Zapobieganie praniu pieniędzy. Oto niezbędne procedury AML dla biur rachunkowych

• Dane identyfikujące klienta będącego osobą fizyczną
• Dane identyfikujące klienta będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej 
• Dane identyfikacyjne osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta
• Zawiadomienie o podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu
• Zagrożenie karą administracyjną

Sama identyfikacja klienta jest w praktyce wykonywana w biurach rachunkowych na etapie zawierania umowy w sprawie prowadzenia ich ksiąg rachunkowych (podatkowych). Pozostałe wymagane środki bezpieczeństwa powinny być zastosowane na dalszym etapie pracy z klientem.
W ramach tzw. środków bezpieczeństwa wymaganych przepisami AML biura rachunkowe, mają obowiązek:
•    identyfikacji osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta oraz weryfikacji jej tożsamości i umocowania do działania w imieniu klienta
•    udokumentowania ww. czynności.

Rodzaj danych identyfikujących, które są wymagane przez ustawę o AML, podajemy w tabelach poniżej. Nawiązując relację z klientem biuro powinno zebrać podane informacje identyfikacyjne i je zweryfikować z dokumentami.

Dane identyfikujące klienta będącego osobą fizyczną

Dane identyfikujące klienta będącego osobą fizyczną
1.    Imię i nazwisko

2.     obywatelstwo

3.    numer PESEL lub data urodzenia - w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL oraz państwo urodzenia,

4.    seria i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby

5.    adres zamieszkania - w przypadku posiadania tej informacji przez instytucję obowiązaną,

6.    nazwa (firmy), numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą

Dane identyfikujące klienta będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej 

Dane identyfikujące klienta będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej
1.    nazwa (firmy),

2.    forma organizacyjna  

3.    adres siedziby lub adres prowadzenia działalności,

4.    NIP, a w przypadku braku takiego numeru - państwo rejestracji, nazwa właściwego rejestru oraz numer i data rejestracji,

5.    imię i nazwisko oraz numer PESEL osoby reprezentującej daną osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.

Dane identyfikacyjne osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta

Dane identyfikacyjne osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta

1.    imię i nazwisko,

2.    obywatelstwo

3.    Numer PESEL lub data urodzenia - w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwo urodzenia,

4.    seria i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby

Wszystkie wymagane dane identyfikujące klienta powinny być podane i znane biuru rachunkowemu przed zawarciem umowy i ujęte w umowie z biurem. 
Przed podpisaniem umowy z klientem należy też sprawdzić  (zweryfikować), czy ustalone dane są zgodne z:
•    dokumentem tożsamości klienta lub jego pełnomocnika,
•    dokumentem zawierającym aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła, w tym, o ile są dostępne, ze środków identyfikacji elektronicznej lub z odpowiednich usług zaufania określonych w rozporządzeniu 910/2014.

Biuro ma obowiązek udokumentować fakt dokonania takiej weryfikacji. Ustawa nie wskazuje w jaki sposób należy to zrobić. W praktyce fakt dokonania takiej weryfikacji można stwierdzić w umowie z klientem zamieszczając w niej zapis, iż dane klienta zostały zweryfikowane z dokumentami przedstawionymi przez klienta. W umowie należy też zawrzeć klauzulę (i poinformować o niej klienta przed zawarciem umowy), iż biuro ma prawo do przetwarzania danych zawartych w dokumentach tożsamości przedstawionych przez klienta. Co istotne biuro ma prawo do sporządzania kopii dokumentu tożsamości klienta oraz jego przedstawiciela. Sporządzenie kopii tych dokumentów jest także sposobem na udokumentowanie faktu identyfikacji i weryfikacji tożsamości klienta.

W przypadku biur rachunkowych opisane środki bezpieczeństwa finansowego (tj. identyfikacja, weryfikacja połączona z udokumentowaniem tych czynności) powinny być w praktyce stosowane nie tylko na etapie nawiązywania stosunków gospodarczych, czyli podpisywania umowy, ale też w przypadku:
- podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
- wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta
- gdy doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych;
- gdy doszło do zmiany uprzednio ustalonych danych dotyczących klienta, jego reprezentanta albo pełnomocnika

W przypadku gdy biuro rachunkowe nie może zastosować jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego np. nie ma pełnych danych klienta, albo zweryfikować tych danych np. klient odmawia przedstawienia dokumentu tożsamości lub nie zgadza się na sporządzenie kopii tego dokumentu, gdy w biurze została przyjęta taka procedura dokumentowania, biuro: 
1) nie nawiązuje stosunków gospodarczych (w praktyce – nie podpisuje umowy) albo
2)  rozwiązuje stosunki gospodarcze (w praktyce – rozwiązuje umowę).

Zawiadomienie o podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu

W przypadku braku możliwości zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego, albo trudności z ich wykonaniem,  biuro rachunkowe ocenia czy niemożność zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego stanowi podstawę do przekazania Generalnemu Inspektorowi zawiadomienia, o którym mowa w art. 74 lub art. 86.ustawy o AML, czyli:
•    zawiadomienia o okolicznościach mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub
•     zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu, że określona transakcja może mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.
Generalny Inspektor (GIIF) zwraca jednak uwagę, że przekazanie zawiadomienia, o którym mowa w art. 74 lub art. 86 ustawy o AML nie jest przesłanką zwalniającą biuro z obowiązku rozwiązania stosunków gospodarczych z klientem w przypadku braku możliwości zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego (zob. Komunikat GIIF nr 22). 
Zatem, w ocenie GIIF, biuro nie może uwolnić się od obowiązku rozwiązania umowy wysyłając zawiadomienie do GIIF. 

Przy podejmowaniu decyzji o wysłaniu zawiadomienia do GIIF należy wziąć pod uwagę to, że przekazane zawiadomienie powinno być uzasadnione, tj. musi zawierać uzasadnienie, w którym biuro powinno wskazać  m.in.: 
•    jakie informacje i dokumenty zostały zebrane przed nawiązaniem stosunków gospodarczych 
•    jakie informacje biuro zebrało w trakcie trwania umowy z klientem (np. czy uzyskiwane wartości majątkowe oraz wykonywane transakcje były zgodne z ustalonym profilem działalności gospodarczej, czy dochodziło do zmian właścicielskich, czy jakiekolwiek okoliczności wpłynęły na zmianę ryzyka przypisanego klientowi), 
•    jakie środki bezpieczeństwa finansowego zostały zastosowane po ustaleniu okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz jaki był ich wynik (np. czy dokonano analizy transakcji klienta z wybranymi kontrahentami i wytypowano konkretne przypadki do dalszej  pogłębionej analizy),
•    jakie czynności w stosunku do klienta zostały podjęte po ustaleniu okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz jaki był efekt 
(np. czy podjęto kontakt telefoniczny z klientem lub zobowiązano klienta do przedstawienia umów i faktur, czy klient przedstawił wnioskowaną dokumentacje w całości lub części),  
•    jakie informacje i dokumenty zostały przeanalizowane po ustaleniu okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz jaki był efekt
(np. czy wykryto niejasności w przedstawionych przez klienta umowach i fakturach), 
•    jaki był wpływ ustalenia okoliczności mogących wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa na stosunki gospodarcze (np. czy wskutek braku przedstawienia dokumentów przez klienta biuro podjęło decyzję o rozwiązaniu umowy). 

Złożenie zawiadomienia do GIIF może się wiązać z dodatkowymi obowiązkami. Mianowicie biuro na żądanie Generalnego Inspektora niezwłocznie przekazuje lub udostępnia posiadane informacje lub dokumenty niezbędne do realizacji zadań GIIF. W takim przypadku należy przekazać między innymi pełne i wyczerpujące informacje i kopie dokumentów uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (przykładowo wszystkie dokumenty będące podstawą do złożenia zawiadomienia, o którym mowa w art. 74 lub art. 86 ustawy AML).

Zagrożenie karą administracyjną

Biuro rachunkowe, które m.in. nie dopełni obowiązku:
•    stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, 
•    dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego oraz wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji,
•    wykazania na żądanie organów uprawnionych do sprawowania kontroli zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa,
•    przekazania lub udostępnienia informacji na żądanie Generalnego Inspektora,
•    przekazania zawiadomień, o którym mowa w art. 74 lub 86 ust. 1 ustawy AML
- może być ukarane karą administracyjną. 
Przykładowo, GIIF nałożył karę administracyjną w wysokości 250 000 zł m.in. za naruszenie obowiązków określonych w art. 33 ust. 1 ustawy o AML poprzez brak zastosowania środka bezpieczeństwa finansowego:
a.    o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy poprzez brak identyfikacji numeru PESEL klientów, co stanowiło nieprawidłowość w zakresie identyfikacji danych klienta, o których mowa w art. 36 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy, 
b.    o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 ustawy poprzez brak weryfikacji danych klientów, co stanowiło naruszenie art. 37 ust. 1 ustawy,
c.    o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy poprzez brak bieżącego monitorowania stosunków gospodarczych klientów, w tym analizy transakcji przeprowadzanych w ramach istniejących stosunków gospodarczych, w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy  związanym z tym klientem.
- zob. komunikat GIIF pt. „Kara administracyjna nałożona przez KNF na Igoria Trade S.A.” - opubl. 8 września 2023 r. na www.mf.gov.pl