Dzienniki Urzędowe - rok 2025 poz. 51

Na podstawie art. 25 ust. 2 pkt 4, ust. 5 pkt 2, ust. 12 pkt 1 lit. b, ust. 12a pkt 2, ust. 12c pkt 1 lit. c i ust. 13c pkt 3, art. 35a ust. 1 oraz art. 46b ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U. z 2025 r. poz. 636 i 718), art. 6 ust. 1 lit. c rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.¹⁾) oraz § 8 ust. 2 zarządzenia nr 2 Komendanta Głównego Policji z dnia 1 kwietnia 2016 r. w sprawie regulaminu Komendy Głównej Policji (Dz. Urz. KGP poz. 13, z późn. zm.²⁾) postanawia się, co następuje:

2. SYNAPS prowadzi się w Komendzie Głównej Policji, zwanej dalej „KGP”, Centralnym Biurze Śledczym Policji, zwanym dalej „CBŚP”, Biurze Spraw Wewnętrznych Policji, zwanym dalej „BSWP”, Centralnym Biurze Zwalczania Cyberprzestępczości, zwanym dalej „CBZC”, Centralnym Laboratorium Kryminalistycznym Policji, zwanym dalej „CLKP”, Akademii Policji w Szczytnie, szkołach policyjnych oraz komendach wojewódzkich (Komendzie Stołecznej) Policji.

3. SYNAPS prowadzi się w celu zapewnienia sprawnej oraz prawidłowej realizacji badań psychologicznych, o których mowa w:

1) art. 25 ust. 2 pkt 4, ust. 5 pkt 2, ust. 12 pkt 1 lit. b, ust. 12a pkt 2, ust. 12c pkt 1 lit. c i ust. 13c pkt 3 ustawy o Policji;

2) art. 35a ust. 1 ustawy o Policji.

1) administrator - Komendanta Głównego Policji, będącego administratorem w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS;

2) administrator techniczny systemu SYNAPS - policjanta lub pracownika Policji wyznaczonego przez dyrektora biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki, realizującego zadania związane z utrzymaniem właściwego funkcjonowania technicznego i informatycznego systemu SYNAPS, posiadającego uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS oraz upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS w zakresie, o którym mowa w § 10 ust. 1 pkt 1 lit. a i d oraz pkt 2 lit. a i c;

3) anonimizacja - przekształcenie danych osobowych w sposób uniemożliwiający przyporządkowanie poszczególnych informacji do określonej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej albo w taki sposób, że przyporządkowanie takie wymagałoby niewspółmiernych kosztów, czasu lub działań;

4) identyfikator kadrowy - identyfikator kadrowy, o którym mowa w § 50 zarządzenia nr 53 Komendanta Głównego Policji z dnia 4 grudnia 2023 r. w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji (Dz. Urz. KGP poz. 101 oraz z 2025 r. poz. 32);

5) jednostka szkoleniowa - jednostkę szkoleniową w rozumieniu § 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;

6) komórka organizacyjna właściwa w sprawach badań psychologicznych - komórkę organizacyjną właściwą w sprawach psychologii, znajdującą się w strukturze biura KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, CLKP, jednostki szkoleniowej lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji, realizującą zadania w zakresie opieki psychologicznej i psychoedukacji, psychologii zarządzania zasobami ludzkimi oraz psychologii policyjnej stosowanej;

7) koordynator merytoryczny SYNAPS - użytkownika SYNAPS, sprawującego nadzór nad funkcjonowaniem SYNAPS w Policji, pełniącego służbę lub zatrudnionego w komórce organizacyjnej KGP właściwej w sprawach badań psychologicznych, który posiada upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS oraz uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS w zakresie pełnym, obejmującym informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SYNAPS przez jednostki organizacyjne Policji;

8) osoba upoważniona - osobę posiadającą upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS w zakresie lokalnym, obejmującym dostęp do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS odpowiednio zgodnie z zakresem właściwym dla KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, CLKP, jednostki szkoleniowej lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji, z wyłączeniem informacji, o których mowa w § 10 ust. 2, nieposiadającą dostępu do systemu SYNAPS;

9) rozporządzenie PE i Rady (UE) 2016/679 - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);

10) rozporządzenie w sprawie postępowania kwalifikacyjnego - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 14 lutego 2025 r. w sprawie postępowania kwalifikacyjnego wobec kandydatów do służby w Policji (Dz. U. poz. 248);

11) system SYNAPS - informatyczny system Policji, będący częścią SYNAPS, w którym znajdują się psychologiczne narzędzia diagnostyczne oraz informacje, w tym dane osobowe, przetwarzane w SYNAPS, do korzystania z którego uprawnione są komórki organizacyjne właściwe w sprawach badań psychologicznych;

12) ustawa ODO - ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781);

13) ustawa o Policji - ustawę z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji;

14) użytkownik SYNAPS - psychologa policyjnego posiadającego upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS odpowiednio zgodnie z zakresem właściwym dla KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, CLKP, jednostki szkoleniowej lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji oraz uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS w zakresie lokalnym, obejmującym dostęp do informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS odpowiednio zgodnie z zakresem właściwym dla KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, CLKP, jednostki szkoleniowej lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji.

2. Do wykonywania w imieniu Komendanta Głównego Policji zadań administratora SYNAPS, zgodnie z art. 5, art. 12, art. 13 ust. 1 lit. a-c i e oraz ust. 2, art. 15 ust. 1, 3 i 4, art. 16, art. 17 ust. 1 lit. a, b, d i e, art. 18 ust. 1 lit. a oraz ust. 2 i 3, art. 19-21, art. 24, art. 25, art. 30 oraz art. 32-34 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679, upoważnia się Komendanta CBŚP, Komendanta BSWP, Komendanta CBZC, Dyrektora CLKP, kierownika jednostki szkoleniowej oraz komendantów wojewódzkich (Komendanta Stołecznego) Policji, zgodnie z właściwością.

3. Do wykonywania, w imieniu Komendanta Głównego Policji, zadań administratora SYNAPS w odniesieniu do spraw technicznych dotyczących działania systemu SYNAPS, w zakresie jego utrzymania oraz zapewnienia pełnej funkcjonalności pod względem technicznym i bezpieczeństwa teleinformatycznego, upoważnia się dyrektora biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki.

4. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach badań psychologicznych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w ust. 2, zapewniają aktualność, integralność, legalność, prawidłowość i poufność przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS w odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w podległych im komórkach organizacyjnych KGP lub jednostkach organizacyjnych Policji.

5. Realizowanie zadań administratora, o których mowa w ust. 1, nie dotyczy wyznaczania inspektora ochrony danych.

1) zapewnia poprawną pracę systemu SYNAPS w zakresie infrastruktury sprzętowej, sieciowej i systemowej;

2) wykonuje kopie zapasowe systemu;

3) monitoruje parametry działania systemu;

4) wykonuje instalacje poprawek i nowych wersji systemu;

5) dokonuje parametryzacji zasad złożoności haseł i definiowania polityki zmiany haseł;

6) zakłada konta dla administratora technicznego systemu SYNAPS w systemie operacyjnym systemu SYNAPS;

7) dokonuje zmiany lub odblokowywania haseł dla koordynatorów merytorycznych SYNAPS.

1) przeprowadza kontrolę i sprawuje nadzór nad przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS;

2) wydaje instrukcje lub wytyczne w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania czynności służbowych związanych z przetwarzaniem informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS wynikających z decyzji;

3) wnioskuje o dokonanie zmian w zakresie rozwiązań, funkcjonalności oraz innych modyfikacji w systemie SYNAPS i akceptuje te zmiany i modyfikacje.

2. Dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach badań psychologicznych oraz kierownicy jednostek organizacyjnych Policji, o których mowa w § 3 ust. 2, zgodnie z właściwością, sprawują nadzór nad:

1) jakością i aktualnością informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w SYNAPS,

2) zgodnością zakresu uprawnień dostępu do systemu SYNAPS z zadaniami służbowymi,

3) procedurami nadawania i odwoływania uprawnień dostępu do systemu SYNAPS

- przez wyjaśnianie stwierdzonych rozbieżności lub wątpliwości w zakresie przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS.

3. Koordynator merytoryczny SYNAPS:

1) analizuje operacje wykonywane w systemie SYNAPS;

2) sprawuje nadzór merytoryczny nad użytkowaniem systemu SYNAPS w jednostkach organizacyjnych Policji, w tym realizowaniem zadań określonych w § 1 ust. 3 i ich dokumentowaniem;

3) konsultuje z użytkownikami SYNAPS wyniki badań związane z realizacją zadań, o których mowa w § 1 ust. 3;

4) koordynuje określanie profili wymagań do badań psychologicznych na poszczególne stanowiska w Policji;

5) wykonuje czynności techniczno-organizacyjne w systemie SYNAPS;

6) opracowuje projekty aktów prawnych i dokumentów związanych z funkcjonowaniem SYNAPS;

7) testuje, we współpracy z użytkownikami SYNAPS, poprawność i efektywność merytoryczną funkcjonowania systemu SYNAPS i usuwa z systemu SYNAPS dane powstałe w wyniku testowania, niezwłocznie po jego zakończeniu.

4. Dyrektor biura KGP, w strukturach którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach badań psychologicznych, wyznacza co najmniej dwóch koordynatorów merytorycznych SYNAPS.

1) odbyła szkolenie w zakresie ochrony danych osobowych, uwzględniające zasady przetwarzania, bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, potwierdzone zaświadczeniem;

2) zapoznała się z przepisami dotyczącymi przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS, a także z przepisami dotyczącymi ochrony tych informacji, w tym danych osobowych, oraz potwierdziła fakt zapoznania się z tymi przepisami własnoręcznym podpisem;

3) posiada upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS.

2. Za prawidłowe przeprowadzenie szkolenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, odpowiada inspektor ochrony danych KGP, CBŚP, BSWP, CBZC, CLKP, jednostki szkoleniowej lub komendy wojewódzkiej (Komendy Stołecznej) Policji.

3. Upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS nadaje się lub odwołuje na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej właściwej w sprawach badań psychologicznych lub osoby koordynującej pracę tej komórki.

4. Upoważnienie do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS nadaje lub odwołuje odpowiednio dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach badań psychologicznych, Komendant CBŚP, Komendant BSWP, Komendant CBZC, Dyrektor CLKP, kierownik jednostki szkoleniowej, komendant wojewódzki (Komendant Stołeczny) Policji lub ich zastępcy.

5. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa w ust. 3, podlega niezwłocznej realizacji. Wniosek niezatwierdzony z powodu braków formalnych zwraca się wnioskodawcy.

6. Wzór wniosku o nadanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS określa załącznik nr 1 do decyzji.

7. Wzór wniosku o odwołanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS określa załącznik nr 2 do decyzji.

1) odbył szkolenie w zakresie obsługi technicznej systemu SYNAPS i zastosowania psychologicznych narzędzi diagnostycznych w badaniach psychologicznych, o których mowa w § 1 ust. 3, potwierdzone zaświadczeniem;

2) odbył szkolenie, o którym mowa w § 6 ust. 1 pkt 1;

3) zapoznał się z przepisami dotyczącymi przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS, a także z przepisami dotyczącymi ochrony tych informacji, w tym danych osobowych, oraz potwierdził fakt zapoznania się z tymi przepisami własnoręcznym podpisem.

2. Szkolenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, przeprowadza koordynator merytoryczny SYNAPS. Zaświadczenie o odbyciu szkolenia i materiały szkoleniowe zapewnia komórka organizacyjna KGP właściwa w sprawach badań psychologicznych.

3. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje się:

1) koordynatorowi merytorycznemu SYNAPS w zakresie określonym w § 12 ust. 1 pkt 1-6;

2) użytkownikowi SYNAPS w zakresie określonym w § 12 ust. 1 pkt 1-5;

3) administratorowi technicznemu systemu SYNAPS w zakresie określonym w § 12 ust. 1 pkt 2-6.

4. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje się lub odwołuje się na pisemny wniosek:

1) kierownika jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa § 3 ust. 2, lub jego zastępcy albo kierownika komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach badań psychologicznych - dla użytkownika SYNAPS;

2) dyrektora biura KGP właściwego w sprawach łączności i informatyki lub jego zastępcy - dla administratora technicznego systemu SYNAPS.

5. Uprawnienie dostępu do systemu SYNAPS nadaje lub odwołuje dyrektor biura KGP, w strukturze którego znajduje się komórka organizacyjna właściwa w sprawach badań psychologicznych, lub jego zastępca.

6. Zatwierdzony wniosek, o którym mowa w ust. 4, podlega niezwłocznej realizacji. Wniosek niezatwierdzony z powodu braków formalnych zwraca się wnioskodawcy.

7. Zatwierdzony wniosek o nadanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS uznaje się za nadanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tożsamym zakresie, bez konieczności nadawania odrębnych upoważnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w tym systemie.

8. Wzór wniosku o nadanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS określa załącznik nr 3 do decyzji.

9. Wzór wniosku o odwołanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS określa załącznik nr 4 do decyzji.

2. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 3 ust. 2, lub jego zastępca albo kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach badań psychologicznych, występuje o zawieszenie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS użytkownika SYNAPS, który ubiega się o przyjęcie do służby w Policji, niezwłocznie po złożeniu przez niego dokumentów w przypadkach, o których mowa w art. 25 ust. 2 pkt 1, ust. 5 pkt 1, ust. 12 pkt 1 lit. a, ust. 12a pkt 1, ust. 12c pkt 1 lit. a i ust. 13c pkt 1 ustawy o Policji.

3. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji, o którym mowa w § 3 ust. 2, lub jego zastępca albo kierownik komórki organizacyjnej KGP właściwej w sprawach badań psychologicznych, występuje o przywrócenie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS użytkownika SYNAPS, który ubiega się o przyjęcie do służby w Policji, po dniu, w którym wykonał on badanie psychologiczne, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1.

4. Wzór wniosku o zawieszenie lub przywrócenie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS określa załącznik nr 5 do decyzji.

2. Ewidencja upoważnień, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) imię i nazwisko osoby upoważnionej;

2) identyfikator kadrowy osoby upoważnionej;

3) nazwę jednostki organizacyjnej Policji i komórki organizacyjnej, w której pełni służbę lub pracuje osoba upoważniona;

4) stanowisko służbowe osoby upoważnionej;

5) datę nadania oraz odwołania upoważnienia;

6) nadany zakres upoważnienia;

7) numer upoważnienia, na który składa się liczba porządkowa i rok wydania.

3. Kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach badań psychologicznych lub osoba koordynująca pracę tej komórki:

1) dokonuje na bieżąco weryfikacji nadanych upoważnień do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS w zakresie:

a) zgodności z realizowanymi zadaniami służbowymi,

b) aktualności zawartych we wniosku danych osoby upoważnionej,

c) zgodności faktycznego zakresu przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS z zakresem posiadanego upoważnienia;

2) niezwłocznie składa wniosek o odwołanie nadanego upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS, jeżeli osoba, której nadano upoważnienie:

a) została zawieszona w czynnościach służbowych,

b) została przeniesiona do pełnienia służby lub wykonywania pracy w innej jednostce organizacyjnej Policji lub w innej komórce organizacyjnej,

c) zakończyła wykonywanie zadań w jednostce organizacyjnej Policji albo został z nią rozwiązany stosunek służbowy lub stosunek pracy przed upływem okresu, na który udzielono upoważnienia,

d) zmarła;

3) składa wniosek o odwołanie upoważnienia do przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS przed podpisaniem karty obiegowej w związku z rozwiązaniem stosunku służbowego lub stosunku pracy osoby, której nadano upoważnienie.

2. Ewidencja uprawnień, o której mowa w ust. 1, zawiera:

1) imię i nazwisko użytkownika SYNAPS;

2) identyfikator kadrowy użytkownika SYNAPS;

3) nazwę jednostki organizacyjnej Policji i komórki organizacyjnej, w której pełni służbę lub pracuje użytkownik SYNAPS;

4) stanowisko służbowe użytkownika SYNAPS;

5) datę nadania oraz odwołania uprawnienia;

6) datę zawieszenia oraz przywrócenia uprawnienia;

7) nadany zakres uprawnienia;

8) numer uprawnienia, na który składa się liczba porządkowa i rok wydania.

3. Kierownik jednostki organizacyjnej Policji lub komórki organizacyjnej KGP, o którym mowa w § 7 ust. 4:

1) dokonuje na bieżąco weryfikacji nadanych uprawnień dostępu do systemu SYNAPS w zakresie:

a) zgodności z realizowanymi zadaniami służbowymi,

b) aktualności zawartych we wniosku danych użytkownika SYNAPS,

c) zgodności faktycznego zakresu przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w SYNAPS z zakresem posiadanego uprawnienia;

2) niezwłocznie składa wniosek o odwołanie nadanego uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS, jeżeli osoba, której nadano uprawnienie:

a) została zawieszona w czynnościach służbowych,

b) została przeniesiona do pełnienia służby lub wykonywania pracy w innej jednostce organizacyjnej Policji lub w innej komórce organizacyjnej,

c) zakończyła wykonywanie zadań w jednostce organizacyjnej Policji albo został z nią rozwiązany stosunek służbowy lub stosunek pracy przed upływem okresu, na który nadano uprawnienie,

d) zmarła;

3) składa wniosek o odwołanie uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS przed podpisaniem karty obiegowej w związku z rozwiązaniem stosunku służbowego lub stosunku pracy osoby, której nadano uprawnienie.

1) kandydatów ubiegających się o przyjęcie do służby w Policji, w związku z realizacją zadania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, obejmujące:

a) nazwisko i imię,

b) datę urodzenia,

c) płeć,

d) numer PESEL,

e) numer z Centralnego Rejestru Doboru Kandydatów II, o którym mowa w § 3 pkt 8 zarządzenia nr 53 Komendanta Głównego Policji z dnia 4 grudnia 2023 r. w sprawie Systemu Wspomagania Obsługi Policji,

f) poziom wykształcenia,

g) wyniki badania psychologicznego,

h) opinię psychologiczną,

i) dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 4 pkt 15 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;

2) policjantów, w związku z realizacją zadania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 2, obejmujące:

a) nazwisko i imię,

b) stopień służbowy,

c) numer PESEL,

d) identyfikator kadrowy,

e) poziom wykształcenia,

f) stanowisko służbowe,

g) nazwę jednostki organizacyjnej Policji i komórki organizacyjnej,

h) wyniki badania psychologicznego,

i) ocenę predyspozycji intelektualnych i osobowościowych,

j) opinię końcową z badania psychologicznego,

k) dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 4 pkt 15 rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679;

3) użytkowników SYNAPS, w związku z realizacją zadania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1 i 2, obejmujące:

a) nazwisko i imię,

b) identyfikator kadrowy,

c) numer PESEL,

d) stanowisko służbowe,

e) nazwę jednostki organizacyjnej Policji i komórki organizacyjnej,

f) wyniki badania psychologicznego;

4) administratorów technicznych systemu SYNAPS, w związku z realizacją zadania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1 i 2, obejmujące:

a) nazwisko i imię,

b) identyfikator kadrowy,

c) stanowisko służbowe,

d) nazwę jednostki organizacyjnej Policji i komórki organizacyjnej;

5) osób upoważnionych, w związku z realizacją zadania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1 i 2, obejmujące:

a) nazwisko i imię,

b) identyfikator kadrowy,

c) stanowisko służbowe,

d) nazwę jednostki organizacyjnej Policji i komórki organizacyjnej.

2. Dostęp do psychologicznych narzędzi diagnostycznych znajdujących się w systemie SYNAPS oraz do informacji, w tym danych osobowych, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. g, pkt 2 lit. h oraz pkt 3 lit. f, posiadają wyłącznie użytkownicy SYNAPS.

3. Nadzór nad jakością, aktualnością i poprawnością wprowadzania informacji, o których mowa w ust. 1, sprawuje kierownik komórki organizacyjnej właściwej w sprawach badań psychologicznych lub osoba koordynująca pracę tej komórki, zgodnie z właściwością.

1) rejestrowanie - polegające na wprowadzaniu informacji, w tym danych osobowych, do SYNAPS;

2) przeglądanie (sprawdzanie) - polegające na zapoznaniu się z informacjami, w tym danymi osobowymi, znajdującymi się w SYNAPS;

3) weryfikowanie - polegające na sprawdzaniu poprawności, kompletności i prawidłowości zarejestrowanych w SYNAPS informacji, w tym danych osobowych;

4) modyfikowanie - polegające na zmianie zawartości informacji, w tym danych osobowych, znajdujących się w SYNAPS, w tym zmianie zarejestrowanych informacji, ich aktualizacji, poprawieniu lub uzupełnieniu;

5) przekazywanie (udostępnianie) - polegające na udostępnieniu informacji, w tym danych osobowych, z SYNAPS innej uprawnionej lub upoważnionej osobie lub innemu uprawnionemu podmiotowi, bez względu na formę tej czynności;

6) usuwanie (niszczenie) - polegające na usunięciu, zniszczeniu lub anonimizacji informacji, w tym danych osobowych, w sposób uniemożliwiający ich dalsze przetwarzanie lub odtworzenie.

2. W odniesieniu do każdej operacji przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS rejestruje się:

1) datę oraz godzinę jej rozpoczęcia i zakończenia;

2) imię i nazwisko użytkownika SYNAPS lub administratora technicznego systemu SYNAPS, który wykonuje operację przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, oraz jednostkę organizacyjną Policji, na rzecz której operacja jest wykonywana;

3) zakres danych, do których miał dostęp użytkownik SYNAPS lub administrator techniczny systemu SYNAPS.

3. Operacje przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w systemie SYNAPS wykonuje użytkownik SYNAPS lub administrator techniczny systemu SYNAPS w przypadku, gdy zachodzą okoliczności uzasadniające wykonanie określonej operacji przetwarzania.

1) w odniesieniu do badania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, w przypadku negatywnej opinii psychologicznej - w terminie ponownego przeprowadzenia badania psychologicznego określonym w § 59 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;

2) w odniesieniu do badania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 1, w przypadku pozytywnej opinii psychologicznej - w terminie określonym w § 31 ust. 3 rozporządzenia w sprawie postępowania kwalifikacyjnego;

3) w odniesieniu do badania, o którym mowa w § 1 ust. 3 pkt 2 - w terminie określonym w § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 sierpnia 2022 r. w sprawie trybu i warunków określania predyspozycji policjantów do służby na określonych stanowiskach służbowych lub w określonych komórkach organizacyjnych Policji (Dz. U. poz. 1832).

2. Konto użytkownika SYNAPS usuwa z systemu SYNAPS koordynator merytoryczny SYNAPS w ciągu miesiąca od dnia odwołania uprawnienia dostępu do systemu SYNAPS.

3. Dokumentację SYNAPS w formie papierowej, wytworzoną w związku z realizacją badań psychologicznych, o których mowa w § 1 ust. 3, archiwizuje się lub niszczy zgodnie z przepisami archiwizacyjnymi obowiązującymi w Policji.

4. Informacje, w tym dane osobowe, związane z testowaniem, o którym mowa w § 5 ust. 3 pkt 7, usuwa się niezwłocznie po zakończeniu testowania.

5. W przypadku, gdy dane osobowe zostaną zebrane lub są przetwarzane w SYNAPS z naruszeniem przepisów rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 i ustawy ODO administrator usuwa je bez zbędnej zwłoki.

Komendant Główny Policji
nadinsp. Marek BOROŃ

¹⁾ Zmiany wymienionego rozporządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35.

²⁾ Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w Dz. Urz. KGP z 2016 r. poz. 69, z 2017 r. poz. 44, z 2018 r. poz. 2, 106 i 126, z 2019 r. poz. 105 i 126, z 2020 r. poz. 16, z 2021 r. poz. 15, 57 i 101, z 2022 r. poz. 88, 199 i 218, z 2023 r. poz. 7, 40 i 79 oraz z 2024 r. poz. 11.

Załączniki do decyzji nr 209
Komendanta Głównego Policji
z dnia 11 lipca 2025 r.

Załącznik nr 1

WZÓR - WNIOSEK O NADANIE UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA INFORMACJI, W TYM DANYCH OSOBOWYCH, W SYNAPS

Załącznik nr 2

WZÓR - WNIOSEK O ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA DO PRZETWARZANIA INFORMACJI, W TYM DANYCH OSOBOWYCH, W SYNAPS

Załącznik nr 3

WZÓR - WNIOSEK O NADANIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS

Załącznik nr 4

WZÓR - WNIOSEK O ODWOŁANIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS

Załącznik nr 5

WZÓR - WNIOSEK O ZAWIESZENIE LUB PRZYWRÓCENIE UPRAWNIENIA DOSTĘPU DO SYSTEMU SYNAPS