Dzienniki Urzędowe - rok 2025 poz. 68

Na podstawie art. 175 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej, zwanej dalej „kartą”;

2) tryb i warunki przyznawania karty i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana płatność za pomocą karty;

4) przypadki, w których może być dokonana wypłata gotówki za pomocą karty;

5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych kart;

6) sposób i terminy rozliczania operacji finansowych dokonanych przy wykorzystaniu karty.

1) Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego, sekretarze stanu, podsekretarze stanu, Dyrektor Generalny Ministerstwa i Szef Gabinetu Politycznego Ministra;

2) pracownik Ministerstwa, wobec którego Dyrektor Generalny Ministerstwa podjął decyzję o przyznaniu karty.

1) Dyrektor Generalny Ministerstwa - w stosunku do Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, sekretarzy stanu, podsekretarzy stanu i Szefa Gabinetu Politycznego Ministra oraz pracownika Ministerstwa,

2) Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego - w stosunku do Dyrektora Generalnego Ministerstwa

- na podstawie wniosku tych osób.

2. Wzór wniosku o przyznanie karty jest określony w załączniku nr 1 do zarządzenia.

3. Wniosek o przyznanie karty złożony przez pracownika Ministerstwa wymaga akceptacji dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa, w której zatrudniony jest pracownik wnioskujący o wydanie karty.

4. Karta jest wydawana po złożeniu przez użytkownika:

1) oświadczenia o zapoznaniu się z treścią niniejszego zarządzenia oraz ustalonego przez bank regulaminu korzystania z kart płatniczych i przyjęciu ich do stosowania oraz o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą należności z tytułu wykorzystania karty niezgodnie z zarządzeniem i ustalonym przez bank regulaminem korzystania z kart płatniczych, którego wzór jest określony w załączniku nr 2 do zarządzenia;

2) oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone przez pracodawcę z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, którego wzór jest określony w załączniku nr 3 do zarządzenia.

5. Karta może być wykorzystywana wyłącznie przez użytkownika, który złożył oświadczenia, o których mowa w ust. 4, i nie może być udostępniana osobom trzecim.

6. Kartę przyznaje się na czas określony.

7. Karta płatnicza może być wykorzystywana w szczególności gdy nie jest możliwe dokonanie zapłaty w formie przelewu.

8. Komórka organizacyjna Ministerstwa zajmująca się obsługą finansową Ministra jako dysponenta środków budżetu państwa trzeciego stopnia, zwana dalej „komórką finansową” prowadzi ewidencję przyznanych kart, której wzór jest określony w załączniku nr 4 do zarządzenia. Ewidencja jest aktualizowana na bieżąco.

9. Komórka finansowa przechowuje oświadczenia złożone przez użytkowników kart.

1) organizację podróży służbowej, w tym usługi hotelarskie, przejazdy środkami transportu, usługi gastronomiczne, opłaty wizowe i konsularne oraz opłaty za salonik VIP;

2) udział w konferencji lub wydarzeniu o podobnym charakterze;

3) używanie samochodu służbowego, w tym opłaty parkingowe, opłaty za przejazd autostradą, opłaty za korzystanie z myjni samochodowej oraz koszty napraw w przypadku awarii;

4) zakup licencji i subskrypcji do usług internetowych lub elektronicznych oraz oprogramowania, których zakup jest dostępny wyłącznie drogą elektroniczną;

5) zakup innych usług lub towarów na potrzeby Ministerstwa związanych z wykonywaniem zadań służbowych, pełnieniem funkcji lub zajmowanym stanowiskiem.

2. Niedopuszczalne jest wykorzystanie karty w celach prywatnych.

2. W przypadku braku możliwości przyznania kwoty miesięcznego limitu wydatków wskazanej we wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 1, Główny Księgowy Ministerstwa wskazuje maksymalny możliwy miesięczny limit wydatków dla karty.

3. Miesięczny limit wydatków dla karty nie może przekroczyć kwoty 20 000,00 zł.

1) odwołania go z pełnionej funkcji lub stanowiska;

2) wypowiedzenia stosunku pracy;

3) przeniesienia na stanowisko nieuprawniające do korzystania z karty.

2. Obowiązek niezwłocznego zaprzestania używania karty oraz jej zwrotu może zostać nałożony na użytkownika przez Głównego Księgowego Ministerstwa z innych przyczyn niż wskazane w ust. 1, w szczególności nieudokumentowania operacji finansowej dokonanej przy wykorzystaniu karty w sposób określony w § 7 ust. 1 i 2 oraz w terminach, o których mowa w § 7 ust. 3, lub nieudowodnienia przez użytkownika związku operacji finansowej dokonanej przy wykorzystaniu karty z wykonywaniem obowiązków służbowych.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 i 2, Główny Księgowy Ministerstwa informuje o konieczności rozliczenia dokonanych operacji finansowych, a użytkownik jest obowiązany do niezwłocznego rozliczenia tych operacji finansowych.

2. Płatność dokonaną przy wykorzystaniu karty za pośrednictwem Internetu użytkownik dokumentuje wydrukiem z Internetu potwierdzającym dokonanie operacji finansowej, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu złożenia dokumentu, o którym mowa w ust. 1.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 i 2, użytkownik przekazuje do komórki finansowej, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 5 dni roboczych od dnia dokonania operacji finansowej przy wykorzystaniu karty, a w przypadku rozliczenia zagranicznej podróży służbowej nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia tej podróży.

4. Użytkownik opisuje dokument potwierdzający operację finansową dokonaną przy wykorzystaniu karty w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz jego związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, z uwzględnieniem źródła finansowania tego wydatku.

1) dokonane w sposób niezgodny z przepisami zarządzenia,

2) nieudokumentowane w sposób określony w § 7 ust. 1 i 2, w tym wydatki potwierdzone jedynie oświadczeniem użytkownika,

3) których dokumentacja została przekazana z przekroczeniem terminów, o których mowa w § 7 ust. 3

- podlegają odpowiednio zwrotowi lub potrąceniu zgodnie z ust. 2 i 3.

2. Wykorzystanie karty niezgodnie z przepisami zarządzenia powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu wydatkowanej lub wypłaconej kwoty, wraz z kosztami bankowymi związanymi z dokonaną transakcją, nie później jednak niż w terminach określonych w § 7 ust. 3.

3. W przypadku niedokonania zwrotu wydatku, o którym mowa w ust. 2, lub dokonania go w zaniżonej wysokości, należność z tego tytułu podlega potrąceniu z wynagrodzenia za pracę użytkownika i innych świadczeń związanych z pracą użytkownika.

2. Niewykorzystaną kwotę gotówki wypłaconej przy wykorzystaniu karty użytkownik zwraca na rachunek bankowy Ministerstwa lub do kasy Ministerstwa niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 5 dni roboczych od dnia dokonania wypłaty gotówki, a w przypadku zagranicznej podróży służbowej - nie później niż w terminie 14 dni kalendarzowych od zakończenia tej podróży.

3. W przypadku niedokonania zwrotu niewykorzystanej kwoty gotówki w terminie określonym w ust. 2, lub dokonania go w zaniżonej wysokości, kwota gotówki wypłaconej przy wykorzystaniu karty i niezwróconej na rachunek bankowy Ministerstwa lub do kasy Ministerstwa, wraz z naliczonymi odsetkami za zwłokę, podlega potrąceniu z wynagrodzenia za pracę użytkownika i innych świadczeń związanych z pracą użytkownika.

Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego: M. Kulasek

¹⁾ Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego kieruje działem administracji rządowej - szkolnictwo wyższe i nauka, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 stycznia 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego (Dz. U. poz. 68).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2024 r. poz. 1572, 1717, 1756 i 1907 oraz z 2025 r. poz. 39 i 1180.

Załączniki do zarządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa
Wyższego z dnia 17 października 2025 r. (Dz. Urz. Min.
Nauk. i Szkol. Wyż. poz. 68)

Załącznik nr 1

WZÓR - WNIOSEK O PRZYZNANIE SŁUŻBOWEJ KARTY PŁATNICZEJ

Załącznik nr 2

OŚWIADCZENIE UŻYTKOWNIKA

Załącznik nr 3

OŚWIADCZENIE UŻYTKOWNIKA O PRZYJĘCIU ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ ZA MIENIE POWIERZONE PRZEZ PRACODAWCĘ Z OBOWIĄZKIEM ZWROTU LUB WYLICZENIA SIĘ

Załącznik nr 4

WZÓR - EWIDENCJA PRZYZNANYCH SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH W MINISTERSTWIE NAUKI I SZKOLNICTWA WYŻSZEGO