Dzienniki Urzędowe - rok 2026 poz. 5

Na podstawie art. 263 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 r. - Prawo własności przemysłowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 1170) w związku z art. 34a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1483 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

1. W Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, zwanym dalej „Urzędem” tworzy się rejestr umów Urzędu pod nazwą: „Rejestr Umów JSFP”. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

2. Rejestr Umów JSFP zawiera informacje o każdej umowie zawartej przez Urząd lub na jego rzecz, która spełnia łącznie następujące warunki:

1) jest umową odpłatną zawieraną między Urzędem (zamawiającym) a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez Urząd (zamawiającego) od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług;

2) została zawarta w formie:

a) pisemnej - w rozumieniu art. 78 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2026 r. poz. 795), tj. do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli,

b) dokumentowej - w rozumieniu art. 77² ustawy Kodeks cywilny, tj. do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie, może być ono złożone na nośnikach danych takich jak: skan dokumentu, wiadomość e-mail, plik tekstowy, arkusz kalkulacyjny, nagranie audio lub video, zdjęcie, wypełnienie formularza, akceptacja warunków na stronie internetowej itp.; oświadczenie może (ale nie musi) być potwierdzone podpisem zaufanym lub osobistym; taka forma nie wymaga złożenia podpisu na oświadczeniu woli),

c) elektronicznej - w rozumieniu art. 78¹ ustawy Kodeks cywilny, tj. do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym,

d) w formie szczególnej, na przykład w formie aktu notarialnego.

3. Rejestr Umów JSFP zawiera informacje, o których mowa w art. 34a ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w tym:

1) numer umowy - o ile taki numer nadano;

2) datę zawarcia umowy;

3) okres, na jaki umowa została zawarta, oznaczony przez podanie liczby dni, miesięcy lub lat okresu, na jaki została zawarta; 

4) oznaczenie stron umowy, które obejmuje:

a) nazwę (firmę), numer REGON, numer identyfikacji podatkowej (NIP), jeżeli został zamieszczony w bazie REGON, i adres siedziby albo adres wykonywania działalności gospodarczej - w przypadku, gdy stroną umowy jest jednostka sektora finansów publicznych lub przedsiębiorca z siedzibą albo miejscem wykonywania działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

b) nazwę (firmę) i adres siedziby albo adres wykonywania działalności gospodarczej - w przypadku gdy stroną umowy jest jednostka sektora finansów publicznych lub przedsiębiorca z siedzibą albo miejscem wykonywania działalności poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,

c) imię i nazwisko - w przypadku gdy stroną umowy jest osoba fizyczna;

5) wskazanie przedmiotu umowy, które obejmuje opis zakresu dostaw, usług lub robót budowlanych stanowiących przedmiot umowy;

6) wartość umowy w złotych z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, którą stanowi całkowita jej wartość określona w umowie, a w przypadku gdy umowa została zawarta na czas nieoznaczony - wartość określona w umowie za okres pierwszych 48 miesięcy wykonywania umowy. Wysokość środków faktycznie wydatkowanych na realizację umowy pozostaje bez wpływu na określenie wartości umowy. Przy określaniu wartości umowy:

a) uwzględnia się wartość opcji oraz wznowień,

b) nie uwzględnia się podatku od towarów i usług;

7) wskazanie, przez udzielenie odpowiedzi pozytywnej albo negatywnej, czy umowa jest finansowana ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2-3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, w tym w szczególności:

a) środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej,

b) niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA),

c) innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi;

8) status umowy i dzień zakończenia obowiązywania umowy przez wskazanie, że umowa jest aktywna albo nieaktywna, przy czym dzień zmiany statusu umowy z aktywnej na nieaktywną jest automatycznie oznaczany w systemie jako dzień zakończenia obowiązywania umowy;

9) podstawę prawną nieudostępnienia informacji, która obejmują wskazanie dla każdej informacji wyłączonej z jawności:

a) jednostki redakcyjnej i tytułu aktu prawnego stanowiących podstawę prawną nieudostępnienia informacji,

b) nazwę Urzędu lub stanowiska pracownika dokonującego wyłączenia jawności danej informacji;

10) podstawę dokonania aktualizacji informacji określonych w pkt 1-9, o ile dokonano takiej aktualizacji, która obejmuje wskazanie przyczyny dokonania aktualizacji informacji o umowie, w szczególności powołanie się na zmianę umowy, wypowiedzenie umowy, cesję praw lub korektę błędu, wraz ze zwięzłym opisem tej aktualizacji oraz wskazaniem daty, od której zaistniała ta przyczyna.

4. Każdej rejestracji umowy i każdej aktualizacji informacji w Rejestrze Umów JSFP nadawany jest numer wpisu, zwany dalej „Wpisem”.

5. W Rejestrze Umów JSFP nie udostępnia się informacji o umowie, co do których prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu na podstawie art. 5 ust. 1 i 2-2b ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. z 2022 r. poz. 902).

6. W Rejestrze Umów JSFP mogą być także udostępniane i aktualizowane informacje o umowie inne niż określone w ust. 3, niestanowiące danych osobowych.

7. W Rejestrze Umów JSFP zwiera się informacje o umowach zawartych nie wcześniej niż 1 lipca 2026 r.

1. Za prowadzenie Rejestru Umów JSFP w zakresie wprowadzania oraz aktualizacji informacji, o których mowa w §1 ust. 3, odpowiada:

1) w przypadku umów do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 793) - Wydział Organizacyjno-Prawny i Zamówień Publicznych w Biurze Dyrektora Generalnego;

2) w przypadku umów innych niż określone w pkt 1 - dyrektor właściwej komórki organizacyjnej Urzędu lub osoba upoważniona do zawarcia umowy.

2. Za wprowadzanie do Centralnego Rejestru Umów JSFP informacji oraz aktualizacji informacji, o których mowa w §1 ust. 3, o wszystkich umowach wprowadzonych do Rejestru Umów JSFP odpowiada Wydział Organizacyjno-Prawny i Zamówień Publicznych w Biurze Dyrektora Generalnego.

3. Informacje wprowadza się i aktualizuje w Rejestrze Umów JSFP bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 15 dni odpowiednio od dnia zawarcia umowy lub zaistnienia zmiany.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 dyrektor komórki organizacyjnej Urzędu może powierzyć prowadzenie Rejestru Umów JSFP wyznaczonemu pracownikowi swojej komórki organizacyjnej.

5. Dyrektor Departamentu Informatyki nadaje uprawnienie do prowadzenia Rejestru Umów JSFP osobom, o których mowa w ust. 1 oraz, na wniosek dyrektora komórki organizacyjnej Urzędu, pracownikom, o których mowa w ust. 4.

6. Dyrektor Departamentu Informatyki nadaje pracownikom Wydziału Organizacyjno-Prawnego i Zamówień Publicznych w Biurze Dyrektora Generalnego uprawnienia do otrzymywania powiadomień o dokonaniu Wpisu do Rejestru Umów JSFP.

1. Prowadzenie Rejestru Umów JSFP, nadzoruje i koordynuje w zakresie:

1) funkcjonalności systemu informatycznego, w którym działa Rejestr Umów JSFP oraz w zakresie nadawania uprawnień do wprowadzania i aktualizacji informacji o umowach - Dyrektor Departamentu Informatyki;

2) nadawania uprawnień do wprowadzania i aktualizacji informacji o umowach - Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego, we współpracy z dyrektorami właściwych komórek organizacyjnych Urzędu;

3) realizacji obowiązku wprowadzania do Rejestru umów JSFP informacji oraz aktualizacji informacji o umowach, o których mowa w §2 ust. 1 pkt 1 oraz wprowadzania do Centralnego Rejestru Umów JSFP informacji oraz aktualizacji informacji o wszystkich umowach wprowadzonych do Rejestru Umów JSFP - Dyrektor Biura Dyrektora Generalnego;

4) realizacji obowiązku wprowadzania do Rejestru Umów JSFP informacji oraz aktualizacji informacji o umowach, o których mowa w §2 ust. 1 pkt 2 - dyrektor komórki organizacyjnej Urzędu upoważnionej do zawarcia umowy;

5) dokonania płatności wynagrodzenia z tytułu realizacji umowy, która podlega obowiązkowi wprowadzenia do Rejestru Umów JSFP - Dyrektor Biura Finansowo-Księgowego.

2. Dokonanie płatności wynagrodzenia z tytułu realizacji umowy, która podlega obowiązkowi wpisu do Rejestru Umów JSFP, uzależnia się od otrzymania informacji o numerze Wpisu. Numer Wpisu zamieszcza się w opisie na dokumentach finansowo-księgowych (faktury, rachunku, wniosku o płatność lub innych dokumentach stanowiących podstawę dokonywania płatności).

3 W celu sprawowania nadzoru, o którym mowa w ust. 1 pkt. 5, Dyrektor Departamentu Informatyki nadaje pracownikom wskazanym przez Dyrektora Biura Finansowo-Księgowego uprawnienia do otrzymywania powiadomienia o dokonaniu Wpisu do Rejestru Umów JSFP.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania

Prezes Urzędu Patentowego
Rzeczypospolitej Polskiej
(Ewa Skrzydło-Tefelska)