OC biur rachunkowych w 2021 roku

Rozporządzenie dot. ubezpieczenia OC biur rachunkowych

Szczegółowy zakres ubezpieczenia OC, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną tego ubezpieczenia określa rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1616; dalej: "rozporządzenie OC").

Termin zawarcia umowy ubezpieczenia OC przez biuro rachunkowe

Obowiązek ubezpieczenia OC powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (§ 3 rozporządzenia OC). Umowę ubezpieczenia OC należy więc zawrzeć przed rozpoczęciem wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg przez biuro rachunkowe. W praktyce oznacza to, że trzeba tego dokonać najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień zawarcia umowy z klientem.

Minimalna suma gwarancyjna obowiązkowego ubezpieczenia OC

Rozporządzenie OC wskazuje (§ 4 rozporządzenia OC), że minimalna suma gwarancyjna obowiązkowego ubezpieczenia OC dla przedsiębiorców świadczących usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych, w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki objęte są umową ubezpieczenia, wynosi równowartość w złotych 10 000 euro

Tym samym minimalna suma gwarancyjna ubezpieczenia OC w 2021 r., w odniesieniu do jednego zdarzenia, którego skutki objęte są umową ubezpieczenia, wynosi:

10 000 euro × 4,5485 zł/euro (kurs średni NBP na pierwszy dzień 2021 r. tj. z 4 stycznia 2021 r.) = 45 485 zł.

Suma gwarancyjna z OC jest maksymalną kwotą, jaką może otrzymać osoba poszkodowana w zdarzeniu ubezpieczeniowym, które spowodowaliśmy.

INFORLEX Biuro Rachunkowe Wszystko o zmianach w prawie i podatkach Tylko teraz z 50% rabatem Sprawdź >>

Zakres obowiązkowego ubezpieczenia OC biur rachunkowych

Ubezpieczeniem OC jest objęta odpowiedzialność cywilna przedsiębiorców, za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego, w okresie ubezpieczenia, w związku z prowadzoną działalnością za wyjątkiem szkód:

1. polegających na uszkodzeniu, zniszczeniu lub utracie mienia, wyrządzonych przez ubezpieczonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, a także powinowatemu w tej samej linii lub stopniu, osobie pozostającej w stosunku przysposobienia oraz jej małżonkowi, jak również osobie, z którą ubezpieczony pozostaje we wspólnym pożyciu;
2. wyrządzonych przez ubezpieczonego, który przestał spełniać warunki uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (o których mowa w art. 76a ust. 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości), chyba że szkoda została wyrządzona w związku z prowadzoną działalnością w czasie, w którym ubezpieczony spełniał te warunki;
3. polegających na zapłacie kar umownych;
4. powstałych wskutek działań wojennych, stanu wojennego, rozruchów i zamieszek, a także aktów terroru.

Jak widać obowiązkowe ubezpieczenie OC nie obejmuje wielu ryzyk związanych z prowadzoną działalnością jak te wymienione wyżej, ale również takich jak kalkulacje wynagrodzeń i składek do ZUS i FP; obsługa klientów jedynie w zakresie PKPiR i zeznań podatkowych.

Czym jest usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych

Warto przypomnieć, że usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu przepisów ustawy Prawo przedsiębiorców, polegającą na świadczeniu usług w zakresie takich czynności jak:

• prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
• okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
• wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
• sporządzanie sprawozdań finansowych,
• gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Ważne!
Tym samym obowiązkowa polisa OC dotyczy właśnie tych ww. czynności. Biuro rachunkowe powinno rozważyć zatem wykupienie, oprócz obowiązkowego OC, również dobrowolnego ubezpieczenia, które zabezpieczy je przed innymi ryzykami.

Kara za brak ubezpieczenia OC

Ustawa o rachunkowości wskazuje, ze kto wbrew przepisom ustawy o rachunkowości prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych bez spełnienia obowiązku zawarcia umowy ubezpieczenia OC, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności (por. art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości).

Ewidencja księgowa zakupu ubezpieczenia OC

Ubezpieczenie OC biura rachunkowego stanowi koszt podstawowej działalności jednostki . Tym samym należy ją ewidencjonować w ciężar konta 40-9 „Pozostałe koszty rodzajowe”. Ponieważ zazwyczaj ubezpieczenie zawierane jest „z góry” na okres roczny to należy je:

• co do zasady - rozliczać w czasie za pośrednictwem konta 64-0 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” lub
• zaliczyć jednorazowo w koszty gdy roczna kwota ubezpieczenia nie jest dla jednostki istotna.

Podstawa prawna:

• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości  j.t. Dz. U. z 2021 r. poz. 217),
• rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych - Dz. U. z 2014 r. poz. 1616.

Paweł Muż, Ekonomista, redaktor MONITORA księgowego