Dzienniki Urzędowe - rok 2009 nr 6 poz. 89

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2003 r. Nr 24, poz. 199 z późn. zm.²), oraz w związku z § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605) zarządza się, co następuje:

Zasady ogólne

1. W Ministerstwie Spraw Zagranicznych, zwanym dalej „ministerstwem”, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich wprowadza się obowiązek sporządzania dokumentów planistycznych i sprawozdawczych o charakterze strategicznym i operacyjnym.

2. Za prawidłowe, terminowe i zgodne z przepisami o ochronie informacji niejawnych wykonywanie zadań związanych z planowaniem i sprawozdawczością odpowiedzialni są dyrektorzy komórek organizacyjnych ministerstwa oraz kierownicy placówek zagranicznych, każdy w zakresie swojej właściwości, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym zarządzeniu. W procesie opracowywania dokumentów planistycznych i sprawozdawczych członkowie kierownictwa i dyrektorzy właściwych komórek organizacyjnych ministerstwa konsultują swoje stanowisko z właściwymi pełnomocnikami i specjalnymi wysłannikami Ministra Spraw Zagranicznych.

3. Nadzór nad zarządzaniem strategicznym i operacyjnym w ministerstwie i placówkach zagranicznych w zakresie organizacji pracy sprawuje dyrektor generalny służby zagranicznej, a w zakresie zapewnienia spójności i zgodności merytorycznej sporządzanych dokumentów z celami i priorytetami polskiej polityki zagranicznej – dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej.

Definicje

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1) departamencie kierunkowym – rozumie się przez to właściwą terytorialnie lub problemowo komórkę organizacyjną ministerstwa;

2) właściwym członku kierownictwa – rozumie się przez to sekretarza stanu, podsekretarza stanu lub dyrektora generalnego służby zagranicznej, nadzorującego prace departamentu kierunkowego lub obszar działania;

3) placówce zagranicznej – rozumie się przez to przedstawicielstwo dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwo przy organizacjach międzynarodowych, urząd konsularny, instytut polski;

4) zarządzaniu strategicznym – rozumie się przez to zarządzanie wykraczające poza okres dwóch lat;

5) zarządzaniu operacyjnym - rozumie się przez to zarządzanie obejmujące okres jednego-dwóch lat.

Zarządzanie strategiczne

1. Zarządzanie strategiczne w ministerstwie, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich ma na celu formułowanie strategicznych celów i zadań polskiej polityki zagranicznej, optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich i materialnych do ich realizacji, dostosowanie struktury i zasad funkcjonowania ministerstwa i placówek zagranicznych do działania w dynamicznie zmieniających się uwarunkowaniach międzynarodowych oraz rozwijanie mechanizmów współdziałania z partnerami krajowymi i zagranicznymi.

2. Zarządzanie strategiczne odbywa się przy pomocy wieloletnich strategii i programów działania oraz kontroli i oceny ich realizacji.

Planowanie strategiczne

W procesie planowania strategicznego w ministerstwie sporządza się:

1) wieloletni program działania Ministerstwa Spraw Zagranicznych (Strategia Ministerstwa Spraw Zagranicznych);

2) wieloletnie strategie i programy działania w odniesieniu do obszarów geograficznych i problemowych (Strategie terytorialne i problemowe);

3) program działania kierownika placówki zagranicznej.

Strategia Ministerstwa Spraw Zagranicznych

1. Wieloletni program działania Ministerstwa Spraw Zagranicznych jest podstawowym dokumentem formułującym cele i zadania ministerstwa i placówek zagranicznych i określającym sposoby ich realizacji w perspektywie kilku lat.

2. Decyzję o opracowaniu wieloletniego programu działania ministerstwa podejmuje Minister Spraw Zagranicznych, który przekazuje swoje wytyczne kierunkowe i powierza opracowanie projektu dyrektorowi komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej we współpracy z dyrektorami innych komórek organizacyjnych ministerstwa oraz kierownikami placówek zagranicznych.

3. Dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej odpowiada za przeprowadzenie niezbędnych konsultacji projektu wieloletniego programu działania ministerstwa z innymi ministerstwami i instytucjami centralnymi.

4. Wieloletni program działania ministerstwa zatwierdza Minister Spraw Zagranicznych po uprzednim jego uzgodnieniu przez członków kierownictwa ministerstwa i przedkłada go Radzie Ministrów.

5. Dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej odpowiada za monitorowanie realizacji wieloletniego programu działania ministerstwa. W przypadku stwierdzenia zagrożenia w realizacji wieloletniego programu działania ministerstwa lub istotnej zmiany jego uwarunkowań informuje o tym Ministra Spraw Zagranicznych.

6. Decyzję w sprawie modyfikacji i aktualizacji wieloletniego programu działania ministerstwa może podjąć Minister Spraw Zagranicznych z urzędu, a także na wniosek członka kierownictwa lub dyrektora komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej.

Strategie terytorialne i problemowe

1. Wieloletnia strategia lub program działania w odniesieniu do obszaru geograficznego i problemowego określa założenia polityki i sposoby jej realizacji przez ministerstwo w odniesieniu do określonego obszaru geograficznego lub do określonej problematyki z zakresu jego kompetencji. W uzasadnionych przypadkach mogą one obejmować okres dłuższy niż wieloletni programu działania ministerstwa.

2. Projekt wieloletniej strategii lub programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego przygotowuje dyrektor departamentu kierunkowego we współdziałaniu z dyrektorem komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej i we współpracy z dyrektorami innych komórek organizacyjnych ministerstwa oraz kierownikami właściwych placówek zagranicznych, na wniosek właściwego członka kierownictwa. Dyrektor departamentu kierunkowego odpowiada za zgodność merytoryczną przygotowywanego dokumentu z wieloletnim programem działania ministerstwa.

3. Dyrektor departamentu kierunkowego odpowiada za przeprowadzenie niezbędnych konsultacji z innymi ministerstwami i instytucjami centralnymi, właściwymi dla problemu, którego dotyczy wieloletnia strategia lub program działania.

4. Wieloletnią strategię lub program działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego zatwierdza Minister Spraw Zagranicznych po uprzedniej ich akceptacji przez właściwego członka kierownictwa lub dyrektora generalnego służby zagranicznej i przedkłada je Radzie Ministrów.

5. Dyrektor departamentu kierunkowego odpowiada za bieżące monitorowanie realizacji wieloletniej strategii lub programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego będącego w zakresie jego właściwości. W przypadku stwierdzenia zagrożenia w realizacji wieloletniej strategii lub programu działania lub istotnej zmiany ich uwarunkowań informuje o tym właściwego członka kierownictwa, który następnie powiadamia o tym Ministra Spraw Zagranicznych.

6. Decyzję w sprawie modyfikacji i aktualizacji wieloletniej strategii lub programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego podejmuje Minister Spraw Zagranicznych z urzędu, a także na wniosek właściwego członka kierownictwa, dyrektora departamentu kierunkowego lub dyrektora komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej.

Program działania kierownika placówki

1. Program działania kierownika placówki jest dokumentem określającym cele jego misji i najważniejsze zadania, które zamierza podjąć podczas swojej kadencji, a także podstawowe metody i przedsięwzięcia służące osiągnięciu tych celów i realizacji podjętych zadań.

2. Wstępny projekt programu działania kandydat na kierownika placówki zagranicznej przygotowuje we współpracy z dyrektorem departamentu kierunkowego i w konsultacji z dyrektorami innych komórek organizacyjnych ministerstwa, w oparciu między innymi o wieloletni program działania ministerstwa oraz właściwe strategie i programy wieloletnie w odniesieniu do obszarów geograficznych lub problemowych.

3. Kandydaci na pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innych państwach i przy organizacjach międzynarodowych oraz konsula generalnego przedkładają wstępny projekt programu działania właściwemu członkowi kierownictwa, najpóźniej na tydzień przed spotkaniem z właściwą komisją Sejmu lub Senatu RP, a kandydaci na dyrektora instytutu polskiego – na trzy miesiące przed planowanym terminem wyjazdu.

4. Wstępny projekt programu działania uzgodniony z dyrektorem departamentu kierunkowego jest przedstawiany przez:

1) kandydata na pełnomocnego przedstawiciela Rzeczypospolitej Polskiej w innych państwach i przy organizacjach międzynarodowych – podczas prezentacji jego kandydatury na posiedzeniu Komisji Spraw Zagranicznych Sejmu RP;

2) kandydata na konsula generalnego – podczas prezentacji jego kandydatury na posiedzeniu właściwej komisji Sejmu lub Senatu RP.

5. Ostateczną wersję programu działania kierownik placówki zagranicznej opracowuje i przekazuje dyrektorowi departamentu kierunkowego najpóźniej na trzy tygodnie przed planowanym wyjazdem na placówkę, który/którzy w ciągu tygodnia – po niezbędnych konsultacjach i korektach – przedkłada ją wraz ze swoją opinią do akceptacji właściwego członka kierownictwa i zatwierdzenia przez Ministra Spraw Zagranicznych.

6. Dyrektor departamentu kierunkowego informuje niezwłocznie kierownika placówki zagranicznej o decyzji Ministra Spraw Zagranicznych. Zatwierdzony program działania kierownika placówki zagranicznej wyznacza jego kierunkowe zadania na czas pełnienia misji.

7. Dyrektor departamentu kierunkowego – w zakresie swojej właściwości – odpowiada za monitorowanie realizacji programu działania kierownika placówki zagranicznej. W przypadku stwierdzenia zagrożenia lub niezgodności w jego realizacji informuje o tym właściwego członka kierownictwa.

8. Decyzję w sprawie modyfikacji i aktualizacji programu działania kierownika placówki zagranicznej podejmuje właściwy członek kierownictwa na wniosek kierownika placówki lub dyrektora departamentu kierunkowego.

Sprawozdawczość strategiczna

W procesie sprawozdawczości strategicznej sporządza się:

1) okresową ocenę realizacji wieloletniego programu działania ministerstwa (Strategii Ministerstwa Spraw Zagranicznych);

2) okresową ocenę realizacji wieloletniej strategii lub programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego i problemowego (Strategii terytorialnej i problemowej);

3) raport z realizacji programu działania kierownika placówki zagranicznej.

Okresowa ocena realizacji Strategii Ministerstwa Spraw Zagranicznych

1. Okresowej oceny realizacji wieloletniego programu działania ministerstwa dokonuje się na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych. Projekt okresowej oceny realizacji wieloletniego programu działania ministerstwa przygotowuje dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej we współpracy z dyrektorami innych komórek organizacyjnych ministerstwa oraz kierownikami placówek zagranicznych.

2. Okresową ocenę realizacji wieloletniego programu działania ministerstwa zatwierdza Minister Spraw Zagranicznych po uprzedniej jej uzgodnieniu przez członków kierownictwa ministerstwa.

Okresowa ocena realizacji Strategii terytorialnej i problemowej

1. Okresowej oceny realizacji wieloletniej strategii lub programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego dokonuje się na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych lub właściwego członka kierownictwa resortu. Projekt okresowej oceny realizacji wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego przygotowuje dyrektor departamentu kierunkowego we współdziałaniu z dyrektorem komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej i we współpracy z dyrektorami innych komórek organizacyjnych ministerstwa oraz kierownikami właściwych placówek zagranicznych.

2. Okresową ocenę realizacji strategii lub wieloletniego programu działania w odniesieniu do obszaru geograficznego lub problemowego zatwierdza Minister Spraw Zagranicznych po uprzedniej jej akceptacji przez właściwego członka kierownictwa.

Raport z realizacji programu działania kierownika placówki

1. Kierownik placówki przesyła do dyrektora departamentu kierunkowego/dyrektorów departamentów kierunkowych raport z realizacji swojego programu działania w terminie 7 dni od dnia zakończenia kierowania placówką.

2. Dyrektor departamentu kierunkowego przekazuje raport z realizacji programu działania kierownika placówki wraz ze swoją oceną i ewentualnymi rekomendacjami do akceptacji przez właściwego członka kierownictwa w ciągu dwóch tygodni od daty jego otrzymania, a następnie do wiadomości Ministrowi Spraw Zagranicznych.

Zarządzanie operacyjne

1. Zarządzanie operacyjne służy konkretyzacji i weryfikacji celów i zadań ujętych w wieloletnich strategiach i programach ministerstwa i sposobów ich realizacji, a także określeniu celów, zadań i sposobów realizacji w odniesieniu do problemów szczegółowych, które nie zostały ujęte w dokumentach strategicznych, w perspektywie roku – dwóch lat.

2. Zarządzanie operacyjne odbywa się przy pomocy corocznych dokumentów programowych oraz kontroli i oceny ich realizacji.

Planowanie operacyjne

W procesie planowania operacyjnego sporządza się:

1) projekt dokumentu rządowego określającego kierunki i cele polskiej polityki zagranicznej oraz promocji interesów Rzeczypospolitej Polskiej na następny rok, zatwierdzanego przez Radę Ministrów na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych (Założenia polskiej polityki zagranicznej na następny rok);

2) informację Ministra Spraw Zagranicznych o zadaniach polskiej polityki zagranicznej;

3) plan działania komórki organizacyjnej ministerstwa;

4) zadania dla placówki zagranicznej.

Założenia polskiej polityki zagranicznej

1. Wstępny projekt założeń polskiej polityki zagranicznej przygotowuje dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej, na podstawie wytycznych od kierownictwa Ministerstwa Spraw Zagranicznych, sugestii dyrektorów innych komórek organizacyjnych ministerstwa oraz z uwzględnieniem wniosków z narad kierowników przedstawicielstw dyplomatycznych i stałych przedstawicielstw przy organizacjach międzynarodowych przeprowadzanych z reguły w II kwartale każdego roku. Po zaakceptowaniu przez członka kierownictwa właściwego dla komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej i dyrektora generalnego służby zagranicznej i zatwierdzeniu przez Ministra Spraw Zagranicznych, wstępny projekt założeń polskiej polityki zagranicznej prezentowany jest w trakcie corocznej narady ambasadorów RP.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej opracowuje projekt założeń polskiej polityki zagranicznej z uwzględnieniem uwag przedstawionych na corocznej naradzie ambasadorów RP i po jego uzgodnieniu przez członków kierownictwa ministerstwa przedstawia go do zatwierdzenia Ministrowi Spraw Zagranicznych do 15 września każdego roku. Po zatwierdzeniu projektu założeń przez Ministra Spraw Zagranicznych dyrektor komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej przesyła go dyrektorom komórek organizacyjnych w ministerstwie.

3. Minister Spraw Zagranicznych przedstawia założenia polskiej polityki zagranicznej do uzgodnienia i rozpatrzenia przez Radę Ministrów do 15 października każdego roku.

Informacja Ministra Spraw Zagranicznych o zadaniach polskiej polityki zagranicznej

1. Dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej, we współpracy z dyrektorem Gabinetu Politycznego Ministra, opracowuje projekt Informacji Ministra Spraw Zagranicznych o zadaniach polskiej polityki zagranicznej i przedstawia go Ministrowi Spraw Zagranicznych do 30 listopada każdego roku.

2. Minister Spraw Zagranicznych występuje z wnioskiem do Marszałka Sejmu o przedstawienie Informacji o zadaniach polskiej polityki zagranicznej w Sejmie do końca stycznia każdego roku.

Plan działania komórki organizacyjnej ministerstwa

1. Dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa opracowuje roczny plan działania podległej mu komórki i przedstawia go, po uzyskaniu wcześniejszej akceptacji dyrektora komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej, do zatwierdzenia przez właściwego członka kierownictwa lub dyrektora generalnego służby zagranicznej do 30 listopada każdego roku.

2. Właściwy członek kierownictwa lub dyrektor generalny służby zagranicznej zatwierdzają roczny plan działania komórki organizacyjnej ministerstwa w ciągu 14 dni od przedłożenia go przez dyrektora tej komórki.

Zadania dla placówki zagranicznej

1. Dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej przygotowuje syntetyczne wytyczne do pracy placówek zagranicznych w następnym roku i po uzyskaniu akceptacji członka kierownictwa właściwego dla komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej i dyrektora generalnego służby zagranicznej przekazuje je kierownikom placówek zagranicznych, oraz – do wiadomości – dyrektorom komórek organizacyjnych w ministerstwie, do 25 września każdego roku. Konkretne syntetyczne wytyczne z zakresu własnych kompetencji mogą przekazać placówkom zagranicznym dyrektorzy innych komórek organizacyjnych i przesłać je placówkom w terminie do 30 września każdego roku po uprzednim uzgodnieniu ich z dyrektorem komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej i zatwierdzeniu przez właściwego członka kierownictwa.

2. W oparciu o otrzymane wytyczne do pracy placówek zagranicznych, kierownik placówki opracowuje sugestie zadań dla placówki zagranicznej na kolejny rok i przesyła je dyrektorowi departamentu kierunkowego/dyrektorom departamentów kierunkowych do 15 października każdego roku. Kierownik urzędu konsularnego i instytutu polskiego uzyskuje wcześniej pisemną opinię kierownika właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego na temat sugestii zadań dla kierowanej przez niego placówki zagranicznej. Kierownik przedstawicielstwa dyplomatycznego oraz stałego przedstawicielstwa przy organizacjach międzynarodowych przesyła ponadto propozycje wizyt państwowych, rządowych i resortowych oraz sugestie w sprawach konsultacji resortowych i negocjacji z określeniem, w miarę możliwości, proponowanego tematu, terminu i miejsca tych konsultacji i negocjacji.

3. Dyrektor departamentu kierunkowego dokonuje między 15 października a 30 listopada każdego roku uzgodnienia zadań dla placówki zagranicznej z dyrektorami innych komórek organizacyjnych ministerstwa oraz – w razie potrzeby – z innymi resortami. W procesie uzgadniania zadań uczestniczą przedstawiciele placówki.

4. Dyrektor departamentu kierunkowego/dyrektorzy departamentów kierunkowych przekazują uzgodniony projekt zadań dla placówki zagranicznej na rok następny, po uzyskaniu wcześniejszej akceptacji dyrektora komórki organizacyjnej właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej, do zatwierdzenia przez właściwego członka kierownictwa/właściwych członków kierownictwa w terminie do 15 grudnia każdego roku. W przypadku rozbieżności dyrektor departamentu kierunkowego/dyrektorzy departamentów kierunkowych załączają do projektu protokół rozbieżności do rozstrzygnięcia przez właściwego członka/właściwych członków kierownictwa.

5. Zatwierdzone zadania dla placówki zagranicznej przesyłane są niezwłocznie do kierownika placówki oraz – w przypadku urzędu konsularnego i instytutu polskiego – do kierownika nadzorującego przedstawicielstwa dyplomatycznego, a także do wiadomości dyrektorom innych komórek organizacyjnych ministerstwa.

6. Kierownik przedstawicielstwa dyplomatycznego może zorganizować naradę, której celem jest określenie planów na rok następny lub przewidywanego sposobu realizacji zadań placówek zagranicznych na terytorium państwa przyjmującego. Protokół z narady kierownik przedstawicielstwa dyplomatycznego przesyła w ciągu tygodnia dyrektorowi departamentu kierunkowego/dyrektorom departamentów kierunkowych.

Sprawozdawczość operacyjna

W procesie sprawozdawczości operacyjnej sporządza się:

1) roczny raport na temat polskiej polityki zagranicznej;

2) sprawozdanie z realizacji planu działania komórki organizacyjnej ministerstwa;

3) sprawozdanie z realizacji zadań placówki zagranicznej;

4) zbiorczą ocenę działalności placówek zagranicznych.

Roczny raport na temat polskiej polityki zagranicznej

1. Roczny raport na temat polskiej polityki zagranicznej stanowi ocenę realizacji zadań polskiej polityki zagranicznej w poprzednim roku.

2. Projekt rocznego raportu na temat polskiej polityki zagranicznej opracowuje dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej we współpracy z dyrektorami innych komórek organizacyjnych ministerstwa i kierownikami placówek zagranicznych i po jego uzgodnieniu przez członków kierownictwa przedstawia go do zatwierdzenia Ministrowi Spraw Zagranicznych do 31 marca każdego roku.

Sprawozdanie z realizacji planu działania komórki organizacyjnej ministerstwa

1. Dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa sporządza sprawozdanie z realizacji jej planu działania w poprzednim roku i przedstawia je do zatwierdzenia przez właściwego członka kierownictwa lub dyrektora generalnego służby zagranicznej oraz do wiadomości dyrektorowi komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej do 20 stycznia każdego roku.

2. Właściwy członek kierownictwa lub dyrektor generalny służby zagranicznej zatwierdzają sprawozdania z realizacji planu działania komórki organizacyjnej ministerstwa do 10 lutego każdego roku.

Sprawozdanie z realizacji zadań placówki zagranicznej

1. Kierownik placówki zagranicznej sporządza sprawozdanie z realizacji zadań placówki w poprzednim roku i przesyła je do dyrektora departamentu kierunkowego do 15 stycznia każdego roku. Kierownik placówki zagranicznej, innej niż przedstawicielstwo dyplomatyczne i stałe przedstawicielstwo przy organizacjach międzynarodowych, uzyskuje przed wysłaniem swojego sprawozdania pisemną opinię kierownika właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego.

2. Dyrektor departamentu kierunkowego przedstawia ocenę pracy placówki zagranicznej w poprzednim roku, wraz z załączonym sprawozdaniem z realizacji jej zadań, do zatwierdzenia właściwemu członkowi kierownictwa i dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej do 15 lutego, po czym bezzwłocznie informuje kierownika placówki zagranicznej i – w przypadku urzędu konsularnego i instytutu polskiego – kierownika właściwego przedstawicielstwa dyplomatycznego o ocenie działalności placówki w poprzednim roku. Kopie sprawozdania placówki zagranicznej i jej oceny przekazuje jednocześnie do wiadomości dyrektora komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej oraz – w przypadku innej placówki niż dyplomatyczna – dyrektorowi właściwego departamentu terytorialnego.

3. Kierownik przedstawicielstwa dyplomatycznego sporządza ocenę pracy urzędów konsularnych kierowanych przez konsulów honorowych w formie załącznika do sprawozdania z realizacji zadań placówki w poprzednim roku.

4. Kierownik placówki zagranicznej powołuje komisję w celu sporządzenia protokołu kontroli ochrony informacji niejawnych w formie załącznika do sprawozdania z realizacji zadań placówki.

Zbiorcza ocena działalności nadzorowanych placówek zagranicznych

1. Dyrektor departamentu kierunkowego sporządza zbiorczą ocenę działalności nadzorowanych placówek zagranicznych za rok ubiegły i przesyła ją właściwemu członkowi kierownictwa, dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej i dyrektorowi komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej do 28 lutego każdego roku.

2. Dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej sporządza zbiorczą ocenę placówek zagranicznych i po jej uzgodnieniu przez członków kierownictwa przedstawia ją do zatwierdzenia Ministrowi Spraw Zagranicznych do 20 marca każdego roku.

Narady z kierownikami i pracownikami placówek

1. W II kwartale każdego roku dyrektor departamentu kierunkowego, po uzyskaniu akceptacji właściwego członka kierownictwa i dyrektora generalnego służby zagranicznej, zwołuje naradę kontynentalną/makroregionalną lub problemową kierowników nadzorowanych przedstawicielstw dyplomatycznych, stałych przedstawicielstw przy organizacjach międzynarodowych, urzędów konsularnych lub instytutów polskich w celu oceny realizacji planów działania w roku poprzednim, weryfikacji planów bieżących oraz sformułowania sugestii programowych na rok następny. Dyrektor departamentu kierunkowego przygotowuje syntetyczny raport z wnioskami i rekomendacjami z narady, który przekazuje właściwemu członkowi kierownictwa, dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej oraz dyrektorowi komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej w ciągu 10 dni od zakończenia narady.

2. W lipcu lub w sierpniu każdego roku Minister Spraw Zagranicznych zwołuje – na podstawie przedłożenia członka kierownictwa właściwego dla komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej i dyrektora generalnego służby zagranicznej – roczną naradę kierowników przedstawicielstw dyplomatycznych i stałych przedstawicielstw przy organizacjach międzynarodowych w celu dokonania oceny realizacji zadań polskiej polityki zagranicznej w bieżącym roku i dyskusji nad wstępnym projektem założeń polskiej polityki zagranicznej na rok następny. Za koordynację merytorycznych przygotowań do narady odpowiada dyrektor komórki organizacyjnej ministerstwa właściwej w sprawach strategii i planowania polityki zagranicznej.

3. W IV lub I kwartale każdego roku kierownicy przedstawicielstw dyplomatycznych mogą organizować – po uzyskaniu akceptacji dyrektora departamentu kierunkowego, właściwego członka kierownictwa oraz dyrektora generalnego służby zagranicznej – spotkania regionalne i subregionalne kierowników placówek zagranicznych na temat praktycznych aspektów współdziałania w planowaniu i realizacji wspólnych zadań w następnym roku, a także dla przedyskutowania aktualnych problemów realizacji celów polskiej polityki zagranicznej w danym regionie świata.

Minister Spraw Zagranicznych może ustanowić inną strukturę (grupa refleksyjna, grupa zadaniowa, zespół doradców, panel ekspertów) dla dokonania oceny, sformułowania założeń i przygotowania dokumentów w odniesieniu do problemów o charakterze strategicznym i operacyjnym. Podobne uprawnienie – z akceptacją Ministra Spraw Zagranicznych – przysługuje dyrektorowi generalnemu służby zagranicznej w zakresie zagadnień pozostających w jego obszarze kompetencji.

1. Planowanie i sprawozdawczość finansową regulują odrębne przepisy.

2. Planowanie i sprawozdawczość w sprawach z zakresu obronności regulują odrębne przepisy.

3. Planowanie i sprawozdawczość w zakresie audytu wewnętrznego regulują odrębne przepisy.

4. Treść i formę sprawozdania o ochronie informacji niejawnych regulują odrębne przepisy.

5. Treść i formę sprawozdania o stanie bezpieczeństwa placówki regulują odrębne przepisy.

Dyrektor generalny służby zagranicznej określi schematy, charakter i szczegółową procedurę opracowywania dokumentów sporządzanych w procesie planowania i sprawozdawczości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich.

Dokumenty, o których mowa w § § 7, 9, 10, 11, 14, 16, 17, 20, 21 i 22 mogą być oznaczone w całości lub w części klauzulą „zastrzeżone” lub wyższą, jeśli uzasadniają to treści zawarte w tych dokumentach.

Przepisy przejściowe i uchylające

Do planowania na 2010 r., ustala się następujące terminy do dokonania niektórych czynności określonych w zarządzeniu:

1) w § 16 ust. 1 – do 15 grudnia 2009 r.;

2) w § 17 ust. 1 – odpowiednio do 30 listopada 2009 r. oraz 5 grudnia 2010 r.;

3) w § 17 ust. 2 – do 10 grudnia 2009 r.;

4) w § 17 ust. 3 – między 10 a 31 grudnia 2009 r.;

5) w § 17 ust. 4 – do 15 stycznia 2010 r.

Założenia polskiej polityki zagranicznej na 2010 r. są opracowywane oraz przedkładane do akceptacji Radzie Ministrów zgodnie z odpowiednimi przepisami zarządzenia nr 47 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 22 grudnia 1998 roku w sprawie planowania i sprawozdawczości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2007 r. Nr 5, poz. 178, z późn. zm.).

W 2010 r. nie stosuje się § 20.

Sprawozdawczość placówek zagranicznych za 2009 r. odbywa się na podstawie utrzymanych w mocy przepisów, o których mowa w § 32.

Traci moc zarządzenie nr 47 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 22 grudnia 1998 roku w sprawie planowania i sprawozdawczości w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, przedstawicielstwach dyplomatycznych, stałych przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych, urzędach konsularnych i instytutach polskich (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2007 r. Nr 5, poz. 178, z późn. zm.), z zastrzeżeniem § 7–12, które zachowują moc do 1 maja 2010 r.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

MINISTER SPRAW ZAGRANICZNYCH
/–/ Radosław Sikorski

 

¹ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działem administracji rządowej „sprawy zagraniczne” na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. Nr 216, poz. 1605).

² Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. Nr 80, poz. 717, z 2004 r. Nr 238, poz. 2390 i Nr 273, poz. 2703, z 2005 r. Nr 169, poz. 1414 i Nr 249, poz. 2104, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505 oraz z 2009 r. Nr 42, poz. 337 i Nr 98, poz. 817.