Dzienniki Urzędowe - rok 2022 poz. 19

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, z późn. zm.)²⁾ zarządza się, co następuje:

1) Ministrze - należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw: kultury fizycznej oraz turystyki;

2) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Sportu i Turystyki;

3) członkach kierownictwa Ministerstwa - należy przez to rozumieć Ministra, sekretarzy stanu oraz dyrektora generalnego Ministerstwa;

4) dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora departamentu lub biura albo inną osobę, której powierzono kierowanie departamentem lub biurem;

5) dziale - należy przez to rozumieć działy administracji rządowej - kultura fizyczna oraz turystyka, w rozumieniu ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1893, 2368 i 2469);

6) istotności ryzyka - należy przez to rozumieć punktową ocenę ryzyka, wyliczaną zgodnie z Wytycznymi, o których mowa w § 11 ust. 5;

7) jednostce w dziale - należy przez to rozumieć jednostkę sektora finansów publicznych podległą Ministrowi lub przez niego nadzorowaną;

8) komitecie audytu - należy przez to rozumieć komitet audytu, o którym mowa w art. 288 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, powołany przez Ministra dla kierowanych działów;

9) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć departament lub biuro, wchodzące w skład Ministerstwa, zgodnie ze statutem Ministerstwa;

10) komórce organizacyjnej nadzorującej jednostkę w dziale - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Ministerstwa, której na podstawie regulaminu organizacyjnego Ministerstwa powierzono realizację lub koordynację zadań związanych z wykonywaniem nadzoru nad jednostką w dziale;

11) komórce audytu wewnętrznego - należy przez to rozumieć samodzielne stanowisko do spraw audytu wewnętrznego, funkcjonujące w Departamencie Kontroli;

12) oświadczeniu Ministra o stanie kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

13) planie działalności Ministra - należy przez to rozumieć plan działalności Ministra na rok następny, sporządzony zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

14) ryzyku - należy przez to rozumieć możliwość wystąpienia zdarzenia, które będzie miało negatywny wpływ na realizację celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej;

15) ryzyku kluczowym - należy przez to rozumieć ryzyko, mogące spowodować niezrealizowanie strategicznych lub priorytetowych celów i zadań określonych w planie działalności Ministra lub celów i zadań komórki organizacyjnej;

16) samoocenie - należy przez to rozumieć proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie;

17) sprawozdaniu z wykonania planu działalności Ministra - należy przez to rozumieć sprawozdanie z wykonania planu działalności za rok poprzedni, sporządzone zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 70 ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

18) systemie EZD - należy przez to rozumieć system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;

19) właścicielu ryzyka - należy przez to rozumieć dyrektora;

20) zarządzaniu ryzykiem - należy przez to rozumieć stały, zdyscyplinowany i usystematyzowany proces polegający na identyfikacji, analizie i parametryzacji ryzyka oraz podejmowaniu działań zaradczych.

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

2) skuteczności i efektywności działania;

3) wiarygodności sprawozdań;

4) ochrony zasobów;

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;

7) zarządzania ryzykiem.

1) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. poz. 1254);

2) rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz. U. poz. 1581);

3) przepisami w sprawie szczegółowego sposobu, trybu i terminów opracowania materiałów do projektu ustawy budżetowej, wydanymi na podstawie art. 138 ust. 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych;

4) komunikatem nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 84);

5) komunikatem nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 11);

6) komunikatem nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 56).

2. W ramach wykonywania kontroli zarządczej w Ministerstwie stosuje się procedury i wytyczne, odnoszące się do wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania ich realizacji, określone zgodnie ze standardami, odpowiadającymi poszczególnym elementom kontroli zarządczej:

1) środowisko wewnętrzne;

2) cele i zarządzanie ryzykiem;

3) mechanizmy kontroli;

4) informacja i komunikacja;

5) monitorowanie i ocena.

3. Kontrola zarządcza w Ministerstwie jest dokumentowana.

4. Dokumentację kontroli zarządczej stanowią w szczególności obowiązujące w Ministerstwie wewnętrzne akty normatywne, w tym procedury, regulaminy, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników.

2. Członkowie kierownictwa Ministerstwa w szczególności:

1) nadzorują funkcjonowanie kontroli zarządczej w komórkach organizacyjnych i jednostkach w dziale, wobec których wykonują czynności nadzorcze, zgodnie z zarządzeniem Ministra w sprawie zakresów czynności Ministra, Sekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego w Ministerstwie Sportu i Turystyki;

2) składają oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie swoich kompetencji określonych zarządzeniem Ministra w sprawie zakresów czynności Ministra, Sekretarzy Stanu oraz Dyrektora Generalnego w Ministerstwie Sportu i Turystyki;

3) akceptują Rejestr ryzyk kluczowych.

3. Komórka Audytu Wewnętrznego dokonuje systematycznej, niezależnej i obiektywnej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Ministerstwie, realizowanej w ramach zadań zapewniających oraz czynności doradczych.

4. Komitet audytu świadczy doradztwo na rzecz Ministra w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ministerstwie oraz w jednostkach w działach, w szczególności przez sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej oraz proponowanie jej usprawnień.

5. Dyrektor wykonuje zadania związane z funkcjonowaniem kontroli zarządczej w kierowanej komórce organizacyjnej, w szczególności:

1) opracowuje plan działalności komórki organizacyjnej, obejmujący cele i mierniki ich osiągania wraz z zadaniami służącymi osiąganiu celów, zgodnie z przyjętym planem działalności Ministra oraz odrębnymi przepisami, w tym właściwymi wewnętrznymi aktami normatywnymi w zakresie funkcjonujących w Ministerstwie systemów zarządzania;

2) monitoruje realizację celów i zadań komórki organizacyjnej;

3) zarządza ryzykiem w odniesieniu do celów i zadań komórki organizacyjnej;

4) zapewnia przeprowadzenie samooceny kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej;

5) składa oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w komórce organizacyjnej.

6. Plan działalności komórki organizacyjnej jest sporządzany przez dyrektora tej komórki i wymaga akceptacji właściwego członka kierownictwa Ministerstwa. Wzór planu działalności komórki organizacyjnej stanowi załącznik 1 do zarządzenia.

7. Pracownicy Ministerstwa są zaangażowani w procesy kontroli zarządczej w zakresie określonym w zarządzeniu, regulaminie organizacyjnym Ministerstwa oraz innych wewnętrznych aktach normatywnych, wewnętrznych regulaminach organizacyjnych komórek organizacyjnych, opisach stanowisk pracy, w udzielonych im pełnomocnictwach i upoważnieniach, a także odpowiadają za realizację tych procesów w zakresie swoich kompetencji i uczestniczą w samoocenie kontroli zarządczej.

8. Departament Kontroli odpowiada w szczególności za:

1) opracowanie i aktualizację misji Ministerstwa, w przypadku, gdy jej określenie zostanie uznane przez Ministra za zasadne;

2) koordynację i sporządzenie projektu planu działalności Ministra;

3) koordynację sporządzania planów działalności przez komórki organizacyjne;

4) koordynację i sporządzenie sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni;

5) koordynację procesu samooceny w Ministerstwie i sporządzenie podsumowania wyników samooceny na podstawie ankiet;

6) koordynację procesu zarządzania ryzykiem w Ministerstwie;

7) koordynację procesu sporządzania oświadczenia Ministra o stanie kontroli zarządczej oraz przedłożenie projektu tego oświadczenia do podpisu Ministra;

8) dokonywanie okresowych przeglądów procedur kontroli zarządczej.

9. Komórka organizacyjna nadzorująca jednostki w dziale występuje do jednostek w dziale o przekazanie planów działalności, informacji w zakresie monitorowania realizacji celów i zadań ujętych w planach działalności, sprawozdań z wykonania planów działalności oraz oświadczeń o stanie kontroli zarządczej.

10. Zespół do spraw Kontroli Zarządczej, zwany dalej "Zespołem", odpowiada za:

1) opiniowanie, z uwzględnieniem kontekstu funkcjonowania całego Ministerstwa, wyników analizy i oceny ryzyk oraz wyników analizy i oceny stosowanych mechanizmów kontroli, w tym pod względem prawidłowości oszacowania istotności ryzyk i zaklasyfikowania ich jako kluczowych oraz adekwatności zaproponowanych działań ograniczających istotność ryzyk kluczowych;

2) opiniowanie dokumentów kontroli zarządczej, w tym ankiet dotyczących samooceny oraz podsumowania wyników samooceny;

3) wspieranie i inicjowanie działań na rzecz doskonalenia kontroli zarządczej w Ministerstwie.

1) przewodniczący Zespołu - dyrektor generalny Ministerstwa;

2) pozostali członkowie Zespołu:

a) dyrektor Biura Dyrektora Generalnego,

b) dyrektor Biura Ministra,

c) dyrektor Departamentu Ekonomiczno-Finansowego,

d) dyrektor Departamentu Kontroli,

e) dyrektor Departamentu Nowych Technologii i Informatyki.

2. Pracami Zespołu kieruje przewodniczący Zespołu.

3. W pracach Zespołu uczestniczą członkowie Zespołu oraz inne zaproszone przez przewodniczącego Zespołu osoby. Audytor wewnętrzny uczestniczy w pracach Zespołu w charakterze obserwatora.

4. Zespół podejmuje rozstrzygnięcia na posiedzeniach albo w trybie obiegowym.

5. W przypadku rozbieżności stanowisk między członkami Zespołu, rozstrzygające jest stanowisko przewodniczącego Zespołu.

6. Obsługę organizacyjną Zespołu zapewnia Departament Kontroli.

2. Cele, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w oparciu o zatwierdzoną przez Ministra misję, jeżeli została określona.

2. Projekt planu działalności Ministra Departament Kontroli może udostępnić - za pośrednictwem komórki organizacyjnej nadzorującej jednostki w dziale - dyrektorom i kierownikom jednostek w dziale, w celu jego zaopiniowania.

3. Departament Kontroli, w terminie do dnia 10 października każdego roku, udostępnia członkom kierownictwa Ministerstwa projekt planu działalności Ministra do uzgodnienia.

4. Projekt planu działalności Ministra, po uzgodnieniu z członkami kierownictwa Ministerstwa, Departament Kontroli przekazuje do akceptacji Ministra.

5. Plan działalności Ministra w terminie do dnia 31 października każdego roku przekazywany jest Prezesowi Rady Ministrów.

6. W przypadku:

1) braku uwag Prezesa Rady Ministrów do projektu planu działalności Ministra - Departament Kontroli przekazuje projekt do podpisu Ministra;

2) przekazania uwag do projektu planu działalności Ministra przez Prezesa Rady Ministrów - Departament Kontroli ponownie udostępnia projekt dokumentu członkom kierownictwa Ministerstwa do uzgodnienia, a następnie przekazuje do podpisu Ministra.

2. Zarządzanie ryzykiem stanowi jeden z pięciu elementów kontroli zarządczej, określonej w standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 4.

2. W procesie identyfikacji ryzyk należy uwzględnić w szczególności ryzyka:

1) związane ze zmianami zachodzącymi w Ministerstwie lub jego otoczeniu;

2) związane z systemami teleinformatycznymi;

3) o charakterze finansowym, w tym ryzyka nadużyć finansowych oraz korupcji;

4) dotyczące środowiska prawnego, w tym zmian legislacyjnych;

5) związane z procesem decyzyjnym w Unii Europejskiej;

6) zagrażające wizerunkowi Ministerstwa.

3. W procesie identyfikacji i analizy ryzyk wykorzystuje się wszelkie dostępne źródła informacji, w szczególności ustalenia wewnętrznych i zewnętrznych audytów i kontroli oraz wyniki samooceny dokonywanej przez komórki organizacyjne.

4. W przypadku każdego zidentyfikowanego ryzyka należy określić jego wpływ na realizację celów i zadań oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia, a także zaplanować działania zaradcze.

5. Departament Kontroli określi szczegółowe wytyczne w zakresie zarządzania ryzykiem w Ministerstwie. Wytyczne po uzgodnieniu z komórkami organizacyjnymi, podlegają zatwierdzeniu przez dyrektora generalnego Ministerstwa.

2. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1, komórka organizacyjna przekazuje do Departamentu Kontroli informacje o wynikach przeprowadzonej identyfikacji i analizy ryzyk.

2. Departament Kontroli, na podstawie zestawień ryzyk udostępnionych przez komórki organizacyjne, z zastrzeżeniem ust. 3, opracowuje projekt rejestru ryzyk kluczowych zidentyfikowanych w Ministerstwie, zwany dalej "Rejestrem ryzyk kluczowych", który udostępnia do zaopiniowania Zespołowi w terminie do dnia 30 grudnia każdego roku.

3. W przypadku stwierdzenia występowania ryzyk międzydepartamentalnych lub międzyprocesowych Departament Kontroli występuje do właściwych komórek organizacyjnych i koordynuje ponowną wspólną identyfikację i analizę wybranych ryzyk pod kątem właściwego ich oszacowania. Termin, o którym mowa w ust. 1, ulega wydłużeniu o 14 dni.

4. Czynności, o których mowa w ust. 3, Departament Kontroli dokonuje na podstawie zgłoszenia dokonanego przez Zespół, komórkę Audytu Wewnętrznego, komórkę organizacyjną lub z własnej inicjatywy.

5. Zaopiniowany przez Zespół projekt Rejestru ryzyk kluczowych, przewodniczący Zespołu udostępnia - za pośrednictwem Departamentu Kontroli - członkom kierownictwa Ministerstwa do akceptacji, a następnie przekazuje do zatwierdzenia Ministrowi.

6. Zatwierdzony przez Ministra Rejestr ryzyk kluczowych Departament Kontroli niezwłocznie udostępnia do wiadomości dyrektorów oraz komitetu audytu.

2. Monitorowanie stopnia realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej odbywa się według zasad określonych właściwymi wewnętrznymi aktami normatywnymi w zakresie funkcjonujących w Ministerstwie systemów zarządzania albo zgodnie z poleceniami Ministra lub członków kierownictwa Ministerstwa.

2. Departament Kontroli opracowuje projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni, w terminie do dnia 31 marca każdego roku, i niezwłocznie udostępnia członkom kierownictwa Ministerstwa do uzgodnienia oraz do wiadomości Biura Ministra, Biura Komunikacji i Biura Dyrektora Generalnego.

3. Uzgodniony z członkami kierownictwa Ministerstwa projekt sprawozdania z wykonania planu działalności Ministra za rok poprzedni, Departament Kontroli przekazuje, w terminie do dnia 20 kwietnia każdego roku, do podpisu Ministra.

2. Samoocenę przeprowadza się z wykorzystaniem elektronicznych ankiet, przeznaczonych dla kadry zarządzającej oraz dla pozostałych pracowników Ministerstwa, w terminie 10 dni od ich otrzymania. Ankiety udostępnia Departament Kontroli, w terminie do dnia 15 stycznia każdego roku, poza systemem EZD.

3. Elektroniczne ankiety technicznie przygotowuje Departament Nowych Technologii w Sporcie i Informatyki, zgodnie ze wzorem przekazanym przez Departament Kontroli i we współpracy z nim.

4. Oceny poszczególnych elementów kontroli zarządczej dokonuje się według skali określonej w ankietach.

5. Departament Kontroli sporządza, na podstawie ankiet, podsumowanie wyników samooceny, które udostępnia do zaopiniowania Zespołowi, w terminie do dnia 10 marca każdego roku.

6. Przewodniczący Zespołu, w terminie do dnia 25 marca każdego roku, udostępnia informację o wynikach samooceny kontroli zarządczej w Ministerstwie do wiadomości:

1) członków kierownictwa Ministerstwa - za pośrednictwem Departamentu Kontroli;

2) komitetu audytu - za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego.

1) dyrektorów oraz kierowników jednostek w dziale;

2) członków kierownictwa Ministerstwa;

3) Ministra.

2. Uzasadnienie, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności omówienie:

1) działań dotyczących monitorowania poszczególnych standardów kontroli zarządczej, w tym monitorowania celów i zadań ujętych w planie działalności Ministra;

2) informacji uzyskanych w procesie zarządzania ryzykiem;

3) wyników zewnętrznych i wewnętrznych audytów i kontroli.

3. Komórka organizacyjna nadzorująca jednostki w dziale występuje do kierowników jednostek w dziale o przedłożenie, w terminie do dnia 21 marca każdego roku, oświadczenia o stanie kontroli zarządczej i niezwłocznie przekazuje Departamentowi Kontroli te oświadczenia.

4. Dyrektor przekazuje oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, w terminie do dnia 21 marca każdego roku nadzorującemu członkowi kierownictwa Ministerstwa do akceptacji oraz niezwłocznie po akceptacji, do Departamentu Kontroli.

1) sprawozdania z realizacji planu działalności Ministra;

2) sprawozdań z realizacji planów działalności kierowników jednostek w dziale;

3) oświadczeń o stanie kontroli zarządczej, o których mowa w § 19;

4) wyników samooceny.

2. Departament Kontroli przekazuje komitetowi audytu, na jego wniosek, za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego, projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra wraz z oświadczeniami, o których mowa w ust. 1 pkt 1.

3. Departament Kontroli, w terminie do dnia 20 kwietnia każdego roku, przekazuje Ministrowi do podpisu zaakceptowany przez przewodniczącego Zespołu projekt oświadczenia o stanie kontroli zarządczej Ministra wraz z oświadczeniami, o których mowa w ust. 1 pkt 3.

Minister Sportu i Turystyki
Kamil Bortniczuk

¹⁾ Minister Sportu i Turystyki kieruje działami administracji rządowej - kultura fizyczna oraz turystyka, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 października 2021 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Sportu i Turystyki (Dz. U. poz. 1946).

²⁾ Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2021 r. poz. 1236, 1535, 1773, 1927, 1981, 2054 i 2270.

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 19 Ministra Sportu i Turystyki
z dnia 21 marca 2022 r.

PLAN DZIAŁALNOŚCI

Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 19 Ministra Sportu i Turystyki
z dnia 21 marca 2022 r.

WZÓR - OŚWIADCZENIE O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ DYREKTORA KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ