Dzienniki Urzędowe - rok 2026 poz. 32

Na podstawie art. 2 pkt 10 i 12 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 445), w związku z § 1 pkt 8 lit. e i pkt 11 lit. f oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933), ustala się, co następuje:

1) w § 2:

a) pkt 4 otrzymuje brzmienie:

„4) czynności przygotowawcze - prace przygotowawcze wykonawcy realizowane przed podpisaniem umowy, które mogą wymagać monitorowania przez realizującego proces nadzorowania jakości;”,

b) pkt 9 otrzymuje brzmienie:

„9) plan nadzorowania lub plan GQA - dokument planistyczny procesu nadzorowania jakości lub GQA, który powinien uwzględniać wymagania wynikające z umowy zawartej z wykonawcą i wniosku o nadzorowanie lub GQA;”,

c) pkt 12 otrzymuje brzmienie:

„12) proces nadzorowania jakości - proces realizowany w systemie zapewnienia jakości SpW w oparciu o wymagania zawarte w umowie, w obszarach zidentyfikowanego ryzyka, o wysokim prawdopodobieństwie jego wystąpienia, dotyczącym jego realizacji, którego celem jest zwiększenie pewności, że dostarczony SpW spełnia wymagania jakościowe określone w umowie;”,

d) uchyla się pkt 13,

e) pkt 14 i 15 otrzymują brzmienie:

„14) realizujący proces nadzorowania jakości - Agencja Uzbrojenia, zamawiający lub użytkownik SpW przeprowadzający proces nadzorowania jakości, realizujący proces nadzorowania jakości wewnętrznie ustali zakres uprawnień i odpowiedzialności;

15) raport niezgodności jakościowych (Quality Deficiency Report - QDR) - dokument wskazujący zidentyfikowaną niezgodność z wymaganiem jakościowym określonym w umowie;”,

f) uchyla się pkt 16,

g) pkt 18 otrzymuje brzmienie:

„18) Agencja Uzbrojenia - koordynator systemu zapewnienia jakości SpW, polska instytucja narodowa do spraw zapewnienia jakości w rozumieniu porozumienia standaryzacyjnego NATO - STANAG 4107 „Wzajemna akceptacja procesu rządowego zapewnienia jakości oraz stosowanie sojuszniczych publikacji dotyczących zapewnienia jakości (AQAP)”, jednostka organizacyjna podległa Ministrowi Obrony Narodowej właściwa w zakresie nadzorowania jakości dostaw uzbrojenia, sprzętu wojskowego, środków bojowych i technicznych oraz usług remontowych i serwisowych;”,

h) pkt 23 otrzymuje brzmienie:

„23) świadectwo zgodności (Certificate of Conformity - CoC) - dokument wystawiony i podpisany przez wykonawcę, w którym w pierwszej jego części wykonawca potwierdza na swoją wyłączną odpowiedzialność, że SpW jest zgodny z wymaganiami zawartymi w umowie;”,

i) po pkt 23 dodaje się pkt 23a w brzmieniu:

„23a) oświadczenie o realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA - druga część świadectwa zgodności podpisywana przez realizującego proces nadzorowania jakości;”,

j) pkt 27 otrzymuje brzmienie:

„27) wymagania jakościowe - cechy i charakterystyki, które powinien spełniać SpW, które zostały zdefiniowane, w szczególności w specyfikacji technicznej, opisie przedmiotu zamówienia i umowie;”;

2) § 3 otrzymuje brzmienie:

„§ 3. System zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej tworzą uczestnicy systemu: Agencja Uzbrojenia, zamawiający, instytucje eksperckie właściwe w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, organy logistyczne właściwe w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej oraz użytkownik SpW lub odbiorca SpW wraz z występującymi między nimi powiązaniami organizacyjnymi i funkcjonalnymi.”;

3) § 6 otrzymuje brzmienie:

„§ 6. Szef Agencji Uzbrojenia pełni funkcje: koordynatora systemu zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej, polskiej instytucji narodowej do spraw zapewnienia jakości w rozumieniu porozumienia standaryzacyjnego NATO STANAG 4107 „Wzajemna akceptacja procesu rządowego zapewnienia jakości oraz stosowanie sojuszniczych publikacji zapewnienia jakości (AQAP)” oraz szefa jednostki organizacyjnej podległej Ministrowi Obrony Narodowej właściwej w zakresie nadzorowania jakości dostaw uzbrojenia, SpW, środków bojowych i technicznych oraz usług remontowych i serwisowych. Szef Agencji Uzbrojenia sprawuje nadzór nad realizacją zadań przez poszczególnych uczestników systemu zapewnienia jakości SpW w zakresie ich obowiązków, o których mowa w decyzji.”;

4) § 7 otrzymuje brzmienie:

„§ 7. Proces nadzorowania jakości realizowany jest w obiektach uzgodnionych z wykonawcą lub podwykonawcą i ujętych w planie nadzorowania.”;

5) w § 10:

a) w ust. 1:

- pkt 6 otrzymuje brzmienie:

„6) występowanie do Szefa Agencji Uzbrojenia z wnioskiem o realizację procesu nadzorowania czynności przygotowawczych wykonawcy, z którym prowadzone są negocjacje przed podpisaniem umowy, z zastrzeżeniem ust. 2;”,

- pkt 8 otrzymuje brzmienie:

„8) występowanie, nie później niż 6 dni roboczych przed podpisaniem umowy, z wnioskiem do Szefa Agencji Uzbrojenia o realizację procesu nadzorowania jakości, z zastrzeżeniem ust. 2;”,

- pkt 10 otrzymuje brzmienie:

„10) przekazywanie Agencji Uzbrojenia kopii podpisanej umowy, w terminie do 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy;”,

- uchyla się pkt 11,

- pkt 12-14 otrzymują brzmienie:

„12) udostępnianie danych Agencji Uzbrojenia niezbędnych do opracowania wniosku o GQA w państwie wykonawcy, w terminie umożliwiającym zakończenie procesu GQA i dostawę SpW zgodnie z wymaganiami umowy, z zastrzeżeniem ust. 2;

13) realizowanie procesu nadzorowania jakości samodzielnie, w przypadku podjęcia takiej decyzji;

14) podejmowanie decyzji o akceptacji lub odrzuceniu wniosków o zgodę na odstępstwo po uzyskaniu opinii instytucji określonych w umowie.”,

b) ust. 2 otrzymuje brzmienie:

„2. W przypadku gdy zamawiającym jest Agencja Uzbrojenia nie stosuje się ust. 1 pkt 4-6, 8, 9, 12 i 13.”;

6) § 11 otrzymuje brzmienie:

„§ 11. Do obowiązków Szefa Agencji Uzbrojenia w systemie zapewnienia jakości SpW należy, w szczególności:

1) w zakresie pełnienia funkcji koordynatora systemu zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej:

a) inicjowanie, aktualizacja i uczestniczenie w opracowywaniu unormowań prawnych dotyczących systemu zapewnienia jakości SpW,

b) uzgadnianie klauzuli jakościowej (oraz jej korekt) w zakresie możliwości prowadzenia procesu nadzorowania jakości, możliwości uruchomienia procesu GQA oraz poprawności zastosowania publikacji AQAP adekwatnych do zidentyfikowanych zagrożeń,

c) organizowanie i prowadzenie szkoleń dotyczących zapewnienia jakości SpW dla uczestników systemu zapewnienia jakości,

d) nadzór nad realizacją obowiązków uczestników systemu zapewnienia jakości SpW, wynikających z decyzji,

e) organizowanie rocznej odprawy rozliczeniowo-koordynacyjnej z uczestnikami systemu zapewnienia jakości,

f) przedstawianie raz w roku (do końca I kwartału) Ministrowi Obrony Narodowej lub osobie przez niego upoważnionej, sprawozdania z funkcjonowania systemu zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej za poprzedni rok,

g) analizowanie i ocenianie wniosku zamawiającego o realizację procesu nadzorowania jakości lub nadzorowanie czynności przygotowawczych wykonawcy, z zastrzeżeniem pkt 2,

h) przekazywanie zamawiającemu, w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku, o którym mowa w lit. g, informacji o podjęciu decyzji o realizacji procesu nadzorowania jakości oraz wskazaniu danych realizującego proces nadzorowania jakości ze strony Agencji Uzbrojenia albo o odmowie jego realizacji, z zastrzeżeniem pkt 2,

i) wskazanie, w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania RGQA lub wniosku, danych realizującego GQA ze strony Agencji Uzbrojenia dla umów zawartych przez zamawiających z zagranicy z wykonawcami mającymi siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, z zastrzeżeniem pkt 2,

j) ustalanie z zamawiającym sposobu pokrycia kosztów zapewnienia jakości SpW, w przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę SpW z państwa należącego do NATO, które nie implementowało porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107, państwa spoza NATO lub państwa, z którym nie podpisano MoU o wzajemnej, bezkosztowej realizacji procesu zapewnienia jakości, z zastrzeżeniem pkt 2,

k) monitorowanie procesów nadzorowania jakości dla umów zawieranych na podstawie centralnych i decentralnych planów rzeczowych;

2) w przypadku, gdy zamawiającym jest Agencja Uzbrojenia, nie stosuje się pkt 1 lit. g-i;

3) w zakresie pełnienia funkcji instytucji narodowej do spraw jakości w rozumieniu porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107:

a) organizowanie i koordynowanie realizacji procesu GQA zgodnie z porozumieniem standaryzacyjnym STANAG 4107 oraz publikacją AQAP 2070 lub wymaganiami MoU,

b) inicjowanie oraz udział w pracach nad opracowaniem i wdrożeniem porozumień MoU dotyczących wzajemnej realizacji GQA,

c) uczestnictwo w pracach nieetatowych struktur NATO, takich jak grupy robocze będące w strukturze CNAD Allied Committee AC/327 do spraw zarządzania cyklem życia,

d) uczestnictwo w pracach grupy Q4 do spraw jakości funkcjonującej w ramach Grupy Wyszehradzkiej (V4),

e) uczestnictwo w pracach grupy roboczej oddziału Europa DCMA,

f) realizacja przedsięwzięć z obszaru zapewnienia jakości SpW w ramach międzynarodowej współpracy dwustronnej i wielostronnej,

g) organizowanie i prowadzenie szkoleń i warsztatów w zakresie realizacji procesu GQA oraz dokumentów NATO dotyczących jakości, trendów, wypracowanych stanowisk, dobrych praktyk,

h) prowadzenie bazy danych o realizowanych procesach GQA;

4) w zakresie realizacji procesu nadzorowania jakości, w szczególności:

a) realizacja procesu nadzorowania jakości zgodnie z planem nadzorowania opracowanym z uwzględnieniem zapisów umowy, klauzuli jakościowej zawartej w umowie, arkusza analizy ryzyka oraz własną identyfikacją, analizą i oceną ryzyka,

b) współpraca z zamawiającym (delegującym) w zakresie procesu nadzorowania jakości lub GQA,

c) podejmowanie decyzji o odstąpieniu od realizacji procesu nadzorowania jakości w przypadku, gdy występują okoliczności uniemożliwiające realizację tego procesu po uzyskaniu stanowiska zamawiającego, zgodnie z procedurą P-02, o której mowa w § 14 pkt 2,

d) opiniowanie wniosków o odstępstwa od określonych w umowie wymagań jakościowych SpW, jeśli określono takie wymaganie w umowie lub wniosku o GQA,

e) podejmowanie decyzji o akceptacji lub odrzuceniu wniosków o odstępstwa niewielkie, o których mowa w procedurze P-02, o której mowa w § 14 pkt 2, od określonych w umowie wymagań jakościowych SpW, jeśli w umowie lub wniosku o GQA upoważniono Agencję Uzbrojenia do takich czynności,

f) współpraca z innymi uczestnikami systemu zapewnienia jakości SpW w zakresie prowadzonych procesów nadzorowania jakości, w tym w procesie realizacji i rozpatrywania reklamacji w zależności od postanowień umowy,

g) prowadzenie i bieżąca aktualizacja bazy danych o realizowanych procesach nadzorowania jakości,

h) informowanie zamawiającego o zagrożeniach terminów realizacji umowy;

5) w przypadku, gdy zamawiającym jest Agencja Uzbrojenia, nie stosuje się pkt 4 lit. c-e i lit. h;”;

7) uchyla się § 12;

8) w § 13:

a) pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) nadzorowanie jakości usług dotyczących naprawy (serwisowania) SpW realizowanych w obiektach użytkownika SpW lub odbiorcy SpW oraz ocena jakości przedmiotów umów, które nie podlegają nadzorowaniu jakości przez Agencję Uzbrojenia;”,

b) pkt 3 otrzymuje brzmienie:

„3) przesyłanie do wiadomości Szefa Agencji Uzbrojenia protokołów reklamacyjnych oraz wszelkich informacji dotyczących nieprawidłowego działania SpW, który podlegał procesowi nadzorowania jakości realizowanemu przez Agencję Uzbrojenia.”;

9) w § 15 skreśla się wyrazy „na RPW”;

10) w załączniku nr 1:

a) pkt 3.2. otrzymuje brzmienie:

„3.2. Zasady wnioskowania do Szefa Agencji Uzbrojenia o realizację procesu nadzorowania jakości przez Agencję Uzbrojenia.

3.2.1. W przypadku umów, których zapisy przewidują prowadzenie procesu nadzorowania jakości przez Agencję Uzbrojenia, zamawiający nie później niż na 6 dni roboczych przed dniem podpisania umowy występuje z wnioskiem do Szefa Agencji Uzbrojenia o realizację procesu nadzorowania jakości umowy, zawierającym arkusze analizy ryzyka oraz uzgodnioną klauzulę jakościową ze wskazaniem potencjalnego wykonawcy i miejsca wytwarzania SpW (o ile jest znane), numeru umowy lub postępowania o zamówienie publiczne (numeru sprawy) oraz przekazuje zapisy umowy (umowę) dotyczące zapewnienia jakości.

3.2.2. Szef Agencji Uzbrojenia podejmuje decyzję o rozpoczęciu procesu nadzorowania jakości lub odmowie jego realizacji w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku od zamawiającego.

3.2.3. Szef Agencji Uzbrojenia może odmówić realizacji procesu nadzorowania jakości, w szczególności gdy:

1) brak jest uzgodnionej klauzuli jakościowej dotyczącej przedmiotu umowy;

2) wystąpienie przez zamawiającego z wnioskiem o realizację procesu nadzorowania jakości nastąpiło w terminie uniemożliwiającym jego przeprowadzenie;

3) brak jest zidentyfikowanych obszarów ryzyka będących podstawą do prowadzenia procesu nadzorowania jakości.

3.2.4. W przypadku odmowy realizacji procesu nadzorowania jakości, Szef Agencji Uzbrojenia przesyła pisemne uzasadnienie do zamawiającego.

3.2.5. Zamawiający zobowiązany jest do przekazania kopii zawartej umowy w ciągu 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy poprzez system informatyczny obiegu dokumentów - SI ARCUS.

3.2.6. Po podpisaniu umowy z wykonawcą proces nadzorowania jakości realizuje się zgodnie z „P-02 Procedurą wykonawczą - Zasady realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA”, zwaną dalej „procedurą P-02”.

3.2.7. Zamawiający może przeprowadzić proces nadzorowania jakości umowy samodzielnie, stosując odpowiednio postanowienia procedury P-02.

3.2.8. Zamawiający może wystąpić z wnioskiem do Szefa Agencji Uzbrojenia o realizację procesu nadzorowania czynności przygotowawczych realizowanych przez wykonawcę, z którym są prowadzone negocjacje przed podpisaniem z nim umowy. Wniosek taki musi zawierać:

1) informację, że potencjalny wykonawca realizuje czynności przygotowawcze na własne ryzyko i odpowiedzialność;

2) nazwę wykonawcy, przedmiot oraz ilość SpW objętego potencjalną umową;

3) zakres realizowanych czynności wykonawcy do monitorowania w procesie nadzorowania czynności przygotowawczych.”,

b) pkt 3.3.6. i 3.3.7. otrzymują brzmienie:

„3.3.6. Jeżeli zamawiany, poprzez NSPA, SpW podlega przepisom ustawy z dnia 17 listopada 2006 r. o systemie oceny zgodności wyrobów przeznaczonych na potrzeby obronności i bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 747), zwana dalej „ustawą OiB”, zamawiający występuje z wnioskiem o wyznaczenie organu sprawującego nadzór nad czynnościami związanymi z wyrobem, zgodnie z zasadami zawartymi w pkt 3.2. niniejszej procedury. Podpisanie deklaracji zgodności, o której mowa w art. 3 pkt 4 ustawy OiB, jest potwierdzeniem wykonania przez wykonawcę czynności w zakresie oceny zgodności wyrobów przeznaczonych na potrzeby obronności i bezpieczeństwa państwa ze specyfikacjami technicznymi obronności i bezpieczeństwa.

3.3.7. W przypadku gdy zamawiany SpW nie jest objęty przepisami „ustawy OiB”, czynności związane z nadzorowaniem jakości realizowane są bez udziału organu sprawującego nadzór nad czynnościami związanymi z wyrobem, a weryfikację zgodności SpW z wymaganiami umowy realizuje użytkownik SpW lub odbiorca SpW wskazany w umowie.”,

c) pkt 4.1.2. otrzymuje brzmienie:

„4.1.2. Zakres nadzorowania jakości, określony w klauzuli jakościowej, powinien umożliwiać realizującemu proces nadzorowania jakości monitorowanie ryzyka niespełnienia wymagań jakościowych przez SpW i zapewnić uzyskanie potwierdzenia, że monitorowane ryzyko (w ramach GQA lub procesu nadzorowania jakości) było na poziomie akceptowalnym.”,

d) pkt 4.2. otrzymuje brzmienie:

„4.2. Zapisy klauzuli jakościowej.

4.2.1. Klauzula jakościowa określa działania i uprawnienia realizującego proces nadzorowania oraz wymagania dla wykonawcy dotyczące zapewnienia jakości.

4.2.2. Klauzula powinna w szczególności zawierać wymagania:

1) związane z wykonawcą, obejmujące:

a) przywołanie wymagań sojuszniczych publikacji zapewnienia jakości, które mają zastosowanie w umowie,

b) zobowiązanie do umieszczenia w umowie z podwykonawcą zapisów, umożliwiających realizację procesu nadzorowania jakości u podwykonawców;

2) związane z SpW:

a) dotyczące jakości SpW, które powinny być objęte procesem nadzorowania jakości,

b) dotyczące niezbędnego zakresu badań i potwierdzeń w obszarze jakości SpW,

c) dotyczące dokładności wykonania, skomplikowanych procesów, podlegających szczególnemu nadzorowaniu lub inne, które należy włączyć do procesu nadzorowania jakości;

3) związane z określeniem zakresu oraz potrzebami realizacji:

a) GQA w przypadku umowy zawieranej z wykonawcą z państw NATO, które implementowały porozumienie standaryzacyjne STANAG 4107 lub państw, z którymi podpisano MoU, bez względu na ostateczną decyzję dotyczącą realizacji GQA,

b) nadzorowania jakości w przypadku umowy zawieranej z wykonawcą krajowym lub zagranicznym z kraju należącego do NATO, który nie implementował porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107 lub kraju, z którym nie podpisano MoU;

4) związane z innymi postanowieniami, obejmujące:

a) wskazania danych realizującego proces nadzorowania jakości,

b) uprawnienia do opiniowania lub akceptacji wniosków o odstępstwa od poszczególnych wymagań jakościowych zgodnie z zapisami procedury P-02,

c) odpłatności za realizację zapewnienia jakości, jeżeli odpłatność będzie dokonywana,

d) wymaganych dokumentów, które wymagają podpisu realizującego proces nadzorowania jakości,

e) dodatkowe uprawnienia realizującego proces nadzorowania jakości, niezbędne do realizacji procesu nadzorowania jakości.”,

e) w pkt 4.3.2. skreśla się wyrazy „przez RPW”,

f) w pkt 4.3.5. ppkt 5 otrzymuje brzmienie:

„5) czynności nadzorowania jakości ograniczają się do takich, które mogą zostać wykonane samodzielnie przez użytkownika SpW lub odbiorcę SpW w miejscu dostawy.”,

g) uchyla się pkt 4.3.8. i 4.3.9.,

h) w pkt 4.4.1.:

- ppkt 3 otrzymuje brzmienie:

„3) wymagania jakościowe umowy, określone w .........................................................

…………………………………………………………………………………………

(zamawiający wpisuje paragraf umowy, specyfikację techniczną, inny dokument, gdzie znajdują się wymagania jakościowe podlegające procesowi nadzorowania jakości, przywołuje niezbędny zakres badań i potwierdzeń, które dotyczą jakości SpW) podlegają procesowi nadzorowania jakości, poprzez monitorowanie czynności wykonawcy w systemie zarządzania jakością realizowanemu przez ………….............

......................................................................................................................................... .

(zamawiający wpisuje dane realizującego proces nadzorowania jakości);”,

- skreśla się ppkt 4,

- ppkt 5-7 otrzymują brzmienie:

„5) wykonawca zapewni, że w umowie z podwykonawcą zostaną umieszczone uzgodnione z realizującym proces nadzorowania jakości odpowiednie zapisy dotyczące zapewnienia jakości wynikające z umowy, zawierające wymagania jakościowe oraz umożliwiające przeprowadzenie procesu nadzorowania jakości u podwykonawcy, w tym prowadzenie procesu GQA w przypadku realizacji umów z podwykonawcami zagranicznymi;

6) wykonawca jest zobowiązany dostarczyć do realizującego proces nadzorowania jakości kopii umów podpisanych z podwykonawcami, wynikających z realizacji umowy z zamawiającym;

7) wykonawca potwierdzi, że SpW spełnia wymagania umowy dostarczając wraz z SpW świadectwo zgodności (Certificate of Conformity - CoC) wystawione i podpisane przez wykonawcę/podwykonawcę.

W przypadku gdy, SpW podlegał procesowi nadzorowania jakości/ GQA realizujący proces nadzorowania jakości/GQAR (Government Quality Assurance Representative) podpisuje oświadczenie o realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA;”,

- ppkt 9 otrzymuje brzmienie:

„9) zamawiający:

a) podejmuje ostateczną decyzję w zakresie odstępstw od poszczególnych wymagań jakościowych, na wniosek wykonawcy zaopiniowany przez instytucję ekspercką właściwą w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej lub organ logistyczny właściwy w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej i realizującego proces nadzorowania jakości,

b) upoważnia realizującego proces nadzorowania jakości do akceptowania odstępstw sklasyfikowanych jako niewielkie; upoważnienie takie ma zastosowanie do odstępstw wynikających z zakresu nadzorowania wymagań jakościowych określonych w pkt 3 klauzuli jakościowej;”,

- ppkt 11 otrzymuje brzmienie:

„11) wykonawcy znane są zasady nadzorowania jakości w trakcie wykonania umowy i zobowiązuje się spełnić wymagania wynikające z zakresu niezbędnych potrzeb, związanych z zadaniami realizowanymi w procesie nadzorowania jakości.”,

11) w załączniku nr 2:

a) pkt 2 otrzymuje brzmienie:

„2. Zakres stosowania procedury.

Procedura ma zastosowanie do procesu nadzorowania jakości prowadzonego przez Agencję Uzbrojenia. Może być wykorzystana odpowiednio w przypadku prowadzenia procesu nadzorowania jakości przez zamawiającego lub użytkownika SpW.”,

b) pkt 3.1. otrzymuje brzmienie:

„3.1. Do rozpoczęcia procesu nadzorowania jakości wymagana jest podpisana umowa z wykonawcą.”,

c) skreśla się pkt 3.2.,

d) pkt 4.1.1. otrzymuje brzmienie:

„4.1.1. Przeprowadza się przegląd umowy nie później niż do 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania.”,

e) w pkt 4.1.2.:

- ppkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) przywołania danych realizującego proces nadzorowania jakości;”,

- w ppkt 3 skreśla się wyrazy „przedstawiciela wojskowego lub GQAR”,

- ppkt 7 otrzymuje brzmienie:

„7) wymagań dotyczących zwolnienia SpW z zakładu wykonawcy lub podwykonawcy, w tym wymaganych dokumentów potwierdzających zgodność SpW oraz oświadczeń podpisywanych przez realizującego proces nadzorowania jakości/ GQA;”,

- w ppkt 9 skreśla się wyrazy „przedstawicielowi wojskowemu lub GQAR”,

f) pkt 4.1.3. otrzymuje brzmienie:

„4.1.3. Wykonuje się i archiwizuje dokument określający ustalenia z przeglądu umowy zawierający identyfikację obszarów ryzyka i formułuje wnioski dotyczące dalszych działań oraz przekazuje się je do akceptacji osoby uprawnionej, w którym:

1) podejmuje się decyzję o rozpoczęciu procesu nadzorowania jakości lub, w uzasadnionych przypadkach, o odstąpieniu od jego realizacji;

2) akceptuje, częściowo akceptuje lub odrzuca się wniosek o GQA.”,

g) pkt 4.2. otrzymuje brzmienie:

„4.2. Zawieszenie i odstąpienie od procesu nadzorowania jakości realizowanego przez Agencję Uzbrojenia w trakcie jego realizacji:

4.2.1. W przypadku stwierdzenia uzasadnionych okoliczności uniemożliwiających prowadzenie procesu nadzorowania jakości, Szef Agencji Uzbrojenia ma prawo do podjęcia decyzji o zawieszeniu procesu nadzorowania jakości na czas trwania tych okoliczności. W takim przypadku występuje się z wnioskiem o zajęcie stanowiska do zamawiającego (określając termin uzyskania stanowiska).

4.2.2. W przypadku braku stanowiska zamawiającego, o którym mowa w pkt 4.2.1., w określonym terminie lub gdy okoliczności w sposób trwały uniemożliwiają prowadzenie procesu nadzorowania jakości, Szef Agencji Uzbrojenia podejmuje decyzję o odstąpieniu od realizacji procesu nadzorowania jakości.”,

h) pkt 4.3.1. otrzymuje brzmienie:

„4.3.1. Uwzględniając wyniki przeglądu umowy i zakres czynności przygotowawczych określonych przez zamawiającego (jeśli takie czynności występują), dokumenty z analizy ryzyka opracowane przez instytucję ekspercką właściwą w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej lub organ logistyczny właściwy w zakresie sprzętu wykorzystywanego w resorcie obrony narodowej, zamawiającego lub delegującego GQA oraz własne doświadczenie i wykonaną analizę ryzyka, opracowuje się wstępnie plan nadzorowania lub plan GQA.”,

i) w pkt 4.3.5.:

- ppkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) powinno się zaplanować i przeprowadzić spotkanie organizacyjne z wykonawcą lub podwykonawcą;”,

- w ppkt 2 lit. a otrzymuje brzmienie:

„a) zasad realizacji procesu nadzorowania jakości;”,

- w ppkt 2 w lit. b skreśla się wyrazy „przedstawicielowi wojskowemu lub GQAR”,

- w ppkt 2 lit. c otrzymuje brzmienie:

„c) zasad komunikacji;”,

- w ppkt 2 w lit. d skreśla się wyrazy „przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR”,

- w ppkt 2 w lit. e skreśla się wyrazy „przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR”,

- w ppkt 2 lit. i otrzymuje brzmienie:

„i) zasad zgłaszania przez wykonawcę planowanych terminów wskazanych działań;”,

j) pkt 4.3.6.- 4.3.9. otrzymują brzmienie:

„4.3.6. Ze spotkania organizacyjnego sporządza się notatkę zawierającą ustalenia dotyczące realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA, która powinna zostać podpisana przez uczestniczących w spotkaniu.

4.3.7. Opracowuje się ostatecznie plan nadzorowania lub plan GQA oraz harmonizuje go z planem jakości wykonawcy (o ile jest wymagany), wykonując m.in. poniższe czynności:

1) uwzględnia się w planie nadzorowania lub planie GQA obszary ryzyka zidentyfikowane przez wykonawcę oraz planowane terminy działań wykonawcy w ramach realizacji SpW w celu monitorowania jego działań w procesie zarządzania ryzykiem;

2) informuje się wykonawcę, w których obszarach realizacji wyrobu i procesach zostało zidentyfikowane ryzyko wymagające prowadzenia właściwych działań przez wykonawcę, oraz weryfikuje się czy zostały one uwzględnione w planie jakości;

3) po przedstawieniu przez wykonawcę planu jakości spełniającego wymagania, akceptuje się go podpisem.

4.3.8. Zharmonizowany plan nadzorowania lub plan GQA przedstawia do zatwierdzenia osoby uprawnionej.

4.3.9. Jeżeli w procesie nadzorowania jakości lub GQA wystąpi potrzeba wprowadzenia zmian do planu nadzorowania lub planu GQA, wynikająca np. ze zmiany poziomu zidentyfikowanego ryzyka lub pojawienia się nowego obszaru ryzyka, sporządza się zmianę planu nadzorowania zapewniając identyfikowalność wszystkich wersji. Zmiany planu nadzorowania podlegają zatwierdzeniu przez osobę uprawnioną.”,

k) pkt 4.3.11. otrzymuje brzmienie:

„4.3.11. Proces nadzorowania jakości dokumentuje się zgodnie z załącznikiem nr 3 do niniejszej procedury.”,

l) uchyla się pkt 4.3.12.,

m) pkt 4.4.1. otrzymuje brzmienie:

„4.4.1. Dokonuje się oceny SZJ wykonawcy lub podwykonawcy pod względem zdolności do spełnienia wymagań umowy, ze szczególnym uwzględnieniem obszarów zidentyfikowanego ryzyka.”,

n) pkt 4.5.1. otrzymuje brzmienie:

„4.5.1. Współpracuje się z wykonawcą w zakresie identyfikowania, analizy i oceny występującego ryzyka.”,

o) w pkt 4.5.2. ppkt 6 skreśla się wyrazy „oraz Szefa Agencji Uzbrojenia”,

p) pkt 4.5.3. otrzymuje brzmienie:

„4.5.3. Jeżeli podczas realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA zostanie zidentyfikowana niekorzystna zmiana poziomu ryzyka dotyczącego realizowanej umowy, a działania wykonawcy nie gwarantują, że poziom ryzyka zmieni się na akceptowalny, to realizujący proces nadzorowania jakości powinien powiadomić o tym fakcie zamawiającego lub delegującego RGQA (wykorzystując formularz RIAC).”,

q) pkt 4.6. otrzymuje brzmienie:

„4.6. Czynności realizującego proces nadzorowania jakości.”,

r) pkt 4.6.3. ppkt 2 otrzymuje brzmienie:

„2) prowadzenie procesu nadzorowania jakości lub GQA u podwykonawcy;”,

s) w pkt 4.6.4. ppkt 1 skreśla się wyrazy „i Szefa Agencji Uzbrojenia”,

t) pkt 4.7. otrzymuje brzmienie:

„4.7. Szczegółowe zasady wykonywania czynności realizowanych w procesie nadzorowania jakości/ GQA.”,

u) pkt 4.7.2. otrzymuje brzmienie:

„4.7.2. Zgodność systemu zarządzania pomiarami, procesów pomiarowych oraz wyposażenia pomiarowego weryfikuje się w szczególności na podstawie:

1) przywołania w stosownej dokumentacji;

2) zapisów dotyczących na przykład: legalizacji, wzorcowania, potwierdzenia metrologicznego;

3) oznaczenia statusu wyposażenia pomiarowego;

4) zgodności z wymaganiami normy PN-EN ISO 10012 „Systemy zarządzania pomiarami - wymagania dotyczące procesów pomiarowych i wyposażenia pomiarowego”.”,

w) pkt 4.7.4.-4.7.7. otrzymują brzmienie:

„4.7.4. Zgodność lub niezgodność wprowadzonych zmian weryfikuje się poprzez analizę zapisów, w szczególności:

1) kart zmian, notatek technicznych;

2) aneksów do umowy;

3) protokołów z badań.

4.7.5. Nadzorowanie postępowania wykonawcy z wyrobem dostarczanym przez podwykonawców:

1) w przypadku stwierdzenia wystąpienia istotnego ryzyka w wyniku przeprowadzonej oceny działań wykonawcy w zakresie nadzoru nad procesami, wyrobami i usługami dostarczanymi przez podwykonawców określa się potrzebę prowadzenia procesu nadzorowania jakości lub GQA;

2) przy określaniu zakresu procesu nadzorowania jakości lub GQA u podwykonawców uwzględnia się wymagania klauzuli jakościowej zawartej w umowie z wykonawcą, ale przywołany tam zakres nadzorowania jakości nie musi być wprost przenoszony do umowy z podwykonawcą;

3) decyzja dotycząca zakresu procesu nadzorowania jakości, który konieczny jest do zastosowania u podwykonawcy może dotyczyć:

a) obniżenia zakresu nadzorowania jakości w szczególności w przypadku występowania akceptowalnego ryzyka w ramach wcześniejszych dostaw realizowanych przez tego poddostawcę,

b) rozszerzenia zakresu nadzorowania jakości w szczególności w przypadku występowania nieakceptowalnego ryzyka, które nie może zostać zminimalizowane w ramach działań podejmowanych w zakresie nadzoru wykonawcy nad podwykonawcą,

c) odstąpienia od prowadzenia procesu nadzorowania jakości lub GQA, w szczególności kiedy działania podjęte przez wykonawcę w tym zakresie pozwalają na minimalizację ryzyka do akceptowalnego poziomu, a także dla wyrobów mało skomplikowanych lub o niskim poziomie ryzyka lub wyrobów powszechnie dostępnych;

4) należy sprawdzić, czy podwykonawca jest producentem SpW; delegowany proces nadzorowania jakości lub GQA, co do zasady powinien być przeprowadzony u producenta SpW;

5) w przypadku, kiedy podwykonawca nie jest producentem SpW, należy wymagać od wykonawcy wskazania producenta i zapewnienia umieszczenia w umowie kierowanej bezpośrednio do producenta wyrobu zapisów umożliwiających realizację u niego procesu nadzorowania jakości lub GQA;

6) uzgadnia się z wykonawcą zapisy klauzuli jakościowej i sprawdza, czy wprowadzono do umowy z podwykonawcą ustalone wymagania dotyczące procesu nadzorowania jakości (na podstawie kopii umowy z podwykonawcą);

7) szczegółowe zasady postępowania dotyczące delegowania procesu GQA zawarte są w publikacji AQAP 2070.

4.7.6. Czynności w miejscu badania SpW (w tym w laboratorium badawczym):

1) wskazanie wykonawcy próbki do badań w ilości określonej w metodyce badań lub przez jednostkę badawczą;

2) weryfikacja stosowanych metod badawczych z wymaganiami specyfikacji technicznej;

3) sprawdzenie realizacji zakresu wymaganych badań określonych w specyfikacji technicznej oraz monitorowanie wykonywanych czynności;

4) przegląd wyników badań i ich kompletności oraz weryfikacja w odniesieniu do wymagań specyfikacji technicznej;

5) nadzorowanie działań korygujących dotyczących badań lub SpW.

Obecnemu podczas badań przedstawicielowi wykonawcy przedstawia się spostrzeżenia lub niezgodności dotyczące niewłaściwych czynności podczas badania SpW, wykonanych przez kierownictwo lub personel jednostki badawczej.

4.7.7. Nadzorowanie postępowania wykonawcy lub podwykonawcy w przypadku SpW niezgodnego z wymaganiami:

1) w zakresie niezgodności wykrytych przez wykonawcę lub podwykonawcę wykonuje się przegląd realizowanych przez wykonawcę lub podwykonawcę procesów nadzoru nad SpW, w którym stwierdzono niezgodność (niespełnienie wymagań), w szczególności w obszarze:

a) identyfikowania niezgodności,

b) oznakowania i zabezpieczenia w sposób uniemożliwiający jego wykorzystanie niezgodnie z przeznaczeniem,

c) analizy przyczyny źródłowej powstania niezgodności,

d) oceny skuteczności realizowanych korekcji oraz podejmowanych działań korygujących,

e) dokumentowania wyników podejmowanych korekcji, działań korygujących i przechowywania zapisów;

2) SpW o nieokreślonym lub nieznanym statusie uznaje się za SpW, w którym stwierdzono niezgodność (niespełniający wymagań);

3) można zakwestionować udokumentowane wyniki procesów: identyfikacji, nadzoru oraz oddzielenia niezgodnego SpW, jeśli zostało udowodnione, że nie wykonano niezbędnych kontroli.”,

x) w pkt 4.7.8. wyrazy „przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR” zastępuje się wyrazami: „podczas procesu nadzorowania jakości”,

y) w pkt 4.7.9. ppkt 1-3 otrzymują brzmienie:

„1) do opiniowania lub akceptacji wniosku o zgodę na odstępstwo upoważniają postanowienia umowy lub zapisy RGQA, z zastrzeżeniem ppkt 3;

2) informuje się wykonawcę lub podwykonawcę o zasadach obowiązujących w procesie składania wniosków o zgodę na odstępstwo;

3) upoważnienie do akceptacji zgody na odstępstwo, o którym mowa w ppkt 1, może dotyczyć wyłącznie odstępstw niewielkich - wszystkie wnioski dotyczące odstępstw poważnych (ang. major) powinny być rozpatrywane przez zamawiającego po uzyskaniu (jeśli tak przewiduje umowa lub RGQA) opinii realizującego proces nadzorowania jakości lub GQA;”,

z) w pkt 4.7.9. ppkt 8-10 otrzymują brzmienie:

„8) można zażądać przeprowadzenia dodatkowych badań na koszt wykonawcy lub podwykonawcy, w celu uzyskania dowodu, że odstępstwo mieści się w granicach nadzorowanego ryzyka niespełnienia przez SpW wymagań umowy;

9) w przypadku, jeśli występują wątpliwości związane z zakwalifikowaniem odstępstwa do odpowiedniej klasy, zaopiniowany wniosek o odstępstwo podlega rozpatrzeniu do decyzji zamawiającego;

10) każdorazowo powiadamia się zamawiającego lub delegującego RGQA o akceptacji wniosku wykonawcy o zgodę na odstępstwo;”,

za) pkt 4.7.10. otrzymuje brzmienie:

„4.7.10. W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w dokumentacji produkcyjnej SpW w trakcie realizacji umów na zamówienie resortu obrony narodowej, opiniuje się wnioski dotyczące zmian w dokumentacji produkcyjnej, które zatwierdza uprawniona osoba, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.”,

zb) w pkt 4.7.11. w ppkt 1 wyrazy „przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR” zastępuje się wyrazami „przez realizującego proces nadzorowania jakości lub GQA”,

zc) pkt 5.1.1.-5.1.3. otrzymują brzmienie:

„5.1.1. Jeżeli we wniosku o przeprowadzenie procesu nadzorowania jakości, RGQA lub umowie nie były określone specjalne wymagania dotyczące udziału realizującego proces nadzorowania jakości lub GQA w procesie kontroli końcowej lub formalnej akceptacji SpW, to realizuje on tylko zadania określone w RGQA lub klauzuli jakościowej i wprowadzone do realizacji w planie nadzorowania lub planie GQA.

5.1.2. Jeżeli wymagane jest uczestnictwo w prowadzonym przez wykonawcę procesie kontroli końcowej lub formalnej akceptacji SpW, weryfikuje się zgodność SpW z wymaganiami jakościowymi umowy na podstawie wykonywanego badania lub obserwacji prowadzonego badania SpW lub przeglądu i oceny poniższych udokumentowanych informacji:

1) zatwierdzonego programu testów i metodyk prób lub testów oraz badań SpW;

2) protokołu z wynikami prób lub testów i badań, potwierdzających zgodność SpW z zapisanymi w umowie wymaganiami jakościowymi;

3) wpisów w kartach wykonanych operacji, podpisów, pieczęci;

4) metryk, świadectw jakości, świadectw zgodności, formularzy technicznych, świadectw wzorcowania (kalibracji);

5) zaakceptowanych wniosków o zgodę na odstępstwo.

5.1.3. Do weryfikacji zgodności SpW zakwalifikowanego przez kontrolę jakości wykonawcy jako zgodnego z wymaganiami jakościowymi umowy przystępuje się w ciągu 5 dni roboczych licząc od daty otrzymania pisemnego zgłoszenia od wykonawcy, jeśli postanowienia umowy nie stanowią inaczej.”,

zd) w pkt 5.1.4. skreśla się wyrazy „przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR”,

ze) pkt 5.1.5. i 5.1.6. otrzymują brzmienie:

„5.1.5. Jeśli stwierdza się niezgodność, której wykonawca nie jest w stanie usunąć w trakcie procesu kontroli końcowej lub formalnej akceptacji, to sporządza się na tę okoliczność raport niezgodności jakościowych (Quality Deficiency Report - QDR). Wymagane jest wówczas ponowne pisemne zgłoszenie SpW przez wykonawcę.

5.1.6. Po pozytywnej weryfikacji nadzoruje się działania wykonawcy w zakresie zabezpieczenia SpW”,

zf) pkt 5.2.-5.4. otrzymują brzmienie:

„5.2. Udokumentowanie przeprowadzenia procesu nadzorowania jakości lub GQA.

5.2.1. Jeżeli jest to wymagane przez zapisy umowy lub RGQA:

1) potwierdza się przeprowadzenie procesu nadzorowania jakości lub GQA podpisując Oświadczenie o procesie nadzorowania jakości lub GQA znajdujące się w II części świadectwa zgodności (Certificate of Conformity - CoC), stanowiącego załącznik nr 5 do niniejszej procedury:

a) w przypadku realizacji procesu nadzorowania jakości: „W odniesieniu do świadectwa zgodności określonego w części I pkt 1, zapewnia się, że proces nadzorowania jakości wyrobu zgodnie z wymaganiami zawartymi w klauzuli jakościowej włączonej do umowy (zamówienia) nr ........... został przeprowadzony w zakresie obszarów ryzyka umieszczonych w planie nadzorowania nr .......... z dnia ................, z późniejszymi zmianami” oraz zaakceptowanymi przez zamawiającego odstępstwami,

b) w przypadku realizacji GQA - zgodnie z wytycznymi zawartymi w publikacji AQAP 2070;

2) podpisuje się, jeśli było takie wymaganie, inne dokumenty wymienione w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi.

5.2.2. Świadectwa zgodności (Certificate of Conformity - CoC) wystawione przez wykonawcę lub podwykonawcę zagranicznego, w którym GQAR podpisał oświadczenie dotyczące przeprowadzenia GQA, należy traktować jako potwierdzenie przeprowadzenia procesu nadzorowania jakości równorzędne z oświadczeniem z pkt 5.2.1. ppkt 1.

5.3. Nadzór nad pakowaniem, przechowywaniem, zabezpieczeniem i wysyłką SpW.

Poprawność działań wykonawcy lub podwykonawcy w zakresie pakowania, przechowywania, weryfikuje się na zgodność z wymaganiami zawartymi w stosowanych przez wykonawcę lub podwykonawcę procedurach i instrukcjach, jeżeli w umowie nie zapisano innych wymagań.

5.4. Czynności dotyczące zakończenia procesu nadzorowania jakości.

5.4.1. Na podstawie zrealizowanych działań, zawartych w planie nadzorowania lub planie GQA, gromadzi się dane oraz dokonuje się ich analizy w celu określenia, czy SZJ wykonawcy lub podwykonawcy, posiadane środki, urządzenia oraz możliwości techniczne zapewniły spełnienie wymagań jakościowych zawartych w umowie, zgodnie z deklaracją wykonawcy, czy też wymagały wprowadzenia przez wykonawcę działań mających na celu minimalizację zidentyfikowanego ryzyka niespełnienia wymagań. Powyższe umożliwi ocenę własnych działań i podjęcie właściwych decyzji w planowaniu kolejnych procesów nadzorowania jakości. Wnioski z przeprowadzonej analizy archiwizuje się w celu wykorzystania w procesie oceny ryzyka występującego u danego wykonawcy na potrzeby prowadzenia przyszłych procesów nadzorowania jakości lub GQA.

5.4.2. Opracowuje się informację o statusie ryzyka, które faktycznie wystąpiło w procesie nadzorowania jakości lub GQA, w celu wykorzystania przy realizacji kolejnych procesów nadzorowania jakości, oraz powiadamia się:

1) delegującego GQA o zakończeniu realizacji danego wniosku o GQA oraz poprzez formularz RIAC stanowiący załącznik do RGQA informuje się o statusie ryzyka występującego na zakończenie procesu GQA w terminie do 10 dni roboczych od dnia zakończenia realizacji GQA;

2) właściwe dla danego postępowania jednostki resortu obrony narodowej, biorące udział w procesie identyfikacji, analizy i oceny ryzyka, w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia procesu nadzorowania jakości, wykorzystując formularz arkusza analizy ryzyka zgodny z załącznikiem nr 1 do „P-01 Procedury wykonawczej - zasady włączania wymagań zapewnienia jakości do umowy”;”,

zg) w pkt 5.5.1.:

- we wprowadzeniu do wyliczenia skreśla się wyrazy „(w formie teczki nadzorowania)”,

- uchyla się ppkt 1,

- w ppkt 7 skreśla się wyrazy „przedstawiciela wojskowego lub GQAR”,

zh) pkt 5.5.3. otrzymuje brzmienie:

„5.5.3. Na zakończenie procesu nadzorowania jakości ocenia się zdolność wykonawcy do realizacji wymagań umowy i określa ewentualne obszary ryzyka i wskazówki do procesów nadzorowania jakości u danego wykonawcy w przyszłości. Wnioski z przeprowadzonych ocen gromadzi się w formie bazy danych o wykonawcach, udostępnianej wyłącznie do użytku służbowego na potrzeby uczestników systemu zapewnienia jakości SpW.”,

zi) uchyla się pkt 5.5.4.,

zj) w pkt 5.5.5. wyrazy „przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR” zastępuje się wyrazami „przez realizującego proces nadzorowania jakości lub GQA”,

zk) w pkt 5.5.6. wyrazy „przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR, który prowadził proces nadzorowania jakości lub GQA” zastępuje się wyrazami „przez realizującego proces nadzorowania jakości lub GQA”,

zl) skreśla się załącznik nr 1,

zm) załączniki nr 2-6 otrzymują brzmienie określone w załączniku do niniejszej decyzji.

Minister Obrony Narodowej: z up. P. Bejda

Załącznik do decyzji nr 22/MON
Ministra Obrony Narodowej
z dnia 20 marca 2026 r. (poz. 32)

Załącznik nr 2 do Procedury Wykonawczej P-02

Formularz Planu nadzorowania lub planu GQA

Załącznik nr 3 do Procedury Wykonawczej P-02

Wzór Arkusza czynności w procesie nadzorowania jakości lub GQA

Załącznik nr 4 do Procedury Wykonawczej P-02

Przykład Raportu niezgodności jakościowych (Quality Deficiency Report - QDR).

Załącznik nr 5 do Procedury Wykonawczej P-02

Przykład Świadectwa zgodności (Certificate of Conformity - CoC).

Załącznik nr 6 do Procedury Wykonawczej P-02

INSTRUKCJA DO PRZEPROWADZENIA OCENY SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WYKONAWCY LUB PODWYKONAWCY

1. Cel instrukcji.

Celem instrukcji jest ustalenie zasad przeprowadzania oceny systemu zarządzania jakością (SZJ) wykonawców (podwykonawców) zwanych dalej wykonawcami na potrzeby funkcjonującego w resorcie obrony narodowej systemu zapewnienia jakości.

2. Zakres stosowania.

Instrukcję stosuje się do oceny SZJ wykonawców w procesie nadzorowania jakości SpW i usług, których przedmiotem jest SpW.

3. Definicje, symbole, oznaczenia:

1) cele oceny - określenie, czy deklarowany przez wykonawcę SZJ spełnia wymagania określone w odpowiedniej publikacji AQAP przywołanej w umowie;

2) działanie korygujące - działania podjęte w celu wyeliminowania przyczyny niezgodności i zapobieżenia ponownemu wystąpieniu;

3) kryteria oceny - wymagania umowy;

4) niezgodność - niespełnienie wymagań w odniesieniu do kryteriów oceny; dla niezgodności wykonawca powinien przedstawić działania korygujące;

5) obszar do doskonalenia - obszar wymagający określonego działania do wskazanego spostrzeżenia;

6) ocena systemu - systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania oraz obiektywnej oceny dowodu określającego stopień spełnienia kryteriów oceny systemu;

7) oceniany - organizacja lub wykonawca poddany ocenie;

8) oceniający wiodący (OW) - przedstawiciel wojskowy wyznaczony do prowadzenia procesu nadzorowania jakości umowy - członek zespołu wyznaczony do przeprowadzenia i kierowania oceną;

9) spostrzeżenie - stwierdzenie przez oceniającego sytuacji, która w subiektywnej ocenie zespołu oceniającego może, z dużym prawdopodobieństwem, doprowadzić do niezgodności; dla spostrzeżeń należy wskazać obszary do doskonalenia;

10) wniosek z oceny - wynik oceny, przedstawiony przez zespół oceniający w raporcie z oceny, po rozważeniu celów i wszystkich ustaleń z oceny;

11) SpW niezgodny - SpW, w którym stwierdzono niezgodność (niespełniający wymagań);

12) SpW zgodny - SpW, spełniający wymagania umowy;

13) zakres oceny - obszar i granice oceny, procesy które mogą mieć wpływ na proces realizacji wyrobu będącego przedmiotem umowy;

14) zespół oceniający - grupa osób powołanych do realizacji powierzonych zadań (realizacji oceny).

Uwaga: dopuszcza się przeprowadzenie oceny jednoosobowo przez OW.

4. Odpowiedzialność i uprawnienia.

4.1. OW odpowiada za:

1) wystąpienie z wnioskiem o wyznaczenie składu zespołu oceniającego;

2) przygotowanie planu oceny;

3) przeprowadzenie oceny jako OW;

4) opracowanie raportu zawierającego wnioski z przeprowadzonej oceny;

5) dokonanie oceny działań korygujących prowadzonych przez wykonawcę.

4.2. Członkowie zespołu oceniającego odpowiadają za:

1) wykonanie przydzielonych przez OW czynności do oceny określonych w planie oceny;

2) opracowanie listy pytań do przeprowadzenia oceny;

3) dokumentowanie niezgodności, spostrzeżeń, w tym prowadzenie zapisów podczas oceny;

4) współpracę z OW podczas oceny;

5) wskazanie ryzyk związanych ze współpracą z wykonawcą w ocenianych przez siebie obszarach.

5. Opis działań.

5.1. Postanowienia ogólne.

5.1.1. Ocenę przeprowadza każdorazowo powołany zespół oceniający lub jednoosobowo OW.

5.1.2. Organizatorem i koordynatorem oceny jest OW.

5.1.3. Ocena SZJ wykonawcy powinna być przeprowadzana w fazie realizacji procesu nadzorowania jakości i zakończyć się przed zakończeniem realizacji przedmiotu umowy. Zaleca się przeprowadzenie oceny SZJ w fazie początkowej realizacji procesu nadzorowania jakości i zakończenie jej przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu umowy.

5.1.4. U wykonawców będących w sposób ciągły w sytuacji kontraktowej z zamawiającym lub w przypadku stosowania podczas nadzorowania podejścia obiektowego (zgodnie z AQAP 2070) dopuszcza się przeprowadzenie oceny SZJ raz w roku.

5.1.5. Ocena powinna obejmować w szczególności obszary z SZJ wykonawcy mające bezpośredni wpływ na proces realizacji SpW.

5.1.6. W trakcie realizacji procesu nadzorowania jakości SZJ wykonawcy powinien być monitorowany w sposób ciągły.

5.2. Planowanie oceny.

5.2.1. Ocena planowana i przeprowadzana jest na podstawie:

1) zapisów w arkuszu analizy ryzyka;

2) analizy reklamacji;

3) obszarów ryzyka zamieszczonych w planie nadzorowania.

5.2.2. Zagadnienia i/lub procesy SZJ wykonawcy, które należy poddać ocenie powinny wynikać z zapisów umowy (przywołanych norm i publikacji AQAP).

5.2.3. OW opracowuje plan oceny, który należy przesłać do wykonawcy co najmniej 5 dni roboczych przed planowanym terminem przeprowadzenia oceny.

5.3. Przygotowanie oceny.

5.3.1. OW ustala termin oceny z wykonawcą, który musi zostać potwierdzony w oficjalnej korespondencji.

5.3.2. OW wskazuje każdemu członkowi zespołu procesy/obszary, za których ocenę będą oni odpowiedzialni.

5.3.3. Zespół oceniający dokonuje przeglądu przekazanej dokumentacji SZJ, sprawdza jej status, weryfikuje aktualność oraz opracowuje listę pytań do przeprowadzenia oceny.

5.4. Realizacja oceny.

5.4.1. Spotkanie otwierające.

5.4.1.1. OW w siedzibie wykonawcy przeprowadza spotkanie otwierające z udziałem członków zespołu oceniającego oraz kierownictwem wykonawcy.

5.4.1.2. OW przedstawia uczestników, ich role i odpowiedzialności oraz omawia przebieg, zakres i cel oceny.

5.4.1.3. Uczestnicy spotkania wpisują się na listę obecności.

5.4.2. Działania oceniające.

5.4.2.1. Ocena realizowana jest zgodnie z planem oceny.

5.4.2.2. OW kieruje pracą zespołu oraz odpowiada za przebieg oceny.

5.4.2.3. W ramach oceny członkowie zespołu oceniającego zbierają informacje w formie wywiadu i obserwacji realizowanych przez wykonawcę procesów i działań.

5.4.2.4. Wywiad przeprowadzany jest z personelem wykonawcy (zarówno z kierownictwem, jak i bezpośrednio z pracownikami realizującymi oceniane procesy).

5.4.2.5. Każdy z członków zespołu sporządza zapisy, które podlegają archiwizacji i stanowią podstawę do opracowania raportu z oceny.

5.4.3. Ustalenia z oceny.

5.4.3.1. Po zakończeniu oceny, OW organizuje spotkanie z członkami zespołu oceniającego.

5.4.3.2. Zespół oceniający omawia i weryfikuje zapisy powstałe podczas oceny, precyzuje spostrzeżenia oraz niezgodności, które przedstawia wykonawcy na spotkaniu zamykającym.

5.4.4. Spotkanie zamykające.

5.4.4.1. Po zakończeniu zaplanowanych czynności, OW prowadzi spotkanie zamykające, na którym przedstawia spostrzeżenia i niezgodności oraz informuje, że raport z oceny wykonawcy zostanie niezwłocznie przekazany, w formie pisemnej.

5.4.5. Raport z oceny.

5.4.5.1. Na podstawie zebranych zapisów od zespołu oceniającego, OW opracowuje ostateczną wersję raportu z oceny.

5.4.5.2. Raport z oceny należy opracować w terminie do 10 dni roboczych od dnia przeprowadzenia oceny.

5.4.5.3. Ocenę uważa się za zakończoną z chwilą przekazania raportu z oceny do wykonawcy.

5.5. Działania po ocenie systemu.

5.5.1. Oceniany wykonawca powinien wdrożyć w ustalonym terminie działania korygujące oraz podjąć działania we wskazanych obszarach do doskonalenia w zakresie niezgodności zapisanych w raporcie z oceny, załączonych raportach niezgodności lub QDR i stwierdzonych spostrzeżeń.

5.5.2. Wykonawca podejmuje samodzielnie wdrożenie działań korygujących oraz działań doskonalących.

5.5.3. OW, po otrzymaniu od wykonawcy informacji o wdrożeniu działań korygujących, dokonuje oceny ich skuteczności.

5.5. Na podstawie oceny, o której mowa w pkt 5.5.3., OW podejmuje decyzję o akceptacji bądź odrzuceniu SZJ wykonawcy.

5.5.5. W przypadku odrzucenia SZJ wykonawcy należy powiadomić zamawiającego.