Umowa biura rachunkowego z klientem – na co zwrócić uwagę?

Umowa biura rachunkowego z klientem - relacje z klientem i stosowane kruczki prawne w biurze rachunkowym

Biuro rachunkowe powinno odnosić się do swoich klientów w sposób uczciwy i nie podsuwać im do podpisywania dokumentów, które w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami kształtują ich prawa i obowiązki. Równocześnie firma świadcząca usługi księgowe niekoniecznie musi zgadzać się na zapisy proponowane przez klienta, gdy nie korelują z ceną za usługę.

Umowa biura rachunkowego z klientem - postanowienia sprzeczne z dobrymi obyczajami

Lp.	Postanowienia sprzeczne z dobrymi obyczajami	Opis
1	2	3
1.	Ograniczenie odpowiedzialności biura tylko do szkody wyrządzonej z winy umyślnej Autopromocja Ordynacja podatkowa, NIP 2024 Sprawdź	Każdy przedsiębiorca, powierzając swoją księgowość profesjonalnej firmie, oczekuje niewątpliwie zapewnienia określonego poziomu bezpieczeństwa. Ograniczenie odpowiedzialności biura tylko do winy umyślnej tak naprawdę pozbawia klienta możliwości dochodzenia naprawy wyrządzonej mu szkody. Praktycznie nie ma przypadku, żeby księgowa zrobiła coś umyślnie źle, a przy takiej konstrukcji nie odpowiada za niedbalstwo, za rażące niedbalstwo również. Taki zapis można byłoby zastąpić równoważnym w stylu: biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wyrządzoną szkodę.
2.	Nałożenie na klienta obowiązku weryfikacji zapisów w księgach handlowych	Przedsiębiorca - zawierając umowę o księgowość, zwłaszcza pełną księgowość - z reguły nie posiada wiedzy na temat, jak powinny być prowadzone księgi, i dlatego wybiera do tego celu specjalistów. Wbrew temu w umowach z biurem rachunkowym można natknąć się na zapis nakładający na klienta obowiązek weryfikacji prawidłowości dokonanych w niej wpisów. Te czynności kontrolne ze strony klienta winny zostać dokonane do określonej daty, a po jej upływie brak zastrzeżeń powiązany jest z domniemaniem prawnym, że wszystkie wpisy zostały dokonane prawidłowo. Takie postanowienia de facto nakładają na klienta obowiązek nie tylko znajomości rachunkowości, lecz także dodatkowej pracy w postaci regularnej i pełnej kontroli księgowej. Jest to również zapis, który bardzo istotnie ogranicza odpowiedzialność biura rachunkowego za popełnione błędy. Inaczej należałoby oceniać sytuację, gdy obowiązek weryfikacji dotyczy prawidłowości zastosowania kodów GTU. Księgowa w dużej liczbie przypadków nie jest w stanie samodzielnie ustalić zasadności ich zastosowania bez aktywnego udziału klienta.
3.	Kara umowna za wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych lub możliwość zakończenia współpracy przez klienta tylko z ważnej przyczyny	Jeżeli klient nie dostał żadnych darmowych usług lub innych gratisów, niewłaściwa jest również kara umowna za wypowiedzenie umowy. Niewątpliwie takie zastrzeżenie ogranicza wybór klienta co do tego, czy chce współpracować z danym biurem. Należałoby pamiętać, że w biznesie nie można nikogo do niczego zmuszać, a zachętą do współpracy powinna być jakość świadczonych usług. Klient w momencie podpisywania umowy nie wie, czy pomiędzy nim a księgowym będzie istniała przysłowiowa "chemia". W pewnym momencie zawsze ma prawo stwierdzić, że coś mu nie pasuje lub z kimś innym współpracowałoby się lepiej.
4.	Możliwość natychmiastowego wypowiedzenia umowy przez biuro rachunkowe w przypadku zakończenia współpracy z księgową obsługującą klienta	Takie postanowienie naraża firmę na niedogodności, zwłaszcza gdyby natychmiastowe wypowiedzenie zostało dokonane przykładowo kilka dni przed terminem wysyłki JPK. Negatywne skutki mogą dotknąć nawet najbardziej uczciwego, regularnie płacącego i dobrze współpracującego klienta. O wiele lepszym rozwiązaniem byłoby przekazanie księgowości do innej księgowej, współpracującej z tym biurem, niż gwałtowne, natychmiastowe pozostawienie firmy samej sobie, bez przyczyny leżącej po jej stronie.

Zdarza się również, że to właśnie klient próbuje narzucić postanowienia umowne, które bardzo niekorzystnie kształtują sytuację prawną biur rachunkowych, zwłaszcza gdy cena za usługę księgową jest ewidentnie nieproporcjonalnie niska w stosunku do sposobu wykonywania umowy oczekiwanego przez klienta.

INFORLEX Biuro Rachunkowe Wszystko o zmianach w prawie i podatkach Tylko teraz z 50% rabatem Sprawdź >>

Umowa biura rachunkowego z klientem - postanowienia niekorzystne dla biur rachunkowych

Lp.	Postanowienie niekorzystne dla biura rachunkowego	Opis
1	2	3
1.	Zbyt szeroki obowiązek analizy sytuacji klienta i optymalizacji	Zapis nakładający na biuro rachunkowe obowiązek oceny każdego zamierzenia biznesowego klienta i podjęte przez niego działania, tak aby wskazać mu zawsze najkorzystniejsze podatkowo rozwiązanie. Analiza tego sformułowania mogłaby doprowadzić do konstatacji, że należałoby zbadać, czy przypadkiem nie opłaca się klientowi przeniesienie jego biznesu do raju podatkowego. Tego typu postanowienia nie powinny mieć miejsca, zwłaszcza gdy przewidziane w umowie z klientem wynagrodzenie jest niskie i taka usługa nie została w nim skalkulowana.
2.	Nieuzasadnione kary umowne	Lepiej nie godzić się również na nakładanie kar umownych, gdyż w takiej sytuacji nie ma zastosowania ubezpieczenie OC, co zostało postanowione wprost w treści rozporządzenia. Nie potrzeba wpisywać postanowienia dotyczącego kar umownych, aby zapewnić należyte bezpieczeństwo klientowi. Od tego są ogólne reguły odpowiedzialności odszkodowawczej i polisa ubezpieczeniowa.
3.	Bardzo krótki czas reakcji na zapytanie	Klient biura rachunkowego, gdy nie zachodzi jakaś wyjątkowa sytuacja, zazwyczaj nie powinien oczekiwać tak szybkiej reakcji, jak w przypadku księgowej zatrudnionej na umowę o pracę, co jest rekompensowane m.in. poprzez o wiele niższe koszty księgowości. Biuro rachunkowe nie może zagwarantować w umowie odpowiedzi w ciągu 15 minut na każde zapytanie od klienta, zwłaszcza gdy obsługuje głównie małe jednoosobowe działalności gospodarcze, co powoduje, że z pytaniem może wystąpić znaczna liczba firm na raz.
4.	Obowiązek świadczenia usług, w sytuacji gdy klient ma duże zaległości płatnicze	Biuro powinno wystrzegać się postanowień umowy, które nie pozwalają na jej wypowiedzenie lub zaprzestanie świadczenia usług, gdy klient zalega ze znaczną kwotą lub nie dokonał zapłaty za kilka okresów płatności.
5.	Nakładanie na biuro dodatkowych, pozaksięgowych obowiązków	Najczęściej dotyczą usług typowo prawnych. Należy unikać zapisów przewidujących, że biuro rachunkowe zobowiązane jest do weryfikowania umów zawieranych przez klienta pod względem ich zgodności z przepisami prawa. Takie postanowienie nakładałoby na biuro obowiązek sprawdzenia, czy dana umowa nie pozostaje w sprzeczności np. z przepisami prawa budowlanego czy dotyczącymi zwalczania nieuczciwej konkurencji.

Umowa biura rachunkowego na prowadzenie ksiąg rachunkowych - co powinna zawierać?

W relacjach z kontrahentem firma świadcząca usługi księgowe ma prawo dochodzić wynagrodzenia, jeśli sama wykonała należycie swoje obowiązki. Nie jest niczym niewłaściwym wypowiedzenie umowy, gdy klient nie płaci. Biuro rachunkowe musi posiadać środki na prawidłową obsługę. Utrzymywanie niepłacących klientów mogłoby spowodować obniżenie jakości obsługi tym firmom, które nigdy nie zalegały z płatnościami i cały czas rzetelnie współpracowały.

Biuro księgowe powinno w umowie z klientem opisać rodzaj i sposób prowadzonej przez niego działalności. Jest to istotne, dlatego żeby nie ponosić straty, gdyż cena dla podmiotu działającego tylko na terenie Polski, świadczącego usługi wyłącznie dla polskich przedsiębiorców, jest inna niż dla firmy handlującej np. na Amazonie i importującej towary z Chin. Zdarza się tak, że klient postanowi zmienić swoją działalność i łatwiej zaakceptuje podwyższenie ceny, gdy w umowie określono warunki, na podstawie których oszacowano wynagrodzenie biura rachunkowego.

W relacjach z klientami ważne jest również to, aby w odpowiedni sposób przechowywać dokumentację i wszelkie informacje, gdyż klient, jako administrator danych, ponosi odpowiedzialność za to, jak biuro rachunkowe przetwarza w jego imieniu dane osobowe.

Warto również informować klientów o istotnym zmianach księgowych dotyczących jego firmy, np. poprzez wysłanie wiadomości e-mail. Oczywiste jest, że nie da się rozsyłać korespondencji o wszystkich zmianach, chociażby z tego powodu, że biuro nie jest w stanie przewidzieć zamierzeń klienta. Takie działanie buduje pozytywny wizerunek firmy dbającej o interes klientów, a jednocześnie chroni przez zarzutami o braku informacji.

Nie należy składać klientom obietnic typu, że biuro poprowadzi księgowość w taki sposób, aby klient w ogóle nie płacił żadnych podatków, zwłaszcza pomagając w tworzeniu fikcyjnych kosztów. Oczywiście taka deklaracja i początkowa pozorna oszczędność mogą spowodować duże zadowolenie klienta, ale potem, w przypadku kontroli, mogą skutkować odpowiedzialnością karną księgowej i przedsiębiorcy, nie wspominając o dopłacie podatków wraz z odsetkami. W końcowych rozrachunku nie wpłynie to pozytywnie na renomę biura i taka fama będzie odstraszała przedsiębiorców, dla których liczy się pewność obrotu, bezpieczeństwo, prestiż ich firmy. Warto pamiętać, że o wiele łatwiej wykryć pewne nietypowe transakcje w epoce jednolitych plików kontrolnych. Bezpieczeństwo klienta powinno być priorytetem biura rachunkowego, a nie potencjalny, chwilowy, szybki zysk.

Oczywiście zdarzają się firmy, dla których ich bezpieczeństwo nie jest aż tak ważne, a nawet może celowo chcą dopuścić się czynu zabronionego w celu osiągnięcia korzyści majątkowej. Klient, który jest w stanie świadomie, bez jakiegokolwiek uzasadnienia i z pełnym ryzykiem dokonać czynności, która w sposób oczywisty stanowi przestępstwo, aby tylko nie płacić podatków, narażając przy tym nie tylko samego siebie, lecz także inne osoby na odpowiedzialność, również będzie żywo zainteresowany "optymalizacją" wszelkich kosztów, w tym usługi księgowej i oszczędzania na niej, jak tylko się da. Dlatego biurom rachunkowym, w końcowym rozrachunku, nie opłaca się z nim współpracować, nawet abstrahując od ryzyka poniesienia odpowiedzialności karnej.

Autorzy

Marcin Szabłowski - adwokat, ukończył z wyróżnieniem prawo na Uniwersytecie Warszawskim, zajmuje się obsługą prawną spółek oraz zagadnieniami prawnymi dotyczącymi funkcjonowania biur rachunkowych i ich relacji z klientami.

Monika Szabłowska - samodzielna księgowa w Księgowość Warszawa KDS, absolwentka prestiżowego kierunku finanse, inwestycje i rachunkowość na Uniwersytecie Warszawskim. Specjalizuje się w obsłudze księgowej spółek oraz interesuje się zagadnieniami związanymi z prawnymi aspektami działalności spółek handlowych w księgowości. Autorka praktycznych procedur działania biur rachunkowych i publikacji dotyczących księgowości.

Hubert Łuczyński - radca prawny, absolwent prawa na Uniwersytecie Warszawskim. Inte­resuje się tematyką odpowiedzialności odszkodowawczej, były arbiter w Sądzie Arbitrażowym przy Krajowej Izbie Gospodarczej. Pracował jako wykładowca w szkole wyższej.

Piotr Metera - adwokat, ukończył prawo na Uniwersytecie Warszawskim. Zajmuje się obsługą prawną przedsiębiorców i klientów biznesowych w sprawach cywilnych, gospodarczych, karnych, z zakresu prawa spółek handlowych. Sporządza umowy, opinie prawne, reprezentuje klientów przed sądami wszystkich instancji.

Marcin Mroczka - specjalista z zakresu projektowania produktów cyfrowych i marketingu internetowego, współzałożyciel Webalize - software house'u specjalizującego się w technologiach webowych.

Kamil Stobiecki - web developer, analityk internetowy z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu projektami, w tym w pełni realizowanymi online.

Wiktor Dega - adwokat, absolwent prawa na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, posiada brytyjski dyplom Diploma in Management (MBA). Jego pasją i główną dziedziną praktyki zawodowej są przepisy prawa autorskiego oraz szeroko rozumianego prawa rynku mediów. Reprezentował klientów przy licznych transakcjach rozporządzania majątkowymi prawami autorskimi oraz zapewniał kompleksową obsługę produkcji filmowej.

Artur Sarnowski - interdyscyplinarny informatyk, programista, administrator sieci i systemów komputerowych opartych o platformę serwerową MS Windows oraz Linux, administrator bezpieczeństwa informacji. W kręgu jego zainteresowań zawodowych znajdują się nowoczesne, autorskie rozwiązania programistyczne dla systemów finansowo-księgowych oraz optymalizacja rozwiązań informatycznych dla biur rachunkowych.

Fragment publikacji „Nowoczesne biuro rachunkowe. Organizacja. Renoma. Odpowiedzialność. Współpraca z Klientem”