REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Outsourcing w księgowości to przede wszystkim przejmowanie procesów

Dziś outsourcing w księgowości to przede wszystkim przejmowanie procesów
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Na czym może dziś polegać outsourcing usług księgowych? Czy skorzystanie z takiego rozwiązania może rzeczywiście polepszyć sytuację firmy?

Rozmowa z: Wojciechem Kryńskim, Prezesem Zarządu Ground Frost Sp. z o.o. oraz Ground Frost Outsourcing Sp. z o.o.

REKLAMA

Autopromocja

Jaki był rok 2023 dla outsourcingu księgowości. „Moda” na korzystanie z takich usług przez firmy chyba nieco przygasła?

Nie do końca  tak jest. Po prostu skończyły się proste oszczędności z tytułu „wypchnięcia” księgowości poza organizację – w domyśle – do ludzi, którzy mniej płacą swoim pracownikom. To nie działa z kilku powodów – po pierwsze: jest coraz więcej regulacji, więc ludzie, którzy to wszystko ogarniają, nie są już specjalnie tani, a po drugie: Anglicy mają piękne powiedzenie „you pay peanuts, you get monkeys”…

To na czym może dziś polegać outsourcing usług księgowych? Czy skorzystanie z takiego rozwiązania może rzeczywiście polepszyć sytuację firmy?

Dziś outsourcing w księgowości to przede wszystkim przejmowanie procesów. 

Problemy z księgowością w spółkach biorą się zwykle z tego, że księgowość jest traktowana jako „zło konieczne”, bo trzeba naliczyć podatki,  zrobić sprawozdanie finansowe, itp. Co miesiąc przydałoby się również  przygotowywać raporty zarządcze – ale przecież to musi być proste do zrobienia! Innymi słowy – księgowość nie jest traktowana jako ta część, która generuje zyski dla firmy, tylko ta, która je konsumuje – jako centrum kosztów, które zawsze chce za dużo. „No przecież te parę faktur odpowiednio ująć, to by nawet mój kot potrafił!”.

W rezultacie działy księgowe są zawsze niedoinwestowane – albo jest w nich za mało osób, co nie pozwala na specjalizację, albo są zatrudniane osoby bez doświadczenia, bo są tanie, a później i tak nie ma komu ich szkolić, bo ciągle jest za dużo pracy do wykonania. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

A to nie jest prosta działka! Pomijając ciągle zmieniające się regulacje (podatkowe, rachunkowe, a jeżeli spółka raportuje zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej, dochodzą kolejne), wszystkie informacje księgowe zbierane są w systemie komputerowym. I on musi być sprawny, odpowiednio ustawiony i obsługiwany, bo najgorsze są błędy regularnie powtarzane w systemie komputerowym – po pewnym czasie nagromadzenie błędów w informacji osiąga już taki wolumen, że nie ma jak tego naprawić. Dlaczego? Bo jednocześnie trzeba dbać o bieżące zadania, których jest za dużo w stosunku do liczby zatrudnionych pracowników. Mamy błędne koło.   

Mówił Pan o procesach. W organizacji, którą Pan opisał, zdecydowanie coś nie działało, prawda? 

W takiej organizacji nikt nie pomyśli o tym, że księgowość to zestaw procesów. I te procesy są wbrew pozorom dość powtarzalne. Więc jeśli by je dobrze poustawiać, wykorzystać technologię (digitalizację dokumentów, system obiegu dokumentów spięty z systemem księgowym, robotyzację procesów), to wszystko może pięknie działać – raporty będą na czas, zamknięcie miesiąca zaraz po jego zakończeniu, a i ryzyko podatkowe znacznie mniejsze, bo dobre, sprawdzalne i przejrzyste księgi to również większa pewność prawidłowości rozliczeń podatkowych.

I od razu będzie lepiej? Taniej? Szybciej?

Być może nie będzie taniej, ale bądźmy szczerzy – taniej już było – i co z tego wynikło? Bałagan, zabagnienie rozrachunków, (czyli z ksiąg nie jesteśmy w stanie powiedzieć ile i kto jest nam winien pieniędzy oraz ile i komu my jesteśmy winni, więc prowadzimy na boku Excele, zeszyty itp.), informacja finansowa dostępna całe miesiące po zakończeniu okresu, czyli wtedy, kiedy już nikomu do niczego nie jest potrzebna, no i oczywiście „najlepsze” – rotacja pracowników zatrudnionych w księgowości, bo oczekiwania kierownictwa są sto razy większe niż jego chęć przyłożenia ręki do naprawy sytuacji.

To jest syntetyczny obraz tego, co widzimy u wielu naszych klientów, kiedy zaczynamy z nimi współpracę. Nie u wszystkich oczywiście, ale naprawdę u większej liczby, niż byśmy chcieli.

A jaka jest odpowiedź?

Niestety trudna do przetrawienia. To może wszystko świetnie działać, ale jeżeli już problemy się napiętrzyły, to najpierw trzeba się nimi zająć.  Bo księgowość jest działalnością narastającą – nie da się dobrze zrobić roku 2023, jeśli rok 2022 jest „zabagniony”. Więc najpierw wchodzimy do klienta i sprawdzamy, z czego wynika problem? Ze złego obiegu dokumentów, błędów księgowań, czy błędów w raportowaniu? Potem wyliczamy korekty, aby ocenić na ile i gdzie te błędy powstały i dajemy klientowi wybór – albo żeby poprawić sytuację, dokonujemy tylko księgowań korygujących, albo przeksięgowujemy wszystkie źle zaksięgowane dokumenty, tak, jakby wszystko było dobrze zaksięgowane od samego początku.

Na rynku mamy specjalistów, którzy się tym zajmują – dokonują czegoś, co nazywamy „księgowością śledczą”, Sprawdzają, skąd wzięły się błędy i zaległości – czy są strukturalne, czy powstają ad hoc.

To droga postępowania, kiedy powstały zaległości, ale to wciąż nie dotyka problemu procesów. Kiedy na nie będzie czas?

Jeżeli zostały wyprostowane kluczowe kwestie dotyczące księgowości, wtedy można iść dalej i zadbać o usprawnienie procesów. Razem z klientem decydujemy, czy chce dalej pewne procesy mieć u siebie i oddaje nam tylko ich część, czy też przekaże nam wszystkie procesy, zostawiając sobie np. tylko funkcję dyrektora finansowego.

Generalnie kluczowe procesy to: rejestracja sprzedaży, rejestracja zakupów (kosztowych i kapitałowych), rejestracja płatności, procesy księgi głównej (czyli tzw. zamknięcie miesiąca) i w końcu raportowanie.

Określamy, jakie są niezbędne dokumenty dla danego procesu, jak powinien wyglądać ich obieg i od razu ustawiamy to w dedykowanym systemie.. W ten sposób ustalamy również odpowiedzialności, bo w tym systemie nadaje się obowiązki, np. akceptacji lub opisywania odpowiednich dokumentów. W rezultacie – gdyby znowu pojawiały się opóźnienia – to dokładnie wiadomo „przez kogo” – a już samo to powoduje, że ludzie się bardziej dyscyplinują i widzą swój wpływ na cały proces – od recepcji po zarząd.

Wygląda to dość poważnie, bo nadal nie doszliśmy jeszcze nawet do księgowań…

To prawda,  bo księgowość zaczyna się na bardzo długo przed gabinetem księgowej, z czego nie wszyscy niestety zdają sobie sprawę. 

Dopiero po odrobieniu tej pracy domowej integrujemy system obiegu dokumentów z systemem księgowym tak, by jak najwięcej rzeczy działo się automatycznie. Dzisiejsze systemy potrafią automatycznie księgować dokumenty, jeśli są one powtarzalne lub odpowiednio zakodowane przez użytkowników. Podobnie z wyciągami bankowymi. Ale my idziemy dalej – jeśli wyciąg sam się może zaksięgować, to zautomatyzujmy wszystko – niech robot również sam go ściąga w nocy – oszczędzamy w ten sposób ogrom czasu ludzi, którzy sami musieliby się w czasie pracy logować na rachunki bankowe, przechodzić przez menu i importować wyciągi.

W ten sposób nie tylko przyspieszamy (bo na rano wszystko jest gotowe), ale dodatkowo jeszcze uwalniamy ludzi od nużącej i „mechanicznej” pracy, pozwalając im naprawdę uczyć się księgowości, a nie tracić czas przy importowaniu wyciągów bankowych.

No i na koniec „wisienka na torcie” – raportowanie. Najpierw rozmawiamy z klientem, jakich raportów będzie oczekiwał. Następnie na tej podstawie przygotowujemy konta księgowe – aby zapewnić taką granularyzację informacji, aby możliwe było raportowanie odpowiednich liczb w odpowiednich podziałach. I wtedy po zakończeniu miesiąca – jeśli wszystkie dokumenty są ujęte (a to wiemy z systemu obiegu dokumentów) i jeśli są one odpowiednio poksięgowane według umówionych z klientem kategorii (a to dzieje się w większości automatycznie), to możemy generować raporty. 

I jest piąty dzień kolejnego miesiąca, a nie dwudziesty piąty…

I zawsze wszystko tak pięknie działa?

Niestety nie Ale jeśli się w danym miesiącu nie da tego tak zrobić, bo ktoś nie przekazał dokumentów do księgowości – to od razu to widać, kim jest ta osoba, kto nie dopełnił swoich obowiązków i wszelkie podejrzenia się odsuwane od księgowych (a zazwyczaj te osoby posądza się o problemy). 

To co by Pan poradził firmom, które narzekają na swoją księgowość?

Jak wspominałem, główny problem jest praktycznie zawsze taki sam. Gdyby go podsumować, to chodzi o to, że dla firmy, która jest producentem herbaty, sprzedaż herbaty jest kluczowym procesem, który musi działać. Księgowość jest procesem pobocznym, non-core. Księgowość jest jak czyste okna w domu – one mają być czyste, ale kiedy, jak i kto zapewnia, że są czyste – to niespecjalnie kogokolwiek obchodzi. Ale jak są nagle brudne to jest awantura….

Warto więc skorzystać z usług firmy, dla której księgowość jest właśnie procesem podstawowym. To jest nasz biznes, jak w przypadku tych firm, które handlują herbatą. To jest nasze know-how poparte wieloma latami doświadczeń. Więc nam bardzo zależy na tym, aby procesy były efektywne, a klient miał świetnie działającą księgowość i raportowanie. 

A co z popularnym przekonaniem, , że lepiej jednak mieć  księgową „pod ręką”, w firmie, bo w innym przypadku traci kontrolę nad tą częścią organizacji?

A ja zapytam – czy rzeczywiście mamy tę kontrolę, jeżeli zatrudniamy w firmie księgową na etacie? Doświadczenia naszych klientów , u których całymi latami dokonywano błędnych księgowań i nikt tego nie zauważył, pokazują, że  to nie pozwala uniknąć problemów i nie sprawia, że mamy pełną kontrolę nad kwestiami księgowymi. 

Dziś fakt, że księgowość jest w innym budynku, czy nawet winnym mieście, nie ma już znaczenia. Jesteśmy połączeni systemami informatycznymi z klientem (oczywiście systemem obiegu dokumentów, ale również systemem księgowym, do którego klient ma dostęp, i z którego pobiera sobie np. raporty), w każdej chwili możemy spotkać się online. Jesteśmy działem księgowym klienta, który ma przynosić zysk, a nie wiecznym centrum kosztów, jak niektórzy niestety nadal pojmują outsourcing księgowości.

Wojciech Kryński

Wojciech Kryński

 

Źródło zewnętrzne

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Biura rachunkowe
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
AI (sztuczna inteligencja) już teraz automatyzuje branżę księgową. Jak?

Dynamiczny rozwój sztucznej inteligencji (AI) ma bardzo duży wpływ również na księgowość. Automatyzacja procesów finansowych staje się nieodzownym elementem zarówno w biurach księgowych, jak i w samych firmach będących ich klientami, niezależnie od wielkości. Dzięki AI możliwe stało się nie tylko zautomatyzowanie rutynowych zadań, ale również wsparcie księgowych w bardziej zaawansowanych analizach, redukcja błędów oraz optymalizacja kosztów operacyjnych.

Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych 2024: Kluczowe Wydarzenie Branży Księgowej w Targach Kielce

Już po raz piaty Targi Kielce będą gospodarzem Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, jednego z najważniejszych spotkań dla branży księgowej w Polsce. Wydarzenie trwające od 26 do 27 września co roku przyciąga właścicieli biur rachunkowych, doradców podatkowych, księgowych i ekspertów, którzy mają okazję uczestniczyć w prelekcjach, panelach dyskusyjnych i warsztatach poświęconych najnowszym wyzwaniom branży.

Ochrona sygnalistów w biurze rachunkowym od 25 września 2024 r. Nowe procedury i obowiązki bez względu na liczbę pracowników?

Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.(Dz.U. z 2024 r., poz. 928) zacznie obowiązywać już 25 września tego roku. Biura rachunkowe i inne podmioty, których dotyczy ustawa mają więc niewiele czasu na zapoznanie się z przepisami i wdrożenie wynikających z nich procedur. Co koniecznie trzeba wiedzieć?

Szybka ścieżka do tytułu CGMA. Studia MBA na Wydziale Zarządzania UŁ - jedyne w Polsce z akredytacją AICPA & CIMA

Studia MBA na Wydziale Zarządzania UŁ od lipca 2024 roku zyskują nową, prestiżową międzynarodową akredytację z zakresu biznesu, rachunkowości i finansów. Program studiów MBA jako pierwszy w Polsce został uznany za zgodny z wymaganiami AICPA & CIMA światowego lidera w dziedzinie rachunkowości publicznej i zarządczej. Są to pierwsze studia MBA w Polsce, które uzyskały tę akredytację. 

REKLAMA

Zakładanie firmy. Kiedy warto skorzystać z pomocy księgowego?

Codziennie w Polsce powstaje około 1000 nowych firm, a wielu początkujących przedsiębiorców wybiera jako formę prawną jednoosobową działalność gospodarczą. Rejestracja takiej firmy wymaga przesłania wniosku elektronicznego do CEIDG, jednak już na tym etapie mogą pojawić się liczne wątpliwości, dotyczące na przykład wyboru odpowiedniego kodu PKD czy formy opodatkowania. Czasem trudno je rozstrzygnąć bez pomocy eksperta księgowego.

Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych: Eksperci i Innowacje w Targach Kielce

Jedno z najważniejszych wydarzeń w branży księgowej i finansowej już 22 i 23 września w Targach Kielce! Kongres organizowany pod patronatem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce gromadzi wybitnych ekspertów i liderów rynku, oferując niepowtarzalną okazję do wymiany doświadczeń, zdobywania wiedzy oraz nawiązywania cennych kontaktów biznesowych.

Bezpłatne webinarium: USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych

USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych. ZAPRASZAMY na BEZPŁATNE WEBINARIUM 13.06.2024; godzina: 11:00.

Comarch Apfino zautomatyzował procesy AML oszczędzając czas biurom rachunkowym

Biura rachunkowe muszą sprostać ważnym obowiązkom związanym z regulacjami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. AML). Na infor.pl można znaleźć poświęconą temu sekcję edukacyjną z testem, który pomoże sprawdzić wiedzę. Partnerem akcji jest Apfino.pl proponująca rozwiązanie AML dla biur rachunkowych.

REKLAMA

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Podziel się swoją opinią na temat raportowania AML

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (w skrócie AML) nakłada na biura rachunkowe wiele obowiązków. Zapraszamy do udziału w sondzie i wypowiedzenie się na temat procedury AML z punktu widzenia pracownika lub właściciela biura rachunkowego.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź, ile wiesz o AML

Pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź swoją wiedzę na temat regulacji AML, czyli przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

REKLAMA