REKLAMA
Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 52
ZARZĄDZENIE NR 34
MINISTRA ROLNICTWA I ROZWOJU WSI
z dnia 10 września 2024 r.
w sprawie zasad zgłaszania wewnętrznych i zewnętrznych naruszeń prawa w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi
Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1050) oraz art. 24 ust. 1 i art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) zarządza się, co następuje:
§ 1.
1) komórkę organizacyjną właściwą do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych oraz do podejmowania działań następczych, weryfikacji zgłoszeń oraz komunikacji z sygnalistą;
2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych przez sygnalistę;
3) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
4) obowiązek potwierdzania sygnaliście przyjęcia zgłoszenia;
5) obowiązek podjęcia działań następczych przez komórkę organizacyjną, o której mowa w pkt 1;
6) termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;
7) informacje dotyczące zasad dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich.
Rozdział 1.
Przepisy ogólne
§ 2.
1) komórce właściwej - należy przez to rozumieć Wydział Organizacji i Nadzoru w Departamencie Kontroli i Audytu w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi;
2) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi;
3) pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi bez względu na zajmowane stanowisko oraz podstawę nawiązania stosunku pracy, rodzaj i wymiar czasu pracy oraz miejsce świadczenia pracy;
4) przełożonym - należy przez to rozumieć osobę sprawującą bezpośredni lub pośredni nadzór nad pracownikiem.
§ 3.
2. Do zgłoszeń, o których mowa w ust. 1, nie stosuje się przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych oraz ujawnienia publicznego.
§ 4.
Rozdział 2.
Zgłoszenia wewnętrzne
§ 5.
1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@minrol.gov.pl;
2) listownie, z dopiskiem umieszczonym na kopercie: „ZGŁOSZENIE SYGNALIZACYJNE”;
3) osobiście, po wcześniejszym umówieniu spotkania za pośrednictwem komórki właściwej.
2. Potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego przekazanego w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, następuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.
3. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego przekazanego w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, spotkanie należy zorganizować w terminie 14 dni od dnia złożenia przez sygnalistę wniosku o takie spotkanie.
4. Zgłoszenie wewnętrzne przekazane w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, może być dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie:
1) nagrania rozmowy umożliwiającego jej wyszukanie lub jej kompletną i dokładną transkrypcję;
2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.
5. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu spotkania.
6. O odmowie podpisania protokołu spotkania, sporządzający protokół zamieszcza wzmiankę w protokole.
7. Jeżeli zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, wymaga uzupełnienia i możliwe jest ustalenie jego nadawcy, przekazuje się prośbę o uzupełnienie takiego zgłoszenia w terminie 7 dni od daty jej odebrania. W przypadku wysłania prośby o uzupełnienie zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem poczty elektronicznej, datą potwierdzenia jej otrzymania jest data wysłania wiadomości.
§ 6.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych prowadzi komórka właściwa.
3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest prowadzony poza systemem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Dostęp do niego posiadają pracownicy komórki właściwej.
§ 7.
2. Zespół składa się z 3 do 5 członków, w tym przewodniczącego tego Zespołu.
3. Przewodniczącym Zespołu jest pracownik komórki właściwej.
4. W skład Zespołu może zostać powołany pracownik komórki organizacyjnej Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi wskazany przez dyrektora tej komórki, w przypadku gdy jest to niezbędne do właściwego wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego.
5. Członkiem Zespołu nie może być:
1) osoba, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy;
2) osoba będąca bezpośrednim przełożonym osoby, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy;
3) osoba bezpośrednio podlegająca osobie, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy.
6. Zespół przeprowadza postępowanie wyjaśniające mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym.
7. Na wniosek Zespołu, pracownicy Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz jednostek podległych i nadzorowanych udostępniają dokumenty i udzielają niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności niezbędnych do oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym.
8. Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego Zespół:
1) ustala wynik oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym;
2) sporządza raport, który zawiera wynik oceny, o którym mowa w pkt 1, a w razie potwierdzenia prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym również rekomendacje w zakresie podjęcia działań w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego, dotyczące w szczególności wszczęcia kontroli lub postępowania administracyjnego albo zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia albo przestępstwa w odniesieniu do osoby, której dotyczy to zgłoszenie, lub jej współpracowników, którzy dopuścili się naruszenia, w tym rekomendacje dotyczące możliwych działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie w przyszłości naruszeń podobnych do opisanych w tym zgłoszeniu.
9. W przypadku braku jednomyślności w odniesieniu do wyniku oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym wynik ten jest ustalany w drodze głosowania zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego Zespołu. Wynik głosowania zamieszcza się w raporcie końcowym.
10. Raport końcowy podpisują członkowie Zespołu.
11. Przewodniczący Zespołu przekazuje raport końcowy dyrektorowi lub zastępcy dyrektora DKA.
12. Dyrektor lub zastępca dyrektora DKA przekazuje Dyrektorowi Generalnemu, a w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy Dyrektora Generalnego, sekretarza lub podsekretarza stanu w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi - Ministrowi, raport końcowy Zespołu wraz z ewentualnymi rekomendacjami.
13. Pracownik komórki właściwej przekazuje sygnaliście informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia wewnętrznego w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w § 5 ust. 2, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
14. Prace Zespołu są dokumentowane.
§ 8.
1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której to zgłoszenie dotyczy;
2) niezwłocznego przekazania tego zgłoszenia do komórki właściwej.
§ 9.
2. Osoby, o których mowa w ust. 1, są obowiązane do zachowania bezstronności, poufności i tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
§ 10.
2. W skład Zespołu, o którym mowa w ust. 1, wchodzą przedstawiciele Biura Dyrektora Generalnego w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi.
3. Do działań Zespołu, o którym mowa w ust. 1, przepis § 7 stosuje się odpowiednio.
Rozdział 3.
Zgłoszenia zewnętrzne
§ 11.
2. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie. Przepis § 5 stosuje się odpowiednio.
3. Na żądanie sygnalisty, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania takiego żądania, wydaje się zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie, o której mowa w przepisach rozdziału 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
4. Jeżeli do sygnalisty zostanie skierowana prośba o uzupełnienie zgłoszenia zewnętrznego, a sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, odstępuje się od ich żądania.
§ 12.
2. Pracownik komórki właściwej przekazuje sygnaliście informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia zewnętrznego w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
3. W uzasadnionych przypadkach przekazanie informacji zwrotnej może nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu określonego w ust. 2.
4. W przypadku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego, o ich wyniku informuje się sygnalistę.
§ 13.
2. Do zasad prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy § 6 ust. 2 i 3.
§ 14.
§ 15.
2. O niepodjęciu działań następczych, o których mowa w ust. 1, informuje się sygnalistę, a w razie kolejnego zgłoszenia zewnętrznego - pozostawia się je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
3. Informację o działaniach określonych w ust. 1 i 2 zamieszcza się w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.
Rozdział 4.
Przepis końcowy
§ 16.
Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi: C. Siekierski
- Data ogłoszenia: 2024-09-17
- Data wejścia w życie: 2024-09-25
- Data obowiązywania: 2024-09-25
REKLAMA
Dzienniki Urzędowe
REKLAMA
REKLAMA