Program finansowo-księgowy nie sprawdzi, czy na fakturze są towary wrażliwe

• Jak to wyłapać
• Można to uzgodnić
• Na co pieniądze z rachunku VAT
• Zmienią się stawki VAT
• Jak uzyskać wiążącą informację stawkową
• Od przepisu do praktyki

Chodzi o takie towary i usługi wrażliwe, jak np. elektronika, złom, roboty budowlane.

Jeżeli biuro rachunkowe przygotowuje faktury dla swoich klientów (gdy ma odpowiednie upoważnienie), a dotyczą one towarów lub usług objętych split paymentem, to na dokumencie musi umieścić słowa "mechanizm podzielonej płatności". Za brak takiego oznaczenia podatnikowi, czyli klientowi, grozi dodatkowe zobowiązanie w VAT w wysokości 30 proc. VAT (art. 106e usta. 12 ustawy o VAT).

Jeżeli biuro rachunkowe opłaca z rachunku swojego klienta fakturę z MPP, to musi wysłać przelew w podzielonej płatności. Za brak zapłaty w tej formie nabywcy grozi:

• sankcja w wysokości 30 proc. kwoty podatku przypadającej na nabyte towary lub usługi (wymienione w załączniku nr 15),
• grzywna do wysokości 720 stawek dziennych (art. 57c kodeksu karnego skarbowego).

Od 1 stycznia 2020 r. będzie jeszcze jedna konsekwencja - uchylanie się od obowiązku zapłaty w podzielonej płatności będzie wykluczało możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym, jeśli na fakturze znajdzie się wyraźny zapis "mechanizm podzielonej płatności".

Podzielona płatność (split payment) ma zastosowanie tylko, gdy kwota należności ogółem przekracza 15 tys. zł. Maciej Hadas, doradca podatkowy z Grant Thornton, przypomina, że w tym przypadku nie liczy się wartość transakcji, ale kwota na fakturze (tj. wartość brutto całej faktury). Potwierdziło to Minister Finansów w opublikowanych na swojej stronie wyjaśnieniach. Ekspert zaleca jednak ostrożność, ponieważ sztuczne dzielenie jednolitej transakcji może zostać uznane za obchodzenie przepisów.

Polecamy: INFORLEX Biuro Rachunkowe - Wszystko o zmianach w prawie i podatkach. Teraz 14 dni ZA DARMO!

Jak to wyłapać

Jak wyjaśnia Bogdan Zatorski, ekspert konsultingu biznesowego Sage, programy finansowo-księgowe wspomagają księgowych w wyłapywaniu faktur powyżej 15 tys. zł na etapie rejestracji faktur. Sygnalizują pojawienie się takiej faktury. Nie są natomiast w stanie - jak mówi ekspert - zidentyfikować towary i usługi z załącznika nr 15, zwłaszcza że dziś nie ma obowiązku podawania na fakturze kodu PKWiU. Sam opis pozycji jest za mało precyzyjny, aby program automatycznie rozpoznał towar wrażliwy.

Pod tym katem więc każdą fakturę trzeba sprawdzić. Problem pojawia się, gdy faktura ma setki pozycji, albo gdy faktur są tysiące. Może się zdarzyć, że sprzedawca nie zaznaczy na dokumencie "mechanizm podzielonej płatności". Początkowo Ministerstwo Finansów zmierzało do tego, by brak takiego oznaczenia nie zwalniał nabywcy z odpowiedzialności, bardzo przecież surowej. Ostatecznie stanęło na tym, że kupujący nie zapłaci dodatkowo 30 proc. VAT, jeżeli dostawca lub usługodawca rozliczył całą kwotę podatku wynikającą z faktury (art. 108a ust. 8 ustawy o VAT).

Można to uzgodnić

Zdaniem Macieja Hadasa biura rachunkowe powinny umawiać się z klientami, kto jest odpowiedzialny za taką weryfikację. Jeśli klient nie chce ponosić dodatkowych kosztów takiej usługi, można uzgodnić z nim, że wszystkie faktury powyżej 15 tys. zł są opłacane w split paymencie. Dotyczy to obu sytuacji: gdy klient biura wystawia faktury (jako sprzedawca), oraz gdy jest nabywcą.

Podzielona płatność nie jest jednak formą płatności preferowaną przez sprzedawców (wiadomo, może wpływać na ich płynność finansową). Dlatego należy to zawsze wcześniej ustalić.

Ekspert przypomina, że nawet gdy na fakturze tylko część pozycji stanową towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15, sprzedawca i tak musi zamieścić dopisek "mechanizm podzielonej płatności", gdy wartość faktury brutto przekracza 15 tys. zł.

Na co pieniądze z rachunku VAT

Biuro rachunkowe, które obsługuje płatności podatnika, może z środków z jego konta VAT uregulować:

• VAT do urzędu skarbowego,
• równowartości podatku od towarów i usług na rachunki VAT kontrahentów,
• podatek dochodowy (PIT, CIT),
• akcyzę,
• należności celne,
• kładki ZUS,
• odsetki za zwłokę,
• sankcje VAT.

Zmienią się stawki VAT

Od 1 kwietnia 2020 r. pojawi się kolejny problem wraz z wejściem w życie nowej matrycy stawek VAT. Wysokość podatku na niektóre towary i usługi może się zmienić.

Do przyporządkowywania stawki nie będzie już służyła Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług z 2008 r. Właściwe będą:

• unijna nomenklatura scalona (CN) w zakresie towarów, oraz
• Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług PKWiU (z 2015 r.) w zakresie usług.

Biura rachunkowe, których zadaniem jest tylko zaksięgowanie faktur, nie muszą się martwić o odpowiednie przyporządkowanie stawki podatku po towarów i usług.

Jeżeli jednak biuro rachunkowe bierze na siebie weryfikowanie stawek towarów i usług sprzedawanych lub kupowanych przez klienta, wówczas może upewnić się co do prawidłowej wysokości podatku, występując do dyrektora Krajowej Informacji Stawkowej o wiążącą informację stawkową.

Czy z pomocą w tym zakresie przyjdą również producenci oprogramowania finansowo-księgowego? Zdaniem Bogdana Zatorskiego z Sage za wcześnie mówić o ułatwieniach w obsłudze matrycy. Producenci oprogramowania skupiają się na razie na dostosowaniu do innych zmian, czekających już od 1 stycznia 2020 r.

Ekspert informuje jednak, że już dziś programy obsługi sprzedaży umożliwiają wpisywanie kodów CN. Są one bowiem stosowane dla celów akcyzowych i celnych. Niewykluczone więc, że w przypadku niektórych towarów księgowi znajdą wsparcie w programie sprzedażowym. ©℗

---

Jak uzyskać wiążącą informację stawkową

Kto wydaje WIS

- dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Co należy złożyć

- wniosek o WIS według wzoru dostępnego na stronie internetowej www.kis.gov.p (w zakładce "Załatwianie spraw"/"Wiążąca informacja stawkowa"),

- (fotografie, schematy, katalogi, atesty, instrukcje, informacje od producenta fakultatywnie).

Jak wysłać

- przez e-PUAP należy kierować na adres skrytki: /KIS/wnioski, lub

- na adres Krajowej Informacji Skarbowej: ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.

Ile kosztuje i jak zapłacić

- opłata za WIS wynosi 40 zł, ale kwotę tę mnoży się przez liczbę towarów i usług składających się na jedną czynność podlegającą opodatkowaniu, o którą spyta podatnik,

- podatnik musi pokryć koszty ewentualnych badań bądź analiz,

- opłaty wnosi się na konto KIS nr 25 1010 1212 0064 6422 3100 0000.

Ile czasu na wydanie

- maksymalnie 3 miesiące. ©℗

Od przepisu do praktyki

Przepis

Art. 96b ustawy o VAT

Art. 106e ust. 1 pkt 18a i ust. 12 ustawy o VAT:

W przypadku faktur, w których kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 ustawy - Prawo przedsiębiorców (tj. 15 tys. zł), obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, faktura powinna zawierać wyrazy "mechanizm podzielonej płatności".

Za brak takiego oznaczenia grozi sankcja w wysokości 30 proc. VAT, chyba że podatnik będący osobą fizyczną ponosi za ten sam czyn odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe.

Problem

Trzeba ustalić, które faktury muszą być opatrzone słowami "mechanizm podzielonej płatności".

Rozwiązanie

Programy komputerowe sygnalizują płatność powyżej 15 tys. zł, ale nie rozpoznają, czy na fakturze są towary z załącznika nr 15 do ustawy o VAT .

Przepis

Załączniki 3 i 10 ustawy o VAT - w brzmieniu od 1 kwietnia 2020 r. Załączniki te będą określać stawki VAT: dla towarów - według unijnej nomenklatury scalonej (CN), dla usług - według Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług PKWiU (z 2015 r.).

Problem

Stawki VAT na niektóre towary i usługi mogą się zmienić.

Rozwiązanie

Biura rachunkowe mogą umówić się z klientem, że nie odpowiadają za weryfikację prawidłowości zastosowanej stawki. Jeżeli natomiast zobowiążą się do takiej weryfikacji, to mogą wystąpić o wiążącą informację stawkową.

Przepis

Art. 2 pkt 31 i pkt 32 ustawy o VAT:

Definicja faktury - dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie

Definicja faktury elektronicznej - faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym

Art. 106e ustawy o VAT:

Faktura (także elektroniczna) musi zawierać:

• datę wystawienia,

• kolejny numer, który jednoznacznie ją identyfikuje,

• imiona i nazwiska bądź nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,

• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile jest określona i różni się od daty wykonania usługi,

• miarę i ilość dostarczanych towarów lub zakres wykonanych usług, a także ich cenę jednostkową netto,

• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen (w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty), o ile nie uwzględniono ich w cenie jednostkowej netto,

• wartość sprzedaży netto,

• stawkę podatku,

• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i transakcje zwolnione od daniny,

• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych jego stawek,

• kwotę należności ogółem.

Problem

Koszty druku, wprowadzania faktur i innych dowodów księgowych do ksiąg oraz przechowywania w tradycyjnej (papierowej) formie.

Rozwiązanie

Digitalizacja faktur i dowodów księgowych, co pozwala zaoszczędzić na druku, obsłudze księgowej oraz przechowaniu dokumentów.

Problem

Obawa, że kontrahent wymusi na odbiorcy przejście na fakturowanie elektroniczne.

Rozwiązanie

Zgodnie z art. 106n ustawy o VAT "stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury".

Przepis

Art. 106m ustawy o VAT:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia faktury oznacza zapewnienie pewności co do tożsamości sprzedawcy/usługodawcy albo wystawcy faktury.

Integralność treści faktury oznacza zapewnienie, że nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Problem

W jaki sposób zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury elektronicznej?

Rozwiązanie

Zgodnie z art. 106m ust. 4 i ust. 5 ustawy o VAT, przedsiębiorca może zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury:

• za pomocą "dowolnych kontroli biznesowych", które wiarygodnie potwierdzą związek między fakturą a transakcją, lub

• przez użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub

• przez wykorzystanie elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Przepis

Art. 106k ustawy o VAT:

Nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki (chodzi o datę, numer faktury, dane identyfikacyjne i NIP, datę dokonania lub zakończenia transakcji) może wystawić notę korygującą.

Musi ją zaakceptować wystawca faktury.

Nota musi zawierać następujące elementy:

1) wyrazy "nota korygująca";

2) numer kolejny i datę jej wystawienia;

3) imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów oraz ich adresy i numery identyfikacyjne;

4) dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca;

5) wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Problem

Czy nabywca towarów lub usług może wystawić notę korygującą do e-faktury?

Rozwiązanie

Przepisy nie wykluczają takiej możliwości. Wymaga to jednak uzyskania przynajmniej dorozumianej akceptacji przez wystawcę faktury.

Agnieszka Pokojska