Dzienniki Urzędowe - rok 2025 poz. 36

Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) zarządza się, co następuje:

MINISTER
RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

AGNIESZKA DZIEMIANOWICZ-BĄK

Załącznik do zarządzenia nr 33 Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
z dnia 16 grudnia 2025 r. (poz. 36 )

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W MINISTERSTWIE RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zwana dalej: „Procedurą”, określa sposób postępowania ze zgłoszeniem podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości, działań niepożądanych lub naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w zakresie zgłoszenia, a także ochrony sygnalistów, osób które pomagały w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych z sygnalistą, zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), zwanej dalej „ustawą”.

§ 2. Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1) działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Ministerstwo w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie do organów ścigania zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, wniesienie zawiadomienia o podejrzeniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;

2) działaniu odwetowym - należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą w Ministerstwie lub na jego rzecz, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

3) IOD - należy przez to rozumieć Inspektora Ochrony Danych, o którym mowa w RODO;

4) KE - należy przez to rozumieć Komisję Europejską;

5) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć departament lub biuro w Ministerstwie, Gabinet Polityczny Ministra oraz samodzielne stanowisko utworzone na podstawie ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2024 r. poz.780);

6) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;

7) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej;

8) organie publicznym - należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;

9) pracodawcy - należy przez to rozumieć Ministerstwo jako jednostkę organizacyjną zatrudniającą pracowników, w imieniu której czynności z zakresu prawa pracy dokonuje Dyrektor Generalny Ministerstwa lub inna osoba wyznaczona, a w odniesieniu do pracowników Gabinetu Politycznego Ministra - Minister;

10) pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika Ministerstwa bez względu na zajmowane stanowisko oraz podstawę nawiązania stosunku pracy, rodzaj i wymiar czasu pracy oraz miejsce świadczenia pracy;

11) przełożonym - należy przez to rozumieć osobę sprawującą bezpośredni nadzór nad pracownikiem;

12) RODO - należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35);

13) sygnaliście - należy przez to rozumieć osobę, która przekazała informacje, również anonimowo, o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości lub działań niepożądanych, w tym pracownika, byłego pracownika, osobę ubiegającą się o zatrudnienie, jak również stażystę, wolontariusza, praktykanta, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, wykonawcę (w tym podwykonawcę) realizującego usługi, dostawy lub roboty budowlane, a także każdą inną osobę ujawniającą za pośrednictwem dostępnych kanałów nieprawidłowości dotyczące zachowań czy praktyk zachodzących, w szczególności polegających na naruszeniu prawa;

14) zgłoszeniu zewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji przez sygnalistę w sposób określony w Procedurze, o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie;

15) informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

§ 3. Zgłoszenia podejrzenia naruszenia prawa dotyczą:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązanych z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

Rozdział 2

Tryb wnoszenia i rozpatrywania zgłoszeń

§ 4. Przyjmowanie zgłoszeń powierza się, powołanemu przez Ministra, koordynatorowi do spraw sygnalistów, zwanemu dalej „Koordynatorem”, oraz dwóm zastępcom koordynatora, których obowiązuje zasada bezstronności.

§ 5. 1. Do zadań Koordynatora należy, w szczególności:

1) przetwarzanie i analizowanie zgłoszeń;

2) prowadzenie rejestru zgłoszeń (z uwzględnieniem zgłoszeń anonimowych);

3) kontakt z sygnalistą;

4) prowadzenie działań następczych;

5) przekazywanie sygnaliście informacji dotyczącej podjętych działań;

6) wydawanie zaświadczeń, o których mowa w § 11 ust. 5;

7) sporządzenie sprawozdania.

2. Obsługę administracyjno-organizacyjną Koordynatora zapewnia komórka organizacyjna wyznaczona przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

§ 6. Zgłoszenia mogą być dokonywane, w szczególności:

1) za pomocą poczty elektronicznej na dedykowany adres: sygnalista@mrpips.gov.pl;

2) za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 820, 1456), z dopiskiem na kopercie: „zgłoszenie sygnalne”;

3) w postaci papierowej - osobiście, bezpośrednio koordynatorowi;

4) telefonicznie na dedykowany numer lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej;

§ 7. Ministerstwo publikuje na swojej stronie internetowej w Biuletynie Informacji Publicznej informację o dostępnych kanałach przekazywania zgłoszeń.

§ 8. 1. Koordynator potwierdza przyjęcie zgłoszenia, w sposób odpowiedni do jego złożenia, w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.

2. W przypadku przyjęcia zgłoszenia dokonanego w sposób, o którym mowa w § 6 pkt 4, Koordynator sporządza protokół odtwarzający dokładny przebieg rozmowy.

3. Sygnalista ma prawo sprawdzenia, zweryfikowania i zatwierdzenia protokołu, o którym mowa w ust. 2, przez jego podpisanie.

4. Sygnalista ma prawo do uzupełnienia dotychczas przekazanych informacji za pośrednictwem dostępnych kanałów, o których mowa w § 6, na każdym etapie rozpatrywania zgłoszenia.

§ 9. 1. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy lub istnieje podejrzenie, że może dotyczyć działalności Koordynatora w ramach jego obowiązków służbowych, zgłoszenie należy kierować bezpośrednio do Dyrektora Generalnego Ministerstwa:

1) na jego adres email lub

2) do sekretariatu Dyrektora Generalnego Ministerstwa, w postaci papierowej, osobiście lub za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe z dopiskiem na kopercie: „Do rąk własnych Dyrektora Generalnego”, lub

3) podczas bezpośredniego spotkania z Dyrektorem Generalnym Ministerstwa.

2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy lub istnieje podejrzenie, że może dotyczyć działalności Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu, Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub pracownika zatrudnionego w Gabinecie Politycznym Ministra w ramach ich obowiązków służbowych, zgłoszenie należy kierować bezpośrednio do Ministra:

1) na jego adres email lub

2) do sekretariatu Ministra, w postaci papierowej, osobiście lub za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe z dopiskiem na kopercie: „Do rąk własnych Ministra” ,lub

3) podczas bezpośredniego spotkania z Ministrem.

3. Dyrektor Generalny Ministerstwa lub Minister potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od daty jego przyjęcia.

§ 10. 1. Koordynator, Dyrektor Generalny Ministerstwa lub Minister przyjmując zgłoszenie, zabezpiecza je przed dostępem osób nieuprawnionych.

2. Zgłoszenia są traktowane jako poufne.

3. Podczas rozpatrywania zgłoszeń obowiązuje zasada wysłuchania obu stron polegająca w szczególności na zapewnieniu możliwości przedstawienia przez sygnalistę oraz osobę, której dotyczy, zgłoszenia swojego stanowiska w sprawie będącej przedmiotem zgłoszenia.

4. Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że sygnalista wyrazi zgodę na ich ujawnienie.

5. Dane osoby, której dotyczy zgłoszenie, nie podlegają ujawnieniu i nie są udostępniane innym pracownikom lub osobom trzecim, z wyjątkiem osób wchodzących w skład Komisji, o której mowa w § 12, którym dane należy udostępnić w celu dokonania czynności związanych ze zgłoszeniem.

6. Dane, o których mowa w ust. 5, podlegają ujawnieniu również w sytuacjach wynikających z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi, lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

§ 11. 1. Zgłoszenie jest rejestrowane przez Koordynatora w rejestrze zgłoszeń, którego wzór stanowi załącznik do rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 lipca 2025 r. w sprawie wzoru formularza sprawozdania zawierającego dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych (Dz. U. poz. 1062).

2. Dane w rejestrze zgłoszeń są przechowane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

3. Po wstępnej weryfikacji zgłoszenia, polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie zawiera informację o naruszeniu prawa, Koordynator decyduje o dalszych działaniach następczych.

4. Koordynator może usunąć dane osobowe zgłoszenia i przesłać takie zgłoszenie do komórki organizacyjnej, w celu podjęcia działań następczych.

5. Na żądanie osoby zgłaszającej, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, Koordynator wydaje zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 4 ustawy.

§ 12. Koordynator może wnioskować do Dyrektora Generalnego Ministerstwa o powołanie Komisji do przeprowadzenia analizy zasadności zgłoszenia, zwanej dalej „Komisją”, na podstawie przedstawionych informacji oraz dokumentów lub wnioskuje o podjęcie działań następczych.

§ 13. Komisja składa się z co najmniej trzech osób, w tym Koordynatora.

§ 14. 1. Koordynator jest każdorazowo przewodniczącym Komisji.

2. W skład Komisji powołuje się pracowników Ministerstwa.

§ 15. Członkiem Komisji nie może być osoba:

1) będąca przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) bezpośrednio podlegająca osobie, której dotyczy zgłoszenie;

3) której dotyczy zgłoszenie.

§ 16. Komisja działa kolegialnie podejmując decyzje większością głosów.

§ 17. Komisja może wystąpić o udzielenie dodatkowych informacji przez zgłaszającego.

§ 18. 1.Działania następcze są prowadzone przez Komisję bez zbędnej zwłoki.

2. W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:

1) zasadne - wówczas podejmowane są działania naprawcze; w uzasadnionych przypadkach są zawiadamiane organy ścigania lub jest przygotowywane zawiadomienie o podejrzeniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych;

2) bezzasadne - wówczas zgłoszenie uznawane jest jako rozpoznane i zamknięte.

3. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Koordynatora, Dyrektor Generalny Ministerstwa po weryfikacji zgłoszenia decyduje o dalszych działaniach następczych.

4. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu, Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub pracownika zatrudnionego w Gabinecie Politycznym Ministra, Minister po weryfikacji zgłoszenia decyduje o dalszych działaniach następczych.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 3 i 4, tworzy się odrębne rejestry zgłoszeń, które są przekazywane do Koordynatora.

6. Koordynator przekazuje zgłaszającemu informację zwrotną.

7. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności powiadomienie o stwierdzeniu albo braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia i działaniach następczych, które zostały lub zostaną zastosowane w odniesieniu do stwierdzonego naruszenia.

8. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy Koordynatora, Dyrektor Generalny Ministerstwa przekazuje informację zwrotną, o której mowa w ust. 7.

9. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu, Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub pracownika zatrudnionego w Gabinecie Politycznym Ministra, Minister przekazuje informację zwrotną, o której mowa w ust. 7.

Rozdział 3

Ochrona danych osobowych

§ 19. 1. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w związku z działaniami dotyczącymi zgłoszeń naruszeń przepisów prawa oraz ochrony sygnalistów jest Minister.

2. Administrator zapewnia kontakt z IOD, którego dane znajdują się na stronie internetowej Administratora.

3. Przetwarzanie danych osobowych następuje w celach związanych ze zgłaszanymi przypadkami naruszenia prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze oraz przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora.

4. Dane osobowe są przetwarzane przez pracowników posiadających pisemne upoważnienie Administratora.

5. Dane osobowe osoby, której zgłoszenie dotyczy, mogą być przetwarzane i zbierane w zakresie niezbędnym do weryfikacji zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych.

6. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f i art. 15 ust. 1 lit. g RODO nie stosuje się, chyba że sygnalista działał bez uzasadnionej podstawy, o której mowa w art. 6 ustawy, albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

7. Przepis ust. 5 w zakresie przekazania informacji o źródle danych nie może stać w sprzeczności z zasadami ochrony danych osobowych osoby będącej źródłem tej informacji, w szczególności z przepisem § 8 ust. 3.

8. Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo żądania dostępu do jej danych osobowych, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

9. Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

11. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są usuwane bez zbędnej zwłoki przez trwałe zniszczenie w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy.

Rozdział 4

Ochrona sygnalisty, osób z nim powiązanych oraz osób, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia

§ 20. 1. Sygnalista podlega ochronie od działań odwetowych od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego pod warunkiem, że w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa i stanowi informację o naruszeniu prawa.

2. Ochronie podlegają również osoby powiązane z sygnalistą, a także osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia.

3. Nie mogą być stosowane groźby działania odwetowego oraz działania odwetowe w stosunku do sygnalisty, jak również nie może on być w inny sposób niekorzystnie traktowany z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

4. Za działania odwetowe, o których mowa w ust. 1, uważa się w szczególności:

1) odmowę nawiązania stosunku pracy;

2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny,

4) niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w sytuacji gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

5) obniżenie wynagrodzenia za pracę;

6) wstrzymanie awansu płacowego lub stanowiskowego albo pominięcie przy awansowaniu;

7) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;

8) przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;

9) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

10) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych;

11) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

12) negatywną lub zaniżoną ocenę wyników pracy lub negatywną lub zaniżoną opinię o pracy;

13) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

14) stosowanie przymusu, zastraszania lub wykluczenia;

15) stosowanie mobbingu;

16) dyskryminowanie;

17) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

18) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

19) nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;

20) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży;

21) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

22) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

5. Za działanie odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 4.

6. Działanie odwetowe określone w ust. 4-5 nie może dotyczyć również:

1) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

2) osoby trzeciej, powiązanej z sygnalistą, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą (np. współpracownicy lub krewni sygnalisty).

7. Komórka organizacyjna właściwa do spraw szkoleń w Ministerstwie organizuje cyklicznie szkolenia dla pracowników w zakresie zapewniania szczególnej ochrony sygnalistom.

Rozdział 5

Raportowanie zgłoszeń

§ 21. 1. Koordynator, na podstawie rejestru zgłoszeń, o którym mowa w § 11 ust. 1, sporządza sprawozdanie, zawierającą ich analizę oraz sposób załatwienia, którą przekazuje Ministrowi, w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki informacja jest sporządzana.

2. Sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, Koordynator przekazuje Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.