez Wydział Kontroli Biura Ministra).

9. Ciągłość działalności

– procedura w procesie C.2.1 Prowadzenie rekrutacji C.2.1.1 Sporządzanie opisów stanowisk pracy – w zakresie ustalenia zastępstw nieobecnych pracowników,

– zarządzenie nr 69/2004 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 9 grudnia 2004 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w Ministerstwie Sprawiedliwości.

10. Ochrona zasobów

– regulacje w zakresie ochrony informacji niejawnych proces B.14 Ochrona informacji niejawnych, proces B.14.1 Postępowanie sprawdzające (Instrukcja B. 14.1.0.1 Zwykłe postępowanie sprawdzające), proces B.14.2 Ochrona systemów i sieci teleinformatycznych (procedura B.14.2.1 Organizacja i zarządzanie systemami teleinformatycznymi do przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”, proces B.14.3 Wytwarzanie, ewidencja i nadzór nad obiegiem dokumentów niejawnych (Instrukcja B.14.3.0.1 Wytwarzanie i ewidencja niejawnych dokumentów wychodzących – dokumenty wytwarzane na BSK, Instrukcja B.14.3.0.2 Wytwarzanie i ewidencja niejawnych dokumentów wychodzących – dokumenty wytwarzane techniką ksero. Instrukcja B.14.3.0.3 Ewidencja i ekspedycja niejawnych dokumentów wychodzących. Instrukcja B.14.3.0.4 Ewidencja i obieg niejawnych dokumentów wychodzących), proces B.7.3 Kontrola ochrony informacji niejawnych (Instrukcja B.7.3.0.1 Okresowa kontrola ewidencji i obiegu dokumentów niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”. Instrukcja B.7.3.0.2 Kontrola komputerów przetwarzających informacje niejawne o klauzuli „zastrzeżone”),

– zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 3 kwietnia 2007 r. w sprawie szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” w Ministerstwie Sprawiedliwości,

– regulacje w zakresie eksploatacji i ochrony zasobów informatycznych: proces B.4.1 Instalacja, konfiguracja i utrzymywanie w ruchu Systemu Informatycznego (aspekt techniczny (procedura B.4.1.1 Instalacja, konfiguracja i utrzymywanie w ruchu Systemu Informatycznego (aspekt techniczny) proces B.4.2 Administracja oprogramowania (systemy informatyczne centralne) (procedura B.4.2.1 Nadawanie użytkownikom uprawnień do systemów informatycznych, procedura B.4.2.2 Obsługa zgłoszeń z helpdesku dotyczących wdrożonych aplikacji, procedura B.4.2.3 Odbiór nowej wersji oprogramowania, procedura B.4.2.4 Tworzenie instrukcji, standardów i wytycznych), proces B.4.4 Zarządzanie POPD i ZOPD (procedura B.4.4.1 Zarządzanie Podstawowym i Zapasowym Ośrodkiem Przetwarzania Danych Ministerstwa Sprawiedliwości (POPD i ZOPD MS) oraz proces B.4.5 Administrowanie zasobami informatycznymi (procedura B.4.5.1 Administrowanie zasobami informatycznymi),

– uregulowania w zakresie ochrony zasobów KRK: proces B.19 Administracja zasobami informatycznymi KRK (procedura B.19.0.1 Administracja zasobami informatycznymi i utrzymanie w ruchu Systemu Informatycznego Krajowego Rejestru Karnego),

– zarządzenie nr 33/2007 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 27 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu pracy w Ministerstwie Sprawiedliwości,

– regulacje w zakresie gospodarki nieruchomościami: proces B.1.2 Administrowanie nieruchomościami (procedura B. 1.2.1 Konserwacje wyposażenia, urządzeń i instalacji, procedura B.1.2.2 Usuwanie awarii, naprawy urządzeń, wyposażenia i instalacji, remonty, procedura B. 1.2.3 Kwaterowanie osób delegowanych do pracy w Ministerstwie, procedura B.1.2.4 Zarządzanie umowami i dokumentami dotyczącymi obiektów, powierzchni biurowej, mieszkalnej, archiwalnej i garażowej znajdujących się w dyspozycji Ministerstwa Sprawiedliwości),

– regulacje wewnętrzne w zakresie ruchu osobowego i ochrony mienia Ministerstwa Sprawiedliwości proces B.1.10 Ochrona fizyczna obiektów Ministerstwa Sprawiedliwości (instrukcja B.1.10.1.1 Wydawanie kart identyfikacyjnych, procedura B.1.10.2 Nadzór nad ochroną obiektów MS, instrukcja B.1.10.3.1 Pełnienie służby i postępowanie w sytuacjach awaryjnych), proces B.1.5 Transportowa gospodarka i obsługa MS (procedura B.1.5.1 Obsługa transportowa M.S.),

– zarządzenie nr 11 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 3 marca 2003 r. w sprawie wykonywania zadań przez funkcjonariuszy Służby Więziennej oddelegowanych do pełnienia służby w Ministerstwie Sprawiedliwości,

– zarządzenie nr 67/2006 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 11 października 2006 r. w sprawie zasad ruchu osobowego, samochodowego i materiałowego na terenie siedziby Ministerstwa Sprawiedliwości,

– zarządzenie nr 68/2006 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 11 października 2006 r. w sprawie zasad gospodarowania kluczami do pomieszczeń i wejść w budynku Ministerstwa Sprawiedliwości (wraz z Książką ewidencji kluczy),

– zarządzenie nr 69/2006 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 11 października 2006 r. w sprawie zasad wewnętrznej organizacji w budynku Ministerstwa Sprawiedliwości przy ul. Krasińskiego 65,

– zarządzenie nr 30 /2008 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 6 czerwca 2008 r. w sprawie warunków ustalania i zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, niebędących własnością pracodawcy oraz zasad korzystania z pojazdów służbowych w Ministerstwie Sprawiedliwości,

– zarządzenie nr 67/2009 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 27 października 2009 r. w sprawie zasad ruchu osobowego, samochodowego, materiałowego oraz gospodarowania kluczami do pomieszczeń budynku Ministerstwa Sprawiedliwości przy ul. Czerniakowskiej 100 w Warszawie,

– zarządzenie Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości nr 7/2009 z dnia 5 marca 2009 r. w sprawie instrukcji bezpieczeństwa pożarowego w budynkach Ministerstwa Sprawiedliwości,

– zarządzenie nr 4/2003 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 17 stycznia 2003 r. w sprawie zasad kwaterowania w zasobach lokalowych będących w dyspozycji Ministerstwa Sprawiedliwości,

– zarządzenie nr 16/2005 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 11 kwietnia 2005 r. w sprawie regulaminu Biblioteki Ministerstwa Sprawiedliwości, proces B.10 Gromadzenie i udostępnianie zbiorów bibliotecznych,

– regulacje dotyczące ochrony i bezpieczeństwa danych wytworzonych w MS: proces B.11 Gromadzenie i zabezpieczanie zasobu archiwalnego Ministerstwa Sprawiedliwości (przekazywanie akt przez komórki organizacyjne do Archiwum Zakładowego) oraz eliminowanie dokumentacji zbędnej (B.11.0.0.1 Instrukcja w sprawie zapewnienia właściwych warunków wilgotności i temperatury w pomieszczeniach Archiwum Zakładowego, w których jest przechowywana dokumentacja na nośniku papierowym),

– regulacje wewnętrzne w zakresie gospodarowania zużytymi i zbędnymi składnikami majątku ruchomego: zarządzenie nr 3 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 31 stycznia 2008 r. w sprawie powołania Komisji do Oceny Przydatności i Likwidacji Zużytych i Zbędnych Składników Majątku Ruchomego oraz ustalenia sposobu i trybu gospodarowania zużytymi i zbędnymi składnikami majątku ruchomego Ministerstwa Sprawiedliwości, wraz z załącznikiem określającym sposób postępowania z dyskami twardymi sprzętu komputerowego, który będzie przedmiotem przekazania, darowizny, sprzedaży, oddania w najem lub dzierżawę albo likwidacji,

– regulacje dotyczące ewidencjonowania środków trwałych i wyposażenia: proces B.1.3 Obsługa gospodarcza (procedura B.1.3.2 Ewidencja ilościowo-wartościowa rzeczowych składników majątkowych).

11. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

– zarządzenie nr 79/2009 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 9 grudnia 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości,

– zarządzenie nr 72/2009 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 12 listopada 2009 r. w sprawie zasad klasyfikacji wydatków budżetowych do wydatków strukturalnych i ich ewidencji oraz sporządzania sprawozdania Rb-WS,

– proces B.1.1 Pełnienie funkcji dysponenta środków budżetowych III stopnia dla Ministerstwa Sprawiedliwości (procedura B.1.1.1 Planowanie budżetu oraz opracowanie projektu planu finansowego dla Centrali Ministerstwa Sprawiedliwości, procedura B.1.1.2 Realizacja budżetu – Dokumentowanie operacji finansowo-księgowych w Centrali Ministerstwa Sprawiedliwości, procedura B.1.1.3 Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych, procedura B.1.1.4 Ewidencja dochodów budżetowych i innych wpłat, procedura B.1.1.5 Sprawozdawczość oraz analiza i monitoring wykonania budżetu w Centrali Ministerstwa Sprawiedliwości, B.1.1.6 Zasady i tryb zawierania umów cywilnoprawnych w Ministerstwie Sprawiedliwości),

– proces B.1.4 Zakup towarów i usług (procedura B. 1.4.1 Planowanie zamówień publicznych, procedura B.1.4.2 Udzielanie zamówień publicznych na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, procedura B. 1.4.3 Zakup towarów i usług bez konieczności stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych), proces B.1.3 Obsługa gospodarcza (procedura B.1.3.2 Ewidencja ilościowo-wartościowa rzeczowych składników majątkowych),

– zarządzenie nr 12/2010/BDG Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości z dnia 24 lutego 2010 r. w sprawie regulaminu administrowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Ministerstwie Sprawiedliwości,

– proces B.1.7 Świadczenie pomocy socjalnej (procedura B.1.7.1 Planowanie środków finansowych zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla Ministerstwa Sprawiedliwości, planowanie wydatków, z podziałem na różne rodzaje świadczeń oraz opracowanie zasad przyznawania środków socjalnych, procedura B.1.7.2 Zapewnienie wypoczynku dzieciom i młodzieży, uprawnionym osobom dorosłym, rekreacji kulturalno-sportowej i dofinansowanie pobytu dziecka w żłobku, przedszkolu lub innej formie wychowania, procedura B.1.7.3 Udzielanie zapomóg i pożyczek mieszkaniowych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Ministerstwa Sprawiedliwości, procedura B.1.7.4 Przygotowanie dokumentacji i sporządzanie umów pożyczek na zaspokojenie potrzeb mieszkaniowych sędziów zatrudnionych w Ministerstwie Sprawiedliwości oraz prezesów sądów apelacyjnych).

12. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

– proces B.4. Eksploatacja systemów informatycznych.

D. Informacja i komunikacja

13. Bieżąca informacja i komunikacja wewnętrzna

– proces A.1 Zarządzanie informacją publiczną i wewnętrzną (procedura A.1.0.2 Zarządzanie informacją wewnętrzną),

– elektroniczny system obiegu dokumentów w Ministerstwie Sprawiedliwości – EODMS,

– elektroniczny system informacji kadrowej – EIK,

– foldery publiczne, w których zamieszczone zostały m.in. dokumentacja związana z Systemem Zarządzania Jakością w Ministerstwie Sprawiedliwości (dostępne wszystkie procedury, opis procesów, cele, informacje z auditów itd.),

– intranet – z zakładkami zawierającymi wewnętrzne regulacje, regulaminy, zarządzenia Ministra Sprawiedliwości, zarządzenia Dyrektora Generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości, plan strategiczny, misję Ministerstwa, statystyki dotyczące resortu sprawiedliwości itd.,

– strona internetowa MS – gdzie zamieszczane są bieżące informacje związane z funkcjonowaniem Ministra Sprawiedliwości i Ministerstwa Sprawiedliwości, w tym również projekty aktów prawnych opracowywanych w Ministerstwie, statystyki resortowe itp.,

– cykliczne, regularne posiedzenia Kierownictwa Ministerstwa Sprawiedliwości.

14. Komunikacja zewnętrzna

– proces A.1 Zarządzanie informacją publiczną i wewnętrzną (procedura A.1.0.1 Udostępnianie informacji publicznej), proces A.02 Rozpatrywanie skarg i wniosków (procedura A.2.0.1 Rozpatrywanie korespondencji wpływającej do Wydziału Skarg i Wniosków, procedura A.2.0.2 Opracowanie rocznego sprawozdania dotyczącego wpływu i sposobu załatwiania skarg i wniosków skierowanych do resortu sprawiedliwości, procedura A.2.0.3 Przyjmowanie interesantów przez pracowników Wydziału Skarg i Wniosków i Członków Kierownictwa Ministerstwa),

– strona internetowa MS – gdzie zamieszczane są bieżące informacje związane z funkcjonowaniem Ministra Sprawiedliwości i Ministerstwa Sprawiedliwości, w tym również projekty aktów prawnych opracowywanych w Ministerstwie, statystyki resortowe itp.,

– konferencje prasowe.

E. Monitorowanie i ocena

15. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej. samoocena, audyt wewnętrzny, uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

– proces B.08 Audyt wewnętrzny (procedura B.8.0.1 Realizacja audytu wewnętrznego (zadań audytowych).