Dzienniki Urzędowe - rok 2014 poz. 19

2. Komitet Sterujący jest organem pomocniczym Ministra Administracji i Cyfryzacji.

1) Minister – Ministra Administracji i Cyfryzacji;

2) Ministerstwo – Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji;

3) Projekt – projekt „Powszechne e-usługi administracji publicznej na platformie ePUAP”, dofinansowywany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego;

4) POKL – Program Operacyjny Kapitał Ludzki.

1) Przewodniczący Komitetu – Podsekretarz Stanu w Ministerstwie, sprawujący nadzór nad prowadzeniem spraw objętych działem administracji rządowej – informatyzacja,

2) Główni Użytkownicy:

a) Dyrektor Departamentu Informatyzacji Ministerstwa, w zakresie zadań:

– „Wdrożenie nowych e-usług świadczonych na platformie ePUAP przez JST”,

– „Wprowadzenie standardów interoperacyjności w zakresie wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy podmiotami publicznymi świadczącymi elektroniczne usługi publiczne”,

– „Podniesienie świadomości obywateli oraz wzrost dostępu do informacji dotyczącej możliwości korzystania z elektronicznych usług publicznych”,

b) Dyrektor Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego Ministerstwa, w zakresie zadania „Edukacyjne wsparcie kadr urzędów JST oraz zespolonej administracji rządowej w województwie w zakresie świadczenia e-usług”,

3) Główny Dostawca – Zastępca Dyrektora Centrum Projektów Informatycznych,

4) Dyrektor Departamentu Administracji Publicznej,

5) Sekretarz – przedstawiciel Centrum Projektów Informatycznych wskazany przez Głównego Dostawcę w uzgodnieniu z Przewodniczącym,

– zwani dalej „Członkami Komitetu”.

2. Na zaproszenie Przewodniczącego Komitetu w pracach Komitetu Sterującego mogą brać udział przedstawiciele innych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub innych instytucji, stosownie do potrzeb Projektu.

1) ustalanie i cykliczna weryfikacja celów realizowanego Projektu;

2) przegląd założeń biznesowych Projektu oraz wypracowywanie rekomendacji;

3) opiniowanie wymagań zdefiniowanych przez Głównych Użytkowników oraz ocena możliwości ich realizacji;

4) monitorowanie postępu prac oraz zgodności pod kątem przebiegu realizacji Projektu z listą założeń biznesowych, wymaganiami funkcjonalnymi oraz obowiązującym stanem prawnym;

5) zatwierdzanie harmonogramu realizacji projektu, zwanego dalej „harmonogramem”, propozycji jego zmian oraz monitorowanie przebiegu jego realizacji;

6) ocena raportów z realizacji Projektu przygotowywanych przez Głównego Dostawcę oraz, w razie potrzeby, występowanie do Głównego Dostawcy o ich uzupełnienie lub korektę;

7) przedkładanie Ministrowi do akceptacji raportów, o których mowa w pkt 6;

8) zatwierdzenie zgodności przebiegu realizacji Projektu z wytycznymi Instytucji Zarządzającej PO KL;

9) nadzór nad realizacją Projektu oraz monitorowanie poziomu jego wskaźników.

2. W ramach nadzoru nad realizacją projektu Komitet Sterujący może zobowiązywać Głównych Użytkowników oraz Głównego Dostawcę do wykonywania zaleceń Komitetu Sterującego w zakresie realizacji zadań określonych w Projekcie.

3. Posiedzenia Komitetu Sterującego odbywają się nie rzadziej niż raz na miesiąc.

1) podejmowanie decyzji i nadzór nad postępem prac w Projekcie na poziomie strategicznym;

2) zwoływanie posiedzeń Komitetu Sterującego i przewodniczenie jego obradom;

3) powoływanie Grup Roboczych;

4) zatwierdzanie listy założeń biznesowych, wymagań funkcjonalnych i poza funkcjonalnych dla realizowanego Projektu oraz monitorowanie ich realizacji;

5) rozstrzyganie kwestii spornych powstałych w ramach realizacji Projektu;

6) powiadamianie właściwej Instytucji Pośredniczącej POKL o terminach posiedzenia Komitetu Sterującego, co najmniej 3 dni przed posiedzeniem Komitetu Sterującego.

2. W przypadku nieobecności Przewodniczącego Komitetu zastępstwo w trakcie posiedzenia Komitetu Sterującego będzie pełniła pisemnie upoważniona osoba spośród osób określonych w § 3 pkt 2–4.

3. Główni Użytkownicy odpowiadają za:

1) zapewnienie zasobów niezbędnych do specyfikowania potrzeb użytkowników Projektu;

2) zdefiniowanie listy założeń biznesowych, wymagań funkcjonalnych i poza funkcjonalnych dla Projektu;

3) monitorowanie spełnienia wymagań i założeń dla Projektu, określonych w pkt 2, na pośrednich etapach realizacji Projektu;

4) odbiór produktów Projektu;

5) podejmowanie decyzji dotyczących produktów Projektu oraz nadzór nad ich uruchomieniem;

6) nadzór nad zapewnieniem rozwiązań organizacyjnych niezbędnych do utrzymania i eksploatacji produktów Projektu;

7) stałe monitorowanie uzasadnienia biznesowego oraz zgodności produktów projektu z jego uzasadnieniem biznesowym a także przedkładanie aktualnych wersji uzasadnienia biznesowego Komitetowi Sterującemu do zatwierdzenia;

8) przygotowanie i aktualizowanie harmonogramu i sygnalizowanie Komitetowi Sterującemu konieczności jego zmian;

9) przekazywanie Komitetowi Sterującemu informacji dotyczących ryzyka projektowego wraz z rekomendacjami określającymi sposób przeciwdziałania ziszczeniu się ryzyka;

10) identyfikowanie barier utrudniających lub uniemożliwiających realizację zatwierdzonych przez Komitet Sterujący, wymagań i założeń dla Projektu, określonych w pkt 2;

11) zapewnienie współpracy z użytkownikami produktów Projektu w ramach Ministerstwa oraz poza nim na wszystkich etapach realizacji Projektu, w tym zbieranie danych i informacji niezbędnych do jego realizacji;

12) monitorowanie realizacji Projektu z punktu widzenia zgodności z prawem polskim i prawem Unii Europejskiej;

13) definiowanie niezbędnych zmian legislacyjnych, dokonywanie ich oceny i opracowywanie w tym zakresie pisemnej rekomendacji dla Komitetu Sterującego.

4. Główny Dostawca odpowiada za:

1) ocenę możliwości realizacji Projektu na podstawie wymagań zdefiniowanych przez Głównych Użytkowników;

2) realizację Projektu na podstawie wymagań zdefiniowanych przez Głównych Użytkowników;

3) stałe monitorowanie ryzyka dla Projektu;

4) zapewnienie specjalistycznych zasobów niezbędnych do realizacji Projektu;

5) nadzór nad realizacją umów z dostawcami;

6) przygotowanie produktów Projektu do odbioru;

7) monitorowanie zgodności przebiegu realizacji Projektu zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej POKL oraz przygotowanie rekomendacji i podejmowanie działań w przypadku zidentyfikowania rozbieżności;

8) sporządzanie raportów z realizacji Projektu dla Komitetu Sterującego w terminie 3 dni roboczych przed każdym posiedzeniem Komitetu Sterującego z wyłączeniem pierwszego posiedzenia;

9) prowadzenie repozytorium dokumentów projektowych w postaci elektronicznej lub papierowej.

5. Członkowie Komitetu uczestniczą w pracach Komitetu Sterującego z prawem głosu z wyłączeniem Członka Komitetu wskazanego w § 3 pkt 5.

6. 1. Sekretarz odpowiada za:

1) obsługę administracyjno-organizacyjną Komitetu Sterującego, w tym przygotowywanie projektów protokołów z posiedzeń Komitetu Sterującego;

2) zebranie pod protokołem z posiedzenia Komitetu Sterującego podpisów wszystkich osób uczestniczących w posiedzeniu Komitetu Sterującego, podczas kolejnego posiedzenia Komitetu Sterującego.

2. Sekretarz w terminie 2 dni roboczych od dnia zakończenia posiedzenia Komitetu Sterującego przedkłada Członkom Komitetu, określonym w § 3 pkt 1–4, w postaci elektronicznej, projekt protokołu z posiedzenia Komitetu Sterującego. W terminie 4 dni roboczych od dnia otrzymania projektu protokołu Członkowie Komitetu, zobowiązani są do zgłoszenia uwag do projektu protokołu lub jego akceptacji z zastrzeżeniem, że nieprzekazanie uwag w terminie 4 dni roboczych od dnia otrzymania projektu protokołu oznacza jego akceptację. Uwagi do projektu protokołu będą zgłaszane drogą elektroniczna w trybie rejestracji na adres poczty elektronicznej Sekretarza.

2. W skład Grupy Roboczej mogą wchodzić przedstawiciele komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz innych instytucji zaproszonych do udziału w pracach Komitetu Sterującego.