Dziennik Ustaw - rok 2025 poz. 1632

Na podstawie art. 350 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620) zarządza się, co następuje:

1) elementy wniosku o zawarcie umowy o refundację oraz rodzaje dołączanych do niego informacji;

2) terminy składania wniosku;

3) elementy opinii do wniosku złożonego przez pracodawcę o zawarcie umowy o refundację;

4) elementy wniosku Ochotniczych Hufców Pracy, zwanych dalej „OHP”, o przyznanie refundacji;

5) elementy umowy o refundację;

6) elementy wniosku o zwrot poniesionych kosztów przez pracodawcę.

2. Wniosek o zawarcie umowy o refundację zawiera:

1) nazwę miejscowości i datę wypełnienia wniosku;

2) wskazanie wojewódzkiej komendy OHP i centrum edukacji, za którego pośrednictwem jest składany wniosek;

3) nazwę pracodawcy i adres jego siedziby;

4) formę prawną prowadzonej działalności;

5) miejsce odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych;

6) numer rachunku płatniczego, na który będzie przekazywana refundacja;

7) numer identyfikacji podatkowej (NIP) pracodawcy;

8) oznaczenie prowadzonej działalności pracodawcy według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD);

9) nazwę albo nazwy dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w przepisach wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 1043 i 1160), zwanej dalej „prawem oświatowym”, posiadane przez pracodawcę lub osobę prowadzącą zakład pracy w imieniu pracodawcy, lub osobę zatrudnioną u pracodawcy;

10) wykaz informacji o młodocianych, których dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację, obejmujący:

a) imię i nazwisko młodocianego,

b) numer PESEL młodocianego, a w przypadku jego braku - rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,

c) datę zawarcia umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego oraz okres trwania przygotowania zawodowego,

d) formę przygotowania zawodowego polegającą na nauce zawodu albo na przyuczeniu do wykonywania określonej pracy,

e) w przypadku wskazania formy przygotowania zawodowego polegającej na nauce zawodu - nazwę tego zawodu, a w przypadku wskazania przyuczenia do wykonywania określonej pracy - zakres przyuczenia do pracy;

11) podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

3. Do wniosku o zawarcie umowy o refundację pracodawca dołącza:

1) poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, o której mowa w art. 348 ust. 1 ustawy;

2) oryginały lub poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu, o których mowa w ust. 2 pkt 9;

3) zaświadczenia lub oświadczenie o pomocy de minimis w zakresie, o którym mowa w art. 37 ust. 1 pkt 1 oraz ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz. U. z 2025 r. poz. 468);

4) informacje, o których mowa w art. 37 ust. 1 pkt 2 albo ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;

5) deklarację zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez okres co najmniej 6 miesięcy po zakończeniu przygotowania zawodowego każdego młodocianego, którego dotyczy wniosek o zawarcie umowy o refundację;

6) upoważnienie do reprezentowania pracodawcy przez osobę upoważnioną, w przypadku podpisania wniosku o zawarcie umowy o refundację przez tę osobę;

7) oświadczenie o:

a) liczbie zatrudnionych pracowników niebędących młodocianymi w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na czas nieokreślony oraz o liczbie zatrudnionych młodocianych i roku ich nauki - w dniu składania wniosku o zawarcie umowy o refundację,

b) liczbie pracowników posiadających kwalifikacje instruktora praktycznej nauki zawodu określone w przepisach wydanych na podstawie art. 120 ust. 4 prawa oświatowego,

c) spełnieniu warunku 6-miesięcznego zatrudnienia co najmniej 50 % młodocianych pracowników w okresie 24 miesięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację, o którym mowa w art. 349 ust. 8 ustawy, lub o niespełnieniu tego warunku z przyczyn nieleżących po stronie zakładu pracy,

d) niekorzystaniu z bezzwrotnych środków Funduszu Pracy lub innych środków publicznych na refundację wynagrodzeń młodocianych i składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, których dotyczy wniosek.

4. Jeżeli dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, były już złożone przez pracodawcę do tego samego centrum edukacji, do którego składany jest wniosek o zawarcie umowy o refundację, nie dołącza się ich ponownie. W tym przypadku pracodawca składa oświadczenie, że dokumenty, o których mowa w ust. 3 pkt 2, zostały złożone do centrum edukacji z wcześniejszym wnioskiem o zawarcie umowy o refundację i są aktualne na dzień składania wniosku.

5. Jeżeli pracodawca złożył oświadczenie o niespełnieniu warunku 6-miesięcznego zatrudnienia co najmniej 50 % młodocianych pracowników w okresie 24 miesięcy poprzedzających dzień złożenia wniosku o zawarcie umowy o refundację - z przyczyn nieleżących po stronie zakładu pracy, podaje we wniosku przyczyny niespełnienia tego warunku.

6. Oświadczenie złożone przez pracodawcę, o którym mowa w ust. 3 pkt 7 lit. c, wojewódzka komenda OHP weryfikuje na podstawie danych udostępnianych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie art. 351 ust. 12 pkt 7 ustawy.

7. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, może zostać złożony przez organizację zrzeszającą pracodawców reprezentującą pracodawcę na podstawie upoważnienia.

8. Wniosek o zawarcie umowy o refundację dotyczący młodocianych, którzy dokształcają się w formach szkolnych oraz pozaszkolnych, składa się w terminie od pierwszego do ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym pracodawca zawarł z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego.

2. Do wniosku o zawarcie umowy o refundację centrum edukacji dołącza opinię.

3. Opinia zawiera:

1) ocenę spełniania przez pracodawcę warunków wymaganych do zawarcia umowy o refundację;

2) rekomendację dotyczącą pozytywnego lub negatywnego rozpatrzenia wniosku;

3) uzasadnienie rekomendacji;

4) podpis osoby sporządzającej opinię.

4. W przypadku braków formalnych we wniosku o zawarcie umowy o refundację centrum edukacji wzywa pracodawcę do ich usunięcia w terminie 21 dni od dnia otrzymania wezwania. Termin, o którym mowa w ust. 1, zostaje w tym przypadku wydłużony o czas, w jakim pracodawca usunął braki formalne.

5. W przypadku rekomendacji pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zawarcie umowy o refundację wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą, w ciągu 30 dni od dnia otrzymania wniosku wraz z opinią z centrum edukacji, umowę o refundację wynagrodzeń wypłacanych młodocianym oraz składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń, zwaną dalej „umową”.

6. Refundacja obejmuje okres przygotowania zawodowego u danego pracodawcy, zgodnie z umową o pracę w celu przygotowania zawodowego.

7. Jeżeli pracodawca wystąpi z wnioskiem o zawarcie umowy o refundację w roku kalendarzowym następującym po roku, w którym zawarł z młodocianym umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego, refundacja może zostać przyznana najwcześniej od początku roku kalendarzowego, w którym został złożony wniosek o zawarcie umowy o refundację.

8. Umowa zawiera:

1) numer oraz datę jej zawarcia;

2) określenie stron umowy wraz z informacjami, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 3-4 i 6;

3) okres, na jaki zostaje zawarta;

4) wykaz informacji o młodocianych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 10;

5) deklarację, o której mowa w § 2 ust. 3 pkt 5;

6) zobowiązanie wojewódzkiej komendy OHP do wypłaty refundacji wypłaconych wynagrodzeń oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne od refundowanych wynagrodzeń za zatrudnionych młodocianych wskazanych w umowie na rachunek płatniczy wskazany we wniosku o zawarcie umowy o refundację;

7) wysokość refundacji;

8) okres, przez który będzie wypłacana refundacja, oraz częstotliwość jej wypłaty;

9) termin wypłacania przez wojewódzką komendę OHP refundacji, licząc od dnia złożenia przez pracodawcę kompletnego wniosku o zwrot kosztów, o którym mowa w § 8 ust. 1;

10) zobowiązanie pracodawcy do umożliwienia przeprowadzenia kontroli realizacji umów związanych z przyznaną refundacją w miejscu odbywania przygotowania zawodowego przez młodocianych pracowników lub w siedzibie podmiotu działającego w imieniu pracodawcy;

11) zobowiązanie pracodawcy do niezwłocznego informowania o okolicznościach mających wpływ na realizację umowy;

12) wskazanie właściwego rozporządzenia Komisji Europejskiej, które określa warunki dopuszczalności pomocy de minimis albo pomocy de minimis udzielanej pracodawcy;

13) skutki nieprzestrzegania przez pracodawcę warunków umowy;

14) sąd właściwy do rozpatrywania sporów wynikających z umowy, zgodnie z Kodeksem postępowania cywilnego;

15) inne ważne postanowienia istotne dla stron umowy;

16) podpisy stron umowy.

2. Wniosek OHP o przyznanie refundacji zawiera:

1) informacje, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1 i 2 oraz pkt 6 i 9;

2) nazwę jednostki organizacyjnej OHP prowadzącej przygotowanie zawodowe i adres siedziby;

3) wykaz informacji o młodocianych, których dotyczy wniosek OHP o przyznanie refundacji, zawierający dane, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 10.

3. Do wniosku OHP o przyznanie refundacji dołącza się dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 1 i 2.

4. Jeżeli jednostka organizacyjna OHP zatrudnia młodocianych pracowników w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, do wniosku OHP o przyznanie refundacji dołącza dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 3 pkt 3 i 4.

5. Przepis § 2 ust. 4 stosuje się odpowiednio.

2. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku OHP o przyznanie refundacji przez wojewódzką komendę OHP centrum edukacji informuje na piśmie jednostkę organizacyjną OHP o warunkach przyznania refundacji, w tym o wysokości refundacji oraz terminach jej wypłaty.

2. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1, przepis § 2 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

3. W przypadku wystąpienia przez pracodawcę z wnioskiem o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji po terminie, o którym mowa w ust. 1, refundacja obejmuje okres od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu złożenia wniosku do centrum edukacji.

4. Centrum edukacji przekazuje wnioski pracodawców o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji do właściwej wojewódzkiej komendy OHP.

5. Właściwa wojewódzka komenda OHP rozpatruje wnioski o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji zgodnie z kolejnością ich wpływu.

6. Właściwa wojewódzka komenda OHP w terminie 60 dni od dnia otrzymania z centrum edukacji wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji zawiadamia pracodawcę o sposobie jego rozpatrzenia.

7. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zmianę umowy w zakresie wysokości refundacji wojewódzka komenda OHP zawiera z pracodawcą aneks do umowy.

2. Wniosek o zwrot kosztów zawiera:

1) informacje, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 1-3 oraz pkt 6;

2) okres, za który pracodawca ubiega się o zwrot kosztów;

3) wskazanie numeru i daty umowy;

4) wskazanie kwoty wydatków poniesionych na wynagrodzenia oraz składki na ubezpieczenia społeczne oraz ogólnej kwoty refundacji;

5) rozliczenie finansowe wypłaconych wynagrodzeń młodocianych oraz opłaconych składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń, zawierające:

a) miesiąc lub miesiące, których rozliczenie finansowe dotyczy,

b) imię i nazwisko młodocianego,

c) rok nauki i zawód lub zakres przyuczenia do pracy,

d) stawkę miesięczną brutto minimalnego wynagrodzenia za pracę młodocianego,

e) kwotę wypłaconych wynagrodzeń osobowych w miesiącu,

f) wysokość składki na ubezpieczenia społeczne,

g) wynagrodzenia chorobowe wypłacone za dany miesiąc,

h) kwotę do refundacji ogółem;

6) kopie list płac młodocianych wraz z pokwitowaniem odbioru wynagrodzenia lub potwierdzenie przelewu wynagrodzenia na rachunek młodocianego;

7) poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzeń oraz opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń wraz z kopiami deklaracji rozliczeniowych;

8) zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;

9) upoważnienie do reprezentowania pracodawcy, w przypadku złożenia wniosku o zwrot kosztów przez osobę upoważnioną;

10) podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej.

3. W przypadku podpisania przez pracodawcę umowy dotyczącej rozłożenia na raty lub odroczenia płatności z tytułu zaległych składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca może złożyć wniosek o zwrot kosztów jedynie wynagrodzeń młodocianych, a po opłaceniu składek na ubezpieczenia społeczne może złożyć wniosek o zrefundowanie opłaconych składek od tych wynagrodzeń. Do wniosku o zwrot kosztów pracodawca ma obowiązek przedłożyć zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające odprowadzenie składek na ubezpieczenia społeczne od pracowników młodocianych, na rzecz których zrealizowana została uprzednia wypłata refundacji wynagrodzenia.

4. Przepis § 2 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

5. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów wojewódzka komenda OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń na wskazany w umowie rachunek płatniczy w terminach określonych w umowie.

6. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia wniosku o zwrot kosztów jednostki organizacyjnej OHP wojewódzka komenda OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń na wskazany we wniosku OHP o przyznanie refundacji rachunek płatniczy.

7. Komenda wojewódzka OHP przekazuje środki Funduszu Pracy z tytułu refundacji wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń w terminie nie dłuższym niż 40 dni od dnia złożenia przez pracodawcę kompletnego wniosku o zwrot kosztów.

8. Przepisy ust. 1, 2 oraz ust. 7 dotyczące pracodawcy stosuje się do jednostek organizacyjnych OHP zatrudniających młodocianych w celu przygotowania zawodowego, którym przyznano refundację.

2. Wnioski, o których mowa w ust. 1, wymagające uzupełnienia w zakresie wynikającym z niniejszego rozporządzenia pracodawca oraz jednostka OHP zatrudniająca młodocianych w celu przygotowania zawodowego uzupełniają w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania centrum edukacji pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: A. Dziemianowicz-Bąk

¹⁾ Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej kieruje działem administracji rządowej - praca, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 2023 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. poz. 2715).

²⁾ Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 czerwca 2014 r. w sprawie refundowania ze środków Funduszu Pracy wynagrodzeń wypłacanych młodocianym pracownikom (Dz. U. z 2020 r. poz. 1581), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia zgodnie z art. 459 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. poz. 620).