Dzienniki Urzędowe - rok 2017 poz. 8

Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2016 r. poz. 1782, 1948 i 1955 oraz z 2017 r. poz. 60) zarządza się, co następuje:

1) sprawozdawczości realizowanej przy wykorzystaniu Systemu Elektronicznej Sprawozdawczości w Policji, zwanego dalej „SESPol”;

2) sprawozdawczości niejawnej w Policji.

2. Przepisy zarządzenia nie naruszają przewidzianych w odrębnych przepisach obowiązków Policji w zakresie sprawozdawczości.

1) komendancie wojewódzkim Policji – należy przez to rozumieć także Komendanta Stołecznego Policji;

2) komendzie wojewódzkiej Policji – należy przez to rozumieć także Komendę Stołeczną Policji;

3) pracowniku – należy przez to rozumieć pracownika albo funkcjonariusza Policji;

4) wprowadzaniu i modyfikacji – należy przez to rozumieć wpisywanie danych do SESPol, ich modyfikację lub usunięcie przed zatwierdzeniem zestawienia sprawozdawczego;

5) odczyt – należy przez to rozumieć przeglądanie zestawień sprawozdawczych lub ich wydruk z SESPol w postaci raportu;

6) zatwierdzaniu – należy przez to rozumieć sprawdzanie poprawności danych przez porównanie danych w SESPol z danymi źródłowymi i nadanie zestawieniu sprawozdawczemu statusu „zatwierdzony”;

7) kontroli – należy przez to rozumieć czynności wykonywane przez pracowników posiadających w SESPol funkcję „kontrola” dla danego zestawienia sprawozdawczego, polegające na:

a) sprawdzaniu poprawności i modyfikacji danych w SESPol w zatwierdzonych zestawieniach sprawozdawczych,

b) systematycznym monitorowaniu wpływu i realizacji wniosków o korektę danych sprawozdawczych;

8) akceptacji – należy przez to rozumieć zaakceptowanie przez kierownika jednostki organizacyjnej Policji, jego zastępcę lub upoważnionego pracownika, posiadających nadane w SESPol uprawnienia do „akceptacji”, wniosku o korektę danych sprawozdawczych, dotyczącego tej jednostki, jednostki jej podległej lub nadzorowanej, w celu umożliwienia dalszego procedowania tego wniosku przez podmioty posiadające w SESPol funkcję „kontrola” dla danego zestawienia sprawozdawczego;

9) informacji sprawozdawczej w SESPol – należy przez to rozumieć systematycznie gromadzone dane, których pozyskanie wynika z istotnych, bieżących potrzeb służby albo następuje na wniosek upoważnionego organu.

1) zestawienia sprawozdawcze;

2) informacje sprawozdawcze.

2. Sprawozdawczość, o której mowa w ust. 1, jest prowadzona w SESPol, z wyjątkiem zestawień sprawozdawczych zawierających informacje niejawne.

2. Wzory formularzy zestawień sprawozdawczych zawierających informacje niejawne określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

2. Terminy wprowadzania i zatwierdzania danych dla zestawień sprawozdawczych gromadzonych w SESPol określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. Zakresy danych zestawień sprawozdawczych gromadzonych w SESPol określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

4. Właściwe merytorycznie dla zestawień sprawozdawczych komórki organizacyjne KGP oraz jednostki organizacyjne Policji określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP sprawuje nadzór nad realizacją zadań w zakresie określonym w ust. 1, odpowiednio w podległych jednostkach organizacyjnych Policji lub komórkach organizacyjnych jednostek organizacyjnych Policji, zwanych dalej „komórkami organizacyjnymi Policji”.

3. Zatwierdzanie danych jest dokonywane przez kierowników, o których mowa w ust. 1, lub upoważnionych pracowników.

4. Pracownik, który wprowadził dane do SESPol, nie może ich zatwierdzać.

5. Przepisu ust. 4 nie stosuje się do:

1) kierowników jednostek organizacyjnych Policji,

2) kierowników komórek organizacyjnych Policji,

3) zastępców kierowników, o których mowa w pkt 1 i 2

– wprowadzających dane do SESPol.

1) mogą proponować dodanie, zmianę lub usunięcie funkcjonalności w SESPol, występując z wnioskiem o dodanie, zmianę lub usunięcie funkcjonalności SESPol, którego wzór określa załącznik nr 6 do zarządzenia;

2) mogą proponować zmianę zakresu danych gromadzonych w SESPol w zestawieniach sprawozdawczych i informacjach sprawozdawczych oraz terminów i zasad wprowadzania danych, występując z wnioskiem o zmianę zakresu danych gromadzonych w SESPol oraz terminów i zasad wprowadzania danych, którego wzór określa załącznik nr 7 do zarządzenia;

3) mogą proponować zmianę zakresu danych gromadzonych w SESPol w zakresie wprowadzenia informacji sprawozdawczej do SESPol, występując z wnioskiem o wyrażenie zgody na wprowadzenie informacji sprawozdawczej w ramach SESPol, którego wzór określa załącznik nr 8 do zarządzenia;

4) sprawują nadzór merytoryczny nad informacjami gromadzonymi w SESPol;

5) przygotowują i aktualizują w formie elektronicznej szczegółowe instrukcje do poszczególnych zestawień sprawozdawczych oraz informacji sprawozdawczych w SESPol w zakresie właściwości merytorycznej kierowanej jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej Policji;

6) przekazują do zaopiniowania Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP wnioski, o których mowa wpkt 1–3;

7) przedkładają do akceptacji Komendanta Głównego Policji lub zastępcy Komendanta Głównego Policji nadzorującego działania właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej KGP wnioski, o których mowa w pkt 2 i 3;

8) przekazują do realizacji Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP oraz do wiadomości Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji zaakceptowane wnioski, o których mowa w pkt 2 i 3, oraz instrukcje, o których mowa w pkt 5.

2. W przypadku, gdy wniosek, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, dotyczy funkcjonalności SESPol w zakresie zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej należących do właściwości innej, niż wnioskująca, komórki organizacyjnej KGP, CBŚP lub CLKP, niezbędne jest uzyskanie akceptacji właściwego kierownika komórki organizacyjnej KGP, Komendanta CBŚP lub Dyrektora CLKP.

3. Dyrektor Gabinetu Komendanta Głównego Policji:

1) akceptuje zaopiniowane przez Dyrektora Biura Łączności i Informatyki KGP wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 1;

2) opiniuje wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, i odsyła je wnioskodawcy w celu realizacji czynności określonych w ust. 1 pkt 8;

3) przekazuje do realizacji Dyrektorowi Biura Łączności i Informatyki KGP zaakceptowane wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 1.

4. Dyrektor Biura Łączności i Informatyki KGP:

1) sprawuje nadzór techniczny nad funkcjonowaniem i utrzymaniem SESPol;

2) prowadzi w SESPol rejestr zmian;

3) opiniuje wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 1–3;

4) przekazuje do zaopiniowania Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 2 i 3;

5) przekazuje do akceptacji Dyrektorowi Gabinetu Komendanta Głównego Policji wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 1;

6) realizuje wnioski, o których mowa w ust. 1 pkt 8;

7) publikuje w SESPol harmonogram prac modernizacyjnych;

8) publikuje w SESPol instrukcje, o których mowa w ust. 1 pkt 5.

2. Ze względów organizacyjnych lub technicznych jednostki organizacyjne Policji mogą wprowadzać dane jednostek organizacyjnych Policji przez siebie nadzorowanych, z uwzględnieniem przyporządkowania tych danych jednostkom, których dane dotyczą.

3. Komendanci wojewódzcy Policji, Komendant-rektor Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie, zwanej dalej „WSPol”, Komendant CBŚP i komendanci szkół policyjnych określą, w drodze decyzji, właściwe komórki organizacyjne Policji, które wykonują zadania kontroli w zakresie poszczególnych zestawień sprawozdawczych, zgodnie z wykazami funkcji, o których mowa w ust. 1, oraz sposób egzekwowania od kierowników podległych jednostek organizacyjnych Policji poprawności, kompletności oraz terminowości wprowadzania i zatwierdzania danych w SESPol.

1) komendy wojewódzkiej Policji lub jednostki organizacyjnej Policji przez nią nadzorowanej, WSPol albo szkoły policyjnej – występuje bezpośredni przełożony;

2) komórki organizacyjnej KGP, CBŚP lub CLKP – występuje odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej KGP, Komendant CBŚP lub Dyrektor CLKP.

2. Uprawnienia do SESPol są nadawane w zakresie:

1) odczytu;

2) wprowadzania i modyfikacji, przy czym uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu i usuwania niezatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej;

3) zatwierdzania, przy czym uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu oraz złożenia wniosku o korektę danych sprawozdawczych;

4) kontroli, przy czym uprawnienie to obejmuje również możliwość odczytu, zatwierdzania i usuwania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego lub informacji sprawozdawczej oraz zatwierdzenia złożonego i zaakceptowanego wniosku o korektę danych sprawozdawczych;

5) akceptacji.

3. W przypadku nadawania lub zmiany uprawnień do SESPol w zakresie zatwierdzania, akceptacji lub kontroli wniosek, o którym mowa w ust. 1, podlega zatwierdzeniu przez kierownika wnioskującej jednostki organizacyjnej Policji, jego zastępcę lub upoważnionego pracownika.

4. Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień do SESPol następuje po przekazaniu wniosku, o którym mowa w ust. 1, do komórki organizacyjnej właściwej w sprawach łączności i informatyki odpowiednio w KGP lub komendzie wojewódzkiej Policji.

5. W przypadku wniosku, o którym mowa w ust. 1, w zakresie nadania uprawnień do zestawienia sprawozdawczego, które nie pozostaje we właściwości merytorycznej wnioskującej komórki organizacyjnej Policji, niezbędne jest uzyskanie akceptacji kierownika komórki organizacyjnej Policji właściwej dla danego zestawienia sprawozdawczego.

6. Akceptacja, o której mowa w ust. 5, nie jest wymagana w odniesieniu do kierowników komórek organizacyjnych KGP lub ich zastępców oraz w przypadku uprawnień do zestawienia sprawozdawczego, które nie pozostaje we właściwości wnioskującej komórki organizacyjnej Policji a do którego jednostka organizacyjna Policji lub komórka organizacyjna Policji jest zobowiązana wpisywać dane.

7. W przypadku zmiany zakresu czynności realizowanych przez pracownika, bezpośredni przełożony może sporządzić wniosek, o którym mowa w ust. 1, w zakresie zmiany przydzielonych uprawnień do SESPol. Sporządzenie wniosku odbywa się na zasadach określonych w ust. 1 i 3.

8. W przypadku pracownika posiadającego uprawnienia do SESPol i odchodzącego ze służby lub pracy w Policji, przenoszonego do służby lub pracy w innej jednostce organizacyjnej Policji lub komórce organizacyjnej Policji, albo zawieszonego w czynnościach służbowych, bezpośredni przełożony niezwłocznie kieruje wniosek, o którym mowa w ust. 1, o odebranie uprawnień do SESPol.

9. Przepisu ust. 3 nie stosuje się dla wniosków dotyczących kierowników jednostek Policji, ich zastępców oraz pracowników komórek organizacyjnych KGP.

10. Wzór wniosku o nadanie, zmianę i odebranie uprawnień do SESPol określa załącznik nr 10 do zarządzenia.

2. Bezpośredni przełożony, posiadający uprawnienia w zakresie wprowadzania i modyfikacji danych, może usunąć uznane za niezgodne ze stanem faktycznym lub powielone, niezatwierdzone zestawienie sprawozdawcze.

3. Pracownik posiadający uprawienia do zatwierdzania zestawień sprawozdawczych kieruje elektroniczny wniosek o korektę danych sprawozdawczych do komórki organizacyjnej jednostki Policji, posiadającej w SESPol funkcję „kontrola” dla danego zestawienia sprawozdawczego w przypadku:

1) uznania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego za niezgodne ze stanem faktycznym;

2) uznania zatwierdzonego zestawienia sprawozdawczego za powielone;

3) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego z powodu niewprowadzenia go do SESPol, w terminie określonym w załączniku nr 3 do zarządzenia;

4) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego z powodu braku jego zatwierdzenia, w terminie określonym w załączniku nr 3 do zarządzenia;

5) zablokowania możliwości zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego wprowadzonego dla zlikwidowanej jednostki Policji lub komórki organizacyjnej jednostki Policji.

4. Wniosek, o którym mowa w ust. 3, jest:

1) akceptowany odpowiednio przez kierownika wnioskującej jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP albo pracowników przez nich upoważnionych, posiadających uprawnienia w zakresie akceptacji;

2) zatwierdzany przez pracownika komórki organizacyjnej Policji, posiadającego w SESPol uprawnienie w zakresie kontroli dla danego zestawienia sprawozdawczego albo

3) odrzucany wraz z podaniem uzasadnienia na etapie akceptacji lub zatwierdzenia wniosku przez uprawnionego pracownika.

5. W przypadku określonym w ust. 3 pkt 1, w terminie 10 dni od zatwierdzenia, o którym mowa w ust. 4 pkt 2:

1) pracownik, posiadający uprawienia we wnioskującej jednostce Policji w zakresie wprowadzania i modyfikacji zestawień sprawozdawczych, dokonuje korekty zestawienia sprawozdawczego;

2) kierownik wnioskującej jednostki Policji lub komórki organizacyjnej KGP albo upoważniony pracownik zatwierdza skorygowane zestawienie sprawozdawcze.

6. Usunięcie, zatwierdzenie lub anulowanie zatwierdzenia zestawienia sprawozdawczego, o którym mowa w ust. 3 pkt 2–5, następuje automatycznie po zatwierdzeniu wniosku, w ramach funkcjonalności SESPol.

2. W przypadku danych dotyczących komendy wojewódzkiej Policji, WSPol, szkoły policyjnej i komórki organizacyjnej KGP oraz komórki organizacyjnej CBŚP kontrola jest realizowana przez właściwą komórkę organizacyjną KGP, CBŚP lub CLKP, określoną w wykazie funkcji.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się w przypadku określenia w wykazie funkcji uprawnień kontroli dla komend wojewódzkich Policji, WSPol lub szkół policyjnych. W takim przypadku kontrola jest realizowana przez właściwą komórkę organizacyjną odpowiednio komendy wojewódzkiej Policji, WSPol lub szkoły policyjnej.

2. W szczególnie uzasadnionym przypadku wniosek, o którym mowa w ust. 1, może być złożony w terminie późniejszym.

¹⁾ Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 71 Komendanta Głównego Policji z dnia 19 grudnia 2014 r. w sprawie planowania strategicznego, sprawozdawczości i systemu kontroli zarządczej w Policji (Dz. Urz. KGP poz. 142), które utraciło moc na podstawie § 40 zarządzenia nr 19 Komendanta Głównego Policji z dnia 29 grudnia 2016 r. w sprawie planowania strategicznego oraz systemu kontroli zarządczej w Policji (Dz. Urz. KGP poz. 80).

Załączniki do zarządzenia nr 3 Komendanta Głównego Policji
z dnia 6 lutego 2017 r.

Załącznik nr 1

WYKAZ ZESTAWIEŃ SPRAWOZDAWCZYCH, ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE, TERMINY ICH PRZEKAZYWANIA, KOMÓRKI ORGANIZACYJNE KGP I JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE POLICJI WŁAŚCIWE DO ICH PRZYJMOWANIA ORAZ OKRESY SPRAWOZDAWCZE

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 2

WZORY FORMULARZY ZESTAWIEŃ SPRAWOZDAWCZYCH ZAWIERAJĄCYCH INFORMACJE NIEJAWNE

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 3

TERMINY WPROWADZANIA I ZATWIERDZANIA DANYCH DLA ZESTAWIEŃ SPRAWOZDAWCZYCH GROMADZONYCH W SESPOL

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 4

ZAKRESY DANYCH ZESTAWIEŃ SPRAWOZDAWCZYCH GROMADZONYCH W SESPOL

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 5

WŁAŚCIWE MERYTORYCZNIE KOMÓRKI ORGANIZACYJNE KGP/JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE POLICJI DLA ZESTAWIEŃ SPRAWOZDAWCZYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 6

WZÓR – WNIOSEK O ZMIANĘ/DODANIE/USUNIĘCIE FUNKCJONALNOŚCI SESPOL

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 7

WZÓR – WNIOSEK O ZMIANĘ ZAKRESU DANYCH GROMADZONYCH W SESPOL ORAZ TERMINÓW I ZASAD WPROWADZANIA DANYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 8

WZÓR – WNIOSEK O WYRAŻENIE ZGODY NA WPROWADZENIE INFORMACJI SPRAWOZDAWCZEJ W RAMACH SYSTEMU ELEKTRONICZNEJ SPRAWOZDAWCZOŚCI W POLICJI

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 9

WYKAZY FUNKCJI DLA POSZCZEGÓLNYCH ZESTAWIEŃ SPRAWOZDAWCZYCH

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 10

WNIOSEK O NADANIE, ZMIANĘ, ODEBRANIE UPRAWNIEŃ DO SESPOL

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik nr 11

TERMINY WPROWADZANIA I ZATWIERDZANIA DANYCH DLA ZESTAWIEŃ SPRAWOZDAWCZYCH GROMADZONYCH W SESPOL

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj