Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 39

Na podstawie art. 24 ust. 1 i art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928), zarządza się, co następuje:

1) procedurę dokonywania zgłoszeń naruszenia prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Funduszy o Polityki Regionalnej, zwanym dalej "Ministerstwem", w tym:

a) sposoby przyjmowania zgłoszeń,

b) komórki organizacyjne przyjmujące zgłoszenia,

c) sposoby przekazywania zgłoszeń do właściwych organów,

d) termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;

2) komórki organizacyjne weryfikujące zgłoszenia i komunikujące się z sygnalistą;

3) działania następcze podejmowane w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa.

2. Zarządzenie stosuje się również do zgłoszeń anonimowych.

1) DKN - Departament Kontroli;

2) DKK - Departament Koordynacji Krajowego Planu Odbudowy;

3) dyrektor - dyrektora komórki organizacyjnej lub osobę kierującą komórką organizacyjną;

4) Dyrektor Generalny - Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub osobę przez niego upoważnioną lub osobę zastępującą;

5) KO - departament/biuro w Ministerstwie;

6) konflikt interesów - sytuację, w której bezstronne i obiektywne rozpatrzenie zgłoszenia jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste;

7) KPO - Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności;

8) Minister - Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej;

9) sygnalista - osobę, o której mowa w art. 4 ust. 1 ustawy;

10) ustawa - ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

11) zgłoszenie - ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie.

2. W przypadku zgłoszeń dotyczących:

1) dyrektora albo pracowników DKN - zgłoszenie kieruje się do Dyrektora Generalnego;

2) Sekretarza Stanu, Podsekretarza Stanu, Dyrektora Generalnego lub pracownika zatrudnionego w Gabinecie Politycznym Ministra - zgłoszenie kieruje się do Ministra.

3. Zgłoszenia dotyczące naruszeń prawa w zakresie KPO DKN przekazuje, po zaewidencjonowaniu w rejestrze, o którym mowa w § 14 ust. 1, do DKK, z wyłączeniem zgłoszeń dotyczących bezpośrednio DKK, które DKN kieruje do Dyrektora Generalnego.

4. Dyrektor DKK może podjąć decyzję o przekazaniu zgłoszenia, o którym mowa w ust. 3, do dalszej realizacji odpowiednio przez KO odpowiedzialną za koordynację właściwego komponentu KPO, instytucję odpowiedzialną za reformę (IOR) lub instytucję odpowiedzialną za inwestycję (IOI).

5. W przypadku przekazania zgłoszenia podmiotowi, o którym mowa w ust. 4, informacja o sposobie rozpatrzenia zgłoszenia przekazywana jest przez właściwą KO do DKK.

2. Wstępnej weryfikacji zgłoszenia anonimowego dokonuje DKN po uzyskaniu stanowiska właściwej KO.

3. Jeżeli zostanie ustalona tożsamość sygnalisty, podlega on ochronie na zasadach określonych w ustawie.

1) naruszenia zasad etyki,

2) mobbingu,

3) dyskryminacji,

4) molestowania lub molestowania seksualnego,

5) zachowań niepożądanych w relacjach pracowniczych

- stosuje się odrębne przepisy wewnętrzne obowiązujące w Ministerstwie.

1) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnal@mfipr.gov.pl;

2) telefonicznie - zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy, na numer telefonu podany na stronie podmiotowej Ministerstwa w Biuletynie Informacji Publicznej zgodnie z art. 48 ust. 1 pkt 1 ustawy;

3) osobiście po wcześniejszym umówieniu spotkania;

4) listownie - w kopercie opatrzonej dopiskiem "zgłoszenie sygnalizacyjne".

2. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia przekazanego w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 4, następuje w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3. Przepisów ust. 1 i 6 nie stosuje się do zgłoszeń przekazanych anonimowo.

4. Ustala się formularz zgłoszenia naruszenia prawa, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia, przy czym sygnalista nie ma obowiązku jego stosowania.

5. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku, zgodnie z art. 26 ust. 6 ustawy. W takim przypadku, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie jest dokumentowane na formularzu zgłoszenia naruszenia prawa.

6. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia formularza zgłoszenia naruszenia prawa przed jego podpisaniem.

7. W przypadku odmowy podpisania formularza zgłoszenia naruszenia prawa, pracownik przyjmujący zgłoszenie dokonuje stosownej adnotacji.

1) przyjmowania i obsługi zgłoszeń;

2) wstępnej weryfikacji zgłoszeń, w tym sprawdzenia w komórce właściwej czy sygnalista lub osoba, o której mowa w art. 2 pkt 8 i 9 ustawy, jest pracownikiem Ministerstwa bądź realizuje zadania na rzecz Ministerstwa na podstawie innych umów;

3) przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniami.

2. Osoby, o których mowa w ust. 1, obowiązane są do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w toku obsługi zgłoszeń.

3. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Ministerstwa, pracownik ten jest obowiązany do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia do DKN.

4. Przepis ust. 1 pkt 3 i ust. 2 stosuje się do dyrektora DKK lub wyznaczonego pracownika DKK.

2. Dyrektor Generalny albo Minister w przypadku, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 2, powołuje Komisję, wyznacza jej przewodniczącego biorąc pod uwagę przedmiot zgłoszenia, i określa termin zakończenia jej prac.

3. Dyrektor Generalny występuje do właściwych ze względu na przedmiot zgłoszenia KO o wskazanie kandydatów na członków Komisji. Wniosek o wskazanie jest wiążący.

4. W przypadku zgłoszenia dotyczącego KPO, skład Komisji rekomenduje DKK, natomiast w przypadku, o którym mowa w § 3 ust. 2 pkt 2, skład komisji ustala Minister.

5. Komisja składa się z co najmniej trzech osób.

6. Komisja prowadzi postępowanie wyjaśniające dotyczące przekazanego jej zgłoszenia.

7. Członkiem Komisji nie może być osoba:

1) której dotyczy zgłoszenie;

2) będąca bezpośrednim przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie;

3) bezpośrednio podlegająca osobie, której dotyczy zgłoszenie;

4) co do której zaistniała sytuacja mogąca stanowić konflikt interesów.

8. W sytuacji, gdy przed rozpoczęciem czynności, o których mowa w ust. 6, albo podczas ich wykonywania członek Komisji stwierdzi, że zaistniała sytuacja mogąca stanowić konflikt interesów, zobowiązany jest pisemnie zawiadomić odpowiednio Dyrektora Generalnego albo Ministra, który powołuje do składu Komisji w jego miejsce inną osobę.

9. Komisja może zwrócić się do Dyrektora Generalnego o włączenie w prace Komisji pracowników Ministerstwa posiadających wiedzę ekspercką. Do pracowników tych stosuje się wymogi określone w ust. 7 i 8.

10. Na wniosek Komisji każdy pracownik ma obowiązek stawić się na posiedzeniu oraz udostępnić dokumenty, z wyłączeniem dokumentów stanowiących tajemnice prawnie chronione, i udzielić niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności dotyczących zgłoszenia.

11. Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:

1) zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne;

2) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

12. Prace Komisji są dokumentowane, a dokumenty dotyczące zgłoszenia przechowuje DKN, z wyłączeniem dokumentów dotyczących zgłoszenia, o którym mowa w:

1) § 3 ust. 3 - które przechowuje KO, w której zatrudniony jest przewodniczący Komisji;

2) § 3 ust. 2 pkt 2 - które przechowuje KO wskazana przez Ministra.

13. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport końcowy zawierający ustalenia co do zasadności zgłoszenia, a w przypadku zgłoszeń uznanych za zasadne przedstawia również rekomendacje co do dalszych działań następczych i terminów ich wykonania, oraz rekomendacje w zakresie możliwych działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie w przyszłości podobnych naruszeń i terminów ich wykonania.

14. W przypadku braku jednomyślności wnioski końcowe Komisji zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równiej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego Komisji, który głosuje jako ostatni.

15. Komisja przedstawia odpowiednio Dyrektorowi Generalnemu albo Ministrowi:

1) raport końcowy wraz z rekomendacjami, o których mowa w ust. 13, albo

2) wniosek o zakończenie postępowania w przypadku niestwierdzenia naruszenia prawa lub okoliczności, które wymagałyby podjęcia dalszych działań następczych.

16. Raport końcowy lub wniosek o zakończenie postępowania podpisują wszyscy członkowie Komisji. W przypadku braku jednomyślności członek Komisji składający zdanie odrębne obowiązany jest pisemnie je uzasadnić. Zdanie odrębne wraz z uzasadnieniem dołącza się odpowiednio do raportu końcowego lub wniosku o zakończenie postępowania.

2. Przewodniczący Komisji przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

3. W uzasadnionych przypadkach przewodniczący Komisji przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 2.

4. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 2 i 3, obejmuje informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

2. Działania odwetowe, o których mowa w ust. 1, nie mogą dotyczyć również:

1) osób, o których mowa w art. 2 pkt 8 i 9 ustawy;

2) podmiotów prawnych, które stanowią własność sygnalisty.

3. KO, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2, podejmują działania zapobiegające działaniom odwetowym, o których mowa w ust. 1.

4. Sygnalista lub osoba, o której mowa w ust. 2 pkt 1, informują dyrektora DKN lub - w przypadku określonym w § 3 ust. 2 pkt 1- Dyrektora Generalnego, o podejmowanych wobec niego działaniach odwetowych. Informacja może zostać przekazana na formularzu zgłoszenia działań odwetowych, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia. Dyrektor DKN niezwłocznie przekazuje Dyrektorowi Generalnemu wszelkie informacje o działaniach odwetowych.

1) zapewnia szkolenia dotyczące zasad ochrony sygnalistów oraz osób, o których mowa w § 12 ust. 2 pkt 1;

2) ogranicza dostęp do informacji o sygnaliście oraz osobach, o której mowa w § 12 ust. 2 pkt 1, wyłącznie do osób upoważnionych.

2. W przypadku stwierdzenia, że doszło lub mogło dojść do działań odwetowych wobec sygnalisty lub osób, o których mowa w § 12 ust. 2 pkt 1, Dyrektor Generalny podejmuje wszelkie adekwatne czynności służące zapobieżeniu wystąpienia działań odwetowych.

2. Rejestry prowadzone są poza systemem EZD.

3. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się dane, o których mowa w art. 29 ust. 4 pkt 1-7 ustawy. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

4. W rejestrze zgłoszeń zewnętrznych gromadzi się dane, o których mowa w art. 46 ust. 3 pkt 1-9 ustawy. Wzór rejestru stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

5. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrach zgłoszeń są przechowywane przez okres 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

2. W zakresie zgłoszeń zewnętrznych zarządzenie stosuje się od dnia 25 grudnia 2024 r.

MINISTER FUNDUSZY
I POLITYKI REGIONALNEJ

¹⁾ Minister Funduszy i Polityki Regionalnej kieruje działem administracji rządowej - rozwój regionalny, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej (Dz. U. poz. 2711).

Załączniki do zarządzenia Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej
z dnia 13 września 2024 r. (poz. 39)

Załącznik nr 1

WZÓR FORMULARZA ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA

Załącznik nr 2

WZÓR FORMULARZA ZGŁOSZENIA DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

Załącznik nr 3

REJESTR ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH W MINISTERSTWIE FUNDUSZY I POLITYKI REGIONALNEJ

Załącznik nr 4

REJESTR ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH W MINISTERSTWIE FUNDUSZY I POLITYKI REGIONALNEJ