Dzienniki Urzędowe - rok 2019 poz. 159

Na podstawie art. 2 pkt 10 i 12 ustawy z dnia 14 grudnia 1995 r. o urzędzie Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. z 2019 r. poz. 196) w związku z § 1 pkt 8 lit. e i pkt 11 lit. f oraz § 2 pkt 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1996 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Obrony Narodowej (Dz. U. poz. 426 oraz z 2014 r. poz. 933) ustala się, co następuje:

1) zasady funkcjonowania systemu zapewnienia jakości sprzętu wojskowego (SpW), zwanego dalej "systemem zapewnienia jakości SpW", w tym proces nadzorowania jakości SpW, jego części, komponentów i podzespołów oraz usług, których przedmiotem jest SpW;

2) sposób postępowania uczestników systemu zapewnienia jakości SpW.

2. Zapewnienie jakości dotyczy również sprzętu powszechnego użytku, jeżeli taki obowiązek wynika z innych przepisów powszechnie obowiązujących.

1) sojusznicza publikacja dotycząca zapewnienia jakości (Allied Quality Assurance Publication - AQAP);

2) Agencja Zarządzania Kontraktami Obronnymi (Defense Contract Management Agency - DCMA) - agencja rządu federalnego Stanów Zjednoczonych Ameryki odpowiedzialna za zarządzanie kontraktami dla Departamentu Obrony i innych autoryzowanych agencji federalnych;

3) centralny organ logistyczny (COL) - komórka lub jednostka organizacyjna resortu obrony narodowej, a także komórka wewnętrzna, o której mowa w przepisach dotyczących określenia funkcji gestorów i centralnych organów logistycznych sprzętu wojskowego w resorcie obrony narodowej;

4) czynności przygotowawcze - prace przygotowawcze wykonawcy realizowane przed podpisaniem umowy, które mogą wymagać nadzorowania przez rejonowe przedstawicielstwa wojskowe, na wniosek zamawiającego;

5) gestor - komórka lub jednostka organizacyjna resortu obrony narodowej, a także komórka wewnętrzna, o której mowa w przepisach dotyczących określenia funkcji gestorów i centralnych organów logistycznych sprzętu wojskowego w resorcie obrony narodowej;

6) instytucja narodowa - jednostka organizacyjna lub jej komórka wewnętrzna mająca siedzibę w danym państwie Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego (NATO), wymieniona w AQAP-4107-SRD.1 Lista instytucji narodowych do spraw Rządowego Zapewnienia Jakości (GQA), lub inna wskazana w zawartym memorandum o porozumieniu (MoU) określającym zasady współpracy w zakresie wzajemnego zapewnienia jakości;

7) klauzula jakościowa - wymagania dotyczące zapewnienia jakości SpW, wprowadzane do umowy zawieranej z wykonawcą lub umowy pomiędzy wykonawcą a podwykonawcą;

8) odbiorca sprzętu wojskowego (odbiorca SpW) - wskazana w umowie jednostka organizacyjna odpowiedzialna za przyjęcie sprzętu wojskowego lub dokonanie odbioru usługi;

9) plan nadzorowania lub plan GQA - dokument planistyczny przygotowywany przez realizatora procesu nadzorowania jakości lub GQA, który powinien uwzględniać wymagania wynikające z umowy zawartej z wykonawcą i wniosku o nadzorowanie lub GQA;

10) podwykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która pozostaje w stosunku prawnym z wykonawcą; w odniesieniu do sojuszniczych publikacji AQAP, wykonawcę należy rozumieć jako dostawcę zewnętrznego;

11) proces rządowego zapewnienia jakości (Government Quality Assurance - GQA) - proces realizowany przez właściwą instytucję narodową, którego celem jest zwiększenie pewności, że zawarte w umowie wymagania jakościowe są spełnione - definicja zatwierdzona przez Grupę Zarządzania Cyklem Życia AC/327 (Life Cycle Management Group - LCMG) znajdującą się w strukturze Konferencji Narodowych Dyrektorów ds. Uzbrojenia (Conference of National Armaments Directors - CNAD);

12) proces nadzorowania jakości - proces realizowany w systemie zapewnienia jakości SpW przez rejonowe przedstawicielstwo wojskowe lub zamawiającego albo użytkownika sprzętu wojskowego, odbiorcę sprzętu wojskowego, w oparciu o wymagania zawarte w umowie, w obszarach zidentyfikowanego ryzyka, o wysokim prawdopodobieństwie jego wystąpienia, dotyczącym jego realizacji, którego celem jest zwiększenie pewności, że dostarczony sprzęt wojskowy spełnia wymagania jakościowe określone w umowie;

13) przedstawiciel rządowego zapewnienia jakości (Government Quality Assurance Representative - GQAR) - osoba odpowiedzialna za realizację rządowego zapewnienia jakości (GQA), posiadająca wymagane kompetencje i uprawnienia, działająca w imieniu zamawiającego;

14) przedstawiciel wojskowy - osoba reprezentująca rejonowe przedstawicielstwo wojskowe realizujące proces nadzorowania jakości;

15) raport niezgodności jakościowych (Quality Deficiency Report - QDR) - dokument wystawiony i podpisany przez przedstawiciela wojskowego lub GQAR, albo zamawiającego, wskazujący zidentyfikowaną niezgodność z wymaganiem jakościowym określonym w umowie;

16) rejonowe przedstawicielstwo wojskowe (RPW) - jednostka organizacyjna właściwa w zakresie nadzorowania jakości, podległa Ministrowi Obrony Narodowej, podporządkowana Dyrektorowi Wojskowego Centrum Normalizacji, Jakości i Kodyfikacji;

17) wniosek o rządowe zapewnienie jakości (Request for Government Quality Assurance - RGQA);

18) Wojskowe Centrum Normalizacji, Jakości i Kodyfikacji zwane dalej "Centrum" - koordynator systemu zapewnienia jakości SpW, polska instytucja narodowa do spraw zapewnienia jakości w rozumieniu porozumienia standaryzacyjnego NATO - STANAG 4107 "Wzajemna akceptacja procesu rządowego zapewnienia jakości oraz stosowanie sojuszniczych publikacji zapewnienia jakości";

19) formularz identyfikacji, oceny i komunikacji ryzyka (Risk Identification, Assessment and Communication - RIAC);

20) ryzyko - niepewne zdarzenie lub stan, którego wystąpienie jest prawdopodobne i jednocześnie może mieć negatywny wpływ na spełnienie określonych w umowie wymagań dotyczących jakości;

21) sprzęt powszechnego użytku - wyposażenie niebędące SpW, dla którego nie są określone specjalne wymagania wojskowe, powodujące konieczność zmian cech produktu;

22) sprzęt wojskowy (SpW) - wyposażenie specjalnie zaprojektowane lub zaadaptowane do potrzeb wojskowych i przeznaczone do użycia jako broń, amunicja lub materiały wojenne;

23) świadectwo zgodności (Certificate of Conformity - CoC) - dokument wystawiony i podpisany przez wykonawcę, w którym w pierwszej jego części wykonawca potwierdza na swoją wyłączną odpowiedzialność, że SpW jest zgodny z wymaganiami zawartymi w umowie; część drugą wypełnia i podpisuje przedstawiciel wojskowy lub GQAR potwierdzając, że SpW był objęty procesem nadzorowania jakości lub GQA;

24) usługa - wszelkie świadczenia, których przedmiotem jest SpW, niebędące robotami budowlanymi lub dostawami;

25) użytkownik sprzętu wojskowego (użytkownik SpW) - komórka lub jednostka organizacyjna resortu obrony narodowej wykorzystująca SpW przydzielony na podstawie etatów i tabel należności lub przydzielony dodatkowo do realizacji zadań służbowych, odpowiedzialna za utrzymanie SpW we właściwym stanie technicznym;

26) wykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego; w odniesieniu do sojuszniczych publikacji AQAP wykonawcę należy rozumieć jako dostawcę;

27) wymagania jakościowe - zapisy określające cechy i charakterystyki, które powinien spełniać SpW, które zostały zdefiniowane, w szczególności w specyfikacji technicznej, opisie przedmiotu zamówienia i umowie;

28) zamawiający - komórka lub jednostka organizacyjna resortu obrony narodowej udzielająca zamówienia na usługę albo dostawę SpW;

29) zapewnienie jakości - działania realizowane na podstawie analizy zagrożeń i oceny ryzyka niespełnienia określonych wymagań jakościowych, realizowane w celu zwiększenia pewności, że przedmiot umowy będzie spełniał zawarte w niej wymagania jakościowe.

1) na podstawie upoważnienia, zawiera w imieniu Ministra Obrony Narodowej z właściwymi organami państw niebędących członkami NATO dwustronne memoranda o porozumieniu (MoU) określające zasady współpracy w zakresie wzajemnego zapewnienia jakości SpW;

2) sprawuje nadzór nad systemem zapewnienia jakości SpW.

1) występowanie do Dyrektora Centrum z wnioskami dotyczącymi szkoleń z obszaru zapewnienia jakości;

2) uczestniczenie w szkoleniach dotyczących zapewnienia jakości, organizowanych przez Centrum;

3) współpraca z innymi uczestnikami systemu zapewnienia jakości SpW;

4) coroczne zgłaszanie, do Centrum, do dnia 31 stycznia, wniosków z oceny funkcjonowania systemu zapewnienia jakości SpW, w obszarze swojej działalności, za rok poprzedni.

1) przeprowadzenie identyfikacji, analizy i oceny ryzyka niespełnienia przez SpW wymagań jakościowych (m.in. na podstawie danych z eksploatacji) oraz przekazanie do zamawiającego arkusza analizy ryzyka (opracowanego zgodnie z załącznikiem nr 1 do procedury P-01, o której mowa w § 14 pkt 1) wraz z danymi uzupełniającymi przez niego sporządzonymi, niezbędnymi do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia;

2) współpraca z pozostałymi uczestnikami systemu w zakresie identyfikacji, analizy i oceny ryzyka, w szczególności na etapie fazy analityczno-koncepcyjnej pozyskiwania SpW;

3) opiniowanie wniosków o zgodę na odstępstwo od określonych w umowie wymagań jakościowych, w przypadku wystąpienia o opinię przez zamawiającego.

1) opracowywanie uzupełnień do arkusza analizy ryzyka, jeżeli posiadana wiedza i wyniki własnej identyfikacji, analizy i oceny ryzyka wskazują na możliwość wystąpienia innych ryzyk, niż ujęte w arkuszu ryzyk opracowanym przez gestora lub COL, albo opracowanie informacji o braku innych zidentyfikowanych ryzyk, niż wskazane przez gestora lub COL; uzupełnienia powinny być opracowane w oparciu o załącznik nr 1 do procedury P-01, o której mowa w § 14 pkt 1;

2) opracowywanie klauzuli jakościowej do umowy zawierającej wymagania dotyczące zapewnienia jakości pozyskiwanego SpW, z uwzględnieniem danych, o których mowa w § 9 pkt 1, oraz na podstawie wyników własnej identyfikacji, analizy i oceny ryzyka o których mowa w pkt 1;

3) współpraca z innymi uczestnikami systemu zapewnienia jakości SpW, w zakresie określania potencjalnych obszarów niespełnienia wymagań jakościowych umowy (obszarów ryzyka) oraz informacji dotyczących realizowanych umów przez wykonawców, w tym reklamacji;

4) występowanie do Dyrektora Centrum z wnioskiem o uzgodnienie zapisów klauzuli jakościowej do umowy z jednoczesnym przekazywaniem do Centrum arkusza analizy ryzyka, o którym mowa w § 9 pkt 1 wraz z uzupełnieniem albo informacjami, o których mowa w pkt. 1;

5) występowanie do Dyrektora Centrum z wnioskiem o wyznaczenie RPW do nadzorowania czynności przygotowawczych wykonawcy, z którym prowadzone są negocjacje przed podpisaniem umowy;

6) wprowadzanie do dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia oraz do umowy zapisów uzgodnionej przez Dyrektora Centrum klauzuli jakościowej;

7) występowanie, nie później niż na 6 dni przed planowanym terminem podpisania umowy, z wnioskiem do Dyrektora Centrum o wyznaczenie RPW do realizacji procesu nadzorowania jakości; wymieniony wniosek powinien określać lokalizację obiektów wykonawcy, w których będzie realizowany przedmiot umowy, o ile jest ona znana;

8) ustalanie z Dyrektorem Centrum sposobu pokrycia kosztów zapewnienia jakości SpW, w przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę SpW z państwa należącego do NATO, które nie implementowało porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107, państwa spoza NATO lub państwa, z którym nie podpisano MoU o wzajemnej bezkosztowej realizacji zapewnienia jakości;

9) przekazywanie do wyznaczonego RPW kopii podpisanej umowy, w terminie do 5 dni od dnia podpisania umowy;

10) przekazywanie do RPW stanowiska, w zakresie okoliczności uniemożliwiających prowadzenie procesu nadzorowania jakości, po otrzymaniu wystąpienia RPW o przekazanie takiego stanowiska, w terminie określonym we wniosku RPW;

11) udostępnianie, na wniosek Centrum lub RPW, danych niezbędnych do opracowania wniosku o GQA w państwie wykonawcy, w terminie umożliwiającym zakończenie procesu GQA i dostawę SpW zgodnie z wymaganiami umowy;

12) realizowanie procesu nadzorowania jakości bez udziału RPW, w przypadku podjęcia takiej decyzji;

13) podejmowanie decyzji o akceptacji lub odrzuceniu wniosków o zgodę na odstępstwo po uzyskaniu opinii gestora lub COL i RPW, jeżeli były wymagane, z zastrzeżeniem § 12 pkt 6.

1. w zakresie pełnienia funkcji koordynatora systemu zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej:

1) inicjowanie, aktualizacja i uczestniczenie w opracowywaniu unormowań prawnych dotyczących systemu zapewnienia jakości SpW;

2) uzgadnianie klauzuli jakościowej (oraz jej korekt) w zakresie możliwości prowadzenia procesu nadzorowania jakości oraz poprawności zastosowania publikacji AQAP adekwatnych do zidentyfikowanych zagrożeń;

3) organizowanie, odpowiednio do zgłaszanych potrzeb, szkoleń dotyczących zapewnienia jakości SpW dla uczestników systemu zapewnienia jakości;

4) merytoryczny nadzór nad realizacją obowiązków uczestników systemu zapewnienia jakości SpW, wynikających z decyzji;

5) analiza i ocena wniosku zamawiającego o wyznaczenie RPW do realizacji zapewnienia jakości lub nadzorowania czynności przygotowawczych wykonawcy;

6) przekazanie zamawiającemu, w terminie do 5 dni roboczych od otrzymania wniosku, informacji dotyczącej podjętej decyzji o wyznaczeniu lub odmowie wyznaczenia RPW (kilku RPW, w tym wiodącego, wraz z zakresem jego odpowiedzialności), do realizacji procesu nadzorowania jakości;

7) wyznaczenie, w ciągu 5 dni roboczych, RPW, które będzie odpowiedzialne za realizację GQA dla umów zawartych przez zamawiających z zagranicy z wykonawcami mającymi siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;

8) wydanie RPW polecenia przeprowadzenia procesu nadzorowania jakości oraz przekazanie arkusza analizy ryzyka;

9) harmonizacja działalności RPW w systemie zapewnienia jakości SpW;

10) organizowanie i prowadzenie okresowych przeglądów realizacji procesów nadzorowania jakości lub GQA przez RPW;

11) organizowanie wyjazdów przedstawicieli wojskowych związanych z realizacją procesu nadzorowania jakości u wykonawców zagranicznych;

12) ustalanie z zamawiającym sposobu pokrycia kosztów zapewnienia jakości SpW, w przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na dostawę SpW z państwa należącego do NATO, które nie implementowało porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107, państwa spoza NATO lub państwa, z którym nie podpisano MoU o wzajemnej bezkosztowej realizacji zapewnienia jakości;

13) prowadzenie bazy danych dotyczących realizowanych procesów nadzorowania jakości;

14) organizowanie rocznej odprawy rozliczeniowo-koordynacyjnej z uczestnikami systemu zapewnienia jakości;

15) monitorowanie procesów nadzorowania jakości dla umów zawieranych na podstawie centralnych i decentralnych planów rzeczowych;

16) przedstawianie raz w roku (do końca I kwartału) osobie zajmującej kierownicze stanowisko w Ministerstwie Obrony Narodowej właściwe do spraw modernizacji technicznej, sprawozdania z funkcjonowania systemu zapewnienia jakości SpW w resorcie obrony narodowej za poprzedni rok;

2. w zakresie pełnienia funkcji instytucji narodowej do spraw jakości w rozumieniu porozumienia standaryzacyjnego STANAG 4107:

1) organizowanie i koordynowanie realizacji procesu GQA zgodnie z porozumieniem standaryzacyjnym STANAG 4107 oraz publikacją AQAP 2070 lub wymaganiami MoU;

2) wyznaczenie, w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania RGQA, RPW, które będzie odpowiedzialne za realizację GQA na wniosek instytucji narodowej państwa zamawiającego;

3) inicjowanie oraz udział w pracach nad opracowaniem i wdrożeniem porozumień MoU dotyczących wzajemnej realizacji GQA;

4) uczestnictwo w pracach nieetatowych struktur NATO, takich jak grupy robocze będące w strukturze CNAD Allied Committee AC/327 do spraw zarządzania cyklem życia;

5) uczestnictwo w pracach grupy Q4 do spraw jakości funkcjonującej w ramach Grupy Wyszehradzkiej (V4);

6) uczestnictwo w pracach grupy roboczej oddziału Europa DCMA;

7) realizacja przedsięwzięć z obszaru zapewnienia jakości SpW w ramach międzynarodowej współpracy dwustronnej i wielostronnej;

8) prowadzenie bazy danych o realizowanych procesach GQA.

1) realizacja procesu nadzorowania jakości zgodnie z planem nadzorowania opracowanym z uwzględnieniem zapisów umowy, klauzuli jakościowej zawartej w umowie, arkusza analizy ryzyka oraz własną identyfikacją, analizą i oceną ryzyka;

2) współpraca z zamawiającym (delegującym), w zakresie procesu nadzorowania jakości lub GQA;

3) podejmowanie decyzji o odstąpieniu od realizacji procesu nadzorowania jakości w przypadku, gdy występują okoliczności uniemożliwiające realizację tego procesu po uzyskaniu stanowiska zamawiającego, zgodnie z zapisami procedury P-02, o której mowa w § 14 pkt 2;

4) niezwłoczne powiadamianie Dyrektora Centrum o wprowadzonych zmianach do umów z wykonawcami (podwykonawcami) zagranicznymi, dla których uruchomiony został GQA;

5) opiniowanie wniosków o odstępstwa od określonych w umowie wymagań jakościowych SpW, jeśli zapisano takie wymaganie w umowie lub wniosku o GQA;

6) podejmowanie decyzji o akceptacji lub odrzuceniu wniosków o odstępstwa niewielkie, o których mowa w procedurze P-02, o której mowa w § 14 pkt 2, od określonych w umowie wymagań jakościowych SpW, jeśli w umowie lub wniosku o GQA upoważniono RPW do takich czynności;

7) współpraca z innym RPW w zakresie realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA u wykonawcy (podwykonawcy);

8) współpraca z innymi uczestnikami systemu zapewnienia jakości SpW w zakresie prowadzonych procesów nadzorowania jakości, w tym w procesie realizacji i rozpatrywania reklamacji w zależności od postanowień umowy;

9) bieżąca aktualizacja bazy danych o realizowanych procesach nadzorowania jakości;

10) informowanie zamawiającego o zagrożeniach terminów realizacji umowy.

1) nadzorowanie jakości usług dotyczących naprawy (serwisowania) SpW realizowanych w obiektach użytkownika SpW lub odbiorcy SpW oraz ocena jakości przedmiotów umów, niezawierających klauzul jakościowych uzgodnionych z Dyrektorem Centrum;

2) współpraca z innymi uczestnikami systemu zapewnienia jakości SpW w zakresie identyfikacji, analizy i oceny ryzyka, w szczególności w zakresie przekazywania danych z eksploatacji dla gestora lub COL;

3) przesyłanie do wiadomości RPW protokołów reklamacyjnych oraz wszelkich informacji dotyczących nieprawidłowego działania SpW, który podlegał procesowi nadzorowania jakości realizowanemu przez RPW.

1) P - 01 Procedura wykonawcza - zasady włączania wymagań zapewnienia jakości do umowy - stanowiąca załącznik Nr 1 do decyzji;

2) P - 02 Procedura wykonawcza - zasady realizacji procesu nadzorowania jakości lub GQA - stanowiąca załącznik Nr 2 do decyzji.

1) decyzja Nr 67/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 5 marca 2014 r. w sprawie nadzoru nad funkcjonowaniem w resorcie obrony narodowej systemu zapewnienia jakości wyrobów obronnych (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 77);

2) decyzja Nr 427/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 29 października 2014 r. w sprawie określenia zasad funkcjonowania systemu zapewnienia jakości wyrobów obronnych, obowiązków zamawiającego, rejonowego przedstawicielstwa wojskowego, gestora sprzętu wojskowego i centralnego organu logistycznego oraz Wojskowego Centrum Normalizacji, Jakości i Kodyfikacji w zakresie zapewnienia jakości wyrobów obronnych (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 343);

3) decyzja Nr 447/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 10 listopada 2015 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania w resorcie obrony narodowej procedur wykonawczych dotyczących zapewnienia jakości wyrobów obronnych (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 312).

Minister Obrony Narodowej: z up. W. Skurkiewicz

Załączniki do decyzji Nr 126/MON Ministra Obrony Narodowej
z dnia 16 sierpnia 2019 r. (poz. 159)

Załącznik Nr 1

P - 01 PROCEDURA WYKONAWCZA - ZASADY WŁĄCZANIA WYMAGAŃ ZAPEWNIENIA JAKOŚCI DO UMOWY

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik Nr 2

P - 02 PROCEDURA WYKONAWCZA - ZASADY REALIZACJI PROCESU NADZOROWANIA JAKOŚCI LUB GQA

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj