Monitor Polski - rok 2018 poz. 459

Rząd Rzeczypospolitej Polskiej, Europejska Komisja Gospodarcza Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz Organizacja Narodów Zjednoczonych do spraw Wyżywienia i Rolnictwa, zwane dalej "Stronami", uzgodniły, co następuje:

1. Dyrektor Generalny Organizacji Narodów Zjednoczonych do spraw Wyżywienia i Rolnictwa (FAO) oraz Sekretarz Wykonawczy Europejskiej Komisji Gospodarczej Organizacji Narodów Zjednoczonych (UNECE) zapraszają uczestników na Wspólną Sesję Europejskiej Komisji do spraw Leśnictwa FAO oraz Komitetu do spraw Lasów i Przemysłu Drzewnego UNECE (zwaną dalej "Las2017"), zgodnie z regulaminami UNECE i FAO oraz ich organów pomocniczych. Delegatami na Las2017 będą:

(a) Państwa;

(b) Organizacje wyspecjalizowane Organizacji Narodów Zjednoczonych;

(c) Inne organizacje międzyrządowe;

(d) Funkcjonariusze Sekretariatu Organizacji Narodów Zjednoczonych;

(e) Organizacje pozarządowe;

(f) Przedstawiciele sektora prywatnego;

(g) Inne podmioty.

2. Liczba uczestników międzynarodowych i krajowych szacowana jest na 350.

Rząd Rzeczypospolitej Polskiej (zwany dalej "Rządem") zapewni odpowiednie zaplecze dla potrzeb Las2017, w tym przestrzeń konferencyjną i biurową, zasoby personalne, materiały i wyposażenie biurowe, usługi telefonu i faksu, zgodnie z opisem w Załączniku I, a także transport między lotniskiem i hotelem lub między hotelem a obiektami konferencyjnymi, jeżeli to konieczne. Rząd zapewni odpowiednie zaplecze medyczne dla potrzeb udzielania pierwszej pomocy w sytuacjach nadzwyczajnych, a w razie poważnych wypadków Rząd zapewni natychmiastowy transport i przyjęcie do szpitala.

Zgodnie z rezolucją Zgromadzenia Ogólnego Organizacji Narodów Zjednoczonych nr 47/202, przyjętą przez Zgromadzenie Ogólne w dniu 22 grudnia 1992 roku, Część A, paragraf 17, Rząd przyjmuje odpowiedzialność za wszelkie dodatkowe wydatki wynikające bezpośrednio lub pośrednio z organizacji Las2017 w Warszawie w dniach 9-13 października 2017 roku. Takie koszty, których szacunek podano w Załączniku II, obejmują, ale nie ograniczają się do następujących spraw:

(a) Zapewnienie biletów dla funkcjonariuszy UNECE i personelu Wspólnej Sekcji UNECE/FAO do spraw Leśnictwa i Drewna, którzy są niezbędni do zaplanowania lub obsługi Las2017, zgodnie z zasadami i regulacjami Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz powiązanymi praktykami administracyjnymi dotyczącymi standardu podróży i limitów bagażowych;

(b) Rząd zapewni wypłatę, lokalnie na terenie Warszawy, diet i wydatków końcowych dla funkcjonariuszy UNECE i Wspólnej Sekcji UNECE/FAO do spraw Leśnictwa i Drewna, wymienionych w przepisie 3(a) za konferencję przygotowawczą i konferencję Las2017. Z uwagi na fakt, że Kraj-Gospodarz zapewni personelowi UNECE oraz personelowi Wspólnej Sekcji UNECE/FAO do spraw Leśnictwa i Drewna całkowite utrzymanie (zakwaterowanie i wszystkie posiłki), funkcjonariuszom wymienionym w przepisie 3(a) wypłacona zostanie obniżona dzienna stawka diety wynosząca 20%;

(c) Koszt wysyłki wszelkiego niezbędnego wyposażenia, materiałów i dokumentów.

W odniesieniu do Las2017 zastosowanie mają Konwencja dotycząca przywilejów i immunitetów Narodów Zjednoczonych, zatwierdzona dnia 13 lutego 1946 roku (zwana dalej "Konwencją ONZ"), oraz Konwencja o przywilejach i immunitetach organizacji wyspecjalizowanych, przyjęta dnia 21 listopada 1947 roku (zwana dalej "Konwencją organizacji wyspecjalizowanych"), których Rzeczpospolita Polska jest stroną, a zwłaszcza:

(a) Przedstawicielom Państw przysługują przywileje i immunitety na mocy rozdziału IV Konwencji ONZ i artykułu V Konwencji organizacji wyspecjalizowanych;

(b) Funkcjonariuszom Organizacji Narodów Zjednoczonych uczestniczącym lub pełniącym funkcje w związku z Las2017 przysługują przywileje i immunitety na mocy rozdziału V i VII Konwencji ONZ;

(c) Uczestnikom zaproszonym przez Organizację Narodów Zjednoczonych, którzy zostali wyznaczeni przez Sekretarza Generalnego jako rzeczoznawcy w sprawach Organizacji Narodów Zjednoczonych, przysługują przywileje i immunitety nadane rzeczoznawcom wysyłanym w sprawach Organizacji Narodów Zjednoczonych na mocy rozdziału VI i VII Konwencji ONZ;

(d) Uczestnikom zaproszonym przez FAO, którzy zostali wyznaczeni przez Dyrektora Generalnego jako eksperci dla FAO, przysługują przywileje i immunitety określone w ustępie 2 Załącznika II do Konwencji organizacji wyspecjalizowanych.

Bez uszczerbku dla postanowień Konwencji, o których mowa w Artykule 4, wszystkim uczestnikom i osobom pełniącym funkcje w związku z Las2017 przysługują takie dodatkowe zaplecze i udogodnienia, jakie są niezbędne do samodzielnego wykonywania ich funkcji w związku z Las2017.

Personel zapewniony przez Rząd na mocy niniejszej Umowy otrzyma kompletne zaplecze niezbędne do samodzielnego wykonywania jego funkcji w związku z Las2017.

Wszyscy uczestnicy i osoby wykonujące funkcje w związku z Las2017 mają prawo do niezakłóconego wjazdu do i wyjazdu z Rzeczypospolitej Polskiej. Wizy i zezwolenia na wjazd, gdy są wymagane i gdy złożono o nie wniosek do Ambasady lub Konsulatu Rzeczypospolitej Polskiej, zostaną przyznane bez zbędnej zwłoki i bezpłatnie.

Przepisy Artykułu 7 nie wykluczają przedstawienia przez Rząd uzasadnionych i zgodnych z prawem zastrzeżeń dotyczących określonej osoby. Takie zastrzeżenia muszą dotyczyć jednakże poszczególnych kwestii karnych, kwestii związanych z bezpieczeństwem lub podobnych kwestii o zasadniczym znaczeniu, a nie narodowości, wyznania, przynależności zawodowej lub politycznej.

Pomieszczenia, biura i powiązane miejsca i obiekty udostępnione przez Rząd dla potrzeb Las2017, staną się Obszarem Konferencyjnym, który stanowić będzie lokal Organizacji Narodów Zjednoczonych w rozumieniu rozdziału II paragrafu 3 Konwencji ONZ przez cały czas trwania konferencji, włączając w to etapy przygotowania i likwidacji.

Rząd będzie odpowiedzialny za załatwienie każdego pozwu, roszczenia lub innego żądania wobec Organizacji Narodów Zjednoczonych lub FAO wynikającego z: (i) obrażeń doznanych przez osobę lub szkód w mieniu na terenie obiektów konferencyjnych lub biurowych zapewnionych dla potrzeb konferencji; (ii) transportu zapewnionego przez Rząd; oraz (iii) zatrudnienia dla potrzeb konferencji personelu zapewnionego lub zorganizowanego przez Rząd; ponadto Rząd zabezpieczy i zwolni Organizację Narodów Zjednoczonych, FAO i ich personel od wszelkich takich pozwów, roszczeń lub innych żądań, z wyjątkiem sytuacji, gdy taki pozew, roszczenie lub inne żądanie wynika z rażącego zaniedbania lub umyślnej winy Organizacji Narodów Zjednoczonych, FAO lub ich personelu.

Rząd powiadomi lokalne władze o zwołaniu Las2017. Rząd, na własny koszt, zapewni takie ustalenia, jakie mogą być wymagane do zapewnienia bezpieczeństwa uczestników i skutecznego funkcjonowania Las2017, z zachowaniem właściwego poziomu bezpieczeństwa i bez jakichkolwiek zakłóceń. Takie ustalenia będą prowadzone w ścisłej współpracy z wyznaczonym funkcjonariuszem wyższego szczebla Organizacji Narodów Zjednoczonych i FAO.

Każdy spór dotyczący interpretacji lub wdrożenia tych ustaleń, za wyjątkiem sporu podlegającego odpowiednim przepisom Konwencji dotyczącej przywilejów i immunitetów Narodów Zjednoczonych lub Konwencji o przywilejach i immunitetach organizacji wyspecjalizowanych, lub jakiejkolwiek innej stosownej umowy, zostanie rozstrzygnięty w drodze negocjacji lub innego ustalonego trybu rozstrzygania sporów, chyba że Strony uzgodnią inaczej. Każdy taki spór, który nie zostanie rozstrzygnięty w drodze negocjacji lub innego ustalonego trybu rozstrzygania sporów, zostanie skierowany do trybunału złożonego z trzech arbitrów, z których jeden zostanie wyznaczony przez Sekretarza Generalnego Organizacji Narodów Zjednoczonych w porozumieniu z Dyrektorem Generalnym FAO, drugi przez Rząd, a trzeci, pełniący rolę przewodniczącego, przez dwóch pozostałych arbitrów. Jeżeli którakolwiek ze Stron nie wyznaczy arbitra w ciągu trzech miesięcy od momentu podania przez drugą Stronę nazwiska swojego arbitra lub jeżeli dwaj pierwsi arbitrzy w ciągu trzech miesięcy od wyznaczenia lub nominowania drugiego z nich nie wyznaczą przewodniczącego, wtedy taki arbiter zostanie nominowany przez Prezesa Międzynarodowego Trybunału Sprawiedliwości na wniosek którejkolwiek Strony sporu. O ile Strony nie uzgodniły inaczej, trybunał przyjmuje własny regulamin, przewiduje zwrot wydatków swoich członków i podział kosztów między Stronami oraz podejmuje wszystkie decyzje większością dwóch trzecich głosów. Jego decyzje w sprawie wszystkich kwestii w zakresie procedur i treści będą ostateczne, i nawet jeżeli zostaną podjęte w sytuacji braku jednej ze Stron, są wiążące dla obydwu.

Załączniki do niniejszej Umowy stanowią jej integralną część i, o ile wyraźnie nie ustalono inaczej, każde odniesienie do niniejszej Umowy stanowi jednocześnie odniesienie do jej Załączników.

Niniejsza Umowa może być zmieniona w drodze pisemnej umowy między Rządem, Organizacją Narodów Zjednoczonych i FAO.

Niniejsza Umowa wchodzi w życie w dniu podpisania i pozostaje w mocy przed, podczas i po zakończeniu Las2017, tak długo jak to konieczne dla rozstrzygnięcia wszystkich kwestii związanych z jej postanowieniami.

Sporządzono w Warszawie w dniu 5 października 2017 w dwóch oryginalnych egzemplarzach, każdy w językach polskim i angielskim, przy czym obydwa teksty są jednakowo autentyczne.

ZAŁĄCZNIK I

Wymagane obiekty i personel, które ma zapewnić Rząd Rzeczpospolitej Polskiej w związku z organizacją Las2017, Wspólnej Konferencji Komitetu EKG ONZ do spraw Lasów i Przemysłu Drzewnego (COFFI) i Europejskiej Komisji do spraw Leśnictwa (EFC) FAO, która odbędzie się w Warszawie w Polsce w dniach 9-13 października 2017 roku

1. Obiekty na spotkania i biura

1. Sala konferencyjna dla około 350 uczestników, wyposażona w sprzęt do tłumaczenia symultanicznego na język angielski, francuski, rosyjski i hiszpański; kabina do tłumaczenia powinna być przeznaczona dla dwóch tłumaczy; kabiny powinny być dobrze izolowane.

2. 1 dodatkowa sala dla Biur (25 osób).

3. 1 sala na odrębne spotkania (50 osób).

4. Przynajmniej 5 sal na wydarzenia towarzyszące.

5. 1 biuro dla Sekretariatu ONZ (dostępne również na wieczorne sesje robocze).

6. 1 stanowisko rejestracji / 1 stanowisko mówcy / 1 stanowisko informacyjne w pobliżu sali konferencyjnej.

7. 1 stanowisko do dystrybucji dokumentów wśród uczestników.

8. 1 sala / obszar pracy dla fotokopiarki(ek).

9. Strefa prasowa.

2. Urządzenia i materiały biurowe

1. Materiały biurowe (papier, zszywacz itd.).

2. Telefon do rozmów międzynarodowych, faks, WiFi.

3. Urządzenia do pokazu slajdów, plansz, w tym komputer, rzutnik do prezentacji multimedialnych, rzutnik podwieszony oraz duży ekran.

4. Fotokopiarka(i) i papier.

5. Przynajmniej 3 komputery osobiste z edytorem tekstu w języku angielskim, klawiaturą angielską i drukarkami.

6. Tabliczki z nazwami i stojaki dla krajów, organizacji międzynarodowych i urzędników oraz stoły w sali konferencyjnej.

7. Oznaki dla uczestników.

8. Flaga kraju gospodarza (1,22 x 1,83 m), flaga Organizacji Narodów Zjednoczonych zapewniona przez Organizację Narodów Zjednoczonych.

9. Rejestracja sesji Las2017.

10. Wydruk ostatecznego programu.

11. Pakiet konferencyjny: teczka, notatnik, pióro itd.

3. Personel

1. Punkt kontaktowy do łączności z Sekretariatem; zapewniający wysoką jakość organizacji spotkania, pośredniczący w uzyskaniu specjalnych stawek rządowych za miejsca zakwaterowania, pomagający w sprawach wizowych itd. Żeby ułatwić komunikację, pracownicy punktu kontaktowego powinni płynnie posługiwać się językiem angielskim.

2. Zespól wsparcia Sekretariatu: w zakresie organizacji podróży i zakwaterowania dla Sekretariatu zgodnie z Przepisami dotyczącymi pracowników ONZ i Regulaminem ONZ, organizacji spotkań, łączności, public relations, strony internetowej spotkania; rejestracji i potwierdzenia rejestracji, opracowywania i wysyłania pism do celów wizowych, opracowania i wydruku listy uczestników, organizacji Stanowiska Powitalnego na lotnisku, transferów, pakietu powitalnego itd. W skład Zespołu wsparcia Sekretariatu powinny wchodzić przynajmniej następujące osoby:

- Asystent administracyjny, odpowiedzialny, w ścisłym porozumieniu i współpracy z Sekretariatem, za organizację i logistykę spotkania wstępnego i Wspólnej Sesji (w okresie rozpoczynającym się 4 miesiące wcześniej);

- Administrator strony internetowej, odpowiedzialny za opracowanie strony internetowej Wspólnej Sesji, umieszczanie komunikatów i dokumentów Wspólnej Sesji, informacji praktycznych i wiadomości organizacyjnych oraz programu, a także, jeżeli to możliwe, zapewniającego rejestrację on-line;

3. Pracownicy ochrony, zapewniający bezpieczeństwo uczestników i sprawny przebieg Las2017, zgodnie z postanowieniami Artykułu 11 Umowy.

4. Wystarczająca liczba pracowników, zapewniających realizację Wspólnej Sesji, obsługę sprzętu technicznego, rejestrację na miejscu (dystrybucję oznak, pakietów konferencyjnych itd.), powielanie i dystrybucję dokumentów Wspólnej Sesji itd.

5. Zawodowi tłumacze (po dwóch w kabinie), zapewniający tłumaczenie symultaniczne w języku angielskim, francuskim, rosyjskim i hiszpańskim.

ZAŁĄCZNIK II

Pozycje

(I) W skład Sekcji Leśnictwa i Drzewnictwa EKG ONZ/FAO wchodzą pracownicy EKG ONZ i FAO.

(l.B.) Koszt biletu lotniczego (700 USD) został oszacowany przez Biuro Podróży Carlson Wagonlit z Pałacu Narodów ONZ. Cena biletów może się zmienić.

(I.C.) Nazwiska wyżej wymienionych pracowników/mówców zostaną przekazane Rządowi - Gospodarzowi przez EKG ONZ w terminie umożliwiającym niezwłoczny zakup biletów lotniczych.

(II.) DSA i wydatki na dojazd są oparte na stawkach z grudnia 2016 r. i mogą się zmienić. Oficjalna stawka DSA ONZ obowiązująca w Warszawie w grudniu 2016 r. wynosiła 287 USD/dzień. DSA zmniejsza się o 50%, jeżeli zakwaterowanie jest bezpłatne oraz o 80%, jeżeli Rząd - Gospodarz zapewnia pełne utrzymanie (zakwaterowanie i posiłki). Wydatki na dojazd (38 USD na każdy przejazd z lub do lotniska lub innego punktu przyjazdu lub wyjazdu, tj. 38 USD x 2 = 76 USD dla Genewy oraz 38 USD x 2 = 76 USD dla Warszawy, zmniejsza się do 98 USD, jeżeli zapewniono transport lokalny. Jeżeli podróż organizuje EKG ONZ, stosuje się narzut 13%.

(II.A i II.B) DSA dotyczy terminów Sesji, spotkania wstępnego i spotkania dodatkowego.

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj