Dzienniki Urzędowe - rok 2025 poz. 12

Na podstawie art. 290 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1483) zarządza się, co następuje:

Minister Energii: Miłosz Motyka

¹⁾ Minister Energii kieruje działami administracji rządowej - energia i gospodarka surowcami energetycznymi, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lipca 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Energii (Dz. U. poz. 1206).

Załącznik do zarządzenia Ministra Energii z dnia
3 grudnia 2025 r. (Dz. Urz. Min. Ener. poz. 12)

REGULAMIN KOMITETU AUDYTU DLA DZIAŁÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ - ENERGIA I GOSPODARKA SUROWCAMI ENERGETYCZNYMI

§ 1. Ilekroć w regulaminie Komitetu Audytu dla działów administracji rządowej - energia i gospodarka surowcami energetycznymi jest mowa o:

1) członku Komitetu - należy przez to rozumieć osobę powołaną przez Ministra odrębnym zarządzeniem do składu Komitetu;

2) jednostkach w działach - należy przez to rozumieć jednostki sektora finansów publicznych podległe Ministrowi, kierującemu działami administracji rządowej - energia i gospodarka surowcami energetycznymi, lub przez niego nadzorowane, lub jednostki sektora finansów publicznych sprawujące obsługę organu podległego Ministrowi lub przez niego nadzorowanego;

3) kierowniku komórki audytu wewnętrznego - należy przez to rozumieć audytora wewnętrznego kierującego wieloosobową komórką audytu wewnętrznego lub samodzielne stanowisko audytora wewnętrznego utworzone w Ministerstwie lub w jednostce w dziale;

4) Komitecie - należy przez to rozumieć Komitet Audytu dla działów administracji rządowej - energia i gospodarka surowcami energetycznymi;

5) Ministerstwie - należy przez to rozumieć Ministerstwo Energii;

6) Ministrze - należy przez to rozumieć Ministra Energii;

7) Przewodniczącym - należy przez to rozumieć osobę w randze Sekretarza lub Podsekretarza Stanu, wskazaną przez Ministra odrębnym zarządzeniem jako Przewodniczący Komitetu.

§ 2. 1. Komitet pełni rolę doradczą i opiniodawczą dla Ministra, kierującego działami administracji rządowej - energia i gospodarka surowcami energetycznymi, w zakresie zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej oraz skutecznego audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w działach.

2. Do zadań Komitetu należy w szczególności:

1) sygnalizowanie istotnych ryzyk zidentyfikowanych w obszarach funkcjonowania Ministerstwa i jednostek w działach;

2) sygnalizowanie istotnych słabości kontroli zarządczej w Ministerstwie i w jednostkach w działach oraz proponowanie jej usprawnień;

3) wyznaczanie priorytetów do rocznych i strategicznych planów audytu wewnętrznego opracowywanych w Ministerstwie i w jednostkach w działach;

4) przegląd istotnych wyników audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w działach oraz monitorowanie ich wdrożenia;

5) przegląd sprawozdań z wykonania planu audytu wewnętrznego oraz z oceny kontroli zarządczej, opracowanych w Ministerstwie i w jednostkach w działach;

6) monitorowanie efektywności pracy audytu wewnętrznego, w tym przeglądanie wyników wewnętrznych i zewnętrznych ocen pracy audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w działach;

7) wyrażenie zgody na rozwiązanie stosunku pracy oraz zmianę warunków płacy i pracy kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie i kierowników komórek audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.

3. W celu realizacji zadań, o których mowa w ust. 2, Komitet:

1) proponuje rozwiązania i upowszechnia dobre praktyki dotyczące analizy ryzyka i zarządzania ryzykiem w Ministerstwie i w jednostkach w działach;

2) analizuje informacje dotyczące bieżących i istotnych problemów w prowadzeniu audytu wewnętrznego oraz wspiera komórkę audytu wewnętrznego w Ministerstwie i komórki audytu wewnętrznego w jednostkach w działach w realizacji audytu wewnętrznego.

§ 3. 1. Przewodniczący kieruje pracami Komitetu i reprezentuje go na zewnątrz.

2. Przewodniczący w przypadku swojej nieobecności wyznacza spośród członków Komitetu swojego zastępcę.

3. Do zadań Przewodniczącego należy w szczególności:

1) zwoływanie i prowadzenie posiedzeń Komitetu;

2) ustalanie porządku posiedzeń Komitetu;

3) przydzielanie zadań członkom Komitetu;

4) informowanie Ministra o działaniach realizowanych przez Komitet.

4. Do obowiązków członków Komitetu należy w szczególności:

1) udział w pracach Komitetu;

2) współpraca z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie i komórkami audytu wewnętrznego w jednostkach w działach.

5. Funkcję sekretarza Komitetu pełni kierownik komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub wyznaczony przez niego pracownik tej komórki.

6. Do obowiązków sekretarza Komitetu należy w szczególności:

1) dokumentowanie prac Komitetu, w tym przygotowywanie projektów uchwał i protokołów z posiedzeń Komitetu;

2) organizowanie, w uzgodnieniu z Przewodniczącym, posiedzeń Komitetu i przekazywanie zaproszeń członkom Komitetu oraz osobom spoza składu Komitetu, o których mowa w § 4 ust. 6;

3) prowadzenie korespondencji Komitetu w zakresie określonym przez Przewodniczącego.

§ 4. 1. Komitet obraduje na posiedzeniach.

2. Posiedzenia Komitetu są prowadzone:

1) w miejscu wyznaczonym przez Przewodniczącego (stacjonarnie) albo

2) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (zdalnie), albo

3) w formie mieszanej (stacjonarnie oraz zdalnie)

- stosownie do potrzeb, nie rzadziej niż raz na kwartał.

3. Środki komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem których są prowadzone posiedzenia Komitetu, zapewniają:

1) transmisję obrad posiedzenia Komitetu w czasie rzeczywistym;

2) wielostronną komunikację w czasie rzeczywistym umożliwiającą uczestnikom posiedzenia Komitetu wypowiadanie się w toku jego obrad.

4. Posiedzenia Komitetu zwołuje Przewodniczący z własnej inicjatywy lub na wniosek członka Komitetu albo kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

5. Zaproszenia na posiedzenia Komitetu, wraz z porządkiem posiedzenia Komitetu i niezbędnymi dokumentami dotyczącymi spraw objętych porządkiem posiedzenia, są przekazywane członkom Komitetu, w formie pisemnej, nie później niż na 7 dni kalendarzowych przed planowanym terminem posiedzenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż na 2 dni robocze przed planowanym terminem posiedzenia.

6. Przewodniczący, z własnej inicjatywy albo na wniosek członka Komitetu, może zapraszać na posiedzenia Komitetu osoby spoza jego składu.

7. Sekretarz Komitetu oraz osoby spoza składu Komitetu, o których mowa w ust. 6, uczestniczą w posiedzeniu Komitetu bez prawa głosu.

8. Członkowie Komitetu uczestniczący w posiedzeniu Komitetu w formie stacjonarnej potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu podpisem na liście obecności, którą dołącza się do protokołu z posiedzenia.

9. Udział w posiedzeniu członka Komitetu w formie zdalnej jest potwierdzany przez odnotowanie tej informacji na liście obecności przez sekretarza Komitetu.

10. Jeżeli posiedzenie Komitetu jest prowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w ust. 3, obecność na posiedzeniu Komitetu jest potwierdzana przez odnotowanie tej informacji na liście obecności, którą sporządza i podpisuje sekretarz Komitetu.

11. Członek Komitetu, który nie może wziąć udziału w posiedzeniu Komitetu, niezwłocznie informuje o tym fakcie sekretarza Komitetu.

§ 5. 1. Komitet podejmuje rozstrzygnięcia w formie uchwał, zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności co najmniej połowy składu Komitetu, w tym Przewodniczącego. W przypadku głosowania, w którym oddano równą liczbę głosów „za” i „przeciw”, głos rozstrzygający przysługuje Przewodniczącemu.

2. Członek Komitetu może głosować nad podjęciem uchwały wyłącznie osobiście.

3. Na wniosek członka Komitetu Przewodniczący może zarządzić głosowanie tajne.

4. Członek Komitetu może zgłosić do protokołu, o którym mowa w § 6 ust. 1, zdanie odrębne w sprawie objętej głosowaniem.

5. Uchwały podjęte na posiedzeniu Komitetu podpisuje Przewodniczący.

6. Przewodniczący może podjąć decyzję o rozpatrzeniu sprawy w trybie obiegowym, w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej innych niż środki komunikacji elektronicznej, o których mowa w § 4 ust. 3.

7. Sprawa nie może zostać rozpatrzona w trybie obiegowym w przypadku zgłoszenia sprzeciwu przez członka Komitetu.

8. Uchwała podjęta w trybie obiegowym jest ważna, jeżeli wszyscy członkowie Komitetu otrzymali projekt uchwały, a za podjęciem uchwały głosowała zwykła większość członków Komitetu. Uchwałę podjętą w trybie obiegowym dołącza się do protokołu, o którym mowa w § 6 ust. 1, z najbliższego posiedzenia Komitetu.

§ 6. 1. Z posiedzenia Komitetu jest sporządzany protokół.

2. Protokół jest podpisywany przez Przewodniczącego albo członka Komitetu, o którym mowa w § 3 ust. 2.

3. Do protokołu dołącza się:

1) porządek posiedzenia Komitetu;

2) listę obecności uczestników posiedzenia Komitetu;

3) uchwały podjęte na posiedzeniu Komitetu.

§ 7. 1. Członkowie Komitetu wykonują swoje zadania rzetelnie i obiektywnie, kierując się przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem.

2. Członkowie Komitetu współpracują z komórką audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

3. Komórka audytu wewnętrznego w Ministerstwie zapewnia obsługę organizacyjną Komitetu oraz przechowuje dokumenty związane z jego pracami.

§ 8. 1. Członkowie Komitetu mają dostęp do informacji niezbędnych do realizacji zadań Komitetu, w szczególności do dokumentacji dotyczącej kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego w Ministerstwie i w jednostkach w działach, a także dostęp do dokumentów, informacji i innych materiałów związanych z funkcjonowaniem Ministerstwa i jednostek w działach, przy zachowaniu przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

2. Członkowie Komitetu, w związku z realizacją zadań Komitetu, mogą występować do kierowników i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz jednostek w działach o przedstawienie informacji niezbędnych do realizacji zadań Komitetu w zakresie i terminach określonych przez Komitet, przy zachowaniu przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.

3. Kierownicy i pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz jednostek w działach są obowiązani do udzielania informacji i wyjaśnień członkom Komitetu.

4. Informacje, o których mowa w ust. 2, w szczególności plany audytu wewnętrznego, sprawozdania z wykonania planów audytu wewnętrznego, sprawozdania z zadań audytowych i opisy czynności podjętych w celu zapobiegania zagrożeniom w ramach kontroli zarządczej, są przekazywane za pośrednictwem komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie.

§ 9. 1. Komitet prowadzi postępowanie w sprawie wyrażenia zgody na rozwiązanie stosunku pracy albo zmianę warunków płacy i pracy:

1) kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie - na pisemny wniosek kierownika komórki audytu wewnętrznego lub Dyrektora Generalnego Ministerstwa;

2) kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale - na pisemny wniosek kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale lub kierownika tej jednostki.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, jest rozpatrywany niezwłocznie na posiedzeniu Komitetu albo w trybie obiegowym.

3. Komitet może żądać dodatkowych informacji w przypadku, gdy informacje zawarte we wniosku, o którym mowa w ust. 1, są niewystarczające do podjęcia uchwały w sprawie wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 1.

4. W toku postępowania w sprawie wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 1, Komitet umożliwia kierownikowi komórki audytu wewnętrznego, którego dotyczy wniosek, oraz Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa albo kierownikowi jednostki w dziale przekazanie dodatkowych wyjaśnień dotyczących wniosku.

5. Komitet podejmuje uchwałę w sprawie wyrażenia zgody, o której mowa w ust. 1, biorąc pod uwagę zebrane opinie oraz stanowiska w sprawie, a także inne dokumenty oceniające pracę kierownika komórki audytu wewnętrznego w Ministerstwie lub kierownika komórki audytu wewnętrznego w jednostce w dziale.

§ 10. 1. Do końca lutego każdego roku Komitet składa Ministrowi oraz Ministrowi Finansów i Gospodarki sprawozdanie z realizacji zadań Komitetu w roku poprzednim, zwane dalej „sprawozdaniem”.

2. Projekt sprawozdania jest uzgadniany ze wszystkimi członkami Komitetu.

3. Sprawozdanie jest podpisywane przez Przewodniczącego.

4. Sprawozdanie podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa.