Dzienniki Urzędowe - rok 2018 poz. 34

Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2017 r. poz. 2067 i 2405 oraz z 2018 r. poz. 106 i 138) zarządza się, co następuje:

2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1) jednostka organizacyjna Policji - Komendę Główną Policji, Centralne Biuro Śledcze Policji, Biuro Spraw Wewnętrznych Policji, Centralne Laboratorium Kryminalistyczne Policji, komendę wojewódzką (Stołeczną) Policji, komendę powiatową (miejską, rejonową) Policji, komisariat Policji, komisariat specjalistyczny Policji, oddział prewencji Policji, samodzielny pododdział prewencji Policji, samodzielny pododdział antyterrorystyczny Policji, Wyższą Szkołę Policji w Szczytnie, szkołę policyjną oraz ośrodek szkolenia Policji;

2) komórka organizacyjna - wyodrębnioną część jednostki organizacyjnej Policji.

1) wydzielenie dokumentacji, dla której upłynął okres przechowywania wskazany w jednolitym rzeczowym wykazie akt Policji;

2) sporządzenie wykazu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, którego wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia;

3) przekazanie wykazu, o którym mowa w pkt 2, kierownikowi komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, której dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu, lub jego następcy prawnemu, w celu dokonania oceny jej przydatności oraz zgłoszenia w formie pisemnej uwag lub wniosków dotyczących brakowania tej dokumentacji;

4) komisyjne niszczenie dokumentacji niearchiwalnej;

5) sporządzenie protokołu zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej;

6) naniesienie zmian w ewidencji archiwalnej, wynikających z protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "B" lub "BE".

2. Brakowania, o którym mowa w ust. 1:

1) dokonuje się w sposób systematyczny wyłącznie w archiwach oraz składnicach akt Policji;

2) dokonuje komisja w składzie co najmniej trzech osób, powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej Policji lub osobę przez niego upoważnioną. W skład komisji wchodzą policjanci i pracownicy archiwum lub składnicy akt Policji oraz wytwórców akt lub ich następców prawnych.

3. W przypadku brakowania dokumentacji niejawnej, wszyscy członkowie komisji oraz osoby uprawnione do zatwierdzania protokołów, powinni posiadać aktualne uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, o klauzuli równej lub wyższej od klauzuli tajności dokumentów podlegających brakowaniu oraz aktualne zaświadczenia o odbyciu szkolenia z zakresu ochrony informacji niejawnych.

2. Ekspertyza archiwalna może być przeprowadzona również w przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "B".

3. Ekspertyzę archiwalną:

1) przeprowadza się w sytuacji nadzwyczajnej;

2) można przeprowadzić w trakcie porządkowania zasobu archiwum lub składnicy akt Policji.

4. Sposób i tryb przeprowadzania ekspertyzy archiwalnej w przypadkach, o których mowa w ust. 3, określa kierownik jednostki organizacyjnej Policji, będącej dysponentem dokumentacji, lub osoba przez niego pisemnie upoważniona. Przepis § 6 pkt 1 stosuje się odpowiednio.

1) w przypadku przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej - sporządzenie protokołu ekspertyzy archiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 2 do zarządzenia;

2) sporządzenie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "B" lub "BE", którego wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia;

3) przekazanie protokołu, o którym mowa w pkt 2, do zatwierdzenia, zgodnie z właściwością określoną w § 7 ust. 1.

1) dla Głównego Archiwum Policji - Komendant Główny Policji lub osoba pisemnie przez niego upoważniona;

2) dla archiwów komend wojewódzkich (Stołecznej) Policji i składnic akt Policji podległych komendom wojewódzkim (Stołecznej) Policji - komendant wojewódzki (Stołeczny) Policji lub osoba przez niego pisemnie upoważniona;

3) dla archiwum Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie - Komendant-Rektor Wyższej Szkoły Policji w Szczytnie lub osoba przez niego pisemnie upoważniona;

4) dla archiwów szkół policyjnych - komendant szkoły policyjnej lub osoba przez niego pisemnie upoważniona.

2. Zatwierdzenie protokołu brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "B" lub "BE" oznacza zgodę na zniszczenie tej dokumentacji.

2. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej może być dokonane w siedzibie podmiotu zewnętrznego.

3. Pomoc techniczną, w tym transport, załadunek i wyładunek dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia, zapewniają komórki organizacyjne właściwe do spraw logistyki.

4. Konwojowanie transportu dokumentacji niejawnej do miejsca niszczenia oraz ochronę podczas procesu niszczenia, organizuje się zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz. U. poz. 1603).

5. Po zakończeniu procesu niszczenia dokumentacji niearchiwalnej członek komisji nadzorujący niszczenie sporządza protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej, którego wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

2. Brakowania, o którym mowa w ust. 1, dokonuje komisja powołana przez kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji, który zatwierdza protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.

3. Do zadań komisji, o której mowa w ust. 2, należy w szczególności dokonanie oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia.

2. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 1, zawierający dokumentację jawną określa załącznik nr 5 do zarządzenia.

3. W przypadku brakowania dokumentacji oznaczonej klauzulą tajności, wzór protokołu określa załącznik nr 6 do zarządzenia.

2. W przypadku brakowania dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej klauzulą tajności, podlega ona również ocenie kierownika kancelarii tajnej albo pracownika innej niż kancelaria tajna komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za przetwarzanie informacji niejawnych, wyznaczonego przez kierownika tej komórki organizacyjnej.

2. Członkowie komisji, o której mowa w § 9 ust. 2, lub pracownicy wyznaczeni przez kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej Policji zapewniają stały nadzór nad procesem niszczenia dokumentacji do czasu jego zakończenia. Zabrania się pozostawiania dokumentacji bez nadzoru.

3. Zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej może być dokonane w siedzibie podmiotu zewnętrznego, z zachowaniem warunków, o których mowa w ust. 1 i 2.

4. W przypadku brakowania dokumentacji niejawnej stosuje się wymogi określone w § 4 ust. 3.

2. Protokoły zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej sporządza się w dwóch egzemplarzach i dołącza odpowiednio do protokołów oceny dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" oznaczonej symbolem "BC" przeznaczonej do zniszczenia.

¹⁾ Niniejsze zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 8 Komendanta Głównego Policji z dnia 14 lipca 2016 r. w sprawie metod i form brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP poz. 41), które utraciło moc z dniem 1 marca 2017 r. w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 16 listopada 2016 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1948 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 379, 1537, 1926 i 2409).

Załączniki do zarządzenia nr 26 Komendanta Głównego Policji
z dnia 19 lutego 2018 r.

Załącznik nr 1

WZÓR - WYKAZ DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ DO BRAKOWANIA

Załącznik nr 2

WZÓR - PROTOKÓŁ EKSPERTYZY ARCHIWALNEJ

Załącznik nr 3

WZÓR - PROTOKÓŁ BRAKOWANIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLEM "B" LUB "BE"

Załącznik nr 4

WZÓR - PROTOKÓŁ ZNISZCZENIA DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Załącznik nr 5

WZÓR - PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLEM "BC" PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA

Załącznik nr 6

WZÓR - PROTOKÓŁ OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ KATEGORII "B" OZNACZONEJ SYMBOLEM "BC" PRZEZNACZONEJ DO ZNISZCZENIA