Dzienniki Urzędowe - rok 2025 poz. 26

Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 r. o Radzie Ministrów (Dz. U. z 2025 r. poz. 780) zarządza się, co następuje:

1) w § 1 wyrazy „16 listopada 2023 r.” zastępuje się wyrazami „8 maja 2025 r.”;

2) w § 2:

a) po pkt 1a dodaje się pkt 1b w brzmieniu:

„1b) aplikacja e-Kontrole - aplikacja wchodząca w skład CST służąca do prowadzenia i dokumentowania kontroli i audytu oraz zarządzania procesami kontroli i audytu;”,

b) pkt 13 otrzymuje brzmienie:

„13) Minister - minister właściwy do spraw budżetu, finansów publicznych i instytucji finansowych;”;

3) załącznik nr 2 do Opisu Systemu wdrażania reform w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności w dziedzinach objętych działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe otrzymuje brzmienie określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.

Minister Finansów i Gospodarki: A. Domański

Załącznik do zarządzenia Ministra Finansów i Gospodarki
z dnia 12 października 2025 r. (Dz. Urz. Min. Fin. i Gosp. poz. 26)

SZCZEGÓŁOWA PROCEDURA KONTROLI OSIĄGNIĘCIA KAMIENI MILOWYCH W RAMACH REFORM REALIZOWANYCH PRZEZ MINISTERSTWO FINANSÓW W KRAJOWYM PLANIE ODBUDOWY I ZWIĘKSZANIA ODPORNOŚCI W DZIEDZINACH OBJĘTYCH DZIAŁAMI ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ - BUDŻET, FINANSE PUBLICZNE I INSTYTUCJE FINANSOWE

1. Wykaz skrótów:

1) harmonogram kontroli - harmonogram, o którym mowa w rozdziale 3 pkt 6 Wytycznych w zakresie kontroli;

2) Instrukcja - Instrukcja w sprawie przeprowadzania kontroli wewnętrznej oraz postępowania wyjaśniającego w Ministerstwie Finansów, stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 15/BZK/2017 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Finansów z dnia 24 lipca 2017 r. w sprawie przeprowadzania kontroli wewnętrznej oraz postępowania wyjaśniającego w Ministerstwie Finansów.

2. Cel procedury

Niniejsza procedura stanowi wypełnienie przez MF obowiązku określonego w rozdziale 2 pkt 4 i rozdziale 3 pkt 1 Wytycznych w zakresie kontroli, polegającego na zapewnieniu funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, o którym mowa w art. 22 ust. 1 rozporządzenia 2021/241, oraz obowiązku wynikającego z art. 14lg pkt 3 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2025 r. poz. 198).

3. Podział zadań między BKA a innymi KO

3.1. KO odpowiadają za:

1) kontrolę;

2) sporządzenie w aplikacji e-Kontrole notatki pokontrolnej²⁾;

3) wypełnienie listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego.

KO uwzględnia informacje przedstawione przez BKA w zakresie pkt 1, 3, 4, 6 i 8 listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego oraz dokonuje analizy mającej na celu odpowiedź na pytania określone w pkt 2, 5, 6³⁾, 7 oraz 9 tej listy.

3.2. BKA odpowiada za:

1) koordynację kontroli, w tym:

a) opracowanie i aktualizację harmonogramu kontroli;

b) wyznaczenie w aplikacji e-Kontrole członków zespołów kontrolnych przez pracowników BKA posiadających uprawnienia superkontrolera⁴⁾;

c) wprowadzanie do aplikacji e-Kontrole informacji o audytach i kontrolach reform przeprowadzonych w ramach KPO, w tym o audytach i kontrolach przeprowadzanych przez uprawnione organy zewnętrzne: KE, Europejski Trybunał Obrachunkowy (ETO), Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) oraz Organ Odpowiedzialny za Audyt (OOA);

2) wykonywanie kontroli lub przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego na podstawie Instrukcji w zakresie pkt 1, 3, 4 i 6⁵⁾ listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego, a w przypadku kamieni milowych A1G i A2G - wykonywanie kontroli lub przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego reformy ram fiskalnych w pełnym zakresie listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego;

3) przedstawienie informacji o zgłoszonych nieprawidłowościach dotyczących zapobiegania korupcji, nadużyciom finansowym, konfliktowi interesów i podwójnemu finansowaniu, dotyczących realizowanego kamienia milowego - w zakresie pkt 8 listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego;

4) koordynację współpracy z OLAF oraz jednostką koordynującą zwalczanie nadużyć finansowych (AFCOS) w zakresie prowadzonych przez te instytucje dochodzeń dotyczących KPO.

4. Planowanie kontroli

4.1. Harmonogram kontroli

IOR przekazuje BKA harmonogram, określony w załączniku nr 2a do Porozumienia, na podstawie którego BKA przygotowuje harmonogram kontroli. Harmonogram kontroli przekazuje się IOR, KO oraz IK KPO. W przypadku zgłoszenia uwag przez IK KPO do harmonogramu kontroli, zgodnie z rozdziałem 3 pkt 6 Wytycznych w zakresie kontroli, BKA uwzględnia niezwłocznie te uwagi lub przekazuje IK KPO stosowne wyjaśnienia.

KO przekazuje niezwłocznie IOR i BKA informację o ryzyku zmiany harmonogramu, określonego w załączniku nr 2a do Porozumienia. W takim przypadku BKA dokonuje zmiany harmonogramu kontroli, o której informuje IOR oraz IK KPO.

4.2. Plan kontroli

Zgodnie z § 3 ust. 1 i 2 Instrukcji, BKA prowadzi kontrolę zgodnie z rocznym planem kontroli, który jest przedstawiany do zatwierdzenia Dyrektorowi Generalnemu MF w terminie do dnia 20 grudnia roku poprzedzającego rok, na który plan jest opracowywany.

4.3. Program kontroli

Przeprowadzenie przez BKA kontroli poprzedza opracowanie programu kontroli na podstawie § 7 ust. 1 Instrukcji.

5. Wszczęcie kontroli

KO przekazuje BKA informację o osiągnięciu kamienia milowego w ramach realizacji reformy, o której mowa w rozdziale 3 pkt 7 lit. a Wytycznych w zakresie kontroli. Na podstawie tej informacji BKA zakłada sprawę w EZD oraz przygotowuje program kontroli i zawiadomienie o planowanej kontroli.

Po wyznaczeniu w aplikacji e-Kontrole członków zespołu kontrolnego, BKA przekazuje im informację o terminach kontroli. Informacja jest przekazywana również IOR.

Pracownicy MF przeprowadzający kontrolę nie realizują zadań związanych z przygotowaniem i wdrożeniem reformy. Przed zatwierdzeniem przez superkontrolera składu zespołu kontrolnego, BKA sprawdza, czy zostały zachowane zasady niezależności i rozdziału funkcji. Sprawdzenie to jest dokumentowane w liście kontrolnej.

Sprawdzenie jest dokonywane w oparciu o udostępnione przez KO, na wniosek dyrektora BKA na podstawie § 8 Instrukcji, opisy stanowisk pracy pracowników KO przeprowadzających kontrolę oraz dostępną dokumentację związaną z osiągnięciem danego kamienia milowego w ramach realizacji reformy.

Przed przystąpieniem do kontroli BKA weryfikuje, czy członkowie zespołu kontrolnego wypełnili oświadczenie, o którym mowa w części I w pkt 2.2.1 Zasad przeciwdziałania ryzykom związanym z konfliktem interesów oraz zasad przyjmowania i przekazywania prezentów w Ministerstwie Finansów⁶⁾. Pracownicy KO i BKA wypełniają oświadczenie, którego wzór stanowi załącznik do niniejszej procedury.

6. Uprawnienia pracowników KO przeprowadzających kontrolę

Do pracowników KO przeprowadzających kontrolę stosuje się odpowiednio § 13 Instrukcji.

7. Dokumentacja kontroli

Kontrole przeprowadzane przez KO i BKA są dokumentowane w EZD i w aplikacji e-Kontrole. KO dokumentują kontrole w:

1) sporządzanej w EZD⁷⁾ notatce służbowej oraz dokumentach stanowiących podstawę sporządzenia tej notatki;

2) aplikacji e-Kontrole, w której dla zachowania odpowiedniej ścieżki audytu dołącza się⁸⁾ protokół kontroli BKA oraz wystąpienie lub informację pokontrolną BKA, a także notatkę służbową KO.

8. Wykorzystanie Arachne

BKA weryfikuje, czy Arachne jest odpowiednio wykorzystywane w kontroli przeprowadzanej przez KO:

1) do analizy ryzyka i wyboru zakresu przedmiotowego i podmiotowego kontroli;

2) w kontrolach krzyżowych.

9. Monitoring kontroli

BKA monitoruje terminowość kontroli KO przez poszczególne zespoły kontrolne. W przypadku zagrożenia lub naruszenia terminu zakończenia kontroli przez zespoły kontrolne w KO, dyrektor BKA informuje o tym IOR.

10. Zakończenie kontroli

BKA przekazuje wystąpienie lub informację pokontrolną do wiadomości członków zespołów kontrolnych.

KO sporządza notatkę pokontrolną na podstawie listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego, którą dołącza do aplikacji e-Kontrole.

11. Zapobieganie i wykrywanie korupcji, nadużyć finansowych i konfliktu interesów

W MF nie są tolerowane nieuczciwe zachowania oraz są wdrażane rozwiązania mające na celu zapobieganie i wykrywanie korupcji, nadużyć finansowych i konfliktu interesów⁹⁾.

Wdrażając reformy w ramach KPO, pracownicy MF są zobowiązani do przestrzegania zasad określonych w szczególności w:

1) zarządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 lutego 2020 r. w sprawie wprowadzenia Polityki przeciwdziałania nieprawidłowościom w Ministerstwie Finansów¹⁰⁾;

2) zarządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 maja 2020 r. w sprawie Zasad przeciwdziałania ryzykom związanym z konfliktem interesów oraz zasad przyjmowania i przekazywania prezentów w Ministerstwie Finansów;

3) zarządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2024 r. w sprawie Polityki zarządzania ryzykiem operacyjnym w Ministerstwie Finansów¹¹⁾;

4) Metodyce zarządzania ryzykiem operacyjnym w Ministerstwie Finansów zatwierdzonej przez Dyrektora Generalnego MF w dniu 24 grudnia 2024 r.

MF w ramach polityki przeciwdziałania nieprawidłowościom zobowiązuje się do przestrzegania norm prawnych, etycznych i moralnych na najwyższym poziomie oraz zasad rzetelności, obiektywizmu i uczciwości, w szczególności zapewnia realizację działań w taki sposób, aby było postrzegane jako instytucja przeciwna wszelkim nieprawidłowościom, w tym korupcji, nadużyciom finansowym i konfliktowi interesów, także w realizacji kamieni milowych KPO: A1G, A2G, A3G, A4G, A27G, A67G oraz C8G.

12. Zgłaszanie nieprawidłowości w realizacji KPO

Do zgłaszania nieprawidłowości w realizacji KPO w MF stosuje się przepisy zarządzenia Ministra Finansów z dnia 18 września 2024 r. w sprawie procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Finansów¹²⁾.

Informacja o sposobie zgłaszania nieprawidłowości oraz sposobie postępowania ze zgłoszeniem jest udostępniona na stronie intranetowej MF i aktualizowana na bieżąco.

13. Przekazywanie właściwym organom informacji o nieprawidłowościach w realizacji KPO

W przypadku uzasadnionego podejrzenia wystąpienia naruszenia prawa, w tym korupcji, nadużyć finansowych lub konfliktu interesów, MF zgodnie z przepisami krajowymi oraz unijnymi przekazuje informację o podejrzeniu ich wystąpienia właściwym organom lub instytucjom, w tym organom dochodzeniowo-śledczym.

W razie wniesienia w tym zakresie aktu oskarżenia do sądu, informacja o takim przypadku jest przekazywana przez BKA do IK KPO i do wiadomości IOR.

14. Informowanie IK KPO o poważnych nieprawidłowościach w realizacji KPO

Zgodnie z rozdziałem 8 pkt 5 Wytycznych w zakresie kontroli, BKA przekazuje do IK KPO informacje o stwierdzonych w MF poważnych nieprawidłowościach w realizacji KPO. Informacje te są przekazywane kwartalnie w terminie 1 miesiąca od dnia zakończenia kwartału kalendarzowego. Informacje te są przekazywane również do wiadomości KO i IOR.

15. Poddanie się kontroli i audytowi uprawnionych organów zewnętrznych oraz rejestracja ich wyników

MF poddaje się kontroli i audytowi przeprowadzanym przez uprawnione organy zewnętrzne oraz inne podmioty do tego uprawnione na podstawie przepisów odrębnych lub na zlecenie tych organów oraz przekazuje informacje niezbędne do kontroli i audytu reformy, zgodnie z obowiązkami i wymogami wynikającymi z rozporządzenia 2021/241.

Zgodnie z Wytycznymi KE dotyczącymi oceny systemów kontroli wewnętrznej, ustanowionych w państwach członkowskich w ramach Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększania Odporności¹³⁾, pracownik BKA rejestruje w aplikacji e-Kontrole:

1) wyniki kontroli i audytu, w tym informacje identyfikacyjne, informacje dotyczące ich przebiegu i wyników oraz rekomendacje ze wskazaniem kategorii oceny (poziomu istotności) i czasu na ich wdrożenie;

2) informacje o stanie wdrożenia wydanych rekomendacji.

Informacje, o których mowa w pkt 2, BKA uzyskuje od KO w ramach bieżącego monitoringu. KO odpowiada za jakość i prawidłowość danych przekazywanych do BKA.

BKA odpowiada za jakość i prawidłowość danych wprowadzonych do aplikacji e-Kontrole.

16. Udostępnianie gromadzonych i przechowywanych danych w celu umożliwienia właściwym organom identyfikacji sygnałów ostrzegawczych i potencjalnych nadużyć na potrzeby audytu i kontroli

BKA na wniosek lub żądanie uprawnionych organów zewnętrznych udostępnia tym organom dane, o których mowa w art. 22 ust. 2 lit. d ppkt (iv) rozporządzenia 2021/241.

BKA przygotowuje dane na podstawie informacji przekazanych przez KO. KO przekazuje te informacje niezwłocznie po otrzymaniu żądania BKA.

Załącznik do Szczegółowej procedury kontroli
osiągnięcia kamieni milowych w ramach reform
realizowanych przez Ministerstwo Finansów
w Krajowym Planie Odbudowy i Zwiększania Odporności
w dziedzinach objętych działami administracji rządowej
- budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe

WZÓR - OŚWIADCZENIE O BEZSTRONNOŚCI I BRAKU KONFLIKTU INTERESÓW

¹⁾ Minister Finansów i Gospodarki kieruje działami administracji rządowej - budżet, finanse publiczne i instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2, 3 i 5 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 lipca 2025 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów i Gospodarki (Dz. U. poz. 997).

²⁾ Rozdział 3 pkt 4 Wytycznych w zakresie kontroli.

³⁾ Jeżeli w przypadku danego kamienia milowego miały zastosowanie inne zasady horyzontalne Unii Europejskiej niż zasada udziału partnerów społecznych w procesie legislacyjnym.

⁴⁾ Superkontrolerem jest pracownik BKA posiadający w CST uprawnienia nadane przez administratora CST.

⁵⁾ W zakresie zasady udziału partnerów społecznych w procesie legislacyjnym.

⁶⁾ Załącznik do zarządzenia Ministra Finansów z dnia 14 maja 2020 r. w sprawie Zasad przeciwdziałania ryzykom związanym z konfliktem interesów oraz zasad przyjmowania i przekazywania prezentów w Ministerstwie Finansów (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 65).

⁷⁾ W sprawie prowadzonej w EZD przez BKA.

⁸⁾ Do listy sprawdzającej do weryfikacji osiągnięcia kamienia milowego.

⁹⁾ Zgodnie z art. 61 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii, zmieniającego rozporządzenia (UE) nr 1296/2013, (UE) nr 1301/2013, (UE) nr 1303/2013, (UE) nr 1304/2013, (UE) nr 1309/2013, (UE) nr 1316/2013, (UE) nr 223/2014 i (UE) nr 283/2014 oraz decyzję nr 541/2014/UE, a także uchylającego rozporządzenie (UE, Euratom) nr 966/2012 (Dz. Urz. UE L 193 z 30.07.2018, str. 1-222, z późn. zm.) konflikt interesów istnieje wówczas, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji podmiotu upoważnionego do działań finansowych lub innej osoby, o których mowa w ust. 1 tego przepisu, jest zagrożone z uwagi na względy rodzinne, emocjonalne, sympatie polityczne lub związki z jakimkolwiek krajem, interes gospodarczy lub jakiekolwiek inne bezpośrednie lub pośrednie interesy osobiste.

¹⁰⁾ Dz. Urz. Min. Fin. poz. 20.

¹¹⁾ Dz. Urz. Min. Fin. poz. 121.

¹²⁾ Dz. Urz. Min. Fin. poz. 89.

¹³⁾ Kluczowy wymóg 6.1 ppkt (v).