Dzienniki Urzędowe - rok 2024 poz. 64

Na podstawie art. 24 ust. 1, art. 25 i art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928) zarządza się, co następuje:

1) wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń wewnętrznych”, w Ministerstwie Edukacji Narodowej, zwanym dalej „Ministerstwem”;

2) procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń zewnętrznych”, w Ministerstwie.

1) sygnaliście - należy przez to rozumieć sygnalistę, o którym mowa w art. 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

2) naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć naruszenie, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

3) działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Ministerstwo w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

4) działaniu odwetowym - należy przez to rozumieć działanie odwetowe, o którym mowa w 2 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

5) informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Ministerstwie, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

6) informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć informację zwrotną, o której mowa w 2 pkt 4 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

7) kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Ministerstwie lub na rzecz Ministerstwa, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

8) Ministrze - należy przez to rozumieć ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania;

9) osobie, której dotyczy zgłoszenie - należy przez to rozumieć osobę, której dotyczy zgłoszenie, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

10) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia - należy przez to rozumieć osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, o której mowa w art. 2 pkt 8 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

11) osobie powiązanej z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, o której mowa w art. 2 pkt 9 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

12) pracodawcy - należy przez to rozumieć pracodawcę w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 oraz z 2024 r. poz. 878 i 1222);

13) pracowniku - należy przez to rozumieć:

a) członka korpusu służby cywilnej w rozumieniu ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2024 r. poz. 409),

b) pracownika w rozumieniu ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1917);

14) ujawnieniu publicznym - należy przez to ujawnienie publiczne, o którym mowa w art. 2 pkt 14 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

15) zgłoszeniu - należy przez to rozumieć zgłoszenie, o którym mowa w art. 2 pkt 15 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

16) zgłoszeniu wewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Ministerstwu informacji o naruszeniu prawa;

17) zgłoszeniu zewnętrznym - należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo Ministerstwu informacji o naruszeniu prawa;

18) DKA - należy przez to rozumieć Departament Kontroli i Audytu w Ministerstwie;

19) BDG - należy przez to rozumieć Biuro Dyrektora Generalnego w Ministerstwie.

1) zgłoszeń naruszenia prawa dokonywanych przez sygnalistę;

2) zgłoszeń anonimowych.

1) przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;

2) tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;

3) tajemnicą narady sędziowskiej;

4) postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

2. W przypadku gdy działania odwetowe są podejmowane wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą przez kierującego DKA lub pracownika DKA, sygnalista, osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia lub osoba powiązana z sygnalistą informują Dyrektora Generalnego Ministerstwa o podejmowanych wobec nich działaniach odwetowych, na formularzu zgłoszenia działań odwetowych, o którym mowa w ust. 1.

2. Zgłoszenia wewnętrzne mogą dotyczyć również:

1) naruszenia zasad etyki;

2) mobbingu;

3) dyskryminacji;

4) molestowania lub molestowania seksualnego;

5) zachowań niepożądanych w relacjach pracowniczych.

3. Zgłoszenia wewnętrzne, zgłasza się do DKA, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Zgłoszenia wewnętrzne dotyczące kierującego DKA lub pracowników DKA zgłasza się do Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

1) pisemne dokonuje się:

a) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnal@men.gov.pl,

b) za pomocą formularza zgłoszenia naruszenia prawa, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia, który będzie również dostępny na stronie internetowej Ministerstwa,

c) w postaci papierowej - listownie umieszczając na kopercie dopisek: „zgłoszenie sygnalizacyjne”;

2) ustne dokonuje się:

a) telefonicznie na dedykowany numer lub za pośrednictwem środków w komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344 oraz z 2024 r. poz. 1222),

b) podczas bezpośredniego spotkania - na wniosek sygnalisty.

2. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia pisemnego, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, następuje w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

3. W przypadku zgłoszenia wewnętrznego, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b, z wyjątkiem zgłoszenia dokonanego anonimowo, formularz zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b, podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym, a następnie przesyła na adres poczty elektronicznej: sygnal@men.gov.pl.

4. Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a, może nastąpić na formularzu zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b, który podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym.

5. Jeżeli zgłoszenie wewnętrzne, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, jest niekompletne i możliwe jest ustalenie tożsamości sygnalisty, wzywa się sygnalistę do uzupełnienia zgłoszenia w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia przekazania wezwania za pomocą poczty elektronicznej.

6. Zgłoszenie wewnętrzne, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. a, dokonane za pośrednictwem:

1) nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie:

a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

b) kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez wyznaczonego pracownika DKA, a w przypadku, o którym mowa w § 8 ust. 4 - przez wyznaczonego pracownika BDG;

2) nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez wyznaczonego pracownika DKA, a w przypadku, o którym mowa w § 8 ust. 4 - przez wyznaczonego pracownika BDG.

7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6 pkt 1 lit. b i pkt 2, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

8. Na wniosek sygnalisty, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 lit. b, zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania z wyznaczonym pracownikiem DKA, a w przypadku, o którym mowa w § 8 ust. 4 - z wyznaczonym pracownikiem BDG, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

1) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub

2) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

9. W przypadku, o którym mowa w ust. 8 pkt 2, sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

10. Przepisów ust. 2, 5 i 7-9 nie stosuje się do zgłoszeń anonimowych.

1) przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;

2) upoważniania pracowników Ministerstwa do przyjmowania i obsługi zgłoszeń wewnętrznych;

3) wstępnej weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych;

4) powoływania komisji do zbadania zgłoszenia wewnętrznego, zwanej dalej „komisją”, wyznaczenia członków komisji spośród pracowników DKA, a w przypadku, o którym mowa w § 8 ust. 4 - spośród pracowników BDG, w tym przewodniczącego, i określenia terminu zakończenia prac komisji;

5) podejmowania działań następczych;

6) przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniami wewnętrznymi.

2. Osoby, o których mowa w ust. 1 pkt 2, i członkowie komisji:

1) obowiązani są do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w toku obsługi zgłoszeń;

2) upoważnieni są do przetwarzania danych osobowych związanych z procedurą zgłoszeń wewnętrznych.

3. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Ministerstwa, pracownik ten jest obowiązany do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia wewnętrznego lub osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne;

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia wewnętrznego do DKA, a w przypadku, o którym mowa w § 8 ust. 4 - do Dyrektora Generalnego Ministerstwa.

2. Członkiem komisji nie może być:

1) osoba, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne;

2) osoba będąca bezpośrednim przełożonym osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne;

3) osoba bezpośrednio podlegająca osobie, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne.

3. Członkowie komisji podlegają wyłączeniu od udziału w jej pracach w przypadku gdy istnieją jakiekolwiek okoliczności mogące budzić wątpliwości co do ich bezstronności w ocenie zgłoszenia wewnętrznego.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, członek komisji składa, z zastrzeżeniem ust. 5, pisemny wniosek o wyłączenie z prac komisji do kierującego DKA, który podejmuje decyzję w tym zakresie.

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy kierującego DKA lub pracowników DKA, członek komisji składa pisemny wniosek, o którym mowa w ust. 4, do Dyrektora Generalnego Ministerstwa, który podejmuje decyzję w tym zakresie.

6. Komisja działa na posiedzeniach.

7. Na wniosek komisji każdy pracownik ma obowiązek stawić się na posiedzeniu, udostępnić dokumenty i udzielić niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności zasadności zgłoszenia wewnętrznego.

8. Komisja może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku gdy:

1) zgłoszenie wewnętrzne jest w oczywisty sposób niewiarygodne;

2) nie jest możliwe uzyskanie informacji niezbędnych do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.

9. Prace komisji są dokumentowane, a wszelkie dokumenty dotyczące zgłoszenia wewnętrznego przechowuje DKA, a w przypadku, o którym mowa w § 8 ust. 4 - BDG.

10. Po ustaleniu stanu faktycznego komisja podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego. W przypadku zasadnych zgłoszeń wewnętrznych komisja wydaje rekomendację o właściwych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do osoby, której dotyczy to zgłoszenie lub jej współpracowników, którzy dopuścili się naruszenia, oraz rekomendację możliwych działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie w przyszłości naruszeń podobnych do opisanych w tym zgłoszeniu.

11. W przypadku braku jednomyślności wnioski końcowe komisji zapadają zwykłą większością głosów. W przypadku równiej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego komisji, który głosuje jako ostatni.

12. Komisja sporządza raport końcowy, który przedstawia kierującemu DKA, a w przypadku, o którym mowa w § 8 ust. 4 - Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa wraz z rekomendacjami dalszych działań.

1) propozycję działań zapobiegawczych lub naprawczych oraz terminów ich wykonania albo

2) wniosek o zakończenie postępowania - w przypadku nie stwierdzenia naruszenia prawa lub okoliczności, które nie wymagają podjęcia działań zapobiegawczych lub naprawczych.

2. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego następuje w terminie 7 dni od dnia jego przyjęcia, chyba że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie albo sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo istnieją uzasadnione podstawy aby sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby poufności tożsamości sygnalisty.

2. W uzasadnionych przypadkach Kierujący DKA przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1.

3. Kierujący DKA informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych i rejestr zgłoszeń zewnętrznych są prowadzone poza systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).

3. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych i rejestru zgłoszeń zewnętrznych dokonuje się na podstawie odpowiednio zgłoszenia wewnętrznego albo zgłoszenia zewnętrznego.

4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych i rejestrze zgłoszeń zewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie zewnętrzne, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) datę dokonania zgłoszenia zewnętrznego;

5) informację o podjętych działaniach następczych;

6) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w art. 38 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

7) datę zakończenia sprawy;

8) informacje o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów;

9) szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego - o ile Ministerstwo posiada te dane.

1) danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia wewnętrznego i zgłoszenia zewnętrznego;

2) warunkach objęcia sygnalisty ochroną;

3) trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia wewnętrznego i zgłoszenia zewnętrznego;

4) zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń wewnętrznych i zgłoszeń zewnętrznych, w tym informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych;

5) charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem wewnętrznym lub zgłoszeniem zewnętrznym;

6) środkach ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia;

7) warunkach, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności;

8) danych kontaktowych Rzecznika Praw Obywatelskich;

9) dokonywaniu zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Minister Edukacji: B. Nowacka

¹⁾ Minister Edukacji kieruje działem administracji rządowej - oświata i wychowanie, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Edukacji (Dz. U. poz. 2717).

Załączniki do zarządzenia Ministra
Edukacji z dnia 18 września 2024 r.
(Dz. Urz. ME poz. 64)

Załącznik nr 1

WZÓR - FORMULARZ ZGŁOSZENIA DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

Załącznik nr 2

WZÓR - FORMULARZ ZGŁOSZENIA NARUSZENIA PRAWA