Dzienniki Urzędowe - rok 2021 poz. 15

Na postawie art. 5 ust. 1 pkt 2 oraz art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) w związku z art. 52 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2019 r. poz. 2140, z 2020 r. poz. 875 i 1087 oraz z 2021 r. poz. 674) zarządza się, co następuje:

1. Powołuje się Komisję do dokonania oceny i wydzielenia dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, o której mowa w załączniku nr 3 do zarządzenia nr 36/2014 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 14 listopada 2014 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad i trybu postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego (Dz. Urz. GITD poz. 22, z 2018 r. poz. 14 oraz z 2020 r. poz. 2), zwaną dalej "Komisją".

2. W skład Komisji wchodzą:

1) Marcin Wójcik - Biuro Dyrektora Generalnego - Przewodniczący Komisji;

2) Barbara Bijata - Biuro Dyrektora Generalnego - Zastępca Przewodniczącego Komisji;

3) Adam Suchenek - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

4) Paulina Pudło - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

5) Sylwia Stachowiak - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

6) Krzysztof Zmijewski - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

7) Weronika Pietrzak - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

8) Aleksander Czekryszew - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

9) Ewa Rygalska - Biuro Dyrektora Generalnego - członek Komisji;

10) Marta Mirosz - Biuro Teleinformatyki - członek Komisji;

11) Marek Różański - Biuro Teleinformatyki - członek Komisji;

12) Rafał Wiśniewski - Biuro Teleinformatyki - członek Komisji;

13) Paweł Brzeziński - Biuro do spraw Transportu Międzynarodowego - członek Komisji;

14) Karolina Kierska - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - członek Komisji;

15) Grażyna Wągrodzka - Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym - członek Komisji;

16) Adrian Maciąg - Biuro Finansowe - członek Komisji;

17) Kajetan Krasowski - Biuro Nadzoru Inspekcyjnego - członek Komisji;

18) Andrzej Lewandowski - Biuro Prawne - członek Komisji;

19) Magdalena Jończyk - Biuro Prawne - członek Komisji;

20) Anna Ziemińska-Pucułek - Biuro Informacji i Promocji - członek Komisji;

21) Olga Barszczewska - Biuro Kontroli Opłaty Elektronicznej - członek Komisji;

22) Agnieszka Madajczyk - Gabinet Głównego Inspektora - członek Komisji.

1. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący Komisji, a w przypadku jego nieobecności Zastępca Przewodniczącego Komisji.

2. Do obowiązków Przewodniczącego Komisji należy w szczególności:

1) organizowanie prac Komisji;

2) reprezentowanie Komisji na zewnątrz;

3) czuwanie nad sprawnym wypełnianiem zadań i wydawanie wiążących poleceń pozostałym członkom Komisji.

3. Przewodniczący Komisji do pracy Komisji związanej z brakowaniem dokumentacji na nośnikach informatycznych może włączyć innych pracowników Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego, zwanego dalej "GITD", lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.

4. Przewodniczący Komisji lub jego zastępca jest zobligowany do uczestniczenia w czynnościach archiwalnych dotyczących przeprowadzania kwalifikacji akt do brakowania.

Członkowie Komisji, będący przedstawicielami komórek organizacyjnych, z których akta będą podlegały brakowaniu, dokonają do dnia 31 grudnia 2021 r. kwalifikacji dokumentacji do wybrakowania, mając na względzie dalszą jej przydatność praktyczną w GITD. Prace kwalifikacyjne i sporządzanie wniosków do Archiwum Akt Nowych o wydanie zgody na brakowanie akt mogą być wykonywane etapami.

Członkowie Komisji, o których mowa w § 3, po dokonaniu oceny przydatności dokumentacji niearchiwalnej, sporządzą w dwóch egzemplarzach, dla każdego etapu, protokół oceny oraz spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie, nieprzydatnej do celów praktycznych, dla której upłynął okres przechowywania.

Dwóch członków Komisji wskazanych przez Przewodniczącego Komisji lub jego zastępcę, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekaże akta na nośniku papierowym, wskazane w jednym lub wielu etapach kwalifikacji, do zniszczenia podmiotowi zewnętrznemu. Procedura niszczenia akt może odbywać się wielokrotnie, stosownie do etapów przekazywania akt.

Trzech członków Komisji wskazanych przez Przewodniczącego Komisji lub jego zastępcę, dokona wyboru i zniszczenia mechanicznego dokumentacji oznaczonej klauzulą "Tajemnica skarbowa", wyłączonej z akt spraw wybrakowanych lub przeznaczonych do brakowania, objętych zgodą Archiwum Akt Nowych na brakowanie. Z procesu niszczenia dokumentacji, uczestniczący w procesie członkowie Komisji, sporządzą protokół.

1. Przewodniczący Komisji, po uzyskaniu zgody Archiwum Akt Nowych na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej na nośnikach informatycznych, zleci koordynatorowi projektu pn. "Wytworzenie i wdrożenie centralnego systemu przetwarzania dla Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych oraz utrzymania i rozwoju systemu", zwanemu dalej "koordynatorem projektu", usunięcie z nośników informatycznych dokumentacji przewidzianej do brakowania z systemu Centrum Przetwarzania Danych Centrum Automatycznego Nadzoru nad Ruchem Drogowym, zwanego dalej "CPD CANARD". Koordynator projektu sporządzi potwierdzenie usunięcia danych i obrazów z systemu CPD CANARD, określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia, potwierdzając wykonanie wskazanych czynności przez pracowników GITD lub pracowników firm współpracujących z GITD, posiadających wiedzę specjalistyczną w dziedzinie informatyki.

2. Usunięcie dokumentacji, o której mowa w ust. 1, polega na usunięciu zapisu obrazów i danych w sposób trwale uniemożliwiający ich odtworzenie. Usunięcie obrazów i danych może również nastąpić przez fizyczne zniszczenie nośnika danych w sposób trwale uniemożliwiający odtworzenie obrazów i danych na nim zawartych.

3. Co najmniej trzech członków Komisji, w tym Przewodniczący Komisji, dokona sprawdzenia usunięcia brakowanej dokumentacji z systemu CPD CANARD oraz sporządzi protokół z brakowania, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.

Główny Inspektor Transportu Drogowego: A. Gajadhur

Załączniki do zarządzenia nr 15/2021 Głównego Inspektora
Transportu Drogowego z dnia 7 maja 2021 r.

Załącznik nr 1

Potwierdzenie usunięcia danych i obrazów z systemu CPD CANARD

Załącznik nr 2

Protokół brakowania dokumentacji