ZARZĄDZENIE Nr 21
MINISTRA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI¹⁾

z dnia 29 listopada 2013 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji

Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 oraz Nr 171, poz. 1016) oraz § 3 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) zarządza się, co następuje:

Wprowadza się do użytku w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji:

1) Instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia;

2) Jednolity rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 2 do zarządzenia.

Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji są odpowiedzialni za stosowanie przepisów kancelaryjnych, a w szczególności za prawidłowe klasyfikowanie i kwalifikowanie powstającej dokumentacji.

Wdrażając system elektronicznego zarządzania dokumentacją stosuje się następujące zasady:

1) jeżeli przeniesienie metadanych z dotychczas użytkowanego systemu nie skutkuje zmianami w tych metadanych to sprawy prowadzi się w dalszym ciągu pod dotychczasowym znakiem;

2) w przypadkach innych niż określone w pkt 1, sprawy rejestruje się ponownie w sposób, o którym mowa w § 32 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej;

3) z dokumentacją spraw niezakończonych prowadzonych zgodnie z dotychczasowymi zasadami postępuje się następująco:

a) zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych akt spraw, albo

b) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

1. Dokumentacja wytworzona i zgromadzona w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji przed dniem wejścia w życie zarządzenia podlega ponownej kwalifikacji do kategorii archiwalnych określonych w jednolitym rzeczowym wykazie akt, o którym mowa w § 1 pkt 2, jeżeli dotychczasowe przepisy określały niższą wartość archiwalną tej dokumentacji lub krótszy okres jej przechowywania.

2. Ponowna kwalifikacja, o której mowa w ust. 1, powinna być przeprowadzona w terminie 5 lat od dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia.

Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie była w Ministerstwie Administracji i Cyfryzacji kwalifikowana na podstawie obowiązujących wówczas jednolitych rzeczowych wykazów akt, jest kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt wprowadzanego niniejszym zarządzeniem.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.

 

 

 

¹⁾ Minister Administracji i Cyfryzacji kieruje działami administracji rządowej – administracja publiczna, informatyzacja, łączność, wyznania religijne oraz mniejszości narodowe i etniczne na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Administracji i Cyfryzacji (Dz. U. Nr 248, poz. 1479).

Załączniki do Zarządzenia Nr 21 Ministra Administracji i Cyfryzacji
z dnia 29 listopada 2013 r.

Załącznik Nr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj

Załącznik Nr 2

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT MINISTERSTWA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI

Treść załącznika w formie PDF do pobrania tutaj