Dzienniki Urzędowe - rok 2022 poz. 50

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 4 i ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

2. W pierwszej kolejności przekazaniu podlegają materiały archiwalne stanowiące zespoły rozbite, przechowywane w zasobie dwóch lub więcej archiwów państwowych, w celu ich scalenia.

2. Dyrektor archiwum państwowego, które chce przejąć do własnego zasobu archiwalnego materiały archiwalne przechowywane w innym archiwum państwowym, występuje z wnioskiem do Naczelnego Dyrektora o zgodę na przejęcie tych materiałów.

3. Wnioski, o których mowa w ust. 1 i 2, sporządzane są odrębnie dla materiałów archiwalnych jednego aktotwórcy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia.

2. Do wniosku, o którym mowa § 3 ust. 1, należy dołączyć kopie oznaczeń kancelaryjnych lub części treści materiałów archiwalnych potwierdzające rozpoznanie aktotwórcy.

3. Do wniosków, o których mowa w § 3 ust. 1 i 2, w przypadku, o którym mowa w § 2 ust. 2, należy dołączyć uzasadnienie potrzeby zmian w rozmieszczeniu materiałów archiwalnych.

2. Do stanowiska, o którym mowa w ust. 1, dyrektor archiwum państwowego dołącza opinię regionalnej komisji metodycznej właściwej dla tego archiwum. Opinia nie jest wymagana, jeżeli dla archiwów państwowych, między którymi mają zostać przekazane materiały archiwalne, właściwa jest ta sama regionalna komisja metodyczna.

3. Do stanowiska, o którym mowa w ust. 1, złożonego w związku z rozpatrywaniem wniosku, o którym mowa w § 3 ust. 2, należy dodatkowo załączyć kopie oznaczeń kancelaryjnych lub części treści materiałów archiwalnych potwierdzające rozpoznanie aktotwórcy.

2. Naczelny Dyrektor w uzasadnionych przypadkach może podjąć decyzję o pozostawieniu materiałów archiwalnych w miejscu ich dotychczasowego przechowywania.

2. Dyrektor archiwum państwowego, w drodze zarządzenia, określi tryb przekazywania materiałów archiwalnych między komórkami organizacyjnymi tego archiwum w ramach jego zasobu archiwalnego, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Dyrektor archiwum państwowego, w terminie 10 dni roboczych od dnia podjęcia decyzji, o której mowa w ust. 1, przekazuje ją Naczelnemu Dyrektorowi, informując o aktualnych danych ewidencyjnych przekazywanych materiałów archiwalnych i wskazując docelowy zespół archiwalny oraz planowaną datę zakończenia przekazania.

4. Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się do archiwów państwowych nieposiadających oddziałów zamiejscowych.

2. Dyrektor archiwum państwowego składający wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy zawiadamia o jego złożeniu dyrektora archiwum państwowego, którego sprawa dotyczy.

3. Po ponownym rozpatrzeniu sprawy Naczelny Dyrektor podtrzymuje, zmienia lub uchyla wydaną uprzednio decyzję.

4. Decyzja Naczelnego Dyrektora wydana w wyniku ponownego rozpatrzenia sprawy jest ostateczna.

1) fizyczne przemieszczenie materiałów archiwalnych między archiwami państwowymi;

2) przekazanie wszystkich aktualnych środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych w postaci tradycyjnej lub elektronicznej (plik PDF);

3) przekazanie elektronicznej wersji aktualnych środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych, w postaci edytowalnych plików edytorów kalkulacyjnych lub tekstowych, o ile są w posiadaniu archiwum państwowego przekazującego materiały archiwalne;

4) przekazanie informacji o kopiach wzorcowych i użytkowych, w tym mikrofilmowych i cyfrowych;

5) przekazanie kopii wzorcowych materiałów archiwalnych, o ile kopie cyfrowe nie zostały przekazane do Narodowego Archiwum Cyfrowego w celu zabezpieczenia ich w Centralnym Repozytorium Cyfrowym Archiwów Państwowych;

6) przekazanie kopii użytkowych materiałów archiwalnych, w tym mikrofilmów i kopii cyfrowych;

7) dokonanie zmian w ewidencji zasobu archiwum państwowego przekazującego oraz archiwum państwowego przejmującego materiały archiwalne, zgodnie z zarządzeniem nr 7 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie ewidencjonowania zasobu archiwalnego w archiwach państwowych, zmienionym zarządzeniem nr 33 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 marca 2018 r.

2. Do protokołu, o którym mowa w ust. 1, należy załączyć informację o kopiach wzorcowych i użytkowych, mikrofilmowych i cyfrowych, wraz z kodami jednostek archiwalnych i numerami mikrofilmów, o ile przekazywane materiały archiwalne posiadają takie kopie.

2. W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych, których kopie cyfrowe zostały udostępnione w serwisie szukajwarchiwach.gov.pl, w terminie dwóch miesięcy od dnia zakończenia procesu przekazywania, dyrektor archiwum państwowego przejmującego materiały archiwalne bada możliwość ich udostępnienia i w przypadku braku przeciwskazań, w porozumieniu z Narodowym Archiwum Cyfrowym, publikuje kopie online.

3. W przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających dotrzymanie terminu, o którym mowa w ust. 2, dyrektor archiwum państwowego przejmującego materiały archiwalne informuje Naczelnego Dyrektora o przyczynie opóźnienia oraz wskazuje termin zakończenia publikacji.

2. Raport, o którym mowa w ust. 1, przesyłany jest do wiadomości Naczelnego Dyrektora w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia procesu przekazywania materiałów archiwalnych.

1) zostać scalone z innymi materiałami danego twórcy poprzez włączenie do istniejącego zespołu archiwalnego;

2) zostać włączone do zbioru archiwalnego;

3) utworzyć nowy zespół (zbiór) archiwalny.

2. Zespoły rozbite nie podlegają opracowaniu do czasu ich scalenia, z zastrzeżeniem ust. 3.

3. Zespoły rozbite pozostawione w miejscu ich dotychczasowego przechowywania na podstawie decyzji, o której mowa w § 7 ust. 2, podlegają opracowaniu. Informację o pozostałych częściach zespołu oraz decyzji Naczelnego Dyrektora należy uwzględnić w karcie zespołu.

1) zarządzenie nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia wytycznych dotyczących zasad postępowania z zespołami rozbitymi, przechowywanymi w archiwach państwowych;

2) decyzja nr 15 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 czerwca 2015 r. w sprawie trybu działania i składu osobowego zespołu do spraw rozmieszczenia zasobu archiwalnego w archiwach państwowych, zmieniona decyzją nr 37 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 października 2016 r.

NACZELNY DYREKTOR
ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
PAWEŁ PIETRZYK

Załączniki do zarządzenia nr 50
Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych
z dnia 1 grudnia 2022 r. (poz. 50)

Załącznik nr 1

WNIOSEK O ZGODĘ NA PRZEKAZANIE/PRZEJĘCIE MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH

Załącznik nr 2

RAPORT Z PRZEJĘCIA MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH