Dzienniki Urzędowe - rok 2014 poz. 28

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2012 r. poz. 392 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

1) doskonaleniu – oznacza to działania mające na celu zwiększenie zdolności do spełnienia określonych wymagań;

2) Dyrektorze Generalnym – oznacza to Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej;

3) jakości – oznacza to spełnienie wymagań mających zastosowanie do działania Ministerstwa i placówek zagranicznych;

4) Kierownictwie Ministerstwa – oznacza to Ministra, Sekretarzy Stanu, Podsekretarzy Stanu i Dyrektora Generalnego;

5) Księdze Jakości – oznacza to dokument opisujący system zarządzania jakością i system przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym;

6) Ministrze – oznacza to Ministra Spraw Zagranicznych;

7) Ministerstwie – oznacza to Ministerstwo Spraw Zagranicznych;

8) placówkach zagranicznych – oznacza to przedstawicielstwo dyplomatyczne, stałe przedstawicielstwo przy organizacji międzynarodowej, urząd konsularny, instytut polski lub inną placówkę podległą Ministrowi Spraw Zagranicznych, mającą siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej;

9) podejściu procesowym – oznacza to systematyczną identyfikację procesów oraz odpowiednie zarządzanie tymi procesami i ich wzajemnymi powiązaniami;

10) procedurze – oznacza to ustalony sposób postępowania;

11) regulaminie – oznacza to obowiązujący regulamin organizacyjny Ministerstwa;

12) Systemie Zarządzania Jakością – oznacza to system zgodny z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009;

13) Systemie Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym – oznacza to system zgodny z wymaganiami dodatkowymi do PN-EN ISO 9001:2009;

14) wymaganiach – oznacza to wymagania wynikające z przepisów prawa oraz z możliwych do realizacji potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych działaniem Ministerstwa oraz placówek zagranicznych, jak również wymagania własne ustanowione przez Ministerstwo.

2. Zakres SZJ został określony w Księdze Jakości, stanowiącej załącznik do zarządzenia.

3. SZJ funkcjonuje zgodnie z zasadami i procedurami określonymi w Księdze Jakości.

4. SZJ oparty jest na podejściu procesowym.

5. Stosowanie zasad i procedur SZJ jest obowiązkiem pracowników Ministerstwa i placówek zagranicznych objętych tych systemem.

2. Zakres i zasady SPZK zostały określone w Księdze Jakości.

3. Stosowanie zasad i procedur SPZK jest obowiązkiem pracowników Ministerstwa i placówek zagranicznych objętych tym systemem.

2. Do zadań Pełnomocnika SZJ należy w szczególności:

1) kierowanie opracowaniem, wdrożeniem i doskonaleniem SZJ;

2) przygotowanie SZJ do certyfikacji;

3) upowszechnienie znajomości polityki jakości i polityki antykorupcyjnej, prawidłowego rozumienia pojęcia jakości, jak również stosowania zasad i procedur SZJ, o których mowa w Księdze Jakości;

4) planowanie i nadzór nad realizacją audytów jakości zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

5) nadzorowanie skuteczności wdrożenia działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych dotyczących SZJ, zgodnie z właściwymi procedurami określonymi w Księdze Jakości;

6) koordynowanie badania potrzeb i percepcji klientów dotyczącego świadczonych usług przez Ministerstwo i placówki zagraniczne;

7) przedstawianie, co najmniej raz w roku, Kierownictwu Ministerstwa sprawozdania z działania SZJ, jego skuteczności oraz potrzeb, w tym w zakresie niezbędnych zasobów, związanych z jego doskonaleniem;

8) przygotowywanie i organizowanie przeglądów zarządzania zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

9) nadzorowanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

10) utrzymywanie kontaktów zewnętrznych w sprawach związanych z SZJ, z zachowaniem zasad wynikających z regulaminu;

11) opracowanie, uaktualnianie, zatwierdzanie oraz ogłaszanie „Wykazu procesów objętych systemem”.

3. W zakresie określonym w ust. 1 i 2, Pełnomocnik SZJ może wydawać polecenia służbowe dyrektorom komórek organizacyjnych oraz kierownikom placówek zagranicznych objętych tym systemem.

2. Pełnomocnik SZJ współpracuje z Przedstawicielem Kierownictwa do spraw systemu przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym oraz Pełnomocnikiem Ministra Spraw Zagranicznych do spraw Kontroli Zarządczej i Procedur Antykorupcyjnych.

2. Do zadań Przedstawiciela Kierownictwa należy w szczególności:

1) kierowanie opracowaniem, wdrożeniem i doskonaleniem SPZK;

2) nadzorowanie skuteczności wdrożenia działań korygujących i zapobiegawczych dotyczących SPZK;

3) zapewnienie upowszechniania w Ministerstwie i placówkach zagranicznych wiedzy o zagrożeniach korupcyjnych oraz rozwiązaniach im przeciwdziałającym;

4) nadzorowanie przestrzegania zasad i procedur SPZK określonych w Księdze Jakości;

5) nadzorowanie realizacji audytów jakości w zakresie dotyczącym SPZK, zgodnie z właściwą procedurą określoną w Księdze Jakości;

6) współdziałanie z Pełnomocnikiem SZJ w zakresie certyfikacji SZJ i SPZK.

3. W zakresie określonym w ust. 1 i 2, Przedstawiciel Kierownictwa może wydawać polecenia służbowe dyrektorom komórek organizacyjnych oraz kierownikom placówek zagranicznych objętych tym systemem.

2. Przedstawiciel Kierownictwa może upoważnić Pełnomocnika Ministra Spraw Zagranicznych do spraw Kontroli Zarządczej i Procedur Antykorupcyjnych do wykonywania w jego imieniu zadań określonych w § 9.

Minister Spraw Zagranicznych: Grzegorz Schetyna

¹⁾ Minister Spraw Zagranicznych kieruje działami administracji rządowej – członkostwo Rzeczypospolitej Polskiej w Unii Europejskiej oraz sprawy zagraniczne na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 września 2014 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Zagranicznych (Dz. U. poz. 1266).

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Ministra Spraw Zagranicznych Nr 28
z dnia 18 listopada 2014 r.

Księga Jakości

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj