Dzienniki Urzędowe - rok 2020 poz. 31

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 1 i 4 i ust. 1a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządza się, co następuje:

1) Archiwum Akt Nowych - w odniesieniu do organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 16 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246), z wyłączeniem jednostek organizacyjnych, o których mowa w pkt 3;

2) właściwe archiwum państwowe - w odniesieniu do organów i jednostek organizacyjnych, o których mowa w § 13 ust. 1 rozporządzenia wymienionego w pkt 1, mających siedzibę na obszarze działania tego archiwum państwowego;

3) Narodowe Archiwum Cyfrowe - w odniesieniu do jednostek organizacyjnych powołanych do wytwarzania dokumentacji fotograficznej i audiowizualnej, utrwalających swoją działalność podstawową w formie fotograficznej oraz audiowizualnej, mających siedzibę w Warszawie;

4) właściwe archiwum państwowe - w odniesieniu do organów i jednostek organizacyjnych, innych niż wymienione w pkt 1-3, mających siedzibę na obszarze działania tego archiwum państwowego.

2. Ustalenia, o którym mowa w art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy, dyrektor właściwego archiwum państwowego dokonuje na podstawie wyników ekspertyzy archiwalnej.

3. Wątpliwości dotyczące właściwości archiwów państwowych w zakresie ustalania jednostek organizacyjnych, w których tworzy się archiwa zakładowe, rozstrzyga Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych, z własnej inicjatywy lub na wniosek dyrektora archiwum państwowego.

2. Podczas rozpoznania, o którym mowa w ust. 1, archiwum państwowe uwzględnia następujące czynniki:

1) funkcje jednostki organizacyjnej w ramach struktury administracyjnej i gospodarczej kraju bądź regionu;

2) charakter i przedmiot prowadzonej działalności oraz zasięg działania;

3) znaczenie społeczne, gospodarcze i kulturalne jednostki organizacyjnej;

4) powtarzalność wytwarzanych materiałów archiwalnych;

5) wartość informacyjną dokumentacji;

6) znaczenie historyczne i regionalne materiałów archiwalnych dla dokumentowania dziejów kraju lub regionu, w szczególności politycznych, społecznych, gospodarczych, kulturalnych i naukowych;

7) status prawno - organizacyjny jednostki organizacyjnej.

3. Podczas rozpoznania, o którym mowa w ust. 1, archiwum państwowe posiłkowo uwzględnia przede wszystkim:

1) obowiązujące przepisy prawa, w tym prawa miejscowego, w szczególności statuty, regulaminy oraz inne dokumenty organizacyjne;

2) rejestry prowadzone przez sądy i inne organy, plany i programy rozwoju, umowy i porozumienia, sprawozdania, materiały i publikacje Głównego Urzędu Statystycznego oraz różnego rodzaju opracowania.

2. Podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem dyrektor archiwum państwowego może zasięgnąć opinii właściwej komisji archiwalnej oceny dokumentacji.

3. Zasięgnięcie opinii komisji archiwalnej oceny dokumentacji przez dyrektora archiwum państwowego jest obligatoryjne w przypadku wystąpienia, podczas prowadzenia czynności związanych z ustaleniem, czynników budzących wątpliwości lub niejednoznacznych wniosków wynikających z ekspertyzy archiwalnej.

4. Czynności związane z ustaleniem obejmują w kolejności:

1) pisemne zawiadomienie jednostki organizacyjnej o rozpoczęciu czynności związanych z ustaleniem oraz zamiarze przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, nie później niż w terminie 7 dni przed planowanym dniem rozpoczęcia ekspertyzy;

2) przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej w celu rozpoznania statusu prawno - organizacyjnego jednostki organizacyjnej, jej struktury organizacyjnej, w tym terytorialnej, oraz zbadanie czy wytwarza ona i gromadzi dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, o których mowa w art. 1 ustawy;

3) sporządzenie notatki z ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w pkt 2, zawierającej uzasadnienie ustalenia lub nieustalenia przez archiwum państwowe danej jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego, przy czym w szczególności powinna znaleźć się w niej informacja na temat specyfiki prowadzonej przez jednostkę działalności i tworzonej w jej toku dokumentacji wraz ze wskazaniem, która część dokumentacji stanowi materiały archiwalne;

4) w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 1 ustawy - przesłanie Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych notatki z ekspertyzy archiwalnej i opinii komisji archiwalnej oceny dokumentacji, o ile były wymagane, lub notatki o odstąpieniu od przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, o którym mowa w ust. 5;

5) w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 2 ustawy - włączenie notatki z ekspertyzy archiwalnej i opinii komisji archiwalnej oceny dokumentacji do akt sprawy, o ile były wymagane, lub notatki o odstąpieniu od przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, o którym mowa w ust. 5;

6) w przypadku ustalenia jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego - wydanie przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego aktu ustalenia i przesłanie go do kierownika jednostki organizacyjnej, przy czym w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 1 ustawy, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych kopię aktu ustalenia przesyła do wiadomości dyrektora właściwego archiwum państwowego;

7) w przypadku nieustalenia jednostki organizacyjnej jako obowiązanej do utworzenia archiwum zakładowego - przesłanie przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora właściwego archiwum państwowego do kierownika jednostki organizacyjnej informacji o zakończeniu czynności ustalenia, przy czym:

a) w odniesieniu do jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33 ust. 3 pkt 1 ustawy, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych kopię tej informacji przesyła do wiadomości dyrektora właściwego archiwum państwowego,

b) jeżeli ta informacja dotyczy jednostki organizacyjnej, która została uznana za wytwórcę wyłącznie dokumentacji niearchiwalnej, wówczas powinna w szczególności zawierać przypomnienie obowiązku utworzenia i prowadzenia składnicy akt oraz wytyczne dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej i uzgadniania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

5. W przypadku państwowej lub samorządowej jednostki organizacyjnej, która przejęła zadania i kompetencje organów lub jednostek organizacyjnych trwale zaprzestających działalności, a ustalonych jako obowiązane do utworzenia archiwum zakładowego do momentu zaprzestania tej działalności, archiwum państwowe może odstąpić od obowiązku przeprowadzenia w takiej jednostce ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2.

6. Dopuszcza się, na wniosek dyrektora archiwum państwowego, możliwość przeprowadzenia ekspertyzy archiwalnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2, w trybie zdalnym, wyłącznie za zgodą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

7. Po upływie 30 dni, jednak nie później niż przed upływem 60 dni, od dnia doręczenia aktu ustalenia jednostce organizacyjnej, właściwe archiwum państwowe wprowadza informacje jej dotyczące, do systemu teleinformatycznego "NiKA - Nadzór i Kontrola Archiwalna", zwanego dalej "systemem NiKA", lub - w przypadku gdy dane dotyczące tej jednostki organizacyjnej zostały wprowadzone wcześniej - zmienia jej status na oznaczony w systemie jako "N - podmiot pod nadzorem".

2. Dyrektor właściwego archiwum państwowego niezwłocznie zawiadamia pisemnie kierownika jednostki organizacyjnej, dla której wydano akt ustalenia, o wygaśnięciu tego aktu w związku z ustaniem obowiązku prowadzenia archiwum zakładowego, w szczególności w przypadku, gdy:

1) na skutek zmian własnościowych w jednostce organizacyjnej nie powstają materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;

2) dokumentacja jednostki organizacyjnej na skutek istotnych zmian w zakresie jej działania przestała mieć charakter materiałów archiwalnych, co potwierdziła ekspertyza archiwalna i opinia właściwej komisji archiwalnej oceny dokumentacji.

3. Równocześnie z zawiadomieniem, o którym mowa w ust. 2, właściwe archiwum państwowe dokonuje aktualizacji danych o jednostce w systemie NiKA.

4. W przypadku gdy jednostka organizacyjna, dla której wydano akt ustalenia, trwale zaprzestała działalności, właściwe archiwum państwowe dokonuje aktualizacji danych jej dotyczących w systemie NiKA niezwłocznie po zgromadzeniu dokumentów potwierdzających trwałe zaprzestanie działalności przez tę jednostkę.

2. Do spraw ustalenia, wszczętych i niezakończonych do dnia wejścia w życie niniejszego zarządzenia, stosuje się jego przepisy, z tym że pozostają w mocy czynności dokonane przed tym dniem na podstawie przepisów zarządzenia, o którym mowa w § 8.

NACZELNY DYREKTOR
ARCHIWÓW PAŃSTWOWYCH
PAWEŁ PIETRZYK

Załącznik do zarządzenia nr 31
Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych
z dnia 7 grudnia 2020 r. (poz. 31)

Załącznik do zarządzenia nr 31
Naczelnego Dyrektora
Archiwów Państwowych
z dnia 7 grudnia 2020 r. (poz. 31)