Dzienniki Urzędowe - rok 2020 poz. 65

Na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, z późn. zm.¹⁾ ) zarządza się, co następuje:

Komendant Główny Policji
gen. insp. Jarosław SZYMCZYK

¹⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2019 r. poz. 1495, 1571, 1655, 1680 oraz z 2020 r. poz. 568.

Załączniki do zarządzenia nr 35
Komendanta Głównego Policji
z dnia 22 grudnia 2020 r.

Załącznik nr 1

INSTRUKCJA OBIEGU I KONTROLI DOWODÓW KSIĘGOWYCH W JEDNOSTCE

Rozdział 1

Charakterystyka dowodów księgowych

§ 1. Każda operacja gospodarcza, która nastąpiła w danym miesiącu, powinna być ujęta w księgach rachunkowych jednostki w postaci zapisu księgowego, z zachowaniem zasad:

1) kasowości - w odniesieniu do wydatków i dochodów budżetowych;

2) memoriału i współmierności - w odniesieniu do przychodów i kosztów.

§ 2. Podstawą zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych jednostki jest dowód księgowy, stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej w określonym miejscu i czasie.

§ 3. 1. Dowodem księgowym jest odpowiednio sporządzony dokument, stanowiący podstawę realizacji operacji gospodarczych i finansowych jednostki.

2. Dowód księgowy powinien spełniać następujące funkcje:

1) funkcję "dokumentu" - prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu prawa; dowód księgowy jest elementem zbioru dokumentów;

2) funkcję dowodową - opisane w dowodzie księgowym operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym; dowód księgowy to dowód w rozumieniu prawa materialnego;

3) funkcję księgową - dowód księgowy stanowi podstawę do dokonania księgowania;

4) funkcję kontrolną - dowód księgowy pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych.

3. Dowód księgowy powinna charakteryzować:

1) chronologiczność wystawianych dowodów księgowych tego samego rodzaju oraz systematyczność i ciągłość ich numerowania;

2) jednolitość dokumentowania operacji gospodarczych lub finansowych - na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tylko tego samego rodzaju;

3) trwałość zapisu - na dowodzie księgowym dokonuje się zapisu w sposób uniemożliwiający zanik treści;

4) podmiotowość - dowód księgowy powinien zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej;

5) łatwość identyfikacji - dowód księgowy jest identyfikowany za pomocą ustalonych w jednostce wzorów dowodów księgowych i ich symboliki identyfikacyjnej;

6) poprawność formalna - dowód księgowy jest zgodny z przepisami prawa;

7) poprawność merytoryczna - dowód księgowy jest wystawiony według określonych zasad i metodologii, zgodnie z obowiązującymi normami i klasyfikacjami;

8) poprawność rachunkowa - obliczenia rachunkowe na dowodzie księgowym są zgodne ze stanem faktycznym i zasadami matematyki.

§ 4. Dowód księgowy podlega ocenie pod względem:

1) legalności - tj. zachowania zgodności z:

a) obowiązującymi przepisami prawa,

b) ustaleniami i warunkami wynikającymi z realizowanych umów lub porozumień;

2) celowości - tj. czy działania powodujące skutki finansowe wiążą się z osiągnięciem zamierzonych efektów w ramach wykonywania zadań oraz zgodności z planem finansowym jednostki;

3) gospodarności - tj. czy po dokonaniu analizy wszelkich dostępnych dokumentów, mogą wypływać wnioski świadczące o zachowaniu należytej staranności w zakresie wydatkowania środków publicznych pod względem oszczędności i wyboru najkorzystniejszej oferty oraz z zachowaniem procedur służących do wyeliminowania szkód i strat finansowych.

§ 5. 1. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji. Dowód księgowy stanowi dowód źródłowy, kwalifikowany jako:

1) zewnętrzny obcy - otrzymany od kontrahentów;

2) zewnętrzny własny - przekazywany w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzny - dotyczący operacji wewnątrz jednostki.

2. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego GK może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej dowodem księgowym wewnętrznym, sporządzonym przez osobę dokonującą tej operacji, z zastrzeżeniem, że nie może to dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

3. W operacjach zakupu i sprzedaży zawierającej VAT stosuje się dokumenty (faktury, faktury korygujące) sporządzane według wymogów określonych przepisami prawa.

4. Podstawą zapisu księgowego może być również sporządzany w jednostce dowód księgowy:

1) zbiorczy - służący do dokonywania łącznych zapisów, dotyczących zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujący uprzednio dokonane zapisy księgowe;

3) zastępczy - wystawiony w celu ujęcia operacji gospodarczej, w przypadku zewnętrznego dowodu źródłowego, do czasu jego otrzymania;

4) rozliczeniowy - wystawiany w celu ujęcia już dokonanego zapisu według nowych kryteriów kwalifikacyjnych.

§ 6. 1. Dowód księgowy zawiera co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji gospodarczej oraz jej wartość, jeżeli jest to możliwe określoną w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód księgowy został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania, oraz - o ile nie wynika to z techniki dokonania zapisów - sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

2. Na dowodach księgowych można zaniechać zamieszczania danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynikają one z przepisów prawa lub z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

§ 7. 1. Dowód księgowy opiewający na waluty obce, powinien zawierać przeliczenia ich wartości na walutę polską według, stosowanego przez bank, z którego usług korzysta jednostka, kursu:

1) kupna lub sprzedaży walut - w przypadku operacji sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań;

2) kupna - w przypadku wypłaty zaliczki.

2. Przeliczenie, o którym mowa w ust. 1, powinno być zamieszczone bezpośrednio na dowodzie księgowym, chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczanie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

§ 8. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

§ 9. Dowód księgowy przed ujęciem go w księgach powinien być sprawdzony pod względem: formalnym, merytorycznym i rachunkowym.

§ 10. 1. Dowód księgowy, stanowiący podstawę operacji gospodarczej dokonywanej na rzecz CBŚP, BSWP, powinien zawierać adnotację określającą nazwę jednostki organizacyjnej Policji lub nazwę komórki organizacyjnej jednostki, na rzecz której operacja jest dokonywana.

2. Adnotację, o których mowa w ust. 1, dokonuje pracownik właściwej komórki organizacyjnej BF, BLP lub BŁiI, odpowiedzialny za potwierdzenie prawidłowości merytorycznej dokonanego wydatku.

§ 11. 1. Dowód księgowy, stanowiący podstawę operacji gospodarczej dokonywanej ze środków unijnych powinien zawierać informację jakiego programu i projektu dotyczy.

2. Dla każdego projektu prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa, która winna zapewnić bieżącą i rzetelną informację na temat jakiego programu i projektu dany dokument księgowy dotyczy.

§ 12. 1. Dowód księgowy, stanowiący podstawę operacji gospodarczej, powinien zawierać adnotację określającą symbol liczbowy działania realizowanego przez jednostkę w układzie budżetu zadaniowego, wraz z kwotą wydatku ujętego w dowodzie, którą w całości lub w ściśle określonej części można przypisać do danego działania (wydatek bezpośredni).

2. Katalog działań wynika z planu finansowego jednostki sporządzonego w układzie zadaniowym, a do czasu jego zatwierdzenia - z projektu tego planu.

3. Aktualne symbole liczbowe przypisane do poszczególnych działań, o których mowa w ust. 2, określa katalog funkcji, zadań, podzadań i działań zamieszczany w przepisach w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej na każdy rok budżetowy.

4. Jeżeli nie można jednoznacznie określić kwoty wydatku przeznaczonego na sfinansowanie danego działania, ustalenia jej wysokości dokonuje się z zastosowaniem procentowych współczynników udziału komórek organizacyjnych jednostki w wydatkach ponoszonych na realizację poszczególnych działań w układzie budżetu zadaniowego, z zastrzeżeniem ust. 6 (wydatek pośredni).

5. Sposób podziału wydatków z zastosowaniem współczynników, o których mowa w ust. 4, stosuje się również do wydatków ponoszonych na uposażenia i wynagrodzenia oraz pozostałe należności policjantów i pracowników jednostki.

6. Jeżeli wydatku, o którym mowa w ust. 4, nie można przypisać do danej komórki organizacyjnej jednostki, stosuje się procentowe współczynniki podziału wydatków na poszczególne działania ustalone dla jednostki ogółem.

7. Czynności, o których mowa w ust. 1 i 4-6:

1) dokonuje się również na etapie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i realizacji wydatków;

2) dokonuje pracownik, o którym mowa w § 10 ust. 2, lub inny wyznaczony przez właściwego kierownika komórki organizacyjnej jednostki.

§ 13. 1. Dyrektor BF ustala i aktualizuje współczynniki, o których mowa w § 12 ust. 4 i 6, na podstawie danych otrzymanych od kierowników komórek organizacyjnych jednostki.

2. Oceny aktualności współczynników, o których mowa w § 12 ust. 4 i 6, dokonują kierownicy komórek organizacyjnych jednostki nie rzadziej niż raz na kwartał, a także w przypadkach zmian:

1) planu finansowego jednostki w układzie zadaniowym;

2) struktury organizacyjnej jednostki;

3) zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki.

3. Czynności, o których mowa w ust. 1, każdorazowo zatwierdza kierownik jednostki.

§ 14. 1. Dowód księgowy powinien być sporządzony w sposób:

1) rzetelny - zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje;

2) kompletny - zawierający wymagane przepisami prawa elementy;

3) wolny od błędów rachunkowych;

4) staranny, czytelny i trwały;

5) bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze zapiski lub zmiany.

2. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

§ 15. 1. Błędy w dowodach księgowych źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie innym dokumentem zawierającym sprostowanie i uzasadnienie.

2. Błędy w dowodach księgowych wewnętrznych własnych można poprawiać przez skreślenie błędnej treści lub liczby i wpisaniu poprawnej treści lub liczby. Skreślenia należy dokonać w taki sposób, aby umożliwiało odczytanie pierwotnej treści lub liczby. Niedopuszczalne jest poprawianie pojedynczych liter lub cyfr.

3. Poprawka treści lub liczby w dowodzie księgowym powinna być opatrzona datą jej dokonania i czytelnym podpisem osoby upoważnionej do jej dokonania.

4. Dowody obce, a także te dowody własne, które uprzednio zostały przekazane kontrahentowi zewnętrznemu nie mogą być poprawiane w sposób, o którym mowa w ust. 2 i 3. Dowody te mogą być poprawiane jedynie przez wystawienie i wysłanie kontrahentowi dowodu korygującego.

5. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca dozwolone są korekty dokonywane przez wprowadzanie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów tylko zapisami dodatnimi lub tylko zapisami ujemnymi.

6. Przepis ust. 5 stosuje się odpowiednio przy korektach błędów ujawnionych w księgach rachunkowych.

§ 16. Dowodami księgowymi w szczególności są:

1) faktura;

2) faktura korygująca;

3) rachunek;

4) nota księgowa;

5) nota korygująca;

6) nota odsetkowa;

7) polecenie księgowania;

8) wyciąg bankowy;

9) lista płac;

10) polecenie wyjazdu (delegacje);

11) wnioski o zaliczkę, rozliczenie zaliczki;

12) dowód wpłaty "KP";

13) dowód wypłaty "KW";

14) ostateczne decyzje i postanowienia administracyjne albo decyzje i postanowienia opatrzone rygorem natychmiastowej wykonalności, powodujące skutki finansowe;

15) prawomocny wyrok sądowy powodujący skutki finansowe;

16) inne dowody wewnętrzne.

§ 17. 1. Dowody stanowiące podstawę księgowania należy sprawdzać przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem w ramach procedury obiegu dokumentów księgowych.

2. W sprawdzaniu dowodów biorą udział pracownicy właściwych komórek organizacyjnych jednostki.

§ 18. 1. Obieg dowodów księgowych obejmuje drogę dokumentów od chwili sporządzenia, względnie wpływu do jednostki, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania.

2. Obieg dowodów księgowych organizuje się najkrótszą drogą przez:

1) przekazywanie dokumentów tylko do tych komórek, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzania;

2) przestrzeganie równomiernego obiegu wszystkich dokumentów w celu zapobiegania okresowemu spiętrzeniu się prac zwiększającego możliwości wystąpienia pomyłek;

3) skracanie czasu przetrzymywania dokumentów przez odpowiedzialne komórki do minimum.

§ 19. 1. Dekretowaniem określa się ogół czynności związanych z przygotowaniem dowodów księgowych do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Czynności te wykonuje upoważniony pracownik WK.

2. Dekretowanie obejmuje następujące etapy:

1) segregację dowodów księgowych;

2) sprawdzenie prawidłowości dowodów księgowych;

3) oznaczenie sposobu księgowania.

§ 20. Segregacja dowodów księgowych polega na:

1) wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do WK dokumentów, które nie podlegają księgowaniu, a w szczególności nie wyrażają operacji gospodarczych lub są ich zapowiedzią;

2) podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według rodzajów poszczególnych działalności jednostki, a w szczególności: dochodów, wydatków, funduszy, inwestycji;

3) kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres, a w szczególności na dany dzień, dekadę lub kwartał.

§ 21. Sprawdzenie prawidłowości dowodów księgowych polega na ustaleniu, że są one podpisane na dowód skontrolowania przez osobę odpowiedzialną za dany obszar działalności jednostki. W odniesieniu do dowodów kasowych stanowiących podstawę wypłaty gotówki należy dodatkowo sprawdzić, czy zostały zatwierdzone przez kierownika jednostki, Dyrektora BF i GK. W przypadku stwierdzenia, że dowody księgowe nie zostały zatwierdzone przez te osoby, należy je zwrócić do właściwej komórki organizacyjnej jednostki w celu ich uzupełnienia.

§ 22. Oznaczenie sposobu księgowania polega na:

1) nadaniu dowodom księgowym numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane;

2) umieszczeniu na dowodach księgowych (sporządzenie wydruku polecenia księgowania) adnotacji, na jakich kontach syntetycznych i analitycznych dokument ma być zaksięgowany;

3) zaliczeniu danego dowodu do odpowiednich podziałek klasyfikacji budżetowej;

4) określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany.

§ 23. Zapisy w księgach rachunkowych podlegają kontroli, którą przeprowadzają pracownicy WK. Co miesiąc salda kont podlegają uzgodnieniu w drodze weryfikacji. Fakt przeprowadzenia uzgodnień sald potwierdza się złożeniem czytelnego podpisu przez pracownika dokonującego weryfikacji (uzgodnienia zapisów księgowych).

§ 24. 1. Wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach, należy przechowywać:

1) w segregatorach lub teczkach, ułożone w porządku chronologicznym według poszczególnych rodzajów działalności;

2) w sposób chroniący przed niedozwolonymi zmianami, bezprawnym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

2. Dowody księgowe za bieżący rok sprawozdawczy oraz za rok poprzedni przechowuje się w WK, a listy i karty uposażeń i wynagrodzeń w WWO.

3. Przekazanie dokumentów do GAP następuje protokolarnie na podstawie spisu akt przekazanych, a ich wybrakowanie i niszczenie może nastąpić po upływie okresu ich archiwizowania.

4. Dowody księgowe, które wpłynęły do WK i zostały zaksięgowane, nie mogą być, z zastrzeżeniem ust. 5, wydawane poza WK. W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innego wydziału BF lub innej niż BF komórki organizacyjnej jednostki, dokumenty udostępnia się wyłącznie w pomieszczeniach WK.

5. Udostępnienie i wydanie dowodów księgowych zewnętrznym podmiotom, a w szczególności organom ścigania, sądom lub innym instytucjom, może nastąpić na podstawie:

1) upoważnienia organu żądającego dowodu,

2) zapisów w umowie,

3) pisemnej zgody kierownika jednostki albo osoby przez niego upoważnionej

- pod warunkiem pozostawienia w jednostce potwierdzonego spisu wypożyczonych dokumentów.

§ 25. Szczegółowe zasady przechowywania i klasyfikacji dokumentów finansowo-księgowych regulują przepisy określające zasady archiwizowania dokumentacji.

Rozdział 2

Tworzenie i obieg dokumentacji w planowaniu i realizacji dochodów i wydatków

§ 26. 1. Zbiorcze zestawienie potrzeb zgłoszonych przez komórki organizacyjne jednostki, CBŚP i BSWP opracowują zgodnie z właściwą merytoryczną BLP, BŁiI i BF.

2. BF na podstawie zgłoszonych potrzeb, o których mowa w ust. 1, dokonuje wstępnego podziału limitów wydatków przewidzianych dla jednostki pomiędzy BLP, BŁiI i BF.

3. BLP, BŁiI, i BF dokonują dalszego podziału otrzymanych limitów wydatków w odpowiedniej szczegółowości klasyfikacji budżetowej oraz w układzie zadaniowym.

4. Na podstawie dokumentów zawierających podział limitów, o których mowa w ust. 3, BF sporządza: projekt planu finansowego, plan finansowy, ewentualną zmianę planu finansowego na dany rok oraz analogiczne dokumenty w układzie zadaniowym.

5. Dokumenty planistyczne, o których mowa w ust. 4, zatwierdza kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona.

§ 27. 1. Na podstawie projektu planu finansowego, o którym mowa w § 26 ust. 4, oraz projektów planów finansowo-rzeczowych (cząstkowych) opracowywanych przez BLP, BŁiI i BF przekazanych do dnia 30 grudnia danego roku, WK opracuje projekt planu finansowo-rzeczowego.

2. Po uchwaleniu ustawy budżetowej na dany rok BLP, BŁiI i BF, sporządzają plan finansowo- rzeczowy i przekazują do WK.

3. Aktualizacja planu finansowo-rzeczowego dokonywana jest do 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.

§ 28. Planowanie dochodów budżetowych odbywa się zgodnie z wytycznymi określonymi przez MF, MSWiA lub Dyrektora BF.

§ 29. 1. Zmiany planu finansowego wydatków budżetowych mogą być dokonywane na wniosek Dyrektora BLP, BŁiI, BF lub GK.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, przedkłada się do decyzji kierownika jednostki za pośrednictwem Dyrektora BF, który wydaje opinię w sprawie dalszej jego realizacji.

§ 30. 1. Trybu, o którym mowa w § 29, nie stosuje się do zmiany planu finansowego w poszczególnych pozycjach danego paragrafu, nie powodującej zmiany jego wartości, w ramach jednego rozdziału.

2. Decyzję o zmianie planu finansowego, o której mowa w ust. 1, podejmuje Dyrektor BLP, BŁiI lub BF.

3. Dyrektor BLP i BŁiI informuje Dyrektora BF o dokonanej zmianie planu finansowego, o której mowa w ust. 1, w terminie 7 dni roboczych od dnia jej dokonania, nie później, niż w ostatnim dniu miesiąca kalendarzowego, w którym dokonano tej zmiany.

4. Zmiana planu finansowego, o której mowa w ust. 1, możne być dokonywana do dnia 24 grudnia danego roku.

§ 31. Do czasu zatwierdzenia planu finansowego na dany rok realizacja wydatków następuje na podstawie projektu planu finansowego jednostki sporządzanego na podstawie cząstkowych projektów planu finansowego opracowywanych przez BLP, BŁiI i BF.

§ 32. BF prowadzi ewidencję wydatków w sposób umożliwiający wyodrębnienie ich dla poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki.

§ 33. Dyrektor BLP, BŁiI i BF odpowiada za realizację wydatków w zakresie ustalonych limitów na wydatki.

§ 34. Za terminową realizację zobowiązań wynikających z zawartych umów, z wyjątkiem opóźnień powstałych z winy banku lub w wyniku odrębnych decyzji podejmowanych przez Dyrektora BF, a w szczególności dotyczących przesunięcia terminu płatności, odpowiada Dyrektor BLP, BŁiI i BF - każdy w zakresie swojej właściwości.

§ 35. Przepisy § 29 - 34 stosuje się odpowiednio do planu finansowego jednostki sporządzanego w układzie zadaniowym.

§ 36. 1. Zaangażowanie to czynności prawne, na podstawie których kierownik jednostki kształtuje zobowiązania, z których wynika obciążenie planu finansowego danego roku budżetowego.

2. Zaangażowanie jest etapem poprzedzającym dokonanie wydatku.

3. Na zaangażowanie składa się równowartość zawartych umów oraz aneksów do tych umów, decyzji, porozumień, aktów notarialnych, postanowień, porozumień, zleceń, zamówień oraz innych dokumentów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań, a następnie dokonania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki.

4. Zaangażowanie wydatków budżetowych w danym roku nie może przekroczyć wielkości określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki z wyjątkiem płatności wynikających z tytułów egzekucyjnych lub wyroków sądowych.

5. Kwota zaangażowanych wydatków roku bieżącego nie może być niższa od sumy wydatków wykonanych i wykazanych w sprawozdaniu zobowiązań.

6. Kwoty zaangażowania wykazane w sprawozdaniach budżetowych muszą być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

§ 37. 1. Ewidencja zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego i lat przyszłych prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej.

2. Jednorazowe wydatki dotyczące dostaw i usług nie objęte wcześniej zawartymi umowami, ewidencjonuje się na podstawie otrzymanych faktur, rachunków, not księgowych natomiast ewidencja kosztów podróży służbowych odbywa się na podstawie zestawień miesięcznych.

3. Ewidencja zaangażowania dotyczącego wynagrodzeń odbywa się na podstawie "Zestawienia miesięcznego zaangażowania z tytułu wynagrodzeń" sporządzanego przez WWO i przekazywanego do WK do 3 dnia następnego miesiąca.

§ 38. 1. Rozliczenia z tytułu wydatków poniesionych na rzecz innych jednostek organizacyjnych Policji, zgodnie z zawartymi umowami, porozumieniami, decyzjami kierownika jednostki, dokonywane są na podstawie faktur i not księgowych wystawionych przez BLP, BŁiI i BF - zgodnie z właściwością merytoryczną. Rozliczenia z innymi jednostkami dokonywane są na podstawie ogólnie obowiązujących dokumentów dotyczących zdarzeń gospodarczych.

2. Fakturę lub notę księgową wystawia BLP, BŁiI, BKS i BF, zgodnie z właściwością merytoryczną, w trzech egzemplarzach:

1) egz. nr 1 - dla jednostki, o której mowa w ust. 1;

2) egz. nr 2 - dla komórki organizacyjnej jednostki wystawiającej fakturę lub notę, zgodnie z właściwością merytoryczną;

3) egz. nr 3 - dla BF.

3. Fakturę lub notę księgową podpisują dyrektorzy BLP, BŁiI, BKS i BF lub osoby przez nich upoważnione, zgodnie z zakresem rzeczowym komórek organizacyjnych.

4. BF prowadzi rejestr dotyczący faktur i faktur korygujących oraz rejestr w zakresie not księgowych.

§ 39. 1. Rozliczenia z tytułu przekroczenia przyznanych limitów na korzystanie ze służbowych telefonów komórkowych następują na podstawie wykazu pracowników lub funkcjonariuszy przekazywanego z BŁiI do BF. Na podstawie wykazu BF dokonuje ujęcia w księgach rachunkowych.

2. Jeśli funkcjonariuszowi lub pracownikowi nie można potrącić z uposażenia lub wynagrodzenia należności za korzystanie ze służbowych telefonów komórkowych wystawia się noty księgowe.

§ 40. 1. W celu weryfikacji BF przekazuje do BLP i BŁiI informacje o zrealizowanych wydatkach do 4 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Na kopii informacji przekazywanej zwrotnie do BF do 7 dnia miesiąca BLP i BŁiI zamieszczają adnotację, że wydatki są zgodne lub wykazują różnice ze wskazaniem pozycji analitycznych klasyfikacji wydatków budżetowych, których one dotyczą.

2. BF przekazuje do CBŚP informację o wysokości zrealizowanych wydatków w ramach przyznanego limitu finansowego, według stanu na ostatni dzień miesiąca do 5 dnia następnego miesiąca.

§ 41. 1. BLP, BŁiI i BF, każde w zakresie swojej właściwości, wystawiają noty księgowe dotyczące kar umownych z tytułu niewykonania, bądź nienależytego wykonania przez kontrahenta umowy.

2. Po przekazaniu noty do BF upoważniony pracownik WK dokonuje rejestracji dowodu księgowego oraz sprawdza pod względem formalno-rachunkowym prawidłowość naliczenia kar umownych.

3. Jeżeli kary umowne są potrącane z faktury, pracownik WK wystawia notę księgową dotyczącą przekazania kwoty kar z rachunku wydatków budżetowych na rachunek dochodów budżetowych.

4. Jeżeli kary umowne nie są potrącane z faktury, a termin płatności upłynął, BLP, BŁiI i BF zgodnie z właściwością merytoryczną, prowadzą przedsądowe postępowanie windykacyjne, a po bezskutecznym wyczerpaniu możliwości pozasądowego postępowania windykacyjnego przekazują sporną sprawę do komórki prawnej w jednostce celem dalszego dochodzenia należności w toku postępowania sądowego.

§ 42. 1. BLP, BŁiI, i BF, każde w zakresie swojej właściwości, prowadzą - w razie potrzeby - negocjacje z kontrahentami w sprawie prolongaty terminu płatności oraz korekty lub anulowania wystawionej przez kontrahenta noty odsetkowej.

2. Po wyczerpaniu możliwości negocjacyjnych BLP i BŁiI przekazuje do BF notę odsetkową wraz z wyjaśnieniem okoliczności opóźnienia terminu płatności w celu realizacji i wszczęcia postępowania wyjaśniającego.

§ 43. BLP, BŁiI i BF ustalają i dochodzą należności Skarbu Państwa powstałe w związku z wykonywaniem zadań wynikających z regulaminu jednostki lub z odrębnego upoważnienia do zawierania umów cywilnoprawnych.

§ 44. 1. Dyrektor BF, BLP i BŁiI, opracowuje i aktualizuje, każdy w zakresie swojej właściwości, szczegółowe karty obiegu dowodów księgowych.

2. Karty obiegu dowodów księgowych oraz ich aktualizacja podlegają przekazaniu i przechowywaniu w WK.

Rozdział 3

Kontrola finansowo-księgowa

§ 45. 1. Kontrola finansowo-księgowa stanowi element kontroli zarządczej, o której mowa w art. 68 ustawy FP, i ma na celu:

1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli finansowej;

2) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków;

3) badanie i porównanie ze stanem wymagalnym faktycznego pobierania i gromadzenia środków pieniężnych;

4) ocenę prawidłowości udzielania zamówień publicznych;

5) ocenę prawidłowości dokonywanego przez jednostkę zwrotu środków pieniężnych;

6) ocenę prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej.

2. Zadaniem kontroli finansowo-księgowej jest:

1) badanie przebiegu finansowania procesów gospodarczych pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami;

2) wykrywanie odchyleń i odstępstw od ustalonych prawnych i ekonomiczno-finansowych zasad;

3) ustalanie przyczyn, skutków i osób odpowiedzialnych za zaistniałe nieprawidłowości;

4) wskazywanie sposobów i środków likwidacji stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobieganie powstawaniu analogicznych błędów w przyszłości.

3. Ze względu na etapowość kontrola finansowo-księgowa sprawowana jest w formie:

1) kontroli wstępnej - polegającej na ocenie poprawności dokumentacji (np. umów, projektów, założeń, planów) stanowiącej podstawę zamierzonych operacji, przed ich realizacją;

2) kontroli bieżącej - polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo;

3) kontroli następczej - obejmującej badanie udokumentowania zdarzeń gospodarczych i operacji finansowych po ich zrealizowaniu.

§ 46. Dowody księgowe podlegają kontroli finansowo-księgowej pod względem:

1) legalności - kontrola przebiegu operacji, a w szczególności zgodności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, postanowieniami wewnętrznymi obowiązującymi w jednostce oraz postanowieniami wynikającymi z zawartych przez jednostkę umów;

2) rzetelności - kontrola wszelkich dostępnych dokumentów ze stanem rzeczywistym;

3) celowości - kontrola zgodności z obowiązującymi w jednostce kierunkami działalności, określonymi w planie finansowym jednostki na dany rok budżetowy;

4) gospodarności - kontrola należytej staranności przy wydatkowaniu środków publicznych, przestrzegania zasad oszczędności, wyboru najkorzystniejszej oferty w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, pozwalająca na minimalizację wydatków a maksymalizację efektów gospodarczych;

5) merytorycznym - kontrola polegająca na ustaleniu czy operacja gospodarcza:

a) miała miejsce i w jej wyniku nabyte, zbyte, nieodpłatnie przekazane składniki majątku jednostki lub zlecone usługi zostały dokonane, przyjęte oraz zarejestrowane,

b) była zgodna z zawartą umową, porozumieniem oraz obowiązującymi przepisami prawa, w tym prawa zamówień publicznych,

c) była gospodarczo uzasadniona oraz niezbędna,

d) została rzetelnie odzwierciedlona w dokumencie wystawionym przez właściwego kontrahenta oraz ujęta w ewidencji jednostki,

e) sprawdzenia czy za podlega mechanizmowi podzielonej płatności - tzw. split payment;

6) formalno-rachunkowym - przez co należy rozumieć kontrolę dokumentu księgowego polegającą na ustaleniu, czy kontrolowany dokument jest:

a) kompletny - przez załączenie do niego wszystkich niezbędnych dokumentów uzupełniających,

b) zupełny - przez uwzględnienie w nim wszystkich niezbędnych danych do zobrazowania operacji, do której udowodnienia ma służyć,

c) poprawny - przez prawidłowe obliczenie wszystkich pozycji i sumy ogólnej na podstawie podanych w nim cen i stawek jednostkowych,

d) sprawdzony - przez zamieszczenie adnotacji przez pracowników właściwej komórki organizacyjnej jednostki o dokonaniu kontroli pod względem merytorycznym.

§ 47. 1. Zadania wynikające z wykonywania kontroli finansowo-księgowej są realizowane przez:

1) Dyrektora BLP, BŁi i BF lub ich zastępców - w ramach powierzonych zadań z zakresu gospodarki finansowej;

2) GK - w zakresie wynikającym z ustawy FP;

3) pracowników właściwych komórek organizacyjnych jednostki, którym powierzono na piśmie wykonanie czynności kontrolnych - w zakresie:

a) kontroli merytorycznej,

b) kontroli formalno-rachunkowej,

c) prawidłowości dekretacji dokumentów księgowych;

4) wyznaczonych pracowników BBI - w zakresie rozliczeń finansowych z tytułu obsługi Wydziału Poczty Specjalnej;

5) wyznaczonych pracowników BKS - w zakresie rozliczeń finansowych z tytułu obsługi czasopisma "Policja 997".

2. Wykazy pracowników, o których mowa w ust. 1:

1) w pkt 3 w lit. a i b - sporządza się w BLP, BŁiI i BF;

2) w pkt 3 w lit. c - sporządza się w BF;

3) w pkt 4 - sporządza się w BBI;

4) w pkt 5 - sporządza się w BKS.

3. Wykazy pracowników, o których mowa w ust. 2, oraz zaktualizowane wykazy zatwierdzają właściwi kierownicy komórek organizacyjnych jednostki i przekazują niezwłocznie do wiadomości BF.

§ 48. 1. W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wstępnej, kontrolujący jest zobowiązany zwrócić nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom organizacyjnym jednostki (osobom) wraz z wnioskiem o dokonanie ich zmiany lub uzupełnień.

2. Kontrola wstępna operacji gospodarczych polega na sprawdzeniu: celowości, gospodarności, legalności i zgodności planowanego wydatku z kierunkami działania jednostki oraz zasadą uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, i obejmuje w szczególności badanie pod tym kątem projektów umów, porozumień lub innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań.

3. Potwierdzeniem wykonania czynności, o których mowa w ust. 2, jest złożenie podpisu przez:

1) osobę upoważnioną do zaciągania zobowiązań - na dokumencie stanowiącym podstawę wszczęcia procedury przeprowadzenia operacji gospodarczej;

2) GK - wraz z adnotacją określającą, czy jednostka posiada środki w planie na realizację zakładanej operacji gospodarczej, jeżeli podlega ona procedurze wynikającej w przepisów ustawy PZP.

4. Adnotacja, o której mowa w ust. 3 pkt 2, oznacza również:

1) sprawdzenie, iż wydatek (operacja finansowa) został uznany przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłowy pod względem celowości, gospodarności i legalności;

2) potwierdzenie, iż umowy cywilnoprawne rodzące skutki finansowe były uprzednio sprawdzone pod względem legalności przez radcę prawnego;

3) brak zastrzeżeń do merytorycznej prawidłowości operacji i jej zgodności z prawem;

4) brak zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów tej operacji.

§ 49. W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa:

1) pracownik wykonujący czynności z zakresu gospodarki finansowej:

a) niezwłocznie zawiadamia o tym kierownika jednostki za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego,

b) zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa;

2) kierownik jednostki:

a) zawiadamia o tym organy powołane do ścigania przestępstw,

b) niezwłocznie ustala, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,

c) bada, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby powołane do wykonywania tych obowiązków,

d) na podstawie wyników przeprowadzonego badania wyciąga konsekwencje służbowe wobec odpowiedzialnych pracowników i w razie potrzeby podejmuje środki organizacyjne w celu zapobieżenia powstaniu podobnych nieprawidłowości w przyszłości.

§ 50. 1. Kontrola prawidłowości operacji gospodarczych polega na ich badaniu w toku ich wykonywania, w celu sprawdzenia prawidłowości ich przebiegu i zgodności z ustalonymi:

1) wskaźnikami planu finansowego;

2) limitami wydatków;

3) normami zużycia;

4) zasadami racjonalnego i efektywnego gospodarowania.

2. Szczegółowy system funkcjonowania bieżącej kontroli pod kątem celowości, gospodarności i legalności wydatkowania środków wynika z ustalonych zasad dokumentowania wszelkich operacji gospodarczych i finansowych, i obejmuje kompletne udokumentowanie zdarzenia księgowego prawidłowymi dowodami źródłowymi, potwierdzone poprzez zamieszczenie na tych dowodach adnotacji:

"Wydatek został dokonany w sposób celowy, oszczędny i gospodarny

……………………………………………

(data i podpis)".

3. Czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, dokonują pracownicy wymienieni w § 47 ust. 1 pkt 3 lit. a, pkt 4 i 5.

4. Fakt przeprowadzenia przez pracowników kontroli dokumentowany jest poprzez umieszczenie na odwrocie dowodu księgowego adnotacji:

1) w przypadku kontroli pod względem merytorycznym:

"Sprawdzono pod względem merytorycznym

…………………………………………………….

(data i podpis)";

2) w przypadku kontroli pod względem formalno-rachunkowym:

"Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym

………………………………………………………………

(data i podpis)".

5. Przeprowadzenie kontroli zgodności realizacji wydatków z ustawą PZP potwierdza się poprzez zamieszczenie przez upoważnionego pracownika właściwej komórki organizacyjnej odpowiedzialnego za kontrolę merytoryczną na dowodzie źródłowym adnotacji:

"Zakupu dokonano zgodnie z art. …….ust. …….pkt ……lit……

Ustawy - Prawo zamówień publicznych

……………………………………………….

(data i podpis)".

6. Do przeprowadzenia kontroli merytorycznej dowodów księgowych, o których mowa w § 16 pkt 14 i 15, obowiązany jest dyrektor komórki organizacyjnej jednostki, CBŚP lub BSWP, właściwej w toku prowadzonego postępowania administracyjnego lub sądowego. Kontroli dokonuje się poprzez przesłanie do BF pisemnej informacji, dołączonej do wyroku, zawierającej wskazanie:

1) czy wyrok jest prawomocny i podlega wykonaniu;

2) kwoty jaką jednostka ma zapłacić albo kwoty jaka powinna zostać wpłacona na rzecz jednostki;

3) danych osobowych umożliwiających zapłatę;

4) formę zapłaty;

5) tytuł zapłaty.

§ 51. Kontrola na etapie planowania i realizowania wydatku jest dokonywana przez osoby do tego upoważnione i polega na:

1) dokonaniu oceny opracowania planu finansowego z uwzględnieniem wskaźników i reguł obowiązujących przy budowie planu finansowego;

2) sprawdzeniu zgodności dokonywanych wydatków budżetowych z planem finansowym poprzez ocenę operacji już wykonanych, bieżących oraz tych, które mają być wykonane;

3) sprawdzeniu i ocenie stosowania zasady oszczędności i celowości wydatków.

§ 52. 1. Kontrola środków pieniężnych zmierza do ustalenia w szczególności czy:

1) obrót gotówkowy i bezgotówkowy realizowany jest zgodnie z obowiązującymi przepisami;

2) zawiadomiono właściwy urząd skarbowy oraz oddział ZUS o posiadanych przez jednostkę rachunkach bankowych;

3) stan gotówki i innych walorów pieniężnych w kasie jest prawidłowy;

4) operacje kasowe i ich dokumentowanie jest przeprowadzone prawidłowo;

5) prawidłowo są przeprowadzane operacje środków pieniężnych i operacji bankowych;

6) dokumentowanie operacji gospodarczych jest zgodne z przyjętymi uregulowaniami wewnętrznymi;

7) przestrzega się wysokości pogotowia kasowego;

8) przestrzegane są zasady transportu i przechowywania wartości pieniężnych;

9) zachowana jest ciągłość sald na rachunkach bankowych i kompletność załączników do wyciągu;

10) kwoty wykazane w wyciągach bankowych są zgodne z dokumentami źródłowymi, na podstawie których zrealizowano płatności.

2. Kontrola ewidencyjna (należności i zobowiązań) polega w szczególności na:

1) sprawdzeniu ewidencji rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami;

2) sprawdzeniu terminów płatności, w celu ustalenia wielkości należności i zobowiązań:

a) bieżących,

b) wątpliwych lub spornych wynikających z korespondencji,

c) przeterminowanych,

d) przedawnionych, podlegających spisaniu w pozostałe koszty operacyjne.

3. Kontrola zatrudnienia i wynagrodzeń dokonywana jest przez Naczelnika WWO i obejmuje w szczególności sprawdzenie:

1) stanu zatrudnienia w porównaniu do stanu etatowego jednostki;

2) prawidłowości ustalania wynagrodzeń i uposażeń w granicach określonych w obowiązujących przepisach;

3) prawidłowości potrącania wysokości: zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

§ 53. GK ustala w zakresach czynności poszczególnych pracowników odpowiedzialność za kontrolę poszczególnych rozrachunków występujących w jednostce.

§ 54. 1. Kontroli wydatków związanych z prowadzonymi postępowaniami przygotowawczymi, polegającej na sprawdzeniu czy wydatek ma charakter wymierny i uzasadniony, dokonują osoby zatwierdzające postanowienie o powołaniu biegłego.

2. Kontroli dokonywania wydatków administracyjno-rzeczowych jednostki dokonują kierownicy komórek organizacyjnych jednostki zaopatrujących jednostki, każdy w zakresie swojego działania, które polega na sprawdzeniu czy:

1) wydatek ma charakter wymierny i uzasadniony z punktu widzenia funkcjonowania jednostki;

2) dokonano analizy (kalkulacji) kosztów i stwierdzono, że wydatek jest niezbędny i ustalony w sposób oszczędny i gospodarny.

3. Kontrola na etapie gromadzenia i przekazywania środków publicznych, stanowiących dochody budżetowe, polega w szczególności na sprawdzeniu prawidłowości i terminowości ustalenia, pobierania i ich odprowadzania.

4. Kontrola rzeczowych składników majątkowych oraz wartości niematerialnych i prawnych sprawowana jest przez:

1) prowadzoną ewidencję zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie uregulowaniami;

2) inwentaryzację przeprowadzoną zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną;

3) systematyczne kontrole gospodarki magazynowej, dokonywane przez kierowników komórek zaopatrujących lub upoważnione przez nich osoby.

5. Kontrola, o której mowa w ust. 4 pkt 3, obejmuje w szczególności badanie:

1) kompletności dokumentacji obrotu materiałowego;

2) terminowości zapisów w ewidencji magazynowej na bieżąco i w prawidłowy sposób;

3) zgodności ewidencji magazynowej z ewidencją księgową oraz stanem rzeczywistym materiałów;

4) prawidłowości przechowywania i zabezpieczenia materiałów przed zniszczeniem i kradzieżą;

5) prawidłowości powierzenia składników majątkowych pracownikom odpowiedzialnym materialnie za to mienie;

6) celowości przechowywania w magazynie poszczególnych materiałów, zwłaszcza w kontekście ewentualnego ustalenia materiałów zbędnych oraz sprawdzenia stanu zapasów w wielkościach gospodarczo uzasadnionych.

§ 55. Integralną częścią procedur kontroli finansowo-księgowej oraz zasad i sposobu dokumentowania wydatków, kompletowania dowodów księgowych, realizacji nadzoru nad prawidłowością poszczególnych operacji gospodarczych i finansowych w jednostce są:

1) instrukcja w sprawie przygotowania, przeprowadzania oraz rozliczania wyników inwentaryzacji składników aktywów i pasywów jednostki, stanowiącą załącznik nr 6 do zarządzenia;

2) instrukcja w sprawie zasad funkcjonowania gospodarki kasowej, stanowiącą załącznik nr 3 do zarządzenia;

3) przepisy w sprawie planowania i udzielania zamówień publicznych w jednostce;

4) zakładowy plan kont, określony w załączniku nr 7 do zarządzenia, a w szczególności komentarz określający zasady ewidencji operacji gospodarczych;

5) zasady ewidencji i zabezpieczenia rzeczowych składników majątkowych, określone w załączniku nr 5 do zarządzenia;

6) zakresy zadań i odpowiedzialności na poszczególnych stanowiskach służbowych w jednostce;

7) upoważnienia osób do dysponowania środkami finansowymi i zaciągania zobowiązań.

Załącznik nr 2

ZAKŁADOWY PLAN KONT

Treść załącznika w formacie PDF