Dzienniki Urzędowe - rok 2020 poz. 34

2. Departament Archiwistyki dokonuje oceny sprawozdań, w tym ich zgodności z przepisami ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, umową o wsparcie realizacji zadania publicznego oraz regulaminem danego konkursu, w szczególności biorąc pod uwagę terminowość oraz zgodność ponoszonych wydatków z ofertą zleceniobiorcy.

3. Ocenę sprawozdań pod względem rachunkowym przeprowadza Wydział Finansowo-Księgowy, który dokonuje ich weryfikacji w zakresie ewentualnych zwrotów dotacji niewykorzystanych, odsetek za opóźnienie lub odsetek bankowych. Na wniosek Departamentu Archiwistyki, Wydział Finansowo-Księgowy weryfikuje faktury oraz inne dokumenty finansowe, w przypadku gdy zleceniobiorca takie dokumenty dostarczył.

4. Ocenę merytoryczną sprawozdań przeprowadza Departament Archiwistyki, który ocenia realizację zleconego zadania, w tym jej zgodność z opisem w ofercie zleceniobiorcy i przepisami prawa oraz sposób postępowania z materiałami archiwalnymi.

5. Pracownicy odpowiedzialni za wykonanie czynności, o których mowa w ust. 2-4, są wyznaczani przez kierującego właściwą komórką organizacyjną.

6. Wynik oceny lub weryfikacji jest zatwierdzany przez bezpośrednich przełożonych pracowników, o których mowa w ust. 5.

7. Przeprowadzenie ostatecznej oceny i weryfikacji sprawozdań po ponownej ocenie, o której mowa w ust. 11, oraz zatwierdzenie wyników tej weryfikacji i oceny przez osoby, o których mowa w ust. 5 i 6, jest dokumentowane w formie karty obiegowej, zwanej dalej "kartą obiegową", której wzór stanowi załącznik do zarządzenia.

8. Karta obiegowa, po zatwierdzeniu lub odrzuceniu sprawozdania, jest przekazywana do Wydziału Finansowo-Księgowego wraz z informacją, o której mowa w § 4, celem ujęcia w ewidencji księgowej.

9. Jeżeli w wyniku oceny lub weryfikacji sprawozdań, odpowiednio pod względem formalnym, merytorycznym oraz rachunkowym, zachodzi konieczność wezwania zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień w zakresie złożonego sprawozdania, pracownik dokonujący oceny lub weryfikacji zgłasza ten fakt do Departamentu Archiwistyki, przekazując jednocześnie informację dotyczącą zastrzeżeń wraz z podaniem ich treści, wskazaniem miejsca w sprawozdaniu, którego zastrzeżenie dotyczy oraz nazwy zleceniobiorcy i numeru zawartej umowy.

10. Na podstawie zgłoszonych zastrzeżeń, o których mowa w ust. 9, Departament Archiwistyki przygotowuje wezwanie do zleceniobiorcy do uzupełnienia braków lub złożenia wyjaśnień. W razie potrzeby Departament Archiwistyki przedstawia zgłoszone zastrzeżenia do konsultacji prawnej.

11. Wyjaśnienia i uzupełnienia zleceniobiorców dotyczące sprawozdań podlegają ponownej ocenie i weryfikacji przez komórki organizacyjne zgłaszające zastrzeżenia.

NACZELNY DYREKTOR
ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
PAWEŁ PIETRZYK

KARTA OBIEGOWA