Dzienniki Urzędowe - rok 2016 poz. 16

Na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej (Dz. U. z 2016 r. poz. 603 i 960) zarządza się, co następuje:

2. W systemie DocMan nie mogą być tworzone, przetwarzane lub przechowywane dokumenty niejawne.

1) Kancelaria Ogólna dla przyjmowanych przez nią dokumentów;

2) sekretariat Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej i sekretariat zastępców Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej dla dokumentów adresowanych imiennie do Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej i zastępców Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej i bezpośrednio tam dostarczonych;

3) sekretariaty komórek organizacyjnych Komendy Głównej dla dokumentów kierowanych bezpośrednio do tych komórek lub dokumentów imiennych skierowanych do pracowników tej komórki.

2. Przetwarzaniu na postać elektroniczną w Kancelarii Ogólnej nie podlegają:

1) akta spraw sądowych i korespondencja z sądami;

2) akta spraw dyscyplinarnych;

3) akta osobowe strażaków i pracowników cywilnych;

4) wnioski o nadanie wyższych stopni służbowych;

5) wnioski o obniżenie stopni służbowych;

6) wnioski o nadanie orderów, odznaczeń i wyróżnień;

7) wnioski o przyznanie dopłaty do wypoczynku;

8) wnioski o wypłacenie równoważnika pieniężnego za niewykorzystany przejazd;

9) oświadczenia mieszkaniowe;

10) oświadczenia majątkowe;

11) akta dotyczące rozpatrywanych skarg i wniosków,

12) akty prawne i projekty aktów prawnych, opinie prawne, porady prawne oraz korespondencja z organami administracji oraz związkami zawodowymi w tym zakresie;

13) dokumenty dotyczące audytu oraz spełniających funkcje kontroli lustracji, wizytacji, inspekcji, lub urzędowego badania, przeprowadzonych przez organy i instytucje uprawnione do tych kontroli oraz organy Państwowej Straży Pożarnej;

14) dokumentacja finansowa, w szczególności faktury, rachunki, noty księgowe, potwierdzenia sald i sprawozdania finansowe;

15) oferty związane z postępowaniem w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego;

16) dokumentacja techniczna obiektów;

17) zawartość katalogu zagrożeń;

18) przesyłane do opiniowania plany obrony cywilnej, plany reagowania kryzysowego i plany ochrony zabytków;

19) dokumentacja z ćwiczeń i akcji ratowniczych;

20) plany zabezpieczeń operacyjnych imprez masowych;

21) plany zabezpieczeń operacyjnych akcji specjalnych;

22) dyspozycja o użyciu sił i środków krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego;

23) dokumentacja zawierająca dane osobowe;

24) wnioski o zapomogi oraz inne świadczenia socjalne;

25) korespondencje wpływające w postaci papierowej nie mające charakteru dokumentu, w szczególności książki, czasopisma, gazety, broszury informacyjne, materiały reklamowe;

26) inne dokumenty, które nie mogą być przetwarzane na postać elektroniczną z uwagi na odrębne przepisy.

3. W uzasadnionym przypadku, o przetwarzaniu na postać elektroniczną dokumentów wymienionych w ust. 2, decyduje kierownik komórki organizacyjnej Komendy Głównej realizującej daną sprawę.

4. W odniesieniu do dokumentów wymienionych w ust. 2, do systemu DocMan wprowadza się opis dokumentów na podstawie danych zawartych na kopercie lub w piśmie przewodnim.

1) Kancelaria Ogólna w każdym dniu roboczym rejestruje w systemie DocMan otrzymane dokumenty i kieruje je do odpowiednich sekretariatów komórek organizacyjnych, sekretariatu obsługującego Komendanta Głównego lub sekretariatu obsługującego zastępców Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej. Dokumenty adresowane do Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej kierowane są do osoby zajmującej samodzielne stanowisko w Gabinecie Komendanta Głównego odpowiedzialnej za koordynowanie obiegu dokumentów oraz dekretowanie pism wpływających do Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej;

2) dokumenty w wersji papierowej przekazywane są w każdym dniu roboczym do sekretariatów lub osoby, o których mowa w pkt 1;

3) przekazywanie dokumentów w postaci papierowej odbywa się za potwierdzeniem odbioru w raporcie Dziennika Korespondencyjnego prowadzonego przez Kancelarię Ogólną, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do decyzji;

4) sekretariaty, o których mowa w pkt 1, rejestrują w systemie DocMan otrzymane dokumenty i przekazują je do dekretacji kierownikowi komórki organizacyjnej lub zastępcy Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej. Dokumenty adresowane do Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej rejestrowane są przez osobę zajmującą samodzielne stanowisko w Gabinecie Komendanta Głównego odpowiedzialną za koordynowanie obiegiem dokumentów oraz dekretowaniem pism wpływających do Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej i, po wstępnej dekretacji, przekazywane są Komendantowi Głównemu Państwowej Straży Pożarnej, który dokonuje ostatecznej dekretacji danego dokumentu;

5) przekazywanie dokumentów z sekretariatu Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej lub sekretariatu zastępcy Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej odbywa się za potwierdzeniem odbioru w raporcie z Dziennika Podawczego;

6) Komendant Główny Państwowej Straży Pożarnej, zastępca Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej lub kierownik komórki organizacyjnej, dekretuje na właściwe biuro lub podległych pracowników otrzymane w systemie DocMan dokumenty;

7) raporty z Dziennika Podawczego z przekazanych spraw pracownikom wewnątrz biur, drukowane są na początku następnego dnia roboczego;

8) rejestracji dokumentów w prowadzonych spisach spraw systemu DocMan dokonują pracownicy załatwiający daną sprawę;

9) dekretacje dokumentów wykonane przez przełożonych w systemie DocMan są równoznaczne z ich poleceniem ustnym lub pisemnym;

10) przesyłki imienne wpływające do Komendy Głównej rejestruje się w systemie DocMan jako imienne i przekazuje bez otwierania adresatowi. Adresat po otwarciu przesyłki podejmuje decyzję o wprowadzeniu treści otrzymanej korespondencji do systemu DocMan. Odbywa się to poprzez sekretariat właściwej komórki organizacyjnej.

2. Wzór raportów z Dziennika Podawczego określa załącznik nr 2 do decyzji.

2. Przygotowane projekty dokumentów należy kierować przy użyciu systemu DocMan do akceptacji przez osoby do tego uprawnione.

3. Po ostatecznym zaakceptowaniu dokumentu przez osobę do tego uprawnioną, dokument należy wydrukować i przedstawić do podpisu osobie, która go zaakceptowała, za wyjątkiem dokumentów o których mowa w ust. 5.

4. Wszelkie uzgodnienia projektu dokumentu wewnątrz komórki organizacyjnej i pomiędzy komórkami organizacyjnymi Komendy Głównej dokonywane są przy użyciu systemu DocMan.

5. Dokumenty o kategorii archiwalnej nie wyższej niż BC są wytwarzane i przesyłane wewnątrz komórek organizacyjnych, jak również pomiędzy komórkami organizacyjnymi Komendy Głównej, wyłącznie w postaci elektronicznej, o ile inne przepisy, w szczególności finansowe lub kadrowe, nie wymagają własnoręcznego podpisu osoby przygotowującej lub zatwierdzającej dokument.

6. Dokument przekazywany na zewnątrz Komendy Głównej lub mający kategorię wyższą, niż BC należy zmienić na postać elektroniczną w komórce organizacyjnej wytwórcy dokumentu oraz dołączyć w systemie DocMan jako wersję ostateczną.

7. Sekretariaty komórek organizacyjnych Komendy Głównej drukują raporty z Dziennika Podawczego nie rzadziej, niż raz na tydzień.

1) utrzymanie systemu DocMan w sprawności;

2) wprowadzanie nowego użytkownika systemu DocMan, usuwanie lub przesuwanie wewnątrz struktury organizacyjnej Komendy Głównej dotychczasowego użytkownika oraz wprowadzanie zmian w systemie DocMan odpowiednio do zmian organizacyjnych dokonywanych w Komendzie Głównej.

2. Gabinet Komendanta Głównego niezwłocznie informuje Biuro Informatyki i Łączności o zmianach w strukturze organizacyjnej Komendy Głównej i w obowiązujących przepisach kancelaryjno-biurowych wymagających wprowadzenia zmian w systemie DocMan.

2. Określa się zawarte w systemie DocMan wzory blankietów pism:

1) adresowanych do:

a) odbiorcy zewnętrznego Komendy Głównej pod podpis Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, stanowiącego załącznik nr 3 do decyzji,

b) jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej pod podpis Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, stanowiącego załącznik nr 4 do decyzji,

c) odbiorcy zewnętrznego pod podpis Zastępcy Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, stanowiącego załącznik nr 5 do decyzji,

d) jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej pod podpis zastępcy Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej, stanowiącego załącznik nr 6 do decyzji,

e) odbiorcy zewnętrznego pod podpis dyrektora, zastępcy dyrektora komórki organizacyjnej Komendy Głównej lub Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnej Komendy Głównej, stanowiącego załącznik nr 7 do decyzji,

f) jednostki organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej pod podpis dyrektora, zastępcy dyrektora komórki organizacyjnej Komendy Głównej lub Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnej Komendy Głównej, stanowiącego załącznik nr 8 do decyzji,

g) odbiorcy wewnątrz Komendy Głównej pod podpis dyrektora, zastępcy dyrektora komórki organizacyjnej Komendy Głównej lub Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnej Komendy Głównej, stanowiącego załącznik nr 9 do decyzji;

2) firmowych „Przeglądu Pożarniczego”, stanowiącego załącznik nr 10 do decyzji.

3. We wzorach pism należy stosować jeden rodzaj czcionki wskazany we wzorze blankietu.

Załączniki do Decyzji Nr 55
Komendanta Głównego Państwowej Straży Pożarnej
z dnia 12 sierpnia 2016 r.

Załącznik nr 1

WZÓR – DZIENNIK KORESPONDENCJI

Załącznik nr 2

WZÓR – DZIENNIK PODAWCZY - KAD

Załącznik nr 3

WZÓR

Załącznik nr 4

WZÓR

Załącznik nr 5

WZÓR

Załącznik nr 6

WZÓR

Załącznik nr 7

WZÓR

Załącznik nr 8

WZÓR

Załącznik nr 9

WZÓR

Załącznik nr 10

WZÓR