Z wyjazdem w podróż służbową wiążą się koszty, które obciążają pracodawcę, a nie pracownika, i które należy rozliczyć. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą korzystać z własnych zasad rozliczania podróży służbowych. Jednak nie mogą one pozbawiać pracowników tych należności, które są gwarantowane pracownikom jednostek budżetowych. Dotyczy to zwrotu kosztów przejazdów, noclegów czy innych koniecznych wydatków, które pracownik poczynił, aby zrealizować cel podróży.
Pracownik pracuje w Warszawie w godz. 8.00–16.00 w podstawowym systemie czasu pracy od poniedziałku do piątku. Mieszka w Pułtusku. W sierpniu wysłaliśmy go w podróż służbową do Radomia. Pracownik wyjechał w delegację w środę samochodem służbowym ze swojego domu w Pułtusku o godz. 7.30. Pojechał bezpośrednio z Pułtuska do Radomia nie wstępując do naszej firmy (do Warszawy dojechał o godz. 8.30). Z podróży pracownik wrócił następnego dnia o godz. 19.00. W drodze powrotnej również nie wstępował do naszej firmy, tylko jechał bezpośrednio z Radomia do Pułtuska. Czy w takim przypadku podróż służbowa zaczyna się od godziny wyjazdu z miejsca zamieszkania pracownika, czy od godziny przyjazdu do Warszawy, gdzie jest jego miejsce pracy? Jak rozliczyć czas pracy pracownika, jeżeli sam prowadził samochód, a nie jest zatrudniony u nas na stanowisku kierowcy?