Dzienniki Urzędowe - rok 2026 poz. 48

Na podstawie art. 6 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 oraz z 2025 r. poz. 1173) zarządza się, co następuje:

Minister Obrony Narodowej: z up. P. Bejda

Załącznik do zarządzenia nr 8/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 31 marca 2026 r. (poz. 48)

INSTRUKCJA KANCELARYJNA SŁUŻBY KONTRWYWIADU WOJSKOWEGO

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Instrukcja kancelaryjna Służby Kontrwywiadu Wojskowego, zwana dalej „Instrukcją”, określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych dotyczących obiegu informacji jawnych w Służbie Kontrwywiadu Wojskowego.

§ 2. W Służbie Kontrwywiadu Wojskowego funkcjonuje elektroniczny system rejestracji i obiegu dokumentów oraz wykonywania czynności kancelaryjnych, zwany dalej „Aplikacją”.

§ 3. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:

1) Aplikacja - elektroniczny system obiegu dokumentów wspomagający wykonywanie czynności kancelaryjnych, który zapewnia stały nadzór i kontrolę nad obiegiem dokumentów jawnych w SKW oraz odzwierciedla przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;

2) dokument - każdą utrwaloną informację, w szczególności na piśmie, mikrofilmie, negatywie, fotografii, taśmie elektromagnetycznej i informatycznym nośniku danych;

3) dokument elektroniczny - informację utrwaloną na informatycznym nośniku danych lub przetwarzaną w systemie teleinformatycznym, jeśli ze względu na organizację obiegu informacji jawnych podlega rejestracji;

4) dekretacja elektroniczna - dyspozycję upoważnionego funkcjonariusza, dokonaną w Aplikacji, wskazującą odbiorcę i sposób realizacji zadania;

5) funkcjonariusz - funkcjonariusza, żołnierza zawodowego wyznaczonego na stanowisko służbowe w SKW lub pracownika zatrudnionego w SKW na podstawie umowy o pracę albo osobę, z którą zawarto umowę cywilnoprawną lub inną osobę oddelegowaną do SKW;

6) jednostka organizacyjna - jednostkę organizacyjną SKW, o której mowa w § 3 ust. 1 statutu Służby Kontrwywiadu Wojskowego, stanowiącego załącznik do zarządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 21 kwietnia 2017 r. w sprawie nadania statutu Służbie Kontrwywiadu Wojskowego (M.P. poz. 431, z 2021 r. poz. 1048 oraz z 2024 r. poz. 1076);

7) kancelaria jawna - komórkę organizacyjną, której funkcjonariusze są uprawnieni do przyjmowania, wysyłania materiałów, ich rejestrowania, odwzorowywania, przechowywania, przekazywania i udostępniania oraz prowadzenia jawnych składów chronologicznych;

8) komórka organizacyjna - wyodrębnioną w regulaminie organizacyjnym część struktury jednostki organizacyjnej;

9) materiał - dokument lub przedmiot albo dowolną jego część;

10) nadawca - SKW lub podmiot wysyłający przesyłkę do SKW;

11) odbiorca - funkcjonariusz, na którego został zadekretowany dokument;

12) odwzorowanie cyfrowe - kopię elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiającej zapoznanie się z treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

13) pokwitowanie - datę oraz czytelny podpis odbiorcy materiału w formie fizycznej, złożony w ewidencji właściwej do pokwitowań;

14) pokwitowanie elektroniczne - odbiór lub odtworzenie dokumentu elektronicznego w Aplikacji;

15) przesyłka - materiał otrzymany lub wysyłany w każdy możliwy sposób;

16) skład chronologiczny - uporządkowany, według numerów nadanych w Aplikacji, zbiór dokumentów nieelektronicznych, których treść została odwzorowana cyfrowo, przechowywany w ramach kancelarii jawnej do czasu archiwizacji lub brakowania;

17) SKW - Służbę Kontrwywiadu Wojskowego.

Rozdział II

Organizacja systemu kancelaryjnego

§ 4. 1. Po przyjęciu i rozpakowaniu przesyłki, dokumenty w niej zawarte są rejestrowane, odwzorowywane cyfrowo, udostępniane, przekazywane i przechowywane.

2. Kancelaria jawna wysyła przesyłki za pośrednictwem:

1) jednostki organizacyjnej resortu obrony narodowej, właściwej do przewożenia poczty;

2) operatora pocztowego, o którym mowa w art. 3 pkt 12 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366, 820 i 1456);

3) wykonawcy;

4) osoby upoważnionej przez adresata;

5) urządzeń elektronicznych lub systemów teleinformatycznych.

3. Przekazywanie dokumentów elektronicznych pomiędzy systemami teleinformatycznymi jest realizowane przy pomocy informatycznego nośnika danych, zarejestrowanego w Aplikacji.

§ 5. 1. Czynności kancelaryjne są wykonywane w Aplikacji.

2. Rejestracja materiału w Aplikacji, zawiera co najmniej:

1) numer ewidencyjny - unikalny numer nadany materiałowi w Aplikacji umożliwiający jednoznaczną jego identyfikację;

2) numer i dane nadawcy materiału;

3) datę wpływu materiału albo jego rejestracji;

4) temat - określenie czego materiał dotyczy;

5) format - jednoznacznie określony sposób zapisu dokumentu;

6) jednostkę miary - liczbę stron albo inną jednostkę miary dokumentu wraz z liczbą załączników oraz liczbą stron załączników albo inną jednostką miary załączników.

3. W przypadku awarii Aplikacji rejestracja materiałów prowadzona jest w ewidencjach papierowych, a ich odbiór odbywa się za pokwitowaniem.

Rozdział III

Obieg informacji jawnych

§ 6. 1. Kancelaria jawna przed przyjęciem przesyłki:

1) sprawdza czy nadawca prawidłowo zaadresował i oznaczył przesyłkę, czy przesyłka jest nieuszkodzona oraz sprawdza zgodność zapisów na opakowaniu przesyłki z wykazem przesyłek;

2) w przypadku stwierdzenia uszkodzenia opakowania przesyłki, braku lub uszkodzenia materiałów albo rozbieżności w numerach ewidencyjnych lub załącznikach, kancelaria jawna dokonuje pełnej rejestracji materiałów z przesyłki oraz:

a) sporządza protokół z otwarcia przesyłki w wersji papierowej i rejestruje w Aplikacji oraz odwzorowuje cyfrowo,

b) wersję papierową protokołu przesyła do nadawcy, a odwzorowanie cyfrowe do adresata,

c) w metryce materiałów z uszkodzonej przesyłki odnotowuje sporządzenie protokołu.

2. W przypadku, gdy nieprawidłowości zostaną usunięte przez nadawcę, dopuszcza się odstąpienie od sporządzania protokołu z otwarcia przesyłki.

3. Kancelaria jawna rejestruje materiał zawarty w przesyłce pod indywidualnym, wygenerowanym w Aplikacji numerem. Jeżeli przesyłka zawiera więcej niż jeden materiał, każdy z nich rejestrowany jest w Aplikacji pod nowym numerem.

4. Wygenerowany numer rejestracji materiału wpisywany jest na materiale.

5. Jeżeli nie jest możliwe nadanie numeru na materiale, numer rejestracji zostaje nadany w inny możliwy sposób.

§ 7. W przypadku przesyłki oznaczonej dyspozycją „do rąk własnych” lub innym oznaczeniem wskazującym na zakaz otwierania koperty lub opakowania:

1) kancelaria jawna wprowadza do Aplikacji dane i oznaczenia zamieszczone na kopercie lub opakowaniu, w tym nazwę nadawcy i datę wpływu oraz dane z ostemplowania koperty lub opakowania;

2) na kopercie lub opakowaniu wpisuje się numer nadany przez Aplikację;

3) ostatni odbiorca wprowadza do metryki dane i oznaczenia identyfikujące materiał niezwłocznie po pokwitowaniu elektronicznym.

§ 8. 1 Zarejestrowany dokument wchodzący podlega odwzorowaniu cyfrowemu w kancelarii jawnej, z wyłączeniem dokumentów, które na podstawie przepisów odrębnych nie podlegają odwzorowaniu cyfrowemu.

2. Na dokumencie, który posiada odwzorowanie cyfrowe zamieszcza się adnotację „Odwzorowano dnia.....” wraz z danymi identyfikującymi funkcjonariusza wykonującego odwzorowanie.

3. Odwzorowany cyfrowo dokument podlega dekretacji elektronicznej w Aplikacji oraz jest udostępniany adresatowi.

4. Dokumenty, które nie podlegają odwzorowaniu cyfrowemu, po zaewidencjonowaniu w Aplikacji przekazuje się do adresata.

5. Dokumenty, które podlegają odwzorowaniu i są jednocześnie wyłączone, na podstawie przepisów odrębnych, z przekazania do składu chronologicznego, podlegają po zaewidencjonowaniu w Aplikacji, przekazaniu do adresata.

6. Odbiór nieodwzorowanego dokumentu następuje za pokwitowaniem elektronicznym.

§ 9. Dokument elektroniczny sporządzony z wykorzystaniem Aplikacji:

1) wymaga akceptacji przez uprawnionego funkcjonariusza;

2) przekazywany jest do adresatów i pomiędzy funkcjonariuszami, na podstawie dekretacji elektronicznej w Aplikacji, bez pośrednictwa kancelarii jawnej.

§ 10. 1 Kancelaria jawna odbiera od wykonawcy podpisany przez uprawnionego funkcjonariusza materiał wychodzący:

1) zarejestrowany w Aplikacji;

2) z wprowadzonym adresatem;

3) odwzorowany cyfrowo - z wyłączeniem dokumentów, które na podstawie przepisów odrębnych nie podlegają odwzorowaniu cyfrowemu;

4) w kopercie lub opakowaniu, na których znajdują się informacje o:

a) nazwie adresata, jego siedzibie i adresie,

b) nazwie nadawcy,

c) numerze ewidencyjnym nadanym przez Aplikację,

d) dacie i oznaczeniu osoby, która kopertowała przesyłkę.

2. Dopuszcza się wysyłanie w jednej kopercie lub opakowaniu więcej niż jednego materiału do tego samego adresata. W tym przypadku na kopertę lub opakowanie wykonawca nanosi wszystkie numery materiałów znajdujących się w kopercie bądź w opakowaniu.

3. Dokumenty wykonane w SKW i wychodzące poza SKW, które nie posiadają odwzorowania cyfrowego, sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostawia się w aktach.

4. Przekazywanie materiałów w obiektach SKW może odbywać się bez wykorzystania kopert lub opakowań.

§ 11. 1. Materiał wpływający do jednostki organizacyjnej z pominięciem kancelarii jawnej, jeżeli odzwierciedla przebieg sprawy, należy zarejestrować w Aplikacji oraz odwzorować dokument, jeżeli podlega on odwzorowaniu.

2. Materiały z przesyłek wpływających do SKW po godzinach pracy kancelarii jawnej oraz w dni wolne od pracy rejestrowane są przez uprawnionych funkcjonariuszy spoza kancelarii jawnej.

§ 12. 1. Kancelaria jawna prowadzi skład chronologiczny dokumentów jawnych oraz przygotowuje dokumenty do archiwizacji i brakowania.

2. Dokument posiadający odwzorowanie cyfrowe, kancelaria jawna przekazuje do składu chronologicznego, z wyłączeniem dokumentów, które na podstawie przepisów odrębnych zostały wyłączone ze składu chronologicznego kancelarii jawnej.

3. Dokumenty, które znajdują się w składzie chronologicznym kancelarii jawnej mogą zostać pobrane ze składu, na podstawie dekretacji elektronicznej właściwego przełożonego w Aplikacji.

4. Dokumenty w składzie chronologicznym, raz w roku kalendarzowym, zostają poddane przeglądowi celem wyodrębnienia dokumentów do archiwizacji i brakowania.

§ 13. Materiały przechowuje się w zamykanych na klucz pomieszczeniach służbowych zlokalizowanych w strefie ochronnej.